In deze checklist leest u alles over de werkkostenregeling en worden u handvatten aangereikt om de keuze te maken tussen de huidige regels of de werkkostenregeling.
Inhoud
1. Verdiep u in de werkkostenregeling
2. Benut de vrijstellingen
3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen
4. Waardeer loon in natura
5. Maak gebruik van de vrije ruimte
6. Pas op voor eindheffing
7. Houd rekening met de cafetariaregeling
8. Wat zijn de internationale gevolgen
9. Ken de overgangsregeling
10. Bepaal uw keuze
1. Verdiep u in de werkkostenregeling
Op 1 januari 2011 trad de werkkostenregeling in werking. Op grond van deze regeling mag de inhoudingsplichtige maximaal 1,4% van zijn totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. De staatssecretaris heeft aangekondigd dat de forfaitaire ruimte stijgt van 1,4% naar 1,6% van de loonsom. Deze stijging vindt naar verwachting plaats in 2013.
Let op uitbreiding loonbegrip Het loonbegrip wordt onder de werkkostenregeling fors uitgebreid. Al hetgeen dat wordt vergoed en verstrekt in het kader van de dienstbetrekking behoort tot het loon.
Wat zijn intermediaire kosten? De uitbreiding van het loonbegrip gaat echter niet zo ver dat alles wat een werknemer van zijn inhoudingsplichtige ontvangt tot het loon behoort. Intermediaire kosten behoren bijvoorbeeld niet tot het loon.
Maak keuze fiscale behandeling Indien de vergoeding, ter beschikkingstelling of verstrekking tot het loon behoort, kan de inhoudingsplichtige ervoor kiezen deze tot het normaal belaste loon van de werknemer te rekenen, dan wel als eindheffingsloon te bestempelen.
Alleen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking De werkkostenregeling mag in beginsel alleen worden toegepast op het loon van de werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten. Er gelden twee uitzonderingen. De inhoudingsplichtige kan aan de ex-werknemers vergoedingen en verstrekkingen doen toekomen die onder de vrije ruimte mogen worden gebracht. Het gaat dan om producten uit het eigen bedrijf van de inhoudingsplichtige of een verbonden vennootschap en verstrekkingen die de inhoudingsplichtige ook aan zijn werknemers geeft, zoals een kerstpakket.
Loonbestanddelen niet als eindheffingsloon Bepaalde loonbestanddelen mogen niet als eindheffingsloon worden aangemerkt.
2. Benut de vrijstellingen
Naast belast loon kunnen ook diverse vormen van vrijgesteld loon worden onderscheiden. Deze maken geen onderdeel uit van de werkkostenregeling.
Vrijgestelde aanspraken Bepaalde aanspraken blijven ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling onder de omkeerregeling vallen (aanspraak onbelast, uitkering belast).
Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen Na inwerkingtreding van de werkkostenregeling blijven ook bepaalde uitkeringen en verstrekkingen behoren ook tot het vrijgestelde loon. Denk aan uitkeringen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken.
3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen
De werkkostenregeling kent twee categorieën vergoedingen en verstrekkingen, namelijk een forfaitair gedeelte op loonsomniveau en een gedeelte met gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen (voor bijvoorbeeld reiskosten en tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking) gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Bovenmatig deel? Knippen mag Als sprake is van een bovenmatige gerichte vrijstelling, bijvoorbeeld een bovenmatige reiskostenvergoeding, mag deze worden geknipt in een deel dat onbelast kan worden vergoed en een deel dat niet onbelast kan worden vergoed.
Benut de salderingsmogelijkheid Voor bovenmatige kilometervergoedingen bestaat de mogelijkheid tot saldering. Deze salderingsmogelijkheid blijft ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling bestaan.
Voer steekproef uit Onder de werkkostenregeling is het verplicht om vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Indien de inhoudingsplichtige niet aan deze voorwaarde voldoet, valt de vergoeding in de vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom.
4. Waardeer loon in natura
De werkkostenregeling kent als hoofdregel dat zaken die de inhoudingsplichtige ter beschikking stelt (of verstrekt) moeten worden gewaardeerd en in eerste instantie in de vrije ruimte vallen.
Waardeer op factuurwaarde De hoofdregel voor waardering van loon in natura is waardering op factuurwaarde(inkoopfactuur inclusief omzetbelasting).
Bij uitzondering waarde in het economische verkeer Alleen als er geen inkoopfactuur kan worden overlegd, dan wel de factuur is verkregen van een verbonden vennootschap moet de inhoudingsplichtige uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Dit is de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief omzetbelasting.
Verstrek werkplekgerelateerde voorzieningen Werkplekgerelateerde voorzieningen vallen in de vrije ruimte maar mogen op nihil of een lager bedrag dan de factuurwaarde worden gewaardeerd. Hierdoor wordt de vrije ruimte zo min mogelijk aangesproken.
Stel eigen bijdrage samen
Eigen bijdragen voor loon in natura hoeven niet individueel te worden vastgelegd. De inhoudingsplichtige mag vanaf 2012 uitgaan van het totaal van de eigen bijdragen. Dit correspondeert aan het kernpunt van de werkkostenregeling dat geen individuele vastlegging per werknemer meer nodig is als een verstrekking in de vrije ruimte valt.
Nihilwaardering/forfaitaire waardering In de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is er opsomming van voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt en die op nihil of op een forfaitair bedrag mogen worden gewaardeerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.
Niet voor vergoedingen Houdt u er rekening mee dat de gunstige waardering van werkplek gerelateerde voorzieningen niet geldt voor loon in geld (vergoedingen), maar is voorbehouden aan loon in natura. De staatssecretaris geeft aan dat het begrip werkplek in de werkkostenregeling moet worden beoordeeld vanuit de werknemer. Een werkplek van een werknemer is een plaats die hij gebruikt voor het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet geldt. Ook een auto kan een werkplek zijn, als de werknemer daarin arbeid verricht en de werkgever arboverantwoordelijk is. Denk hierbij aan beroepschauffeurs.
5. Maak gebruik van de vrije ruimte
Voor zover er na het gebruik van de (gerichte) vrijstellingen en waardering van de werkplekvoorzieningen nog loon valt te onderkennen, moet worden bepaald of en in hoeverre er nog gebruik kan worden gemaakt van de vrije ruimte.
Stel de vrije ruimte vast Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kan de inhoudingsplichtige kiezen uit drie methoden. De inhoudingsplichtige bepaald daarbij de vrije ruimte op basis van de fiscale loonsom of per aangiftetijdvak.
Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets Vergoedingen of verstrekkingen die niet ‘gebruikelijk’ zijn, vallen niet in de vrije ruimte en zijn dus belast. De bewijslast ligt bij de inspecteur. Een vergoeding of verstrekking zal alleen in uitzonderlijk gevallen als ongebruikelijk worden aangemerkt.
6. Pas op voor eindheffing
Als en voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is er sprake van belast loon waarover de inhoudingsplichtige een eindheffing van 80% is verschuldigd. Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, vormen geen loon voor de volksverzekeringen, de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Over dit eindheffingsloon zijn dus geen premies volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd, hetgeen voor de inhoudingsplichtige een voordeel kan opleveren.
Vervallen eindheffingen
Als voor de werkkostenregeling wordt gekozen, kan vanaf dat moment geen gebruik meer worden gemaakt van bepaalde eindheffingen. Deze gaan namelijk op in de werkkostenregeling.
7. Houd rekening met de cafetariaregeling
Onder de werkkostenregeling kan nog steeds gebruik worden gemaakt van het zogenoemde cafetariasysteem. Het blijft dus mogelijk om belast loon om te zetten in een onbelaste vergoeding of een onbelaste verstrekking. Let erop dat veel cao’s nog niet op de werkkostenregeling zijn ingesteld.
8. Wat zijn de internationale gevolgen
Als er in Nederland geen inhoudingsplichtige is, kan er geen gebruik worden gemaakt van de werkkostenregeling. In de Wet Inkomstenbelasting 2001 is echter een bepaling opgenomen op grond waarvan de werknemer in zijn aangifte inkomstenbelasting naast alle gerichte vrijstellingen ook nog de vrije ruimte van 1,4% van zijn fiscale loonsom kan benutten.
9. Ken de overgangsregeling
De inhoudingsplichtige mag er voor kiezen om uiterlijk tot en met 2013 de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen te blijven toepassen. Een goede voorbereiding is het halve werk.
Herzie keuze jaarlijks De keuze voor het al dan niet toepassen van de werkkostenregeling kan aan het begin van het kalenderjaar worden herzien.
Maak keuze kenbaar De keuze die de inhoudingsplichtige maakt, blijkt uit de aangifte loonheffingen. De inhoudingsplichtige maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen.
Let op beperking personeelsreizen Indien de inhoudingsplichtige voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen kiest, geldt er wel een beperking voor personeelsreizen en personeelsfestiviteiten (maximumbedrag van € 454 per werknemer).
10. Bepaal uw keuze
Huidige regels of werkkostenregeling? Of de werkkostenregeling gunstig uitpakt, hangt af van de omstandigheden. Is de inhoudingsplichtige bijvoorbeeld gewend naast de gerichte vrijstellingen veel andere kosten te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling weinig speelruimte. Met behulp van een stappenplan kan de inhoudingsplichtige een weloverwogen keuze maken.
Let op de arbeidsvoorwaarden Als de inhoudingsplichtige de arbeidsvoorwaarden wil aanpassen aan de werkkostenregeling, kan hij dit in onderling overleg met de werknemer doen of eenzijdig besluiten. De wijziging van de arbeidsvoorwaarden in de cao ligt buiten de invloedsfeer van de inhoudingsplichtige.
(Bron: Taxence)
