Checklist: wanbetalers aanpakken

Ondernemers en ZZP’ers kunnen te maken krijgen met wanbetalers. Een wanbetaler is iemand die facturen of rekeningen niet betaalt wanneer hij of zij dit eigenlijk wel zou moeten doen. Vervelend, maar met onderstaande tips kunt u langdurig getouwtrek en een eventuele gang naar de rechter wellicht voorkomen. De checklist: wanbetalers aanpakken.

1. Weet wanneer u risico loopt

Natuurlijk is lang niet iedere klant of opdrachtgever waarvoor u een klus uitvoert is een potentiële wanbetaler. Bij de ene opdracht loopt u meer risico op uitblijvende betalingen dan bij andere klussen. Het is daarom verstandig om tijdens de onderhandeling ter controle altijd het klantenrisico te inventariseren. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door u als ondernemer bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) aan te melden. Het BKR houdt voornamelijk betalingsachterstanden bij van leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Zo kunt u tijdig ontdekken of u mogelijk met een risicovolle klant in zee gaat en hier rekening mee houden, zonder dat u door een mogelijke late betaling zelf in de financiële problemen komt.

Een andere mogelijkheid is om de mogelijkheden van diverse particuliere initiatieven te onderzoeken. Dergelijke acties zijn in de meeste gevallen gekoppeld aan incassobureaus. Indien u voor zaken in overleg bent met een nieuw incassobureau, kan het daarom geen kwaad eens te informeren of zij wellicht beschikken over een zogenaamde ‘zwarte lijst’. Uiteindelijk geldt hier toch dat een goed voorbereide ondernemer voor twee telt.

2. Hanteer een vaste betalingstermijn

Het klinkt op het eerste gezicht misschien vanzelfsprekend, maar door een vaste betalingstermijn duidelijk naar iedere klant of opdrachtgever te communiceren, kunt u een hoop ergernis en leed voorkomen. Een goede factuur moet niet voor niets aan belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en betalingstermijn is er daar één van. Wanneer u duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover geen onduidelijkheid over bestaan.

Over het algemeen kunt u het beste uitgaan van een betalingstermijn die varieert van veertien tot dertig dagen, afhankelijk van uw functie en de sector waarin u werkzaam bent. Het kan natuurlijk voorkomen dat een afwijkende termijn van toepassing is op uw situatie. Dat mag ook, mits u dit heeft gecommuniceerd in de algemene voorwaarden of anderzijds duidelijk heeft aangegeven bij de betreffende klant of opdrachtgever.

3. Verzend een eerste betalingsherinnering

Wanneer u ontdekt dat het geld na de oorspronkelijke betalingstermijn nog niet is bijgestort op uw rekening, kunt u de klant in kwestie het beste een eerste betalingsherinnering sturen. Blijf in deze brief altijd correct, want het kan immers gebeuren dat de klant een factuur wegens omstandigheden daadwerkelijk over het hoofd ziet. Zie het bericht als niets meer dan een ‘friendly reminder’; de toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Noem in deze betalingsherinnering dan ook geen nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde al wel dat hij in gebreke is gebleven en dat hij nu zo spoedig mogelijk alsnog de betaling moet voldoen.

4. Neem telefonisch contact op

Volgt er binnen een week geen reactie op uw betalingsherinnering en is het geld dan ook nog niet bijgeschreven op uw rekening? Dan heeft u wellicht meer succes wanneer u telefonisch contact opneemt met de wanbetaler. U gaat de klant er op deze manier nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat. Een telefoontje – waarin u wederom zakelijk en beleefd blijft – komt persoonlijker over en de kans bestaat dat de klant hiervan meer wakker schrikt dan van een nieuwe betalingsherinnering.

5. Verzend een tweede betalingsherinnering

Echter, als u er maar niet in slaagt om de klant telefonisch te bereiken, is het tijd voor de volgende stap, omdat de kans dan reëel is dat u een wanbetaler heeft getroffen. Dat is zeker het geval als u wel met iemand telefonisch contact heeft gehad en deze een mondelinge belofte om de late betaling alsnog snel te voldoen niet nakomt. Het is begrijpelijk dat uw geduld hierdoor inmiddels danig op de proef is gesteld. Toch moet u bij het sturen van een tweede betalingsherinnering rustig blijven: ook hier blijft u zakelijk doch beleefd, maar wees wel heel duidelijk. Als de ontvanger de situatie nu niet snel oplost, zult u zich genoodzaakt voelen tot het nemen van verdere stappen.

6. Neem contact op met een incassobureau

Blijft het wederom stil aan de andere kant? Dan is het hoog tijd om een incassobureau in te schakelen. Dit doet u door de debiteur officieel in gebreke te stellen. Uiteraard moet u de klant in kwestie ook op de hoogte brengen van uw besluit om de hulp van een incassobureau in te roepen. In deze brief geeft u aan dat u de vordering via dwangmiddelen zal laten innen. Tip: vergeet ook niet in de brief te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn of haar rekening zullen komen.

De meeste startende ondernemers die te maken hebben met een wanbetaler kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er dan bij u namelijk verder ook geen kosten in rekening gebracht. Overigens vallen bij een eventueel faillissement van de klant de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder. Meer informatie hierover vindt u onder meer bij Management Kennisbank.

7. Span een rechtszaak aan

Als u ook met behulp van het incassobureau het probleem niet kan oplossen en u toch uw geld wilt krijgen, zit er niets anders op dan naar de rechtbank te gaan. U stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding, waarmee u hem of haar voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Mocht het zover komen – en dat is gelukkig meestal niet het geval -, kunt u het beste eerst een juridisch adviseur inschakelen.

8. Wat als buitenlandse klanten niet (op tijd) betalen?

Wanbetalers heb je in alle soorten en maten en ze zijn geenszins aan landsgrenzen gebonden. Ook als u samenwerkt met buitenlandse bedrijven of particulieren, kunt u erachter komen dat de betaling van een factuur steeds uitblijft. Vroeger was dit een vrij ingewikkelde kwestie, maar enkele jaren terug trad een speciale Europese verordening in werking, waardoor het incasseren van onbetwiste geldvorderingen – dat wil zeggen: vorderingen waarvan de tegenpartij het bedrag niet betwist – binnen de EU eenvoudiger en goedkoper is geworden.

(Bron: Ikgastarten)

Gratis informatie!

Gratis informatie

Brochure: Uw onderneming financieel en fiscaal onder controleVoorbeeld verkoopfactuur.Checklist ondernemerschap.

Uw naam*

Bedrijfsnaam*

Uw e-mail*

Uw telefoonnummer*

Maak uw keuze:

Updated: 28 september 2012 — 16:49

Archief

Ambitions Accountants & Adviseurs © 2017 Frontier Theme