Privacyregelgeving zieke werknemer: beter voorkomen dan genezen!

Iedere werkgever heeft wel eens een zieke werknemer. Wanneer de werkgever vraagt naar de reden van ziekmelding, dan vindt de werknemer het meestal geen probleem om deze vraag te beantwoorden. Wat veel werkgevers zich echter niet realiseren is dat deze vraag weleens in strijd zou kunnen zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (‘Wbp’).

Wanneer de werkgever besluit de informatie over de zieke werknemer vast te leggen, kan dit tot financiële consequenties leiden. Indien de Wbp niet wordt nageleefd, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid om een boete op te leggen. Die boetes zijn met ingang van 1 januari 2016 aanzienlijk verhoogd. Vóór deze wijziging kon een boete van maximaal 4.500 euro worden opgelegd, terwijl de boetes nu kunnen variëren van maximaal 20.250 euro voor relatief lichte overtredingen, tot maximaal 810.000 euro (of tien procent van de jaaromzet) voor opzettelijke en herhaaldelijke overtredingen. Bovendien heeft de Autoriteit Persoonsgegevens begin dit jaar aangekondigd prioriteit te zullen geven aan de controle op het verwerken van gevoelige medische gegevens in de arbeidsrelatie.

Voor werkgevers is het dus belangrijk om na te gaan wat zij nu wel en niet over de gezondheid van hun (potentiële) werknemers mogen vragen. De herziene en geactualiseerde beleidsregels die de Autoriteit Persoonsgegevens in april 2016 heeft uitgebracht, vormen hierbij een nuttig hulpmiddel. De beleidsregels geven een overzicht van de toepasselijke regelgeving over de privacy van de zieke werknemer in de verschillende fases van de arbeidsrelatie.

Sollicitatieprocedure

Een (toekomstig) werkgever mag een sollicitant niet vragen naar diens gezondheid of ziekteverzuim in het verleden. Het is de werkgever ook niet toegestaan om hier informatie over in te winnen, door bijvoorbeeld een oud-werkgever te benaderen. De werkgever mag bovendien niet naar de zwangerschap of kinderwens van een sollicitante vragen. Indien de werkgever dit toch doet, dan staat het de sollicitante vrij om op dit punt (zelfs) onjuiste informatie te verstrekken. De sollicitant is slechts verplicht om die gezondheidsklachten te melden waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem (waarschijnlijk) ongeschikt voor de functie maken.

Onder strikte voorwaarden mag een werkgever wel een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Deze keuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid worden gesteld, zoals bijvoorbeeld bij de functie van piloot of beroepschauffeur. Tijdens de keuring mogen slechts de (medische) aspecten die noodzakelijk zijn voor een veilige uitoefening van de functie worden onderzocht.

Ziekmelding

Uit de Wbp vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot het verwerken van de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Zo verplicht de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) de werkgever om de voortgang van zijn zieke werknemer bij te houden in een re-integratiedossier. Op grond van deze wettelijke verplichting mag de werkgever een beperkt aantal gegevens van de zieke werknemer vragen.

De werkgever mag slechts de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en verwerken:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waar eventueel een aansprakelijke derde bij is betrokken.

De werkgever mag geen andere gegevens dan bovengenoemde verwerken, ook niet in het geval de werknemer hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming geeft of uit zichzelf andere gegevens meldt. Over het algemeen wordt namelijk aangenomen dat de toestemming niet door de werknemer in vrijheid is gegeven. Gelet op de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer valt het, zo wordt geredeneerd, niet uit te sluiten dat een werknemer druk ervaart om toestemming te verlenen.

Re-integratie

De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt de gegevens over de gezondheid van de werknemer. De bedrijfsarts mag aan de werkgever alleen de gegevens verstrekken die de werkgever nodig heeft om aan zijn loondoorbetalingsverplichting en zijn re-integratieverplichting te voldoen. Dit betreft gegevens over:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts mag dus geen gegevens verstrekken omtrent de diagnose of specifieke klachten, de behandelwijze van de ziekte of privéproblemen.

Bewaartermijnen

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Op basis van de Wbp moeten deze gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Hierbij wordt een bewaartermijn van maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden als redelijk gezien.

Indien de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet gelden er langere bewaartermijnen, aangezien de werkgever er dan belang bij heeft de gegevens langer te bewaren. De werkgever moet de gegevens voor het UWV dan vijf jaar bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodrager-schap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

Risico’s

Vóór de verruimde boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens was het voor veel werkgevers nog maar de vraag of het maximum van de boete opwoog tegen de kosten van het vernieuwen van  het beleid of de software omtrent de registratie van het ziekteverzuim. Hierdoor namen werkgevers veelal risico’s op overtreding van de Wbp. Nu de bevoegdheid om boetes op te leggen per 1 januari 2016 aanzienlijk is uitgebreid, is het voor werkgevers raadzaam om binnen de organisatie na te gaan of de huidige wijze van het registreren van het ziekteverzuim in lijn is met de wettelijke kaders, om zo het risico op hoge boetes te voorkomen.

(Bron: Accountant.nl)

Gratis informatie!

Gratis informatie

Brochure: Uw onderneming financieel en fiscaal onder controleVoorbeeld verkoopfactuur.Checklist ondernemerschap.

Uw naam*

Bedrijfsnaam*

Uw e-mail*

Uw telefoonnummer*

Maak uw keuze:

Updated: 15 september 2016 — 12:46

Archief

Ambitions Accountants & Adviseurs © 2017 Frontier Theme