Stappenplan invoering werkkostenregeling

 

Het stappenplan hieronder kunt u gebruiken als u per 1 januari 2015 overstapt op de werkkostenregeling:

Stap 1: Weet hoe de werkkostenregeling werkt

Om de werkkostenregeling goed te kunnen invoeren, moet u weten hoe de werkkostenregeling werkt. Dat leest u bij Hoe werkt de werkkostenregeling? en Wijzigingen in de werkkostenregeling per 1 januari 2015.

Stap 2: Zet uw arbeidsvoorwaarden op een rij

Uw arbeidsvoorwaarden hebben fiscale gevolgen. Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn onder voorwaarden (deels) onbelast. Over bijvoorbeeld het kerstpakket betaalt u onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen 20% eindheffing, terwijl dat onder de werkkostenregeling volledig tot het loon van de werknemer hoort.

Om te bepalen welke gevolgen de werkkostenregeling heeft voor uw arbeidsvoorwaarden, moet u daarom eerst uw huidige arbeidsvoorwaarden op een rij zetten. U bepaalt wat de fiscale gevolgen van deze arbeidsvoorwaarden zijn en wat deze u en uw werknemer kosten. U kunt hiervoor gebruikmaken van de cao-beoordelingen. Hierin staan de gevolgen voor de loonheffingen van collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s).

Stap 3: Bepaal wat de werkkostenregeling betekent voor uw arbeidsvoorwaarden

Nadat u uw arbeidsvoorwaarden op een rij hebt gezet, bepaalt u de fiscale gevolgen van de werkkostenregeling voor uw arbeidsvoorwaarden en wat deze u en uw werknemer kosten. Ook hiervoor kunt u gebruikmaken van de cao-beoordelingen. U kunt daarbij het beste uitgaan van ongewijzigde arbeidsvoorwaarden, omdat dat een goed beeld geeft van de gevolgen van de werkkostenregeling.

Nu u de fiscale gevolgen van uw arbeidsvoorwaarden vóór en na de invoering van de werkkostenregeling in beeld hebt, kunt u een vergelijking maken tussen de oude en de nieuwe situatie. Zo kunt u nagaan wat de financiële gevolgen zijn van de invoering van de werkkostenregeling voor uw financiële situatie. U moet zelf bepalen wat u gaat doen met die gevolgen.

Stap 4: Pas uw arbeidsvoorwaarden aan

Arbeidsvoorwaarden veranderen niet automatisch bij wijzigingen in de belastingwetgeving. U kunt, als u dat wilt en als dat mogelijk is, in overleg met uw werknemer uw arbeidsvoorwaarden aanpassen aan de werkkostenregeling. U kunt daarvoor een intermediair raadplegen. De Belastingdienst gaat niet over de arbeidsvoorwaarden.

De arbeidsvoorwaarden kunnen in een cao staan of in een individuele arbeidsovereenkomst. Als u arbeidsvoorwaarden van ambtenaren wilt veranderen, moet u rekening houden met het ambtenarenrecht.

Stap 5: Pas uw administratie aan

Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw administratie aan te passen. Bijvoorbeeld:

  • U moet het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, min het totaalbedrag van de gerichte vrijstellingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, berekenen om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit bedrag moet u uit uw administratie kunnen halen. Daarom is het handig om grootboekrekeningen te maken voor de verschillende soorten vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen. Vraag aan uw softwareleverancier of uw intermediair of en zo ja, hoe uw salarissoftware u hierin kan ondersteunen.
  • Staat in de administratie geen btw bij de boekingen voor de verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen. Dit geldt niet als u hierover een andere afspraak met ons hebt gemaakt.
  • U moet het totaalbedrag in uw financiële administratie kunnen toetsen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. U kunt dit per aangiftetijdvak of eens per jaar doen.
  • Kijk naar de procedures voor het toekennen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Omdat deze onder de werkkostenregeling andere fiscale gevolgen kunnen hebben, kan het nodig zijn de procedures aan te passen.

Weet u niet precies hoe u uw administratie moet aanpassen? Raadpleeg dan een intermediair.

Stap 6: Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Zie voor meer informatie: Geen loon of geen belast loon.

In 2 gevallen is loon uit vroegere dienstbetrekking verplicht eindheffingsloon. Dat geldt voor vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van:

Stap 7: Ga na of er sprake is van gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als u ze aanwijst als eindheffingsloon. Als u de vergoeding of verstrekking niet belast als loon van de werknemer en als de vergoeding of verstrekking aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling voldoet, gaan wij ervan uit dat u hebt gekozen voor eindheffingsloon.

Nihilwaarderingen hoeft u niet aan te wijzen als eindheffingsloon.

Stap 8: Overige vergoedingen en verstrekkingen: kies eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast.

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak (behalve de waarde van buitengewone beveiligingsmaatregelen van de auto)
  • een woning (behalve het pied-à-terre en de waarde van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
  • boetes
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
  • het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij ons te melden.

Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen of verstrekkingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon.

Als bij een controle van uw administratie door ons blijkt dat u een vergoeding of verstrekking niet hebt opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaan wij ervan uit dat de vergoeding of verstrekking eindheffingsloon is. Dit geldt alleen in het lopende kalenderjaar waarin u de vergoeding of verstrekking geeft, en als wij van mening zijn dat is voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. Dit geldt niet als u de vergoeding of verstrekking per ongeluk niet tot het loon van de werknemer hebt gerekend. Als u bijvoorbeeld een vergoeding als eindheffingsloon hebt behandeld terwijl u met uw werknemer loon van de werknemer had afgesproken. U moet deze correcties in uw loonadministratie verwerken.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld door een fiets aan te wijzen als eindheffingsloon binnen uw vrije ruimte. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken, dan de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor. Voorzieningen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium, kunt u niet opnemen in een cafetariaregeling.

Let op!

Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een cao vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, kiest uw werknemer bijvoorbeeld voor een gericht vrijgestelde vergoeding voor reiskosten. Bij de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

Als u vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon aanwijst

Sommige vormen van loon kunt u niet aanwijzen als eindheffingsloon (zie hiervoor). Verder bepaalt u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon aanwijst. Voor het aanwijzen van deze vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon hoeft uw werknemer niet per se eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

Let op!

Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, dan moet u het deel dat meer dan gebruikelijk is, rekenen tot het loon van de werknemer. Zie voor meer informatie: Gebruikelijkheidstoets.

Ook loon in natura kunt u aanwijzen als eindheffingsloon. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen dan onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Zie hiervoor: Loon in natura waarderen.

Stap 9: Bereken de vrije ruimte

U kunt per jaar maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. U berekent uw vrije ruimte over 2015 op basis van het totale fiscale loon van 2015.

Keert u loon uit vroegere dienstbetrekking uit? Dan geldt voor de berekening van de vrije ruimte het volgende:

  • Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
  • Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder is van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon.

Als u eerder wilt weten of u uw vrije ruimte overschrijdt, kunt u deze bijvoorbeeld schatten op basis van het fiscale loon van 2014. Op basis van deze schatting kunt u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon, zodat u de vrije ruimte van 1,2% niet overschrijdt.

Stap 10: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. U kunt per aangiftetijdvak of eens per jaar de eindheffing aangeven en betalen. Zie voor meer informatie: Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar.

(Bron: Belastingdienst)

 

Updated: 5 januari 2015 — 08:35