Veel ondernemers vragen zich af hoe ze nu een goede administratie opzetten. Het opzetten van een goede administratie is van essentieel belang voor uw onderneming. Het tijdig en goed bijhouden van uw administratie levert u een beter inzicht op in de stand van zaken van uw onderneming. Bovendien kan het goed archiveren en voeren van uw admistratie/boekhouding veel besparen op de kosten van uitbesteding aan intermediairs, accountants of boekhouders.
In eerste instantie is van belang om onderscheid te maken in de volgende posten en deze ook afzonderlijk te archiveren:
- Verkoopfacturen voor diensten of goederen die u aan uw klanten levert.
- Inkoopfacturen voor inkopen of kosten die u voor uw onderneming maakt.
- De betalingen die u doet vanaf uw zakelijke bankrekening.
- Bij een detailhandelsonderneming dient er een aparte kasadministratie te zijn.
- Belastingaanslagen onderscheiden naar omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet.
Zorg dat u uw verkoopfacturen doorlopend nummert en dat ze aan de vereisten voldoen die de belastingdienst stelt. Berg ze op nummervolgorde op in een map of achter een tabblad. Zorg dat u het doorlopende nummer wat u op uw verkoopfactuur staat ook opneemt in de boekingsregel van de boekhouding. Op deze manier kunt u eenvoudig later verkoopfacturen terugzoeken. Indien u het grootste deel van uw verkopen op rekening verkoopt is de factuurdatum leidend voor het moment van BTW-afdracht. Deze dient derhalve als datum in de administratie aangehouden te worden.
Alle inkoopfacturen die u krijgt, of wellicht zijn het facturen van kosten, voorziet u met pen van een doorlopend nummer in de rechterbovenhoek. U begint bijvoorbeeld met 1 bij de eerste factuur van het betreffende boekjaar. U bergt deze facturen vervolgens op nummer volgorde op in de map. Het nummer dat u de facturen gegeven hebt in de rechterbovenhoek neemt u op in de boekingsregel van de administratie. Op deze wijze kunt u vanuit uw boekhouding gemakkelijk de kosten- inkoopfacturen terugvinden. Voor de inkoopfactuur geldt dat de factuurdatum leidend is voor het moment waarop u BTW kan terugvragen. Deze noteert u dus als datum in uw administratie.
Bankafschriften zijn door de bank reeds voorzien van een volgnummer. U bergt de bankafschriften op volgnummer op in de map. Bij het inboeken van een banktransactie begint u de boekingsregeling met de datum die voor de transactie staat en het volgnummer van het bankafschrift. Op deze wijze zijn mutaties ook weer eenvoudig voor u terug te vinden. Zorg ook altijd dat de zakelijke transacties betaald worden vanaf een aparte (zakelijke) rekening. Dit voorkomt dat alle transacties van een rekening die door elkaar lopen uitgesplitst moeten worden in zakelijk en privé.
De BTW-aangiftes die u gedaan heeft bewaart u altijd. U kan dan achteraf nog zien wat u aangegeven heeft. Uw belastingconsulent is deze aangiften ook nodig voor de controlebereking voor de omzetbelasting die hij aan het einde van het jaar maakt.
