All posts in Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. In beginsel bent u vrij te bepalen hoe u dit doet, maar uw administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn.

U bent er zelf verantwoordelijk voor dat uw administratie controleerbaar blijft. U moet de administratie ook bewaren, in beginsel zeven jaar en minstens tien jaar als het onroerende zaken betreft. Ook dit is niet vormvrij, want de eis blijft gelden dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn.

Een voorbeeld

Onlangs oordeelde de rechter in een schoolvoorbeeld van een administratie die niet op orde was. De administratie was digitaal, maar de detailgegevens waren niet digitaal en slechts deels bewaard. Bovendien waren ze voor een deel onleesbaar. Wel waren er dozen vol kassarollen van vele tientallen meters lang.

De inspecteur legde daarom een informatiebeschikking op. Bij een informatiebeschikking moet u de gevraagde administratieve bescheiden alsnog op de juiste wijze aanleveren. De ondernemer in kwestie vond dat hij hieraan voldaan had, maar de rechter was het daar niet mee eens. De administratie was onvolledig en de dozen met kassarollen waren onmogelijk binnen een redelijke termijn te controleren.

Neem voor het juist inrichten van uw administratie contact met ons op!

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

Tip!

Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. U moet er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.

Bewaartermijn

U moet alle gegevens van uw administratie en over uw bedrijfsproces 7 jaar bewaren. Als u digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet u deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Keurmerk kassasystemen

Sommige kassasystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een kassasysteem goed adviseren. In de brochure Het kassasysteem in uw bedrijf vindt u meer informatie hierover.

Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk voor kassasystemen ontwikkeld: ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem. Deze techniek voorkomt misbruik en beschermt u tegen ongewenste wijzigingen in uw gegevens. Dit keurmerk bevordert het vertrouwen van uw bank, uw adviseur en de Belastingdienst dat uw kassasysteem betrouwbare informatie levert. In het toezicht van de Belastingdienst kan dit ook tijdwinst opleveren.

Keurmerk rittenregistratie

Met een sluitende rittenadministratie kunt u aantonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met een zakelijke auto.

Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.

(Bron: Belastingdienst)

De voordelen van goede begrotingen en prognoses
Je bent als ondernemer al druk genoeg met vandaag en morgen, waarom zou je je dan nu al druk maken over de verre toekomst? Omdat je nu de juiste beslissingen moet nemen als je straks ook nog succesvol wilt zijn. Daarom stel je prognoses en begrotingen op. De voordelen op een rij.

Regeren is vooruitzien

Om vooruit te kunnen kijken, heb je inzicht nodig in je bedrijf. Vaak moet je maanden of weken van tevoren al bestellingen plaatsen om straks de juiste spullen in je schappen te kunnen leggen. En om bijvoorbeeld succesvol marketing te kunnen voeren, moet je weten wanneer mensen behoefte hebben aan jouw product of dienst. Daarvoor stel je prognoses of begrotingen op.

Het verschil tussen prognose en begroting

Prognoses en begrotingen. Ze lijken op elkaar, maar er is wel verschil.
  • Een prognose is een voorspelling van het financiële resultaat van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In een prognose kijk je een bepaalde periode vooruit, bijvoorbeeld een kwartaal of hooguit een jaar.
  • Een begroting maak je voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld het jaar 2016. Waar een prognose steeds kan worden bijgesteld, stel je een begroting een keer op en verander je die daarna niet meer.
Om goede prognoses en begrotingen te kunnen maken, zul je moeten inschatten hoe de vraag zich ontwikkelt. Als je dit weet, kun je ook beter inkopen, personeel inplannen en investeringen doen. Je weet waar je aan toe bent en neemt op het goede moment beslissingen om daarmee om te gaan.
“Prognoses komen eigenlijk altijd van pas”, weet Ivo Meij, adviseur van Deloitte. “Je hebt ze nodig als je net begint, een krediet wilt aanvragen of je bedrijf wilt verkopen, maar ook gewoon voor jezelf, om te kunnen meten of je je eigen doelen haalt. En daarnaast willen aandeelhouders of de bank graag prognoses zien.”

Budget

Aan de hand van je begroting kun je ook budgetten vaststellen. Hierin leg je vast wat je in een bepaalde periode wilt uitgeven aan een bepaalde bedrijfsactiviteit, bijvoorbeeld marketing. Je houdt je hier ook aan. In tegenstelling tot prognoses zijn budgetten statisch: eenmaal vastgesteld blijven ze voor een vastgestelde periode (meestal een maand, kwartaal of jaar) hetzelfde. Budgetten geven je grip op je uitgaven.
Veel ondernemers maken geen begrotingen en prognoses omdat ze uit ervaring wel ongeveer weten wat ze nodig hebben en hoe de vraag zich ontwikkelt. Maar het blijft voor elke ondernemer handig om af en toe stil te staan bij hoe de markt en je bedrijf zich ontwikkelen. Dan weet je ook of je je eigen doelen hebt gehaald of niet. Alleen zo zorg je ervoor dat je op de lange termijn winst blijft maken, voldoende inkomsten houdt en de juiste investeringen doet.

Noodzaak voor starters

“Vooral voor starters en ondernemers die werken in een veranderende markt is het noodzakelijk om vooruit te kijken”, weet Meij. “Je wilt weten wanneer je kunt gaan investeren en daarom wil je inzicht hebben op de in- en uitgaande geldstromen. Zeker als je net bent begonnen of heel hard groeit, kun je met prognoses betere beslissingen nemen.”
(Bron: MKB Servicedesk)

Hoe moet je de bewaarplicht zien in combinatie met e-facturatie? Is het, zoals vroeger, noodzakelijk om alle facturen te bewaren en/of te printen, terwijl ze ook digitaal zijn opgeslagen? Het antwoord is nee. Het is niet meer noodzakelijk om dit te doen, zij het onder bepaalde voorwaarden. De Belastingdienst probeert op het terrein van de wettelijke bewaarplicht met haar tijd mee te gaan. Hieronder leggen we het uit.

We krijgen regelmatig vragen over de wettelijke (fiscale) bewaarplicht. Jij als ondernemer hebt hier natuurlijk ook mee te maken. De wettelijke bewaarplicht houdt in dat alle boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, door jou in principe gedurende 7 jaar bewaard moeten blijven. In deze blog zullen we het bewaren van facturen behandelen.

Hoe moet je elektronische facturen bewaren?

Als je nu al elektronisch factureert (bijvoorbeeld via eVerbinding), zijn je facturen via het platform toegankelijk. Maar voldoe je op deze manier aan je wettelijke bewaarplicht? Het antwoord is gedeeltelijk. Voor wat betreft je elektronische facturen wel. Vanuit de wet komt namelijk de eis dat facturen moeten worden bewaard in hun originele vorm en in het geval van elektronische facturen is dat dus ook elektronisch.

Mag je fysieke facturen weggooien?

In het geval van fysieke facturen ligt het iets anders. Waarschijnlijk zijn je fysieke facturen gescand en in het platform opgeslagen. Dit is conversie, je hebt de fysieke facturen geconverteerd. Het op deze manier overbrengen van gegevens is toegestaan, mits het gebeurt onder de volgende voorwaarden:

  • Alle gegevens worden overgezet
  • De inhoud wordt letterlijk overgenomen, juist overgezet
  • Gedurende de hele bewaartermijn is de nieuwe gegevensdrager beschikbaar
  • De gegevens moeten binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden

 

Hoe zit het met de authenticiteit en integriteit?

Ook de gegevens over de oorspronkelijkheid en de inhoud van de factuur zijn belangrijk. Het is natuurlijk van belang om te weten én aan te kunnen tonen dat een factuur bijvoorbeeld daadwerkelijk afkomstig is van een leverancier.

Wat moet je verder bewaren?

Alle gegevens met betrekking tot de facturen moeten in principe 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Je moet de Belastingdienst namelijk duidelijk kunnen maken wat er precies met de factuur is gebeurd. Dit betekent dat ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en/of het bewijs van betaling moeten worden bewaard.

(Bron: Efacturatie)

ZZP’ers vermelden op hun facturen bijna altijd een betalingstermijn. Toch wordt deze uiterlijke betaaldatum regelmatig overschreden door opdrachtgevers of klanten, waardoor ondernemers in financiële problemen komen. Wat zijn de wettelijke voorwaarden met betrekking tot betalingstermijnen en hoe kun je als ZZP’er het beste met wanbetalers omgaan?
Boekhouden, oftewel het op orde brengen van de financiële administratie, is verplichte kost voor iedereen die een bedrijf start. Of het slimmer is om de bedrijfsadministratie uit te besteden aan een professional of om dit zelf te doen, hangt af van jouw situatie. Maar een zekere basiskennis van boekhouden is natuurlijk altijd mooi meegenomen. Hieronder lees je hoe je een overzichtelijke administratie kunt opzetten.

1. Start op tijd

Niet overdreven, maar hiermee bedoelen we eigenlijk: je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van de financiën. Ook als je nog niet bent gestart en je slechts hierop aan het voorbereiden bent, is het in de meeste gevallen al zinvol om jouw inkomsten en uitgaven eens concreet op een rijtje te zetten.

Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming in bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn, moet je deze gegevens goed bewaren. Daarbij kun je denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt enkele eisen aan een ‘deugdelijke administratie’. Zo zul jij je moeten houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie
  • kasadministratie
  • urenadministratie

3. Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Doorgaans wordt namelijk aangeraden om jouw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft. Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat je daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of jouw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen.

Wanneer je (nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.
  • Je besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen. Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer? Dan hoef je niet te voldoen aan deze voorwaarde [Bron: Belastingdienst].

Uit de bedrijfsadministratie moet straks blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

Zakelijke rekening nodig?

Met een zakelijke rekening houd je jouw zakelijke en privégeldstromen gescheiden. Dat maakt jouw administratie overzichtelijk. Het is ook voldoende om een de zakelijke transacties te registreren op een gescheiden privérekening. Belangrijk is om zoveel mogelijk privé-mutaties niet door de boekhouding te laten lopen omdat dit extra werk oplevert voor je accountant of boekhouder.

4. Ga zorgvuldig te werk

Je zult spoedig merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Daarnaast zal, indien je ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen jouw administrateur dit waarderen, maar zal het in veel gevallen ook een gunstig effect hebben op de indeling van jouw uren. Het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag.

Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten ‘bakkensysteem’, waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bakken (of ordners natuurlijk). Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorg je ervoor dat je betalingen voor inkomende nota’s op tijd voldoet en anderzijds jouw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of ZZP’er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je niet alleen de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook – indien relevant – jouw VAR-verklaringen.
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
  • Bak 6 (voor ondernemers met veel contante geldverkeer): De kasadministratie

5. Bewaar de administratie geordend en eventueel digitaal

Steeds meer werkzaamheden kun je digitaal uitvoeren. Denk aan het verwerken van facturen en het bijwerken van de zakelijke agenda, maar dit is niet voor iedere ondernemer even relevant. Dat beseft de Belastingdienst ook. Ondernemers kunnen daarom in bepaalde gevallen afspraken maken met de fiscus over de vorm waarin jouw gegevens zullen worden bewaard, waarbij jij kunt aangeven dit op papier of geheel elektronisch te willen doen. Weet wel dat de fiscus dit alleen zal toestaan wanneer het gaat om een zeer kleinschalige administratie.

Over het algemeen moet je digitale gegevens echter ook digitaal bewaren. De documenten alleen uitprinten is dan dus niet voldoende. Bewaar jij de bedrijfsadministratie elektronisch? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een computercrash niet alles verliest.

6. Profiteer van handige tools en apps

Denk je bij het bijwerken van de administratie nog steeds aan een dikke stapel nota’s, een schoenendoos vol met vage bonnetje en een op tilt slaande rekenmachine om alles uit te rekenen? Die tijd ligt gelukkig ver achter ons. Anno 2014 kunt je gebruikmaken van diverse computerprogramma’s die deze klus aanzienlijk sneller en eenvoudiger hebben gemaakt. Online vind je trouwens ook de nodige applicaties en tools die jou hierbij kunnen helpen.

 

Je hebt een relatief jong bedrijf met enkele mooie producten en diensten. Je bedrijf heeft inmiddels ruim 100 klanten die regelmatig nieuwe opdrachten verstrekken. De laatste tijd valt de omzet echter tegen. Wat kun je hieraan doen?

Als adviseur van de Kamer van Koophandel komt Jos Borsboom dit probleem bij veel ondernemers tegen. In het begin gaat het lekker. De omzet neemt per jaar toe en the sky is the limit. Kortom; het kan niet stuk. En dan komt de terugval, al dan niet veroorzaakt door de crisis. Minder opdrachten, vaak met een lagere opdrachtwaarde. De kosten gaan ondertussen gewoon door. Lichte paniek breekt uit.

Bewaar de rust
Ik maak maar al te vaak mee dat een ondernemer dan alle kanten uitvliegt en de meeste rare dingen doet om toch aan omzet te komen. “Als we maar omzet draaien, al is het tegen of onder de kostprijs,” hoor ik nog wel eens. Helaas is een dergelijke houding een regelrechte doodsteek voor een ondernemer. In dit soort situaties is het belangrijk om de rust en het overzicht te bewaren en niet vanuit paniek te handelen. De volgende tips kunnen jou helpen om niet in de paniek-reflex te schieten, maar met vertrouwen de toekomst tegemoet te zien.

Tip 1: zet je klanten op een rij

Maak in een Excel-sheet een overzicht van je klanten over de laatste drie jaren. Werk hierbij in aflopende volgorde. Begin dus met de klant met de hoogste omzet en eindig met de klant met de laagste omzet. Maak hierbij gebruik van kleuren. Gebruik zwart bij omzetverhoging, rood bij omzetdaling, groen voor een nieuwe klant en blauw voor een bestaande klant, die een tijdje is weggeweest.

Deel je klanten vervolgens in vier groepen in: 1 % van de klanten behoort tot de groep toppers, 4% tot de sub-toppers, 15% tot de middenmoot en 80% ( waar ken ik dat toch van) betreft de kleine klanten. Kijk per groep waar de kansen liggen. Neem geen genoegen met ‘20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet’. Dat is weliswaar vaak zo, toch zal je bij een gedegen analyse tot een verrassende ontdekking komen. Daar waar je enerzijds afscheid moet nemen van een aantal kleine klanten zonder perspectief, moet je anderzijds juist tijd investeren om kleine klanten met potentie door te ontwikkelen. Ik kan je van harte aanbevelen eens het boekje “Leer je klanten kennen” te lezen van Jay Curry, de Customer Marketing Goeroe. Je zult versteld zijn wat het volgen van zijn methode jou gaat brengen.

Tip 2: creëer inzicht in de winstbijdrage

Haal uit je boekhouding wat de winstbijdrage van elke klant over het jaar is geweest. Zonder dit inzicht kun je je bedrijf niet goed besturen. Een paar jaar geleden zei een ondernemer tegen mij, dat hij bij zijn belangrijkste klant, goed voor een jaarlijkse omzet van meer dan € 700.000, bijna € 40.000 verlies leed. In zo’n geval moeten alle alarmbellen gaan rinkelen en moet je onmiddellijk tot actie overgaan. Of je zorgt er voor dat er winst wordt gemaakt of je neemt afscheid van zo’n klant. Het is dan beter om de tijd die je aan zo’n klant moet besteden, te gebruiken aan het verder ontwikkelen van één of meerdere klanten met bijvoorbeeld € 100.000 omzet en een goede winstbijdrage. Kijk dus niet alleen naar omzet, maar juist naar de winstbijdrage.

Tip 3: calculeer scherp

Wees scherp op de calculaties die je maakt. Bij handelsbedrijven is dit in de regel niet zo moeilijk. Bij productiebedrijven is dit vaak complexer. Wees er zeker van dat je alle kosten calculeert en wees voorzichtig met het doen van aannames. Probeer aannames zo goed mogelijk te onderbouwen. Bij productiebedrijven let je niet alleen scherp op het gebruikte materiaal, maar uiteraard ook op de uren. Laat ook een collega naar de calculaties kijken. Een kritische post is de post ‘onvoorzien’. Ik ken ondernemers die er voor kiezen om 20% van de totaalprijs als ‘post onvoorzien’ op te voeren. Hiermee diskwalificeer je jezelf en verschaf je de ander een goede reden om jou de opdracht niet te gunnen. Als je al een post ‘onvoorzien’ opvoert, probeer deze dan tot een minimum te beperken.

Tip 4: bouw aan een relatie

Klanten willen aandacht. Ze gunnen jou per slot van rekening de business. Zorg er dus voor dat die business jou echt wordt gegund. Als het kan bezoek je de beste klanten minimaal twee keer per jaar. Je weet wat er bij hun omgaat. Je probeert een strategische partner te zijn en luistert naar hun klantwensen. Geef de concurrent niet de kans om bij jouw klant binnen te komen. Jij bent immers al binnen en levert al producten. Heeft de klant een keer een klacht ? Zie dit als een kans, trek er lering uit en los het snel op.

Tip 5: lever een dienst

Lever je een product? Denk dan eens na of jij een dienst kunt ontwikkelen, waarvoor je klanten bereid zijn te betalen. Het product heb je immers al geleverd. En naar alle waarschijnlijkheid zijn je klanten er tevreden over. Een sprekend voorbeeld is de leverancier van een CV-ketel, die tevens een onderhoudscontract aanbiedt. Voor een vast bedrag wordt elk jaar de ketel schoongemaakt. Op deze manier creëer je een waardevol (extra) contactmoment. Je komt als leverancier immers minstens één keer per jaar weer bij de klant over de vloer.

Begin direct met aanpakken
Veel ondernemers worden geregeerd door de waan van de dag. Vaak komen ze ’s avonds tot de conclusie dat er niets terecht is gekomen van het prioriteitenlijstje, dat ze vroeg in de ochtend hadden gemaakt. Daarop staat bijvoorbeeld dat er nog offertes moeten worden gemaakt en gecontroleerd. Om maar te zwijgen over het onder handen zijnde werk, dat op tijd moet worden afgerond. Of het nabellen van een leverancier omdat het bestelde materiaal nog niet is geleverd.

Ondernemen is keuzes maken en prioriteiten stellen. Maak er daarom een gewoonte van om op vrijdagmiddag mijn vijf tips stuk voor stuk op te pakken en uit te voeren. Het maakt jouw ondernemersleven een stuk makkelijker.

(Bron: Livewire.nl)

Nu de markt steeds meer bedrijfskritische processen uitbesteed aan cloudleveranciers of andere dienstverleners, is er steeds meer behoefte aan rechtszekerheid ten aanzien van de veiligheid van deze dienstverlening. Er zijn in de loop der jaren een groot aantal digitale keurmerken ontstaan, die deze zekerheid moeten geven. Hieronder gaan we in op de waarde van dergelijke digitale keurmerken.

Er zijn verschillende digitale keurmerken, die elk hun eigen insteek hebben, dan wel voor een specifieke branche zijn bedoeld. Een aantal bekende keurmerken zijn:

1. Zeker-OnLine: keurmerk voor online administratieve diensten;

2. Keurmerk Thuiswinkel Waarborg: keurmerk voor het kopen en verkopen van producten en diensten via internet;

3. ICT Waarborg: algemeen keurmerk voor verschillende ICT-activiteiten.

Achter de meeste digitale keurmerken, zitten organisaties waarbij IT-producenten zich kunnen aanmelden. Het is nog van belang om op te merken, dat sommige van deze “keurende” organisaties een commercieel belang hebben om zoveel mogelijk van hun keurmerken in de markt te zetten.

De keurmerken hebben verschillende voorwaarden om het digitale keurmerk te mogen voeren. Als voorbeeld behandelen we hieronder het keurmerk Zeker-OnLine.

Zeker-OnLine

Zeker-OnLine is een digitaal keurmerk voor online administratieve diensten. Volgens Stichting Zeker-OnLine staat het keurmerk voor betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit. Deze Stichting geeft vervolgens aan, dat dit niet alleen voor de applicatie geldt, die de administratieve gegevens verwerkt en waaruit financiële informatie voortkomt, maar ook voor het totaalpakket van de dienstverlening door de aanbieder die het keurmerk voor zijn oplossing heeft verworven. Het keurmerk is ontstaan uit een initiatief van de Belastingdienst, het Electronic Commerce Platform Nederland (ECP) en verschillende aanbieders van online administratieve diensten.

Om dit keurmerk te mogen voeren, dienen organisaties aan een set van kwaliteitseisen te voldoen, welke zijn vastgelegd in een normenkader. Door een IT-auditor wordt gecontroleerd of de betreffende organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen, vervolgens wordt er twee keer per jaar een quickscan uitgevoerd. Daarna volgt in het derde jaar weer een audit. De audit wordt volgens Stichting Zeker-OnLine uitgevoerd op basis van ISAE 3402.

Wat is nu de waarde van een dergelijk keurmerk? Volgens De IT-jurist heeft een dergelijk keurmerk uiteraard wel waarde: de kwaliteitseisen zijn transparant en elke klant van de betreffende IT-producent kan dus inzien aan welke eisen zijn of haar leverancier voldoet. De organisaties die voldoen aan het keurmerk hebben in ieder geval een behoorlijke set aan maatregelen getroffen, die periodiek worden gecontroleerd door een onafhankelijke derde. Biedt een dergelijk keurmerk nu absolute rechtszekerheid? Volgens De IT-jurist kan een dergelijk keurmerk geen absolute rechtszekerheid bieden. De ervaring heeft ons geleerd, mede sinds de DigiNotar-affaire, dat ook in deze gevallen er incidenten kunnen plaatsvinden. Technische maatregelen kunnen zijn getroffen, die door technologische ontwikkelingen bijvoorbeeld in de week er op weer achterhaald zijn, bijvoorbeeld door een nieuw lek in bepaalde software. Ditzelfde geldt voor juridische maatregelen, die door nieuwe wet- en regelgeving of actuele jurisprudentie niet meer relevant kunnen zijn.

Conclusie

Klanten van organisaties, die een digitaal keurmerk voeren, moeten niet het idee hebben, dat er niks meer fout kan gaan bij hun IT-project. Het is nog steeds verstandig om kritisch te blijven, zeker wanneer de klant zelf ook moet voldoen aan verschillende wet- en regelgeving. Er zijn ook sommige IT-producten, die bewust afzien van het behalen van keurmerken om in hun opinie te voorkomen, dat ze hun klanten schijnzekerheid bieden.

(Bron: De IT-Jurist)

Wat is een goede verkoopprijs?

In Thailand kocht u boeddhabeeldjes in voor een euro per stuk. Maar hoe bepaalt u een goede verkoopprijs? Een kostprijsberekening maakt duidelijk welke kosten u maakt om het product naar Nederland te halen en wat u moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen.

Waarom maakt u een kostprijsberekening?

Als u gaat importeren, heeft u waarschijnlijk al een idee aan wie u uw producten wil verkopen. Om prijsafspraken te kunnen maken, moet u wel weten welke kosten u gaat maken. Bijvoorbeeld voor opslag in een magazijn of een transportverzekering. Zo rekent u een goede prijs, die al uw kosten dekt en die u niet uit de markt prijst.

Hoe berekent u de kostprijs?

In een kostprijs zitten directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Bij indirecte kosten horen ook uw vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris voor een personeelslid. Als u dit berekent, heeft u een integrale kostprijsberekening.

Kostprijsberekening: een simpele vuistregel?

Helaas komt u niet weg met een simpel rekensommetje. Welke kosten u maakt, verschilt per land en per product. Als u wijn importeert, maakt u kosten voor de opslag van de wijn in een douanedepot. En als u verlichting op de Europese markt wil brengen, krijgt u te maken met een keuring voor productveiligheid.

Voorbeeld kostprijsberekening

Stel: u koopt elke 2 maanden 500 vogelkooien in China. Wat zijn uw kosten en wat is een goede verkoopprijs om er zelf ook iets aan over te houden?

Directe kostprijsberekening
Aankoop 500 vogelkooien in China à € 20,-

€ 10.000

Kosten zeetransport

 € 1.000

Kosten verzekering

€ 150

Douanewaarde

€ 11.150

Invoerrecht 2,7%

€ 301,05

Inkoopwaarde

 € 11.451,05

Inkoopkosten per kooi (€ 11.421,05,/500)

€ 22,90

Verkoopprijs per kooi

€ 42,60

Winst per kooi

€ 19,70

Totale bruto winst (500 kooien à € 19,70)

 € 9.850

In dit voorbeeld is nog geen rekening gehouden met de vaste bedrijfslasten per jaar: huur opslagruimte, autokosten, telefoonkosten, bedrijfsverzekering, gas, water en licht, ondernemersinkomen en rente op leningen. De btw is niet meegenomen in de berekingen. Bij een totale verkoop van 3.000 kooien worden de indirecte kosten als volgt berekend:

Vaste lasten per jaar € 61.800,-
Indirecte kosten per kooi € 61.800,- / 3.000 = € 20,60

Integrale kostprijsberekening
Inkoopkosten per kooi

€ 22,90

Indirecte kosten per kooi

€ 20,60

Integrale kostprijs per kooi

€ 43,50

Winstmarge per kooi

€ 19,70

Totale winst 500 kooien à € 20,- € 9.850
Verkoopprijs per kooi

€ 63,20

Om de juiste verkoopprijs te kunnen berekenen, kunt u het beste uitgaan van een kostprijs waarin u alles meeneemt (directe en indirecte kosten). Dit voorkomt teleurstellingen.

(Bron: Kamer van Koophandel)

Boekhouden, oftewel het op orde brengen van de financiële administratie, is wettelijk verplicht voor iedereen die een bedrijf start. Of het beter is om de bedrijfsadministratie uit te besteden aan een professional of dit zelf te doen, hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar een gedegen basiskennis van boekhouden is natuurlijk altijd mooi meegenomen. Lees er meer over in de checklist: het opzetten van een overzichtelijke administratie.

1. Start op tijd

Daarmee bedoelen we eigenlijk: u kunt als startende ondernemer niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van uw administratie. Ook als u zich nog slechts in de voorbereidende fase bevindt en nog niet daadwerkelijk bent gestart, is het zinvol om uw inkomsten en uitgaven op een rijtje te hebben.

Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming al in de aanschaf van bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten fiscaal aftrekbaar zijn, moet u deze gegevens goed bewaren. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat u altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal belangrijke eisen aan een deugdelijke administratie. Zo moet u zich verplicht houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van uw administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie

(Ambitions Accountants en Adviseurs: Wij hebben een boekhoudprogramma ontwikkeld in Excel, welke rekening houdt met al deze bovenstaande eisen en wat ook nog gemakkelijk te hanteren is.)

3. Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Doorgaans wordt namelijk aangeraden om uw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat u privé ontvangt en uitgeeft. Zo kunt u in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met uw zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat u daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of uw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen.

Als u, nadat u uw bedrijf heeft ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, ontvangt u van de fiscus automatisch een btw-nummer. Een aantal bekende belastingvoordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat u voldoet aan het urencriterium:

  • U besteedt als ondernemer 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.
  • U besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die u werkte aan één of meer ondernemingen. Let op: was u in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer? Dan hoeft u niet te voldoen aan deze voorwaarde van vijftig procent.

Uit uw bedrijfsadministratie moet straks blijken dat u heeft voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van wat u precies heeft gedaan en hoeveel uren u die dag aan uw bedrijf heeft besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

4. Ga zorgvuldig te werk

U zult al snel merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom raadzaam om van begin af aan zorgvuldig te werk te gaan, zodat u het overzicht niet kwijtraakt. Daarnaast zal, indien u ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen uw administrateur dit waarderen, maar zal het ook een gunstig effect hebben op de kosten. Het bijwerken van een geordende administratie vergt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd.

Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten ‘bakkensysteem’, waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bakken (of ordners natuurlijk). Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorgt u ervoor dat u de betaling voor inkomende nota’s op tijd voldoet en anderzijds uw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of een ZZP’er die voor u bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan u werkt en die u heeft afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin u naast bonnen ook alle bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin bewaart u niet alleen de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting, maar ook – indien relevant – uw VAR-verklaringen.
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met uw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

(Bron: Ikgastarten)