Juridische zaken, zoals het opstellen van contracten en leveringsvoorwaarden, zijn niet de eerste dingen waar je aan denkt bij het starten van een bedrijf. Maar dit is wel noodzakelijk. Het gaat overigens lang niet altijd om de meest ingewikkelde overeenkomsten, maar de afspraken tussen beide partijen en eventuele zakelijke risico’s moeten wel goed worden vastgelegd. Waarop je hierbij nog meer moet letten, lees je hier: hoe stel je een juridisch contract op?
Contracten opstellen: waarom belangrijk?
Mondelinge afspraken zijn bindend in het Nederlands recht. Je hoeft in principe dus niets op papier te zetten als je tot een overeenkomst bent gekomen en dit telefonisch aan elkaar hebt bevestigd. Het wordt alleen lastig dit te bewijzen als de andere partij zijn afspraken vervolgens niet nakomt.
In het allerzwartste scenario staan jij en jouw voormalige klant (of opdrachtgever, leverancier etc.) op den duur tegenover elkaar voor de rechter, waarbij het overduidelijk is dat de andere partij liegt, maar jij alsnog met lege handen achterblijft. Alleen al om deze reden is het verstandig om eventuele gemaakte afspraken met potentiële zakelijke relaties altijd op papier vast te leggen. En te ondertekenen, want zonder handtekening is een contract nog steeds niet rechtsgeldig.
Welke contracten heb je nodig?
Als startende ondernemer heb je in eerste instantie meestal nog geen ordners vol contracten in de kast staan. Personeel (en de daarbij horende arbeidscontracten) zijn bij veel starters bijvoorbeeld nog niet aan de orde. Maar hoe groter jouw bedrijf wordt – wellicht koop je over een paar jaar wel een bedrijfspand – des te meer contracten je uiteindelijk nodig zult hebben.
Toch is het noodzakelijk om je hier nu al een beetje in te verdiepen, al is het alleen maar om kleinschalige contracten te maken, zodat je een eventuele overeenkomst met een klant schriftelijk kunt vastleggen. Hieronder lichten we de vier meest voorkomende contracten verder uit.
1. Het samenwerkingscontract
Als je met een zakenpartner gaat samenwerken, moet je als starter een betrouwbare samenwerkingsovereenkomst opstellen. Zo’n rechtsvormen is bijvoorbeeld een maatschap of coöperatie. Leg hierin de onderling gemaakte afspraken goed vast. Daarbij moet je onder meer denken aan de winstverdeling, minimale inbreng van kapitaal en hoe de samenwerking kan worden beëindigd. Doe je dit niet, kun je in het ergste geval door een wanprestatie van de partner zelf ook financieel het schip ingaan.
2. Een in- en verkoopcontract
Als je producten of diensten in- en verkoopt, sluit je met de leverancier of afnemer van deze diensten en/of producten een contract af. Hierin leg je de afspraken over de specifieke leveringen of afnamen vast. Denk hierbij aan de prijs per geleverde dienst of afgenomen stuk, de bezorging en de leveringsvoorwaarden.
Vergeet ook niet dat, als je in- en verkoopt, jij altijd aan de verplichtingen naar je leveranciers moet voldoen. Als klanten wat de betaling betreft in gebreke blijven, is dat jouw ondernemersrisico. Daar heeft de leverancier dus geen boodschap aan. Het is dan ook verstandig om jouw betalingstermijn net iets korter te maken dan die van jouw leverancier(s). Als er geen calamiteiten plaatsvinden, zou je op deze manier altijd over voldoende cashflow moeten kunnen beschikken.
3. Een freelanceovereenkomst
De overeenkomst tussen freelancers of ZZP’ers en hun opdrachtgevers is het contract dat je als startende ondernemer in veel sectoren het vaakst zal gebruiken. Dit contract kun je in principe opstellen zoals je zelf wilt, want er is geen vast stramien voor. Voor het opstellen van een contract voor ZZP’ers gelden wel enkele voorwaarden.
Zo moet je hierin opnemen welke partijen de overeenkomst aangaan (bijvoorbeeld: een fotograaf en een krant), de reden waarom de overeenkomst wordt aangegaan (de fotograaf is goed in het maken van portretten en de krant wil hem gebruiken voor een serie interviews) en tot slot de gemaakte afspraken omtrent de opdracht,Deze details moet je zo duidelijk mogelijk omschrijven in het document (de fotograaf levert één foto per week, gedurende achttien weken, de prijs per foto bedraagt honderd euro exclusief btw etc.). Doordat je alles zo specifiek vastlegt, is er achteraf geen ruimte voor misverstanden. Daarnaast stuur je bij een contract jouw algemene voorwaarden mee.
4. De algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn de regels die jij als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die worden afgesloten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde ‘kleine lettertjes’. Oftewel: jouw voorwaarden over bijvoorbeeld de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties en de garantietermijn. Deze voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten zowel de leverancier (jij) als de afnemer (de klant) heeft. Het voorkomt een hoop gedoe achteraf en verkleint jouw ondernemersrisico.
Op internet kun je een aantal goede voorbeelden van standaard opgestelde algemene voorwaarden vinden, zoals bij Businesscompleet.nl. Deze voorwaarden kun je vervolgens aan jouw onderneming aanpassen (voor zover dat nodig is). Maar let op: de algemene voorwaarden voor ondernemers verschillen nog wel eens per branche.
Aangezien startende ondernemers vaak standaardvoorwaarden gebruiken, doe je er verstandig aan om hier eerst een jurist naar te laten kijken. Minstens zo belangrijk is dat je de algemene voorwaarden van de andere partij goed bestudeert. Lees altijd goed door wat de eventuele gevolgen en risico’s voor jouw bedrijf zijn. Je zou niet de eerste starter zijn die zich vergist in de kleine lettertjes en de juridische consequenties hiervan moet dragen.
(Bron: Ikgastarten)
voorleggen aan de Nationale Ombudsman