Een communicatiemiddel zoals een mobieltje mag worden vergoed bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Bij een computer moet dat meer dan 90% zijn. De grens tussen computers en communicatiemiddelen vervaagt echter steeds meer. Dit is hoe de Belastingdienst het ziet.
Vrije vergoeding communicatiemiddel of computer
Werkgevers kunnen een vrije vergoeding of verstrekking geven voor telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen (hierna: communicatiemiddelen), als deze voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt. Bij computers en dergelijke apparatuur en bijbehorende apparatuur (hierna: computers) kan dat pas bij nagenoeg geheel zakelijk gebruik, ofwel 90% of meer. De grens tussen communicatiemiddelen en computers vervaagt echter. Daarom gaat staatssecretaris Weekers van Financiën in het loonheffingenbesluit van 5 juli 2011 nader op de verschillen in. Daarbij gaat het om apparaten met de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon die tevens bruikbaar zijn voor andere functies dan mondelinge communicatie.
Dit zijn communicatiemiddelen
Bij communicatiemiddelen gaat het ook om toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms, en e-mail) een centrale rol speelt, zoals bij smartphones als een BlackBerry of een iPhone. De Belastingdienst beschouwt deze apparaten als communicatiemiddel als de diagonaal van het beeldscherm niet groter is dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Daarbij wordt aangetekend dat het werkgevers vrij staat om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is.
En dit zijn geen communicatiemiddelen
Apparatuur die geschikt is voor algemeen gebruik, maar ook voor specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel, valt onder de regeling voor computers. Daarbij gaat het om:
– Pocket-PC’s;
– Mininotebooks;
– Netbooks;
– E-readers;
– Navigatieapparatuur.
Zakelijk gebruik
Dit alles staat los van de vraag of een telefoontoestel voldoende zakelijk wordt gebruikt voor een vrije vergoeding of verstrekking. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld fotografie, muziek, video of GPS) kan het nog steeds een communicatiemiddel zijn, maar kan er wel eerder sprake zijn van niet-zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan u vragen om het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Zeker als u het toestel aanbiedt via een zogenoemde cafetariaregeling, waarbij een werknemer zelf kan bepalen hoe hij zijn loon geniet.
Werkkostenregeling
Past u de werkkostenregeling toe? Dan geldt voor communicatiemiddelen een nihilwaarde als ze geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Met als voorwaarde dat ze voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt. Bij computers die op de werkplek worden is nihilwaardering mogelijk als het zakelijk gebruik boven de 90% ligt.
(Bron: De Zaak)
