Het recht van de Belastingdienst op informatie over ondernemingen reikt ver. Hierdoor kunnen ondernemers verplicht worden om gegevensdragers ter beschikking te stellen aan de fiscus. De ondernemer kan er eventueel zelf voor zorgen dat deze geen informatie bevatten die de inspecteur niet hoeft te weten door de administratie te splitsen.
Informatieverplichting
Iedere belastingplichtige is verplicht op verzoek van de inspecteur alle gegevens en inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing bij de belastingplichtige zelf. Deze verplichting geldt ook als de ontvanger van de belastingen gegevens en inlichtingen opvraagt voor de inning van de belastingschuld. Voor ondernemers die hun onderneming via een eenmanszaak drijven betekent dit dat zij zelf moeten voldoen aan het informatieverzoek van de Belastingdienst. Wordt de onderneming via een bv gedreven, dan moeten de bestuurders voldoen aan de informatieverzoeken met betrekking tot de fiscale positie van de bv. Als een belastingplichtige een vertegenwoordiger aanwijst, kan de Belastingdienst ook deze vertegenwoordiger benaderen voor inlichtingen. Als hoofdregel geldt dat men de fiscus niet ongevraagd inlichtingen hoeft te geven. Hierop bestaan uitzonderingen, zoals de verplichting om een correctie op te sturen bij een onjuiste aangifte loonheffingen.
Derden
Voor een beperkte groep personen en lichamen bestaat ook een informatieplicht met betrekking tot de fiscale positie van derden. Deze groep bestaat uit de administratieplichtigen en de inhoudingsplichtigen (werkgevers). Zo is een werkgever verplicht de Belastingdienst te vertellen over het privégebruik van een bestelauto van de zaak door zijn werknemer als deze werknemer (ten onrechte) beschikt over een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Geestelijken, notarissen, advocaten, procureurs, artsen en apothekers hoeven de fiscus geen informatie over derden te verstrekken als dat in strijd is met hun ambtelijke geheimhoudingsplicht. Zij hebben een verschoningsrecht.
Administratieplicht
Bedrijven zijn daarnaast ook administratieplichtig. Zij moeten daardoor een administratie voeren die voldoende inzicht geeft in onder andere de fiscale positie van de onderneming. Een ambtenaar van de Belastingdienst kan bij een controle om inzage in de administratie vragen. Administratieplichtigen moeten in beginsel aan dit verzoek voldoen. Zij moeten zelfs toestaan dat de controleur kopieën van de administratie maakt. Het is aan te raden de door de controleambtenaar gewenste kopieën zelf te maken en daarbij exact te registreren welke gegevens en kopieën aan de controleambtenaar zijn verstrekt. Zo kunt u bijhouden waar de medewerker van de Belastingdienst zich mee bezig houdt. Administratieplichtigen zijn ook verplicht de ambtenaar inzage te geven in de opzet en werking van hun administratie, zodat de controle binnen een redelijke termijn kan gebeuren.
Gesplitste administratie
Wie niet zijn hele administratie aan de controleur wil geven, doet er goed aan een gesplitste administratie bij te houden. Het ene deel bevat dan informatie die de controleur mag inzien en het andere deel informatie die hij links kan en moet laten liggen. Een Noorse holding, die haar administratie bijhield op een server die zij met andere bedrijven deelde, had geen splitsing gemaakt. Toen de Noorse belastingdienst een controle hield, vroeg de controleur om een kopie van alle gegevens op de server. De holding weigerde eerst, maar moest uiteindelijk van de belastingrechter toch een back-up maken en overhandigen. De holding bracht de zaak vervolgens voor het Europese Hof van de Rechten voor de Mens. Het Hof constateerde dat de Noorse fiscus het Europees recht niet had geschonden. De controle was een jaar van tevoren aangekondigd, zodat de holding maatregelen had kunnen nemen. Bovendien waren na de controle de digitale gegevens op de back-up gewist en de papieren kopieën vernietigd.
Relevante informatie
De bevoegdheid van de fiscus om informatie op te vragen is echter niet oneindig. De gevraagde informatie moet van belang kunnen zijn voor de heffing of invordering van belastingen. Een informatieverzoek mag dus slechts zien op fiscaal relevante informatie. De grenzen van de informatiebevoegdheid zijn echter zeer ruim. Dit komt omdat de betekenis van bepaalde gegevens vaak alleen valt te bepalen aan de hand van hun onderlinge samenhang. Overigens mag men wel informatie of gegevens weigeren als de fiscus deze alleen vraagt om een boete op te kunnen leggen.
Behoorlijk gedrag van de fiscus
Bij zijn verzoek om inlichtingen moet de controleur zich wel redelijk opstellen. Hij mag het de belastingplichtige niet te moeilijk maken om te voldoen aan de informatieverplichting. De fiscus is daarbij gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
(Bron: Taxence)
