Iedereen moet zich kunnen identificeren, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor aanvang van het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie ervan in uw administratie.
- Identificatieplicht werkgever
- Verificatieplicht
- Bewaarplicht
- Andere identiteitsbewijzen
- Identificatieplicht voor uitzendkrachten
- Identificatieplicht voor vrijwilligers
Identificatieplicht werkgever
Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:
- Verificatieplicht betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid.
- Bewaarplicht houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze in uw administratie bewaart.
- Zorgplicht betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor inleenkrachten.
Verificatieplicht
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:
- de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
- kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
- handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
- nationaliteit: de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
- geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Bewaarplicht
U maakt zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. U bewaart deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2005 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2010.
Andere identiteitsbewijzen
Op een rijbewijs en op een verklaring van de belastingdienst met sofi-nummer/burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Identificatieplicht voor uitzendkrachten
Als u een of meer uitzendkrachten inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor het begin van de werkzaamheden. Huurt u een of meer uitzendkrachten in die niet de Nederlandse nationaliteit hebben, dan geeft het uitzendbureau u bovendien een kopie van het geldige identiteitsbewijs van de uitzendkracht. U bewaart de kopie in uw administratie.
Identificatieplicht voor vrijwilligers
De identificatieplicht geldt ook voor vrijwilligers die voor uw organisatie werken. Ook van de vrijwilligers moet u dus het identiteitsbewijs controleren en een kopie hiervan bewaren. Bovendien wijst u de vrijwilligers erop dat zij een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen.
(Bron: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 25-5-2011)
