All posts in Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, juridisch, algemene voorwaarden

Gebruik je al algemene voorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten? Nee? Lees dan verder!

Dagelijks worden er door ondernemers overeenkomsten gesloten met hun tegenpartijen. Veel ondernemers verklaren bij het aannemen van opdrachten hun eigen algemene voorwaarden van toepassing. Maar zijn deze nog wel actueel of zijn deze nog passend?
Daarnaast zijn er veel ondernemingen die nog helemaal geen algemene voorwaarden hanteren. Dit kan risico’s met zich meebrengen ten aanzien van bijvoorbeeld aansprakelijkheid.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden worden gehanteerd door ondernemers en zijn bestemd om als onderdeel van aangenomen opdrachten en overeenkomsten van toepassing te zijn. Denk hierbij aan de wijze van totstandkoming overeenkomsten, betalingen, meerwerk, onvoorziene omstandigheden, aansprakelijkheid en verzekeringen. De voorwaarden geven de afspraken weer.

De voorwaarden werken slechts als zij tijdig van toepassing worden verklaard, de tegenpartij volledig geïnformeerd wordt over de inhoud ervan en deze de voorwaarden tevens aanvaardt.  

Aan het gebruik van algemene voorwaarden zijn vele voordelen verbonden. Er wordt tussen partijen tijd en kosten bespaard, omdat er niet voor iedere overeenkomst afzonderlijk de voorwaarden besproken en vastgesteld hoeven te worden. Daarnaast kan er rekening worden gehouden met diverse omstandigheden die tot problemen kunnen leiden en, wanneer deze zich toch voordoen, hoe deze problemen opgelost moeten worden.

Als nadeel kan worden genoemd dat de algemene voorwaarden vaak eenzijdig zijn opgesteld. De algemene voorwaarden kunnen daardoor voor de wederpartij nadelig uitwerken. Maar ook hier geldt lees de voorwaarden voor dat de opdracht wordt aanvaard.

Bescherming wederpartij

Om de wederpartij (de consument) te beschermen is wettelijk bepaald dat onredelijk bezwarende algemene voorwaarden vernietigbaar. Bij het opstellen van algemene voorwaarden voor de consument, maar ook in bepaalde gevallen voor bedrijven,  is het van belang rekening te houden met deze zogenoemde onredelijk bezwarende voorwaarden. Voor bedrijven kan een bepaling ook onredelijk bezwarend zijn. Laat daarom de voorwaarden op die bepalingen controleren.

(Bron: Alfa)

Een gebruiker van algemene voorwaarden moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van zijn algemene voorwaarden. De wet stelt als hoofdregel dat de gebruiker de inhoud
van de algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst heeft verstrekt aan dewederpartij en dat deze instemt met de voorwaarden. De wet geeft aan dat de hiervoor bedoelde mogelijkheid om kennis van de algemene voorwaarden is geboden wanneer de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand zijn gesteld.

Sinds het digitale tijdperk speelt de vraag hoe de algemene voorwaarden ter hand kunnen worden gesteld bij het sluiten van een overeenkomst via internet of de e-mail. Met betrekking tot het voorgaande is de wet een aantal jaren geleden gewijzigd. De wet geeft aan dat de gebruiker de wederpartij de mogelijkheid van kennisneming heeft geboden indien de gebruiker de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij langs elektronische weg ter beschikking heeft
gesteld op een zodanige wijze dat deze door hem kunnen worden opgeslagen en voor hem toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming.

Uit jurisprudentie volgt dat het voldoende is indien bij het sluiten van een overeenkomst via internet of email wordt aangegeven dat de algemene voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst en deze voorwaarden daarbij achter een duidelijk herkenbare hyperlink zijn opgenomen. In de regel zal het echter niet voldoende zijn als in de overeenkomst in algemene zin wordt verwezen naar algemene voorwaarden welke de wederpartij op de website van de gebruiker kan inzien. Van belang te benadrukken is, is dat in de praktijk de bewijslast dat de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter kennisgeving zijn aangeboden op de gebruiker zal rusten. Uit jurisprudentie volgt dat de enkele mededeling in een van de gebruiker afkomstig stuk dat de ander de voorwaarden heeft
ontvangen, onvoldoende bewijs oplevert voor de stelling dat aan deze de voorwaarden ter kennisgeving zijn aangeboden. Dit is anders, zo blijkt de jurisprudentie, wanneer de wederpartij heeft getekend voor de ontvangst hiervan. Ook bij het sluiten van een overeenkomst via internet of e-mail is het van belang aandacht te besteden aan het bewijs dat de wederpartij van de voorwaarden kennis heeft kunnen nemen. Het meest praktisch is dat de gebruiker, voordat de overeenkomst tot stand komt, de wederpartij om een bevestigingsemail vraagt waarin staat dat de algemene voorwaarden zijn ontvangen en dat met de inhoud daarvan wordt ingestemd.

(Bron: PKF Wallast)

Verplicht is het niet, maar het opstellen van algemene voorwaarden kan – mits u dit goed doet of laat doen – u behoeden voor veel zakelijke problemen, zoals een te late levering of uitblijvende betaling. Maar wat houden algemene voorwaarden nou precies in en wat moet er absoluut in staan? Dat leest u hier: 5 vragen en antwoorden over de algemene voorwaarden.

1. Wat zijn algemene voorwaarden?

In het kort zijn algemene voorwaarden de specifieke regels die u als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die u afsluit. Het is een document voor de klant waarin u de ‘kleine lettertjes’ vermeldt; uw voorwaarden over onder andere de levering, betaling, aansprakelijkheid en eventuele reparaties of het garantietermijn. Deze overlegt u bij voorkeur aan de potentiële klant bij het versturen van de offerte. Daarnaast is het verstandig om de voorwaarden op uw website te vermelden. Het is in ieder geval wettelijk verplicht dat u vóórdat u een overeenkomst aangaat met een klant, deze in staat moet stellen om de voorwaarden te lezen.

Het voordeel is dat u zich door het opstellen van algemene voorwaarden als ondernemer kunt indekken voor vaak voorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen en voorkomt daarmee mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met de klant. Daarnaast neemt de onderhandeling aanzienlijk minder tijd in beslag. In plaats van dat u met iedere nieuwe klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel moet om de leveringsvoorwaarden te bespreken, kunt u voortaan gewoon naar uw algemene voorwaarden verwijzen.

2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?

De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin u opereert en de diensten die u levert. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of hovenier. Overigens hebben veel brancheverenigingen voorbeelddocumenten opgesteld die u als uitgangspunt kunt gebruiken voor uw eigen voorwaarden. Ook de Kamer van Koophandel (KvK) biedt een aantal voorbeelden aan, evenals de informatieve website Businesscompleet.nl.

U kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelf op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau. Daar zijn uiteraard kosten aan verbonden, maar zo kunt u er wel zeker van zijn dat alles klopt en er niets ontbreekt wat u bij een later eventueel conflict in problemen kan brengen. Gaat u toch liever zelf aan de slag, kopieer dan zeker niet klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf in uw branche. De kans bestaat namelijk dat in andermans voorwaarden bepalingen instaan die totaal niet op uw bedrijf van toepassing zijn, en andere noodzakelijke bepalingen juist ontbreken.

Check in plaats daarvan liever de modelvoorwaarden van de KvK en gebruik die als uitgangspunt voor uw eigen voorwaarden. Nogmaals, ook al stelt u uw voorwaarden zelf op, het is zeker aan te raden om hiermee later alsnog langs een advocaat of juridisch adviseur te gaan. Een expert kan namelijk het beste beoordelen of de gestelde algemene voorwaarden voor u geschikt zijn en echt als redelijk beoordeeld mogen worden. Online alternatieven zijn er ook, waaronder deAlgemeneVoorwaardenCheck.

3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?

Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven, omdat er vanuit wordt gegaan dat ondernemingen over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden te begrijpen. Om die reden is er een zogenaamde grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen, waarop bedingen staan die niet (een week garantie geven op een pas geleverde fiets) of alleen in uitzonderlijke gevallen rechtsgeldig zijn. Klik hier voor een overzicht vanalle bepalingen uit de zwarte en grijze lijst. Bent u van plan om zowel te handelen met bedrijven als consumenten? Dan doet u er goed aan om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen, of in ieder geval in de kleine lettertjes een duidelijk verschil te maken tussen de twee soorten klanten.

4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

De algemene voorwaarden opschrijven is niet genoeg. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten de voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen. Het eerste is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat wil zeggen dat u een potentiële koper de mogelijkheden moet bieden om de algemene voorwaarden door te lezen alvorens deze tot de daadwerkelijke koop over kan gaan. Dat betekent dus dat het overleggen van de algemene voorwaarden op de uiteindelijkefactuur te laat is, omdat er dan al een koopovereenkomst is gesloten.

De andere eis hangt samen met het eerder genoemde punt: de door u gestelde voorwaarden moeten namelijk zijn aanvaard door de klant. In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit het product of de dienst daadwerkelijk aan te schaffen. Bij grotere transacties is het raadzaam om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat u – in het geval van een later conflict – altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd.

5. Hoe zit het met het deponeren van de algemene voorwaarden?

Voor wie wat extra zekerheid wil, bestaat de mogelijkheid om zijn of haar algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK. Dit is vooral van toepassing wanneer u vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten sluit; op deze manier kan de klant uw algemene voorwaarden dan alsnog inzien. Dit kost u achttien euro per voorwaarde per kalenderjaar. Het is overigens ook een optie om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden uw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer: het bewijs dat u tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden heeft gewijzigd. Hierdoor staat u later sterker bij eventuele conflicten.

(Bron: Ikgastarten)

Wilt u dat uw klanten precies weten onder welke voorwaarden u levert, betaalt, verkoopt of inkoopt? Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en degene met wie u zakendoet heeft. U hoeft er dan niet elke keer apart over te onderhandelen.

Een kwart van de zzp’ers maakt geen gebruik van algemene voorwaarden.

Wat zet u in uw algemene voorwaarden?

De volgende zaken staan vaak in algemene voorwaarden:

  • offerte: vrijblijvend of niet? aanvaardingstermijn;
  • transport: wie betaalt het transport, de verzekering, invoerrechten?
  • levertijd: voorwaarden bij overmacht;
  • betaling: betalingstermijn, incassokosten, rente;
  • eigendomsvoorbehoud: eigendom gaat pas over na betaling;
  • garantie en de voorwaarden hierbij;
  • afwikkeling van geschillen: rechter of arbitrage;
  • aansprakelijkheid: beperking, hoogte schadevergoeding.

Verder moet het taalgebruik in uw algemene voorwaarden begrijpelijk zijn.

Algemene voorwaarden aan klanten verstrekken

U moet uw voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan de klant verstrekken. U kunt ze bijvoorbeeld overhandigen, vooraf toesturen of op de achterkant van een contract of offerte afdrukken.

Informatieplicht

U moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. U doet dit door de inhoud van de voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de klant te verstrekken. De klant moet instemmen met uw algemene voorwaarden. Dit kan uitdrukkelijk, maar ook stilzwijgend plaatsvinden. U kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen, bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden:

  • te overhandigen aan de wederpartij;
  • vooraf toe te zenden;
  • op de achterzijde van een contract/offerte af te drukken. Op de voorzijde moet dan wel nadrukkelijk verwezen worden naar de voorwaarden op de achterzijde.

Let op

  • Als uw algemene voorwaarden bij een eerste contract uitsluitend op de factuur staan, is dat te laat. De voorwaarden moeten vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst bekend zijn bij de wederpartij.
  • Als u alleen op uw briefpapier vermeldt dat uw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd, heeft dat geen effect. De inhoud van de algemene voorwaarden moet immers aan de wederpartij worden verstrekt.
  • Als uw voorwaarden achter op uw briefpapier staan, denk hier dan ook aan als u het document faxt.

Stel uw eigen algemene voorwaarden op

De Kamer van Koophandel biedt modelvoorwaarden, die u kunt aanpassen aan uw situatie. Lees de toelichting voordat u de algemene voorwaarden gebruikt en laat uw voorwaarden controleren door een juridisch adviseur.

(Bron: Kamer van Koophandel 19-11-2011)