5 tips voor het maken van een offerte

Het maken van een offerte gebeurt vrijwel altijd op verzoek van een (potentiële) klant of opdrachtgever. In deze prijsopgave beschrijft u specifiek welke diensten u gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Welke zaken mogen hierin niet ontbreken? Dat leest u in onderstaand artikel: 5 tips voor het maken van een offerte.

1. Uit welke elementen bestaat een offerte?

Een offerte is niet zomaar een informeel document waarin u alleen even de klus nader omschrijft; vanaf het moment dat de klant de offerte ondertekent, wordt deze beschouwd als een juridische overeenkomst. Het is dus zaak om hier zorgvuldig mee om te gaan. Zorg ervoor dat de offerte er aantrekkelijk en overzichtelijk uitziet. Maak hiervoor gebruik van uw huisstijl, verwijs indien relevant naar een eerder gesprek tussen u en de klant en vermijd vaktaal. Daarnaast is een offerte niet compleet zonder de volgende elementen:

  • Uw bedrijfsgegevens
  • De gegevens van de klant
  • Datum
  • Offertenummer
  • Korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden
  • Uw uurtarief of totale prijs
  • Geldigheidsduur van de offerte

2. Moet ik verwijzen naar de algemene voorwaarden?

Verplicht is het niet, maar indien u algemene voorwaarden heeft opgesteld voor uw bedrijf geniet het de voorkeur deze ook mee te nemen in offertes. Zo weet de klant meteen waar hij aan toe is en kunnen eventuele toekomstige conflicten over bijvoorbeeld uitgestelde leveringen of aansprakelijkheid worden voorkomen.

3. Geeft de offerte een specifiek of globaal beeld van de kosten?

Wees in uw offertes altijd zo specifiek mogelijk over eventuele bijkomende kosten. Is het bedrag op de offerte inclusief of exclusief BTW? Moeten er bij aanvang van de opdracht bepaalde materialen aanwezig zijn op de locatie? En hoe zit het met de reiskosten? Hoe concreter uw offertes, des te kleiner de kans dat u later met incomplete of achterstallige betalingen te maken krijgt.

4. Moet ik een planning in de offerte opnemen?

Dat hangt af van de omvang van de klus. Is het opdracht waaraan u naar verwachting slechts een dag(deel) kwijt zult zijn? Dan is het niet nodig om een planning te maken. Wanneer de opdracht zich uitstrijkt over een langere periode, kan het echter slim zijn om ook direct een voorlopig schema aan de offerte toe te voegen. Zo krijgt de klant een concreter beeld van de totale duur en omvang van de werkzaamheden.

De planning moet overzichtelijk zijn en aangeven wie, wat en wanneer gaat opleveren. Indien het voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is dat de opdrachtgever achtergrondinformatie, extra materialen of documentatie aanlevert, moet u dat ook in de planning vermelden.

5. Hoe snel moet ik de offerte versturen?

Liefst zo snel mogelijk. Met name bij kleinere bedrijven kan het in uw voordeel werken als u de offerte sneller verstuurt dan uw concurrenten. Bij nieuwe klanten of opdrachtgevers bent u meestal niet de enige die in de running is voor de opdracht; als uw prijsopgave voldoende duidelijkheid biedt over de geboden diensten en totale kosten, zullen opdrachtgevers u sneller het voordeel van de twijfel geven. Haastige spoed is zelden goed, maar in dit geval dus wel, mits u zorgt dat er geen onzorgvuldigheden in de offerte staan. Een spel- of typfoutje in de bedrijfsnaam – of nog erger: de persoon aan u wie de offerte richt – is dodelijk en kan uw offerte linea recta in de prullenbak doen verdwijnen.

(Bron: Ik ga starten)

Gratis informatie!

Gratis informatie

Brochure: Uw onderneming financieel en fiscaal onder controleVoorbeeld verkoopfactuur.Checklist ondernemerschap.

Uw naam*

Bedrijfsnaam*

Uw e-mail*

Uw telefoonnummer*

Maak uw keuze:

Updated: 18 februari 2012 — 13:40

Archief

Ambitions Accountants & Adviseurs © 2017 Frontier Theme