All posts in Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), belastingen, ondernemerschap

Een ‘Verklaring Arbeidsrelatie’, vaak afgekort tot VAR, wordt aangeraden voor iedereen die niet in loondienst is, maar werkzaamheden uitvoert voor één of meerdere opdrachtgevers. De VAR moet u ieder jaar opnieuw aanvragen bij de Belastingdienst. Hoe dit in zijn werk gaat – en wat het verschil is tussen de vier VAR-verklaringen, leest u in de checklist: VAR-verklaring aanvragen.

1. Waarom bestaan er verschillende VAR-varianten?

Dat is eigenlijk vrij logisch als je bedenkt hoezeer het werk van freelancers onderling van elkaar kan verschillen. Het gaat daarbij niet eens zozeer om de verschillende branches waarin mensen werkzaamheden kunnen uitvoeren op freelancebasis, maar eerder om het feit dat je bijvoorbeeld ZZP’er of hybride ondernemer kunt zijn. Of u voor de inkomstenbelasting wordt beschouwd als ondernemer en recht heeft op een Var-wuo (winst uit onderneming), bepaalt de fiscus. Omdat er in een jaar veel kan veranderen, moet u in ieder geval in de eerste drie jaar een nieuwe VAR-verklaring aanvragen. Er zijn vier verschillende varianten:

• VAR-wuo: winst uit onderneming
• VAR-dga: werkzaamheden voor een vennootschap
• VAR-row: resultaat uit overige werkzaamheden
• VAR-loon: inkomsten uit een dienstbetrekking

Als ZZP’er bent u in de meeste gevallen vooral gebaat bij een VAR-wuo of een VAR-dga. Hiermee garandeert u uw opdrachtgevers namelijk dat zij geen premies en loonheffingen hoeven te betalen, omdat de Belastingdienst uw inkomsten ziet als winst uit onderneming.

2. Wat is het doel?

Een VAR-verklaring is een zekere vorm van houvast. Voor de opdrachtnemer, maar met name voor de opdrachtgever. Een VAR geeft opdrachtgevers namelijk een mate van zekerheid dat zij achteraf niet zomaar kunnen worden aangeslagen voor loonbelastingen en premies. Een VAR-verklaring is niet verplicht – u kunt als freelancer dus ook prima werkzaamheden uitvoeren zonder een geldige VAR op zak maar het komt steeds vaker voor dat opdrachtgevers u om zo’n verklaring vragen, zeker wanneer zij twijfelen aan de aard van de arbeidsrelatie.

3. Hoe vraag ik een VAR-verklaring aan?

U kunt een VAR-verklaring op verschillende manieren aanvragen. Schriftelijk – door het aanvraagformulier (PDF-bestand) hier te downloaden – of digitaal op de website van de Belastingdienst. Op dit formulier vult u uw persoonlijke gegevens in en moet u een aantal vragen beantwoorden op verschillende gebieden. Hiermee probeert de Belastingdienst een goed beeld te krijgen van uw werkzaamheden, zodat u uiteindelijk de juiste VAR krijgt toegewezen. Hierbij moet u denken aan vragen als:

• Wat voor werk doet u?
• Hoeveel uur verwacht u eraan te besteden?
• Hoeveel opdrachtgevers verwacht u te hebben?
• Bent u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?
• Hebt u personeel in dienst?
• Hoe beoordeelt u zelf de inkomsten uit de VAR-werkzaamheden in het jaar
• waarvoor u de verklaring aanvraagt?

4. Ik ben starter en heb nog vrij weinig opdrachtgevers. Ziet de Belastingdienstmij dan wel als volwaardig ondernemer?

Veel startende ondernemers vrezen dat het aantal klanten en opdrachtgevers van grote invloed is op het type VAR dat zij door de fiscus krijgen toegewezen. Hoewel het aantal opdrachtgevers wel kan meespelen bij deze beslissing, zal dit criterium in de meeste gevallen niet leidend zijn. De Belastingdienst kijkt eerder naar het totaalbeeld en houdt bijvoorbeeld rekening met uw werkzaamheden. Het gaat vooral om het ondernemersrisico. Hierbij wordt door de fiscus rekening gehouden met het feit dat u als zelfstandige werkt voor eigen rekening en risico (bij ziekte krijgt u bijvoorbeeld niet automatisch doorbetaald, zoals bij een vaste baan het geval is).

Omdat u bij het aanvragen van de verklaring de verwachtingen voor het komende jaar opgeeft, denken sommige starters het oordeel van de Belastingdienst te beïnvloeden door een hoog aantal verwachte opdrachtgevers op te geven. De fiscus prikt echter zo door dit soort optimistische voorspellingen heen. Wees liever gewoon eerlijk. Een freelance projectmanager die gedurende een jaar maar voor één of twee opdrachtgevers werkzaam is, kan nog steeds recht hebben op een VAR-wuo.

5. Hoe lang is een VAR-verklaring geldig?

Zoals gezegd is een VAR-verklaring maximaal één jaar geldig. Voor het nieuwe kalenderjaar kunt u vanaf 1 september een nieuwe VAR aanvragen. U ontvangt de (nieuwe) VAR-verklaring vrij snel (meestal binnen vijf werkdagen) en uiterlijk binnen twee maanden. Om te voorkomen dat u begin januari zonder een geldige VAR zit en daardoor opdrachten misloopt, is het desalniettemin verstandig om de nieuwe VAR altijd ruim op tijd aan te vragen.

6. Wanneer ontvang ik automatisch een nieuwe VAR?

Als u in de voorgaande drie jaar ook al een VAR heeft aangevraagd en uw status onveranderd is gebleven (u bent bijvoorbeeld niet van een VAR-row naar VAR-wuo geswitcht), hoeft u dat voor het vierde jaar niet nog eens actief te doen. In dat geval valt de nieuwe VAR automatisch tijdig bij u thuis op de deurmat. Overigens moet u daarvoor wel aan meer voorwaarden voldoen: zo moet u steeds een VAR voor hetzelfde type werk hebben aangevraagd, de opdrachten steeds onder vergelijkbare omstandigheden hebben uitgevoerd ende Belastingdienst mag de VAR’s in de tussentijd niet hebben herzien.

Indien er in uw situatie wel wijzigingen zullen plaatsvinden of deze in het afgelopen kalenderjaar hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld in uw werkzaamheden of de omstandigheden waaronder u werkt), moet u dit altijd zo spoedig mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Dit doet u door een brief te sturen naar het Coördinatiepunt VAR in Groningen:

Belastingdienst/Noord/Coördinatiepunt VAR

Postbus 418

9700 AK Groningen

(Bron: Ikgastarten)

Reeds eerder is er op deze site een bericht verschenen met de eisen die de belastingdienst stel aan een onderneming. Het is goed om nog eens wat extra concrete indicaties te geven wanneer u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Let wel de onderstaande indicaties zijn niet limitatief en bovendien kan er in specifieke gevallen soms toch net wel of net niet sprake van een onderneming zijn. Onderstaande lijst biedt echter houvast om inhoudelijk te beoordelen of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting of niet:

• Ingeschreven bij kamer van koophandel
• Zakelijke bankrekening
• BTW nummer
• Eigen briefpapier, internetsite, vermelding als ondernemer
• Meerdere opdrachtgevers (bij voorkeur)
• VAR Verklaring als een doorgenomen en wellicht aangevraagd (www.belastingdienst.nl). Een dergelijke verklaring is een must voor ondernemer en opdrachtgever.
• Bedrijfs- of businessplan opgegsteld
• Zijn er algemene voorwaarden
• Is het kapitaal in het bedrijf van enige omvang
• Is de verwachte omzet de laatste 12 maanden van enige omvang, zeg 20.000 euro of meer
• Wordt er geinvesteerd in de onderneming, zeg ongeveer 2.500 per jaar
• Wordt er ongeveer 20 uur per week aan de onderneming besteed
• Is er een arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Is er een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
• Is er een bedrijfsschadeverzekering
• Loopt de ondernemer debiteuren risico
• Wordt de ondernemer ook betaald bij ziekte
• Loopt de ondernemer ondernemersrisico

Lang niet iedereen die ondernemer wil zijn, is ondernemer voor de inkomstenbelasting. Als uw activiteiten zich afspelen in het economisch verkeer en als u winst kunt verwachten, is er sprake van een bron van inkomen en bent u mogelijk ondernemer voor de inkomstenbelasting. Als uw activiteiten zich afspelen binnen de hobby- of familiesfeer, bent u geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.

Voor de inkomstenbelasting zijn er 3 bronnen van inkomen:

• winst uit onderneming
• loon uit dienstbetrekking
• resultaat uit overige werkzaamheden

Onder welke bron uw inkomsten vallen, is afhankelijk van een aantal factoren. De wet en de rechtspraak stellen bepaalde eisen waaraan ondernemers moeten voldoen. Na uw aanmelding beoordelen wij aan de hand van uw omstandigheden of u aan die eisen voldoet. De belastingdienst let bijvoorbeeld op:

• Maakt u winst? Zo ja, hoeveel? Als u alleen een heel kleine winst hebt of
  structureel verlies lijdt, is het niet aannemelijk dat u winst gaat maken. Er is  dan geen sprake van een onderneming.
• Hoe zelfstandig is uw onderneming? Als anderen bepalen hoe u uw
  onderneming moet inrichten en hoe u uw werkzaamheden uitvoert, ontbreekt de zelfstandigheid en is er meestal geen sprake van een onderneming.
• Beschikt u over kapitaal (in de vorm van geld)? Kapitaal is voor veel ondernemingen noodzakelijk. U moet investeren in bijvoorbeeld reclame, inhuur  van mensen en verzekeringen. Voldoende kapitaal om een onderneming te starten en enige tijd draaiende te houden, wijzen erop dat u mogelijk een onderneming hebt.
• Hoeveel tijd steekt u in uw werkzaamheden? Als u erg veel tijd aan een activiteit besteedt zonder dat dat rendement oplevert, is er meestal geen sprake van een onderneming. U moet daarentegen wel voldoende tijd aan uw werkzaamheden besteden om deze rendabel te maken.
• Wie zijn uw opdrachtgevers? U streeft ernaar meerdere opdrachtgevers te hebben, onder andere om betalings- en continuïteitsrisico’s te verminderen. Wanneer u meerdere opdrachtgevers hebt, neemt uw afhankelijkheid van een of enkele opdrachtgevers af en neemt uw zelfstandigheid toe. Als uw klantenkring echter voornamelijk uit uw familie en vrienden bestaat, wordt u niet als ondernemer aangemerkt.
• Hoe maakt u uw onderneming bekend naar buiten? U bent voor uw bestaan afhankelijk van opdrachtgevers. Om ondernemer te zijn, moet u zich voldoende kenbaar maken, bijvoorbeeld door reclame, een internetsite, een uithangbord of eigen briefpapier.
• Loopt u ondernemersrisico? Bestaat er een kans dat uw opdrachtgevers niet betalen? Gebruikt u uw goede naam voor de uitoefening van uw werkzaamheden? Bent u afhankelijk van de vraag naar en het aanbod van uw producten en diensten? Loopt u ondernemersrisico, dan hebt u waarschijnlijk een onderneming.
• Bent u aansprakelijk voor de schulden van uw onderneming? Als u aansprakelijk bent voor de schulden van uw onderneming, dan bent u ondernemer.

Let op!

Als u voor de inkomstenbelasting geen ondernemer bent, kunt u toch ondernemer zijn voor de omzetbelasting.

(Bron: Belastingdienst geplaats op kennisbank 1-11-2011)