All posts in Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, diversen

Als een softwaregebruiker vindt, dat zijn leverancier niet of niet volledig zijn verplichtingen uit de licentieovereenkomst of een andere overeenkomst nakomt, dan zal de softwaregebruiker actie moeten ondernemen om nakoming alsnog te realiseren, dan wel schadevergoeding te ontvangen. Hieronder worden de verschillende mogelijkheden voor de softwaregebruiker aangegeven.

Tekortkoming?

Belangrijk is dat eerst wordt onderzocht of er daadwerkelijk een tekortkoming is bij de leverancier. Er moet een vergelijking worden getrokken tussen wat er daadwerkelijk gepresteerd is door de leverancier en wat er zou moeten zijn gepresteerd. Dat laatste betekent dat de gebruiker moet gaan onderzoeken wat de inhoud is van de overeenkomst met zijn leverancier. Dat kan lastig zijn, als afspraken niet netjes verzameld zijn in een duidelijke schriftelijke overeenkomst of er zelfs überhaupt geen schriftelijke afspraken zijn. Ook kan er onduidelijkheid zijn over de interpretatie van een afspraak of kunnen afspraken gedurende de looptijd van een contract gewijzigd zijn.

Nakoming & ingebrekestelling

Zodra helder is dat er sprake is van een tekortkoming, kan de softwaregebruiker te allen tijde alsnog om nakoming verzoeken bij de leverancier. Hij zal moeten aangeven om welke tekortkoming van de leverancier het gaat en dat deze voortvloeit uit een contractuele verplichting. Dit komt er dus gewoon op neer dat informeel wordt verzocht om aan de gemaakte afspraken te voldoen.

Wanneer nakoming uitblijft, is de hoofdregel dat de leverancier in verzuim moet zijn voor het kunnen nemen van stappen als het ontbinden van de overeenkomst en/of het vorderen van schadevergoeding. Voor verzuim is weer de hoofdregel dat de leverancier in gebreke moet zijn gesteld. Een ingebrekestelling is een aanzegging om de gemaakte afspraken alsnog na te komen binnen een redelijke termijn. Een ingebrekestelling moet aan diverse vormvoorschriften voldoen, waaronder een schriftelijkheidsvereiste.

Een ingebrekestelling is niet noodzakelijk wanneer er een fatale termijn is overschreden. Het is ook mogelijk, dat partijen contractueel afwijken van het vereiste van de ingebrekestelling.

Het is overigens in alle gevallen zinvol om te kiezen voor een ingebrekestelling. Dit kan voorkomen dat ontbinding van de overeenkomst of de vordering op een schadevergoeding mislukt, bijvoorbeeld omdat een termijn toch niet fataal blijkt te zijn.

Ontbinding van de overeenkomst

Als er sprake is van een tekortkoming en de leverancier is in verzuim, kan de softwaregebruiker in beginsel de overeenkomst ontbinden. Ontbinding betekent dat de overeenkomst wordt beëindigd én reeds geleverde prestaties worden teruggedraaid zodat er een situatie ontstaat die gelijk is als de situatie voor het aangaan van de overeenkomst. Ontbinding verschilt dus met opzegging, aangezien opzegging de overeenkomst alleen doet beëindigen.

In de praktijk kan het moeilijk zijn om reeds geleverde prestaties terug te draaien. Denk bijvoorbeeld aan reeds ontwikkelde software. Als het terugdraaien van de prestaties niet mogelijk is, moet een reëele vergoeding worden betaald voor hetgeen dat al geleverd is.

Schadevergoeding

Inzake schadevergoeding bepaalt artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek het volgende:

Lid 1: Iedere tekortkoming in de nakoming van een verbintenis verplicht de schuldenaar de schade die de schuldeiser daardoor lijdt te vergoeden, tenzij de tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend.

Er moet dus sprake zijn van een tekortkoming, de rechter kijkt hierbij naar de inhoud en de uitleg van de overeenkomst, de aard van overeengekomen verplichtingen en de aanvullende werking van de wet, gewoonte en redelijkheid en billijkheid (artikel 6:248 lid 1 Burgerlijk Wetboek).

Tevens dient er sprake te zijn van toerekenbaarheid. Artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt:

Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.

Met wet kan bijvoorbeeld bedoeld worden, dat de leverancier verantwoordelijk is voor hulppersonen (artikel 6:76 BW) en hulpzaken (artikel 6:77 BW). Met rechtshandeling kan worden bedoeld contractuele bepalingen, zoals garantiebepalingen, die aansprakelijkheid uitbreiden of het tegenovergestelde, zoals exoneratieclausules. Met in het verkeer geldende opvattingen kan bijvoorbeeld worden bedoeld, dat een partij zodanig onbekwaam is of bijvoorbeeld over onvoldoende financiële middelen beschikt, dat prestaties uit het contract niet naar behoren kunnen worden uitgevoerd.

Indien er sprake is van tekortkoming en toerekenbaarheid, dient de softwaregebruiker tevens aan te tonen, dat er causaal verband is tussen de tekortkoming en de schade bij de softwaregebruiker (artikel 6:89 BW).

Om de hoogte van de schadevergoeding te bepalen, moet worden gekeken naar de mate waarin de schade eventueel mede het gevolg was van een omstandigheid die toe te rekenen is aan de softwaregebruiker (artikel 6:101 BW).

(Bron: De ITjurist/ http://www.it-jurist.nl/)

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Soms geldt zelfs een langere fiscale bewaartermijn, maar wist u dat u met de Belastingdienst ook afspraken kunt maken over een kortere bewaartermijn?

Fiscale bewaarplicht
Hoe lang u de administratie moet bewaren hangt af van het belang dat de Belastingdienst hecht aan de verschillende onderdelen van de administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Denk aan het grootboek en de voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadministratie.
Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Besluit u om digitale bestanden in een andere vorm te gaan bewaren, dan stelt de Belastingdienst hieraan bijzondere eisen.

Let op! In verband met de btw-herzieningstermijn moet u de gegevens van onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, tien jaar bewaren.

Afspraken met de Belastingdienst
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn dan zeven jaar. Dat kan alleen voor zover het overige gegevens betreft. Ook is het mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over welke gegevens u nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Met name in de volgende situaties is het maken van afspraken belangrijk:
bij een faillissement;
bij het staken van een onderneming;
na een belastingcontrole.

Tip: De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn, de vorm waarin u gegevens bewaart en/of het detailniveau schriftelijk vast. Zo weet u precies hoe lang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.
(Bron: Schuiteman)

De ondernemer die door toedoen van een ander (bijvoorbeeld diefstal) niet kan
voldoen aan zijn informatie- en administratieplicht, kan toch een
informatiebeschikking opgelegd krijgen en dus geconfronteerd worden met omkering
van de bewijslast.

Een verhuurder van twee bedrijfspanden, die steeds had geopteerd voor met
omzetbelasting belaste verhuur ondervond dit aan den lijve. Deze onderneemster
kreeg een informatiebeschikking opgelegd, omdat ze de door de inspecteur
verzochte informatie en bescheiden niet kon laten zien. Haar administratie en de
usb-stick met de digitale versie daarvan waren namelijk uit de auto van haar
echtgenoot gestolen. Het niet kunnen voldoen aan dit informatieverzoek was
volgens haar niet gebaseerd op onwil maar overmacht. Het hof oordeelde echter
dat de nadelige gevolgen van het bewaren van de administratie in de auto en het
niet voorhanden hebben van een back-up van de administratie en van kopieën van
de administratieve bescheiden voor haar rekening kwamen. Ze had als
btw-onderneemster de plicht om de administratie van haar bedrijf zorgvuldig te
bewaren. Door aldus te handelen of nalaten te handelen had zij zelf zich in een
positie gebracht waarin zij niet meer voldeed aan haar informatieverplichtingen.
Ze moest binnen acht weken na verzending van de uitspraak de in de beschikking
gestelde vragen beantwoorden en de verzochte informatie alsnog verstrekken.

Als u een laptop met draadloze connectiviteit hebt, kunt u toegang krijgen tot het internet met Wi-Fi of draadloze netwerken, vaak in openbare ruimten als cafés, luchthavens, hotels en dergelijke.

Dankzij deze vier korte tips kunt u genieten van het gemak van openbare Wi-Fi terwijl uw privacy te beschermd blijft.

  • Gebruik een firewall

    Als uw computer Windows XP met SP2, Windows Vista, Windows 7 of Windows 8 gebruikt, hebt u een ingebouwde firewall die standaard is ingeschakeld. Zet deze niet uit.

    Als uw computer Windows 7 of Windows 8 gebruikt, kunt u de firewall zo instellen dat deze ongewenst bezoek blokkeert. Lees meer over de Windows 8 firewall of de Windows 7 firewall.

    Als uw computer geen Windows 8 heeft kunt u gratis Microsoft Security Essentials downloaden en installeren.

  • Verberg uw bestanden

    Als u openbare Wi-Fi gebruikt, hebt u vaak geen controle over de netwerkversleuteling.

    Controleer de privacyverklaring op de website van het netwerk om te weten te komen welk type versleuteling er wordt gebruikt. (als ze geen privacyverklaring hebben, kunt u beter geen gebruik maken van het netwerk.)

    Als u persoonlijke of financiële informatie op uw computer bewaart, overweeg dan om te investeren in een besturingssysteem, zoals Windows Vista, dat de hulpmiddelen heeft om uw informatie door versleuteling te beveiligen.

    Ga voor meer informatie naar Codeer of decodeer een map of bestand.

  • Voer geen creditcardnummers of wachtwoorden in

    Deze maatregelen bieden enige bescherming tegen toevallige hackers en identiteitsdieven die draadloze netwerken als werkterrein hebben. Maar als criminelen vastberaden genoeg zijn, vinden ze uiteindelijk een manier om elk beveiligingssysteem te omzeilen.

    Als u veilig wilt zijn, voert u bij gebruik van een openbaar draadloos netwerk, geen gevoelige informatie in zoals uw creditcardnummer of andere financiële informatie.

    Tip Tip: Als u creditcardgegevens moet invoeren terwijl u een openbaar draadloos netwerk gebruikt, zorg er dan voor dat er een pictogram van een gesloten hangslot in de rechterbenedenhoek van het browservenster staat, en zorg dat het webadres begint met https: (de “s” staat voor secure – veilig).

  • Schakel uw draadloos netwerk uit wanneer u het niet gebruikt

    Als u niet op het internet surft of geen e-mail verstuurt, maar u uw computer nog steeds gebruikt in een gebied waar er een openbaar draadloos netwerk is, schakel dan uw draadloze verbinding uit.

    Als u een externe Wi-Fi-kaart gebruikt, kunt u deze verwijderen.

    Als u een interne Wi-Fi-kaart gebruikt, klikt u rechts op de verbinding en vervolgens op Uitschakelen.

(Bron: Microsoft)

De administratie bijhouden. You hate it or you love it.

80% van de zelfstandig ondernemers heeft een hekel aan de administratie. Zij worstelen zich door de verplichte taken en slaken dan een zucht van verlichting. Weer een kwartaal rust.

Houd jij de administratie bij voor de Belastingdienst of voor jezelf? Wat mij betreft is “voor de Belastingdienst” zo ongeveer de slechtste reden ooit.

Hier mijn lijstje met 30 goede redenen om de administratie bij te houden. Voor jezelf.

  1.  documenten altijd terug kunnen vinden
  2.  geen boetes meer voor te laat betalen
  3.  geen stapels papier op je bureau meer
  4.  op tijd gaan sparen voor je pensioen
  5.  afspraken altijd nakomen
  6.  nooit meer schulden maken
  7.  mails attent beantwoorden
  8.  niet oververzekerd zijn
  9.  niet onderverzekerd zijn
  10.  alle onkosten declareren
  11.  tijd om vervelende klussen over te dragen
  12.  facturen direct foutloos opsturen
  13.  jouw tijd besteden aan relevante zaken
  14.  inzicht in kosten van activiteiten en producten
  15.  nooit te laat op afspraken verschijnen
  16.  een computer waarin je alles kunt terugvinden
  17.  documenten op tijd opsturen
  18.  slim kunnen investeren
  19.  de Belastingdienst geen reden geven voor een (vervelende) controle
  20.  offertes altijd goed adresseren
  21.  tijd hebben om alternatieven te bedenken voor lastige taken
  22.  een beter imago bij klanten en leveranciers
  23.  tijd hebben om gegevens om te zetten in informatie
  24.  gevoel hebben dat je ‘in control’ bent
  25.  geen stress over de papierwinkel
  26.  met plezier werken
  27.  alle tijd hebben voor jouw werk
  28.  tijd overhouden voor gezin en hobby’s
  29.  wel een backup hebben en ‘m nooit hoeven te gebruiken
  30.  doelgericht geld besteden (en dus veel overhouden)

Eigenlijk zijn er geen redenen om de administratie niet bij te houden 🙂

(Bron: Multiraedt)

Altijd op de hoogte van de nieuwste gepubliceerde normen.

Nieuwe Normen App

U raadpleegt regelmatig normen en wilt weten welke nieuwe normen er binnen uw vakgebied zijn verschenen? Dan is dit de app voor u.
Installeer de gratis Nieuwe Normen-app en abonneer u op uw vakgebied(en). U krijgt automatisch een melding wanneer er nieuwe normen zijn verschenen.

De Nieuwe Normen-app biedt u:

  • Overzicht van (recente) normen binnen 16 vakgebieden
  • Alerts per ingesteld vakgebied
  • Relevante info en preview van de norm

Download de Nieuwe Normen-app

• Direct naar de Nieuwe Normen-app in de AppStore (iPhone) • Direct naar de Nieuwe Normen-app in de PlayStore (Android)

Wat is mogelijk binnen deze app?

Abonneren op een of meer vakgebieden
Door u te abonneren op een vakgebied krijgt u regelmatig melding wanneer er nieuwe normen zijn verschenen in het door u geselecteerde vakgebied. Het aantal nieuw verschenen normen ziet u door middel van een getal. Heeft u een norm al (eens) bekeken? Dan ziet u dat deze grijs gekleurd is.
Norminformatie
Van de normen ziet u de titel, de publicatiedatum en een korte omschrijving. Ook is het mogelijk om een preview te bekijken.
Preview inzien en delen
In de Nieuwe Normen-app kunt u previews van normen bekijken. Zo krijgt u een betere indruk van de inhoud van de norm. U kunt een preview delen om deze op een later moment nog eens verder te bekijken.

(Bron: NEN)

Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

  • Wat moet u bewaren en hoe lang?
  • Geen onderscheid papier en digitaal
  • Een handig overzicht
  • Wanneer moet u welke documenten vernietigen?

Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

  • De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
  • De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
  • De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.

Uitgebreide informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens kunt u downloaden op de website van het ECP (PDF-document).
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.
Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
E-mail
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Een handig overzicht:

Soort documenten

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging

10 jaar

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen)

9 jaar

Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie)

7 jaar

Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)

5 jaar

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Termijn

Persoonsgegevens in het algemeen

uiterlijk na twee jaar

Sollicitanten

wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure

Uitzendkrachten

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Personeelsadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Salarisadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Debiteuren en crediteuren

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan

Klanten en leveranciers

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld

Klanten van advocaten en accountants

uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

(Bron: De Zaak)

Veilig internet? Mikko Hyppönnen geldt als één van dé antivirusexperts in de wereld. “Betaal nooit je rekeningen met de computer waarmee je ook op internet surft.”

“Ik houd van het internet, maar er zijn grote problemen”, zegt Hyppönnen. De excentrieke Fin heeft menig virus ontmanteld en wordt daarom veel gevraagd door overheden en bedrijven om te spreken over het onderwerp internetcriminaliteit. Toen Sprout hem sprak had hij net de avond ervoor met ondermeer eurocomissaris Neelie Kroes getafeld. “Ze was goed geïnformeerd.”

Hyppönnen, die Chief Research Officer bij F-Secureis, zegt bij toeval met ‘zijn roeping’ in aanraking te zijn gekomen. Hij begon in 1991 bij het bedrijf als programmeur. “Mijn baas schoof me een floppy toe. Het was een spel om erachter te komen wie het virus had gemaakt en hoe het in elkaar stak. Het spel veranderde in een echt beroep.”

Er is er veel veranderd. “In de beginperiode van het internet waren virussen nog relatief onschuldig, het was een sport voor nerds die dingen uitprobeerden.” In 2011 maakte Hyppönnen bijvoorbeeld een korte documentaire over de zoektocht naar de makers van Brain, dat bekend staat als het eerste virus in de wereld. Hij vond die in Pakistan. De twee manen bleken inmiddels een normale baan te hebben en hadden het virus ontwikkeld om een potentieel lek in een hun eigen bedrijfssoftware te testen. “In de code hadden ze gewoon hun naam, adres en telefoonnummer gezet.”

Internet en veiligheid: 3 bedreigingen

Er is nu een hele industrie van georganiseerde misdaad rondom internet, die zich de laatste jaren verder professionaliseert. Om het te begrijpen moet je volgens Hyppönnen een onderscheid maken in drie verschillende vormen van kwalijke internet-activiteiten.

De eerste is afakomstig van hackers die een politieke/ of actvistische boodschap hebben, zoals de hacktivisten van Anonymous. Deze groep heeft zich bijvoorbeeld verbonden met de Occupy-beweging en heeft als protest tegen het verbod op Pirate Bay aanvallen op websites in de platenindustrie georganiseerd. “Ondernemers hoeven zich over de groep geen zorgen te maken.”

Een andere vorm die Hyppönnen noemt is die van spionageactiviteiten van overheden, die spyware inzetten om meer te weten te komen over burgers. Het is vooral een probleem in autoritaire staten in het Midden-Oosten. Westerse overheden zijn echter verre van heilig. Zo wijst hij op het voorbeeld van de Duitse politie die programmeurs van malware (schadelijke software) inhuurt om opsporingswerk te verrichten.”Voor ons blijft het een spanningsveld: we werken samen met justitie om internetcriminaliteit te bestrijden, tegelijkertijd zullen wij de overheden absoluut niet helpen bij het inbreuk maken op de pricavy van mensen.”

De derde activiteit: internetcriminelen die inbreken op de computers om er geld mee te verdienen. “Ik signaleer dat deze groep zich steeds vaker gaat richten op kleine en middelgrote bedrijven”, zegt de anti virus-expert. Wat de malware-criminelen doen, is het stelen van bankgegevens en vervolgens de rekeningen plunderen van hun slachtoffers. “De bankrekeing van ondernemers is vaak net iets groter dan die van de consument.”

De omvang van internetcriminaliteit

Wereldwijd zijn er volgens hem zo’n 10.000 personen actief in deze ‘branche’. Vooral in Rusland, Oekraine, Kazachstan, China en Vietnam, maar ook in Brazilië. “Het gaat bijna altijd om opkomende landen, waarin er een gebrek aan kansen is voor it-professionals.” Je moet die groepen zien als kleine startups van ongeveer tien personen, die vrij losgeorganiseerd zijn. “Op dit punt verschilt het van traditonele georganiseerde gangs, waarbij er juist heel nauwe banden zijn.” Er is meestal een leider die anderen inhuurt. “Er is geen wereldwijde organisatiestructuur waaronder al die bendes vallen.”

Voorkom dat jou bedrijfsrekening geplunderd wordt

Zorg er natuurlijk voor dat je netwerk en computers goed zijn beveiligd met een firewall en een virusscanner. “Je kunt ook je medewerkers bewust maken over welk gedrag schadelijk is.” Stel op de computer in dat er automatische software updates plaatsvinden. Ook kun je overwegen een ander besturingssysteem te kiezen dan Microsoft, waarop de meeste aanvallen worden gedaan. Alternatieven zijn bijvoorbeeld Linux of iOS (Apple).

Miko Hyppönnen’s gouden tip:

“Als gebruikers over het over het web surfen worden ze geraakt door een exploit, die een banking trojan op het systeem zet. Die registreert vervolgens alles wat de gebruiker doet en slaat toe wanneer de gebruiker aan het online bankieren is. De Trojaan zal de account gegevens en ook bankgegevens veranderen, geld van de bankrekening halen of ervoor zorgen dat wanneer de gebruiker geld overmaakt dat op andere rekeningen terecht komt. Wat we nu zien is dat meer meer van die aanvallen gericht worden op kleine en middelgrote bedrijven in plaats van thuisgebruiker. Er valt meer geld te halen en de diefstal wordt doorgaans later opgemerkt.

Ik vraag bedrijven vaak om me een rondleiding te geven op hun financiële afdeling. En vervolgens vraag ik: wie is er verantwoordelijk voor de betalingen? Vaak introduceren ze me dan met een vrouw van middelbare leeftijd. Ik vraag die persoon vervolgens: hoe hoog is het bedrag aan betalingen dat je maandelijks verricht? Dat bedrag loopt al snel op in de honderdduizend euro’s of meer per maand. Dan vraag ik haar: kun je me de computer laten zien waarmee je betalingen doet? Ze toont me dan de computer op haar bureau. Dan vraag ik haar: kun je me nu de computer laten zien waarmee je op Facebook gaat en gebruikt om te surfen op het web en je e-mails mee te lezen? De persoon reageert altijd verward, om vervolgens naar dezelfde computer op haar bureau te wijzen. Meestal is mijn punt direct duidelijk. Een computer kost tegenwoordig bijna niets meer. Je kunt het makkelijk veroorloven om een extra computer te kopen die uitsluitend en alleen te gebruiken om online mee te bankieren. Met deze simpele maatregel zorg je ervoor dat het risico voor infectie aanzienlijk verlaagd wordt.”

(Bron: Sprout)

Ondernemers en ZZP’ers kunnen te maken krijgen met wanbetalers. Een wanbetaler is iemand die facturen of rekeningen niet betaalt wanneer hij of zij dit eigenlijk wel zou moeten doen. Vervelend, maar met onderstaande tips kunt u langdurig getouwtrek en een eventuele gang naar de rechter wellicht voorkomen. De checklist: wanbetalers aanpakken.

1. Weet wanneer u risico loopt

Natuurlijk is lang niet iedere klant of opdrachtgever waarvoor u een klus uitvoert is een potentiële wanbetaler. Bij de ene opdracht loopt u meer risico op uitblijvende betalingen dan bij andere klussen. Het is daarom verstandig om tijdens de onderhandeling ter controle altijd het klantenrisico te inventariseren. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door u als ondernemer bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) aan te melden. Het BKR houdt voornamelijk betalingsachterstanden bij van leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Zo kunt u tijdig ontdekken of u mogelijk met een risicovolle klant in zee gaat en hier rekening mee houden, zonder dat u door een mogelijke late betaling zelf in de financiële problemen komt.

Een andere mogelijkheid is om de mogelijkheden van diverse particuliere initiatieven te onderzoeken. Dergelijke acties zijn in de meeste gevallen gekoppeld aan incassobureaus. Indien u voor zaken in overleg bent met een nieuw incassobureau, kan het daarom geen kwaad eens te informeren of zij wellicht beschikken over een zogenaamde ‘zwarte lijst’. Uiteindelijk geldt hier toch dat een goed voorbereide ondernemer voor twee telt.

2. Hanteer een vaste betalingstermijn

Het klinkt op het eerste gezicht misschien vanzelfsprekend, maar door een vaste betalingstermijn duidelijk naar iedere klant of opdrachtgever te communiceren, kunt u een hoop ergernis en leed voorkomen. Een goede factuur moet niet voor niets aan belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en betalingstermijn is er daar één van. Wanneer u duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover geen onduidelijkheid over bestaan.

Over het algemeen kunt u het beste uitgaan van een betalingstermijn die varieert van veertien tot dertig dagen, afhankelijk van uw functie en de sector waarin u werkzaam bent. Het kan natuurlijk voorkomen dat een afwijkende termijn van toepassing is op uw situatie. Dat mag ook, mits u dit heeft gecommuniceerd in de algemene voorwaarden of anderzijds duidelijk heeft aangegeven bij de betreffende klant of opdrachtgever.

3. Verzend een eerste betalingsherinnering

Wanneer u ontdekt dat het geld na de oorspronkelijke betalingstermijn nog niet is bijgestort op uw rekening, kunt u de klant in kwestie het beste een eerste betalingsherinnering sturen. Blijf in deze brief altijd correct, want het kan immers gebeuren dat de klant een factuur wegens omstandigheden daadwerkelijk over het hoofd ziet. Zie het bericht als niets meer dan een ‘friendly reminder’; de toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Noem in deze betalingsherinnering dan ook geen nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde al wel dat hij in gebreke is gebleven en dat hij nu zo spoedig mogelijk alsnog de betaling moet voldoen.

4. Neem telefonisch contact op

Volgt er binnen een week geen reactie op uw betalingsherinnering en is het geld dan ook nog niet bijgeschreven op uw rekening? Dan heeft u wellicht meer succes wanneer u telefonisch contact opneemt met de wanbetaler. U gaat de klant er op deze manier nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat. Een telefoontje – waarin u wederom zakelijk en beleefd blijft – komt persoonlijker over en de kans bestaat dat de klant hiervan meer wakker schrikt dan van een nieuwe betalingsherinnering.

5. Verzend een tweede betalingsherinnering

Echter, als u er maar niet in slaagt om de klant telefonisch te bereiken, is het tijd voor de volgende stap, omdat de kans dan reëel is dat u een wanbetaler heeft getroffen. Dat is zeker het geval als u wel met iemand telefonisch contact heeft gehad en deze een mondelinge belofte om de late betaling alsnog snel te voldoen niet nakomt. Het is begrijpelijk dat uw geduld hierdoor inmiddels danig op de proef is gesteld. Toch moet u bij het sturen van een tweede betalingsherinnering rustig blijven: ook hier blijft u zakelijk doch beleefd, maar wees wel heel duidelijk. Als de ontvanger de situatie nu niet snel oplost, zult u zich genoodzaakt voelen tot het nemen van verdere stappen.

6. Neem contact op met een incassobureau

Blijft het wederom stil aan de andere kant? Dan is het hoog tijd om een incassobureau in te schakelen. Dit doet u door de debiteur officieel in gebreke te stellen. Uiteraard moet u de klant in kwestie ook op de hoogte brengen van uw besluit om de hulp van een incassobureau in te roepen. In deze brief geeft u aan dat u de vordering via dwangmiddelen zal laten innen. Tip: vergeet ook niet in de brief te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn of haar rekening zullen komen.

De meeste startende ondernemers die te maken hebben met een wanbetaler kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er dan bij u namelijk verder ook geen kosten in rekening gebracht. Overigens vallen bij een eventueel faillissement van de klant de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder. Meer informatie hierover vindt u onder meer bij Management Kennisbank.

7. Span een rechtszaak aan

Als u ook met behulp van het incassobureau het probleem niet kan oplossen en u toch uw geld wilt krijgen, zit er niets anders op dan naar de rechtbank te gaan. U stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding, waarmee u hem of haar voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Mocht het zover komen – en dat is gelukkig meestal niet het geval -, kunt u het beste eerst een juridisch adviseur inschakelen.

8. Wat als buitenlandse klanten niet (op tijd) betalen?

Wanbetalers heb je in alle soorten en maten en ze zijn geenszins aan landsgrenzen gebonden. Ook als u samenwerkt met buitenlandse bedrijven of particulieren, kunt u erachter komen dat de betaling van een factuur steeds uitblijft. Vroeger was dit een vrij ingewikkelde kwestie, maar enkele jaren terug trad een speciale Europese verordening in werking, waardoor het incasseren van onbetwiste geldvorderingen – dat wil zeggen: vorderingen waarvan de tegenpartij het bedrag niet betwist – binnen de EU eenvoudiger en goedkoper is geworden.

(Bron: Ikgastarten)

Heb je een klacht over bijvoorbeeld je bank, verzekeraar of tussenpersoon? Dien dan een klacht in. Hieronder geven we tien tips om je op weg te helpen.

1.Gebruik voor het schrijven van je brief de klachtenprocedure van de onderneming. De klachtenprocedure vind je in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst van het product. Je kunt er ook naar vragen. Vaak staan de voorwaarden op de website van de onderneming. Let op eventuele termijnen waarbinnen je de klacht moet indienen.

2.Draai er niet omheen. Geef in de eerste zin al aan waar je klacht over gaat. Omschrijf vervolgens concreet de inhoud van je klacht. Doe dit eventueel puntsgewijs (gebruik daarvoor opsommingtekens). Vergeet niet te vragen wat je wilt van de tegenpartij. Doe een voorstel.

3.Blijf zakelijk en concreet. Laat de emoties in je brief niet de overhand krijgen. Houd de zinnen kort.

4.Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van bijvoorbeeld maximaal zes weken.

5.Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer (s) en eventueel e-mailadres te melden.

6.Stuur kopieën van belangrijke stukken als bijlage mee met je brief. Bijvoorbeeld de offerte, overeenkomst of een contract. Bewaar originele papieren thuis.

7.Maak een kopie van je brief voor je eigen administratie.

8.Heb je hulp nodig bij het schrijven van een klachtenbrief? Informeer bijvoorbeeld bij het Instituut Sociale Raadslieden. Heb je een rechtsbijstandverzekering? Informeer of het geschil onder de dekking valt.

9.Tips en voorbeeldbrieven vind je op de volgende websites:
Voorbeeldbrieven van Plusonline
Voorbeeldbrieven van Juridisch Loket
Voorbeeldbrieven van Consuwijzer

10.Stuur een kopie van je klachtenbrief naar de AFM. Dat helpt ons goed toezicht te houden op de markt en kan ertoe leiden dat de AFM een onderzoek start naar een financiële onderneming. Een gevolg van dit onderzoek kan zijn dat een onderneming klantgerichter moet werken. De AFM kan ook andere maatregelen opleggen, zoals een boete of een dwangsom (zie www.afm.nl/maatregelen).