Checklist voor het inhuren van tijdelijk personeel

Veel startende ondernemers werken in eerste instantie in hun eentje aan hun bedrijf, maar het komt ook voor dat zij op bepaalde gebieden al meteen ondersteuning nodig hebben. Het aannemen van personeel is echter best een grote stap. Als u nog niet zeker weet of u direct een langere arbeidsrelatie wilt aangaan, kunt u ook kiezen voor een tijdelijke kracht. De checklist voor het inhuren van tijdelijk personeel.

1. Naar wat voor soort personeel bent u op zoek?

De eerste stap is om u goed af te vragen waarvoor u precies een of meerdere tijdelijke krachten zoekt. Zoekt u ondersteuning om uw winkelpand in te richten, een chauffeur om bepaalde materialen te vervoeren of een zelfstandige professional die u assisteert bij het op orde brengen van uw bedrijfsadministratie? Aan de hand van uw specifieke wensen kunt u op zoek gaan naar geschikte arbeidskrachten.

Dit kan op verschillende manieren. U kunt (tijdelijk) personeel werven door  zelf een advertentie te plaatsen op internet of het prikbord van de plaatselijke supermarkt. Dan zult u wel zelf alle aanmeldingen moeten screenen. Als u daar te weinig tijd voor heeft, kunt u er ook voor kiezen om een uitzend- of detacheringsbureau in te schakelen. Dit is niet kosteloos, maar heeft als voordeel dat u alleen de kandidaten die worden voorgesteld door het bureau hoeft te beoordelen. Hierdoor is dit proces aanzienlijk minder tijdrovend. Het is raadzaam om naar een bureau te gaan dat officieel gerectificeerd is door de Stichting Normering Arbeid (SNA), omdat u op die manier minder risico loopt op claims van de Belastingdienst wanneer de intermediair zijn verplichtingen niet kan of wil nakomen.

2. Maak goede afspraken met elkaar

Ook bij inhuurkrachten is het een taak van de ondernemer om te bepalen hoe hoog het salaris wordt en van welke arbeidsvoorwaarden de kracht gebruik mag maken. Uiteraard zijn de afspraken in het geval van tijdelijk personeel minder omvangrijk dan wanneer u iemand voor een langere periode aanneemt. Zo zijn de arbeidsvoorwaarden minder uitgebreid en is het ook niet verplicht om flexibel personeel in te schalen in een salarisschaal, maar is het gangbaar om de kracht ten minste het minimumloon te geven.

Daarentegen moet u – indien u gebruik maakt van een uitzend- of detacheringsbureau – wel rekening houden met een financiële bijdrage aan het bureau. Daardoor willen de kosten nog wel eens hoger uitvallen dan wanneer u op eigen houtje een tijdelijke kracht inhuurt. Aan de andere kant hoeft u zich dan geen zorgen te maken om het opstellen van een contract. Wanneer u een inhuurcontract afsluit met een bureau, regelen zij de arbeidsovereenkomst van de tijdelijke kracht. Deze werknemer is immers niet bij uw bedrijf in dienst. Gaat u een freelancer inhuren, dan is het gebruikelijk om in goed overleg een all-in uur- of dagtarief af te spreken.

3. Werkvergunning of VAR opvragen

Als u besluit een freelance copywriter in te huren voor het schrijven van teksten voor uw nieuwe zakelijke website, is het raadzaam hun te vragen een VAR wuo te overleggen. Hiermee voorkomt u als opdrachtgever dat er achteraf voor de Belastingdienst onduidelijkheid kan bestaan over uw arbeidsrelatie met de opdrachtnemer. Let op: indien u gedurende een langere periode samenwerkt met een ZZP’er en   de opdrachten in verschillende jaren plaatsvinden, moet u van elk jaar een aparte VAR-verklaring hebben ontvangen.

Bedrijven in bepaalde sectoren, waaronder de transportbranche en agrarische sector, zijn de laatste jaren steeds vaker gebruik gaan maken van buitenlands personeel en zetten deze mensen in als tijdelijke arbeidskrachten. Een flexibele buitenlandse kracht heeft zo zijn voordelen, maar hierop zijn wel bepaalde regels van kracht. Zo is het verplicht om voor iedere buitenlandse kracht van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) eerst een werkvergunning aan te vragen. Ook voor werknemers uit EER-landen Bulgarije en Roemenië is zo’n werkvergunning verplicht, maar het aanvragen hiervan is sinds 1 juli 2011 een stuk lastiger geworden. Het regelen van de vereiste tewerkstellingsvergunning is niet iets om te vergeten, want als u een vreemdeling laat werken zónder deze vergunning, riskeert u een bestuurlijke boete van achtduizend euro per arbeidskracht.

Ook wanneer u iemand inhuurt via een uitzendbureau, moet u erop letten dat voor arbeidskrachten van buiten de EER (of uit Roemenië of Bulgarije) een geldige tewerkstellingsvergunning is verstrekt. De intermediair moet deze tewerkstellingsvergunningen aanvragen bij UWV WERKbedrijf. Denk daarnaast ook aan de E101-verklaring en andere administratieve zaken bij het inhuren van een buitenlandse arbeidskracht. Kijk voor meer informatie over de regels van het inhuren van buitenlandse arbeidskrachten op Antwoordvoorbedrijven.nl of lees hier de checklist Vergunningen voor beroepsvervoer.

4. Bewaar kopieën identiteitsbewijs goed

Het is ook bij tijdelijke krachten van groot belang dat u een kopie van de identiteitsbewijzen goed bewaart in uw administratie. Net als bij vaste werknemers geldt ook voor flexibel personeel een bewaarplicht van zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht hoeft u dit in veel gevallen niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau voor u. Zij sturen u een kopie toe van het identiteitsbewijs van de tijdelijke werknemer; het is overigens wel aan te bevelen dat u zelf ook controleert of deze documenten in orde zijn. De kans is klein dat u een verlopen identiteitsbewijs in handen krijgt, maar in dit geval is het beter om het zekere voor het onzekere te nemen.

5. Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen

Ook al gaat het in dit geval om het inhuren van tijdelijk personeel, de Belastingdienst kan u alsnog aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die uw intermediair moet betalen. Hoewel het taak van het tussenbureau is om de vereiste loonheffing en premies af te dragen, kan het gebeuren dat dit bureau failliet gaat. In dat geval klopt de fiscus bij u aan om deze heffingen alsnog te innen. Het feit dat u die premies al eerder betaald heeft aan het tussenbureau, maakt daarvoor helaas niets uit. Gelukkig is er een manier om deze vervelende situatie te voorkomen door in overleg met uw intermediair een zogenaamde G-rekening af te sluiten, waarnaar u de loonheffingen rechtstreeks overmaakt. Lees hier alle details over de G-rekening.

6. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

Werknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Dit recht is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en geldt ook voor flexibele arbeidskrachten uit binnen- en buitenland. Zo moet u de tijdelijke werknemer een goede werkplek bieden en niet recht geven op voldoende pauzes. Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zo gelden voor medewerkers die vaak nachtdiensten draaien bijvoorbeeld aangepaste werktijden. Kijk voor meer informatie over het belang van goede arbeidsomstandigheden op de ARBO-website.

Is uw bedrijf klaar voor tijdelijk personeel?

Als u voor het eerst personeel gaat aannemen of tijdelijke krachten wilt inhuren, komen er veel nieuwe dingen op pad, zoals het feit dat u mogelijk rekening moet houden met extra investeringen voor bedrijfsmiddelen. Uw bank kan u hierbij helpen. Met deze handige module krijgt u binnen enkele minuten inzicht in uw situatie en ziet u welke diensten hierop het meest van toepassing zijn. Klik hier voor meer informatie.

Gratis informatie!

Gratis informatie

Brochure: Uw onderneming financieel en fiscaal onder controleVoorbeeld verkoopfactuur.Checklist ondernemerschap.

Uw naam*

Bedrijfsnaam*

Uw e-mail*

Uw telefoonnummer*

Maak uw keuze:

Updated: 14 juli 2012 — 10:49

Archief

Ambitions Accountants & Adviseurs © 2017 Frontier Theme