Screening van uw personeel: Vijf eenvoudige checks –altijd doen!

Screening hoeft niet veel tijd en geld te kosten. Deze vijf stappen kunt u gemakkelijk zetten. Bij deze screening hoort ook de aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Daarover leest u meer bij onderdeel 4.

 

CHECK 1:

Controleer paspoort of identiteitskaart

  1. Vraag het identiteitsbewijs van nieuwe werknemers op, controleer het en bewaar er een kopie van. Daartoe is elke werkgever verplicht.
  2. Vraag altijd om het origineel, neem geen genoegen met een kopie
  3. Maak een goed leesbare kopie, of nog beter: scan in kleur en op hoge resolutie (beide kanten van het identiteitsbewijs en alle relevante bladzijden van het paspoort)
  4. Bekijk of het identiteitsbewijs nog geldig is
  5. Ga na of het document vervalst kan zijn: komen foto, leeftijd, lengte in het document overeen met de persoon? Is het document onbeschadigd?
  6. Controleer of naam, geboortedatum en -plaats, geslacht en burgerservicenummer overeenkomen met de gegevens op de sollicitatiebrief of het sollicitatieformulier

Er zijn meer verificatiemogelijkheden. Zie ‘Extra instrumenten en bronnen’ verderop in deze uitgave.

identiteitsdocumenten.nl helpt u de echtheid van reis- en identiteitsdocumenten te controleren

paspoortinformatie.nl informeert over het Neder­landse paspoort en de identiteitskaart

CHECK 2:

Vraag originele diploma’s en cijferlijsten op

  1. Diploma’s, cijferlijsten en certificaten zijn gemakkelijk na te maken of te manipuleren. Controleer ze daarom goed.
  2. Maak zelf een kopie van de originele documenten, neem geen kopie van de kandidaat aan
  3. Is het origineel ‘bij een brand verloren gegaan’? Laat dan een gewaarmerkte kopie opvragen bij de opleidingsinstantie
  4. Vergelijk de afgiftedatum van het document met de opleidingsperiode in het curriculum vitae (cv) van de kandidaat
  5. Ga bij twijfel na of de onderwijsinstelling bestaat of bestaan heeft in de genoemde periode
  6. Controleer of naam en geboortedatum hetzelfde zijn als die op het cv en het identiteitsbewijs
  7. Bedenk dat een cijferlijst met meerdere onvoldoendes niet bij een geldig diploma zal horen
  8. Let op vreemde fluctuaties in cijfers (bijvoorbeeld een hoog cijfer voor de ene vreemde taal en een laag cijfer voor een andere vreemde taal): een 3 is gemakkelijk te veranderen in een 8, een 5 in een 6, en een 4 in een 9
  9. Vraag de kandidaat bij afkortingen van vakken op de cijferlijst waar deze voor staan (ook al weet u het antwoord zelf)

DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) werkt aan een Centraal diplomaregister. Hierin kunnen mensen hun eigen diploma’s bekijken en er een uittreksel van downloaden. U kunt als werkgever niet rechtstreeks in het diplomaregis­ter kijken, maar wel de sollicitant vragen een gecertificeerd pdf-bestand te sturen. → duo.nl/diplomaregister

 

CHECK 3:

 

Bestudeer cv, vraag referenties

Uit een curriculum vitae kan veel worden opgemaakt. Vraag goed door hierop tijdens sollicitatiegesprekken.

 

  1. Vraag door over (betaalde) nevenactiviteiten zoals bestuursfuncties, omdat er sprake kan zijn van belangenverstrengeling
  2. Let op hiaten in het cv en vraag naar de reden
  3. Probeer na te gaan of een minder geslaagde werkervaring (bijvoorbeeld ontslag in de proeftijd) wordt verdoezeld (soms wordt daarvoor de gewerkte periode wat opgerekt en de datum van de indiensttreding bij de volgende werkgever juist wat naar voren gehaald)
  4. Vraag ook door op privéactiviteiten omdat die kunnen impliceren dat iemand zich in een risicovol milieu begeeft of in een milieu dat de organisatie imagoschade kan toebrengen
  5. Doe telefonisch navraag over de kandidaat bij vorige werkgevers, docenten of besturen, de zogeheten referenten. Zo kunt u feitelijke gegevens controleren, bijvoorbeeld of de sollicitant inderdaad nog werk­zaam is bij een andere werkgever. Uiteraard is veel informatie subjectief: een sollicitant zal vooral positief gestemde referenten doorgeven. Voor referenties gelden gedragsregels die onder meer zijn opgenomen in de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwik­keling (NVP).→ nvp-plaza.nl
  6. Stem altijd af met de sollicitant: respecteer het als die geen toestemming geeft om contact op te nemen met een bepaalde referent
  7. Vraag referenten alleen om informatie die direct verband houdt met de functie
  8. Bespreek de verkregen informatie altijd met de sollicitant

 

Doe telefonisch navraag over de kandidaat bij vorige werkgevers, docenten of besturen, de z

ogeheten referenten. Zo kunt u feitelijke gegevens controleren, bijvoorbeeld of de sollicitant inderdaad nog werkzaam is bij een andere werkgever. Uiteraard is veel informatie subjectief: een sollicitant zal vooral positief gestemde referenten doorgeven. Voor referenties gelden gedragsregels die onder meer zijn opgenomen in de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP).→ nvp-plaza.nl

 

CHECK 4:

Zoek op internet

Via zoekmachines als Google en wieowie.nl kunt u veel te weten komen over mensen. Ze publiceren zakelijke en persoonlijke gegevens via Twitter of Facebook, schrijven blogs of laten reacties achter op fora. Dit betekent niet zonder meer dat die informatie klopt, of relevant is voor de beoordeling van iemands geschiktheid voor de functie. Ga er dus terughoudend mee om en meld het de sollicitant als u online verkre­gen informatie bij de selectieprocedure gebruikt. Dit staat ook in de code van de NVP (zie check 3).

  1. Zet in Google voor- en achternaam tussen aanhalingstekens om letterlijke tekst te zoeken. Dat levert meer specifieke resultaten op
  2. Vervang de voornaam door de voorletter en zoek nog eens, bijvoorbeeld “J. Verburg”
  3. Ga ook globaal de vrienden en contacten na die uit de zoekopdracht naar voren komen; ook die informatie kan bruikbaar zijn

Er staan ook allerlei registers online die u kunt raadplegen. Zie ‘Extra instrumenten en bronnen’ verderop in deze uitgave.

 

CHECK 5:

Kondig screening aan in vacaturetekst

 

Meld al in de vacaturetekst dat de kandidaat tijdens de sollicitatieprocedure gescreend gaat worden. Dit kan kwaadwillenden afschrikken. Bijvoorbeeld “Voor indiensttreding dient een Verklaring Omtrent het Gedrag te worden overgelegd” of “Een persoonsonderzoek kan deel uitmaken van de selectie-procedure”. Ook kunt u integriteit als één van de functievereisten opnemen.

 

identiteitsdocumenten en beknopte informatie over beveiligingskenmerken. → prado.consilium.europa.eu

(Bron: Overheid)

 

Updated: 2 juni 2014 — 08:35