Na het afronden van de sollicitatieprocedure is de werkgever verheugd dat zijn nieuwe arbeidskracht aan het werk gaat. Voordat deze werknemer op de werkvloer begint, moet echter nog veel geregeld worden. Zowel op arbeidsrechtelijk als fiscaal gebied. Deze checklist bevat de ins en outs rondom het aangaan van een dienstbetrekking met een nieuwe werknemer.
Inhoud
1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst
2. Controleer de arbeidsrelaties
3. Ken de nieuwe werknemer
4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie
5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na
6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer
7. Verken de scholingsmogelijkheden
8. Werknemer heeft recht op vakantie
9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden
10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid
1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst
Conflicten tussen werkgever en een nieuwe werknemer zijn te voorkomen door alle afspraken op papier te zetten en te ondertekenen voordat de werkzaamheden daadwerkelijk van start gaan. .
Denk na over de inhoud van de arbeidsovereenkomst
Een arbeidsovereenkomst is in beginsel vormvrij. Een schriftelijk contract is dus niet nodig, maar natuurlijk wel aan te bevelen om misverstanden te vermijden. Bepaalde afspraken (zoals het concurrentiebeding) kunnen echter alleen schriftelijk worden overeengekomen.
Arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd
De werkgever heeft bij het aangaan van een nieuwe dienstbetrekking de keuze tussen een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Bedenk altijd goed van te voren wat de werknemer krijgt aangeboden.
Maak gebruik van proeftijd en andere bedingen
Als de werknemer en werkgever bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst een proeftijd zijn overeengekomen, mogen beide partijen, zolang de proeftijd niet is verstreken, de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen. In de arbeidsovereenkomst kan daarnaast ook een concurrentie-, relatie- of eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen. Vooral de werkgever kan later profijt hiervan hebben.
Regel de arbeidstijden
De regels voor hoe lang iemand per dag mag werken en wanneer iemand recht heeft op pauze zijn opgenomen in de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit. Het is raadzaam bij aanvang van de werkzaamheden afspraken te maken hierover. De Arbeidsinspectie houdt streng toezicht op de naleving van de Arbeidstijdenwet.
2. Controleer de arbeidsrelaties
Het is voor werkgevers van groot belang te weten of zij zaken doen met een ondernemer of werknemer. Bij werknemers komen namelijk meer verplichtingen bij kijken. Is de contractspartner werknemer, dan heeft de werkgever een inhoudings- en afdrachtplicht. Op de vergoeding aan de ondernemer hoeft de opdrachtgevers echter geen loonheffingen in te houden en af te dragen.
Ga na of sprake is van een dienstbetrekking?
Het is in het belang van zowel de werkgever als de werknemer om stil te staan bij de vraag of daadwerkelijk sprake is van een dienstbetrekking. Blijkt de wil van de partijen niet uit de overeenkomst of zijn de partijen zich niet bewust geweest van wat zij wilden overeenkomen, dan mag niet al te snel een dienstbetrekking worden aangenomen.
Vraag om een verklaring arbeidsrelatie
Bij het sluiten van een overeenkomst met een ondernemer is de opdrachtgever – als mogelijke werkgever – de eerst verantwoordelijke om vast te stellen of sprake is van een dienstbetrekking. Hij kan aan zijn opdrachtnemer een verklaring vragen om de meer duidelijkheid te krijgen over de kwalificatie van de arbeidsrelatie. Belangrijk is wel dat het gaat om een geldige VAR. Voor de geldigheid van de VAR is vereist dat de werkzaamheden overeenkomen met de werkzaamheden die in de VAR-beschikking staan aangeduid, voldaan is aan de vereiste identificatievoorwaarden en de opdrachtgever een afschrift van de VAR in de administratie bewaart.
3. Ken de nieuwe werknemer
Identificeer de werknemer
De werkgever is wettelijk verplicht bij het begin van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vast te stellen. Een rijbewijs geldt in dit kader niet als geldig document. Maak altijd kopieën voor de administratie om naheffing te voorkomen. Als op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen worden geactualiseerd, moeten de oude afschriften niet worden weggegooid. De werkgever is verplicht deze bij de loonadministratie te blijven bewaren.
Vraag de werknemer om de persoonsgegevens
Voordat een en nieuwe werknemer aan de slag gaat, moet hij een schriftelijke verklaring geven aan zijn nieuwe werkgever . Hierin staan al zijn persoonsgegevens. De werkgever heeft deze verklaring nodig voorvoor de loonadministratie. Deze verklaring alsmede het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen moeten minstens vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking in de loonadministratie of bij het personeelsdossier bewaard blijven.
4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie
Een werkgever moet de Belastingdienst én de werknemer de juiste gegevens voor de loonbelasting en premieheffing kunnen verstrekken. Een goede administratie is dan ook onontbeerlijk. Voor sommige gegevens geldt zelfs een administratieplicht, zodat deze voor de Belastingdienst goed toegankelijk zijn bij een looncontrole.
Verstrek de werknemer een loonstrook en jaaropgaaf
De werkgever moet bij de eerste loonbetaling een loonopgaaf verstrekken. Dit geldt overigens voor elke loonbetaling die ten opzichte van de voorgaande loonbetaling een wijziging bevat. Een digitale loonstrook behoort ook tot de mogelijkheden en kan kostenbesparing opleveren. De werknemer moet hiervoor wel zijn toestemming geven en hij moet de optie hebben om de loonstrook op te slaan om deze later nog eens te kunnen raadplegen.
Bewaar de loonadministratie
De loonadministratie valt onder de basisgegevens van de administratie en moet daarom zeven jaar worden bewaard. Een werkgever is verplicht aan de controlerende ambtenaren van de Belastingdienst alle gegevens en inlichtingen te verstrekken die van belang kunnen zijn voor de controle. Hij moet inzage geven in de administratie en toestaan dat er kopieën van worden gemaakt.
5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na
Houd het (ruime) loonbegrip in de gaten
Loon is al hetgeen dat uit een dienstbetrekking of uit een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Met andere woorden: loon is alles wat de werkgever in zijn hoedanigheid van werkgever aan de werknemer verstrekt, tenzij een uitzondering geldt.
Houd loonbelasting en premies werknemersverzekeringen in
Een werkgever die loon betaalt aan zijn werknemer, is verplicht loonheffingen over het loon in te houden en vervolgens af te dragen aan de Belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor de premies werknemersverzekeringen (ZW, WW en WAO/WIA), de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en loonbelasting/premie volksverzekeringen.
Denk om de toepassing van het minimumloon
Er geldt een verplicht minimumloon voor alle werknemers van 23 tot en met 64 jaar. Daarnaast bestaat een minimumjeugdloon voor werknemers vanaf vijftien jaar. Overtreding leidt tot een boete.
Verschillende loonvormen mogelijk
In de wet is limitatief opgesomd welke loonvormen zijn toegestaan. De eerste, en meest gebruikelijke vorm is geld. Loon in natura is ook een toegestane loonvorm, zij het met beperkingen.
Maak gebruik van kostenvergoedingen en verstrekkingen
Naast loon in natura kan de werkgever ook enkele kostenvergoedingen of -verstrekkingen aan de werknemer geven. Sinds 1 januari 2011 is voor de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen de werkkostenregeling geïntroduceerd. Het is raadzaam in nieuwe arbeidsovereenkomsten rekening te houden met de werkkostenregeling. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt een keuzeregime. Vanaf 1 januari 2014 wordt deze regeling verplicht voor alle werkgevers.
6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer
Veel bedrijven hebben een pensioenregeling voor hun personeel. Het is het belang van zowel de werknemer als de werkgever om duidelijke afspraken hierover te maken.
Let op de civielrechtelijke aspecten
De werkgever moet de werknemer binnen en maand na indiensttreding informeren of hij een pensioenregeling aanbiedt en zo ja binnen welke termijn het aanbod wordt gedaan en wie de pensioenuitvoerder is. Vervolgens moet hij ervoor zorgen dat de werknemer binnen drie maanden na de start van de opbouw van het pensioen een startbrief van de pensioenuitvoerder ontvangt.
Zorg voor een juiste behandeling van pensioenen in de loonbelasting
Voor pensioen geldt de omkeerregel. Dit betekent dat het pensioenrecht onbelast blijft en belasting moet worden betaald over de uitkeringen. Voldoet de pensioenaanspraak niet aan de wettelijke voorwaarden (zoals een afkoopverbod van de aanspraak), dan is de omkeerregel niet van toepassing. Let hierop.
Blijf binnen één van de verschillende pensioenstelsels
In de wettelijke beschrijving van de pensioenaanspraken zijn er volgende drie pensioenstelsels te onderscheiden: het eindloonstelsel, het middelloonstelsel en het beschikbare-premiestelsel. Een combinatie of mengvorm van deze stelsels is ook mogelijk. De werkgever is in beginsel vrij te kiezen voor het pensioenstelsel dat het beste bij hem past.
Waardeoverdracht van het pensioen
Elke werknemer heeft een wettelijk recht op waardeoverdracht. Werkgevers en pensioenuitvoerders moeten hieraan meewerken. Voor een werknemer die uit dienst gaat bij zijn werkgever en bij een nieuwe werkgever gaat deelnemen in een pensioenregeling, is het dus mogelijk zijn opgebouwde pensioenrechten mee te nemen naar de nieuwe werkgever. Het recht op waardeoverdracht geldt overigens ook bij een waardeoverdracht naar of van een werkgever in een andere lidstaat.
7. Verken de scholingsmogelijkheden
Niet alleen de werknemer is gebaat bij scholing, zoals het bezoeken van seminars en congressen, het volgen van een opleiding of een leer-werktraject. Ook voor de werkgever zijn er diverse fiscaal vriendelijke mogelijkheden om deze loonkosten te verminderen.
Maak gebruik van de afdrachtvermindering onderwijs
Werkgevers die hun werknemers faciliteren in een scholingstraject kunnen in aanmerking komen voor een afdrachtvermindering van de loonbelasting/premie volksverzekeringen. De afdrachtvermindering onderwijs geldt echter alleen onder bepaalde voorwaarden voor bepaalde categorieën werknemers en leerlingen. De hoogte van de afdrachtvermindering is afhankelijk van de categorie waartoe een werknemer behoort.
Vergoed de studiekosten
Als een nieuwe werknemer van plan is een studie of opleiding te gaan volgen met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning, kan de werkgever deze studie onder voorwaarden belastingvrij vergoeden of verstrekken. Onder de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor studie- en opleidingskosten. De studie of opleiding moet wel zijn gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis.
8. Werknemer heeft recht op vakantie
Een werknemer heeft een wettelijk recht op vakantiedagen en verschillende soorten verlof. In de cao of arbeidsovereenkomst kan ook het een en ander worden bepaald over verlofdagen. Sinds 1 januari 2012 geldt een nieuwe vakantiedagenregeling. Werknemers bouwen sindsdien ook gedurende de gehele ziekteperiode vakantiedagen op. Ook geldt nu een vervaltermijn van zes maanden voor de wettelijke vakantiedagen. Extra vakantiedagen volgens de cao vallen buiten de nieuwe regeling.
Vakantie in de arbeidsovereenkomst
Volgens de wet heeft de werknemer jaarlijks recht op een aantal vakantieuren dat minimaal gelijk is aan viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Heeft hij meer vakantieuren, dan gaat het om bovenwettelijke verlofuren.
9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden
In de arbeidsrelatie tussen de werknemer en de werkgever kunnen diverse secundaire arbeidsvoorwaarden worden overeengekomen. Naast diverse kostenvergoedingen, en verstrekkingen kunt u denken aan een auto van de zaak, een telefoon of laptop of een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket.
Overweeg flexibel belonen
Werknemers willen liever geen standaard arbeidsvoorwaardenpakket. Iedere werknemer heeft andere zaken die hij belangrijk vindt en wil daarom het liefst iets te kiezen hebben. Een cafetariasysteem biedt deze mogelijkheid, ook onder de werkkostenregeling. Het gaat in feite om een afspraak tussen werkgever en werknemer, waarbij de werknemer – met een bepaald budget – de mogelijkheid krijgt zelf aan te geven op welke wijze hij zijn beloning (inclusief vrije tijd) wenst te ontvangen.
Beloon met een auto van de zaak
De auto van de zaak is tegenwoordig een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. In veel gevallen mag de auto ook voor privéritten worden gebruikt. Aantrekkelijk voor de werknemer, maar tegelijkertijd opletten voor de werkgever. Bij privégebruik van een auto van de zaak moet een bijtelling plaatsvinden. Anders gezegd: de werkgever moet loonbelasting afdragen. Wordt niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gereden met deze auto, dan kan de werknemer een ‘verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. De bijtelling mag in dat geval achterwege blijven. Stem het gebruik van de auto vanaf het begin goed af met de werknemer.
Beloon met een telefoon of laptop
Als de werknemer een telefoon van de zaak meer dan 10% voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de terbeschikkingstelling hiervan belastingvrij plaatsvinden. Onder de werkkostenregeling geldt alleen een nihilwaardering als de telefoon ter beschikking wordt gesteld. Voorwaarde is dat het zakelijk gebruik meer dan 10% zakelijk bedraagt en ook op de werkplek wordt gebruikt.
Bereid u voor op de komst van de vitaliteitsspaarregeling
Tot 1 januari 2012 kon de werknemer fiscaal vriendelijk sparen met behulp van de spaarloonregeling of de levensloopregeling. Er geldt wel een overgangsregeling. Vanaf 1 januari 2013 kunnen ondernemers, werknemers en resultaatgenieters namelijk meedoen aan de vitaliteitsspaarregeling. De stortingen zijn fiscaal aftrekbaar in box 1 en pas op het moment van opname van het tegoed moet de deelnemer belasting betalen. Daarnaast is het opgebouwde tegoed niet belast in box 3.
10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid
De werkgever krijgt voor de nieuwe werknemer te maken met de sociale verzekeringen. De premies werknemersverzekeringen die hij moet inhouden en afdragen, zorgen ervoor dat de werknemer verzekerd is voor diverse regelingen.
Maak gebruik van stimuleringsregelingen
Bij het in dienst nemen van een nieuwe werknemer het aan te raden goed na te gaan of men in aanmerking komt voor een of meerdere van de financiële regelingen van het UWV.
Subsidiemogelijkheden
Als een nieuwe (oudere) werknemer voorheen een uitkering had, zijn er diverse subsidiemogelijkheden. Denk aan een proefplaatsing waarbij de nieuwe werkgever maximaal drie maanden lang kijkt hoe het gaat zonder dat hij loon te hoeft te betalen. De werknemer behoudt namelijk zijn uitkering.
Vervallen stimuleringsregelingen
Vanwege de bezuinigingen is inmiddels wel een aantal van deze stimuleringsregeling komen te vervallen. Zo is de loonkostensubsidie die werkgevers konden krijgen bij het aannemen van werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering per 1 januari 1 januari 2012 afgeschaft.
(Bron: Taxence)
Na het afronden van de sollicitatieprocedure is de werkgever verheugd dat zijn nieuwe arbeidskracht aan het werk gaat. Voordat deze werknemer op de werkvloer begint, moet echter nog veel geregeld worden. Zowel op arbeidsrechtelijk als fiscaal gebied. Deze checklist bevat de ins en outs rondom het aangaan van een dienstbetrekking met een nieuwe werknemer.
Inhoud
1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst
2. Controleer de arbeidsrelaties
3. Ken de nieuwe werknemer
4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie
5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na
6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer
7. Verken de scholingsmogelijkheden
8. Werknemer heeft recht op vakantie
9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden
10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid
