Voorjaarsschoonmaak, heeft u uw belastinggegevens en administratie op orde?

In het voorjaar, als de zon ineens naar binnen schijnt, krijg je onontkoombaar de neiging om wat extra te gaan schoonmaken. Mijn idee is om die eerste impuls te richten op je financiële administratie. Je moet waarschijnlijk nog beginnen aan je belastingaangifte en dat is makkelijker als je administratie ordelijk is. Is dat nog niet zo, doe het dan vandaag of komende weekend.
Mensen bewaren vaak veel te veel als het over geldzaken gaat; ze zijn bang om paperassen weg te gooien. Alles gaat in een la of op een grote stapel. Als je dan een bepaald papier nodig hebt, moet je honderden blaadjes doorzoeken. Privéadministratie hoort per jaar in één of twee ordners of lades te passen.

Als je een boekhouder hebt die je aangifte doet, is de kans groot dat je een en ander digitaal moet aanleveren: jaaroverzichten van je inkomen, jaaroverzichten van de bank, WOZ-beschikking van de gemeente en dergelijke. Je kunt er een gewoonte van maken elk belangrijk document dat op papier binnenkomt direct in te scannen en in een digitale map op te bergen.
Je doet dit door in het document op ‘bestand’ te klikken, dan op ‘bewaar als’, en dan verschijnt er rechtsboven een icoontje ‘nieuwe map’. Geef die map niet de naam ‘belasting’, want dan zoek je je na twee jaar documenten verzamelen een ongeluk. Geef de map de naam van de persoon én het jaar. Dus ‘MariekeBel2012’ of ‘BelKees2012’. Al deze mapjes kunnen wel in een nieuwe map ‘Belasting’ worden opgeborgen. Als je (zoals ik) geldzaken en/of de belasting regelt van een aantal familieleden, en je bergt alle digitale documenten niet zorgvuldig op, heb je een aardige kans gek te worden als de boekhouder om één of ander ontbrekend ding vraagt.

Ook de naamgeving van de documenten komt er op aan. ‘WOZ’ of ‘jaaroverzicht’ is niet genoeg. Van welk jaar, van wie, van welk huis? Sommige bescheiden komen per post en moeten direct gescand. Schrijf dan op het papier (met potlood, na het scannen): ingescand, datum, opgeslagen in ‘naam van het mapje’ in ‘plaats van het mapje’.
Andere overzichten komen niet meer op papier binnen. Je moet ze zelf downloaden (bankoverzichten) of je krijgt ze per mail (jaaroverzichten werkgever). Zelf print ik dit soort overzichten niet meer, aangezien ik alles digitaal moet aanleveren. Zo bespaar ik dus op papier en inkt. Voor de veiligheid maak ik regelmatig een back-up van álles op de computer, op een externe schijf. Je kunt er ook voor kiezen zo’n overzicht toch te printen, en het zowel digitaal als op papier in een map te bewaren.

(Bron: Mariekebespaart)

Certificeren van aandelen

Ambitions Accountants & Adviseurs © 2016