Inschrijven in het Handelsregister: zo doe je dat.

Iedere rechtspersoon of onderneming in Nederland moet ingeschreven staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Wat komt er zoal kijken bij deze registratie: welke zaken kun je zelf regelen en waarmee moet je op dit vlak rekening houden? In deze checklist lees je alles over registratie bij de KvK: inschrijven in het Handelsregister, zo doe je dat.

Wat is het Handelsregister?

Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) moet je feitelijk zien als een grote database waarin alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen zijn opgenomen. Het register is eigendom van (en wordt beheerd door) de overheid. In Nederland is de KvK hiervoor verantwoordelijk, in België het Erkend Ondernemingsloket.

Het Handelsregister vind je op de website van de Kamer van Koophandel. Als jouw bedrijf eenmaal officieel is ingeschreven (daarover later meer), worden de basisgegevens openbaar gemaakt. Als een willekeurig iemand straks zoekt op jouw handelsnaam, ziet hij een samengevatte opsomming van:

  • De bedrijfsnaam
  • Het KvK-nummer
  • Het vestigingsnummer
  • De adresgegevens

Nogmaals: deze gegevens zijn straks dus openbaar voor iedereen. Dat betekent dat externe partijen contact met jou kunnen opnemen voor bijvoorbeeld mailings en andere marketingacties. Heb jij geen behoefte aan dergelijke commerciële boodschappen? Dan kun je dit onder meer beperken door je aan te melden voor initiatieven als Postfilter en het Bel-me-niet Register.

Waarom is inschrijven verplicht?

De registratie in het Handelsregister is wettelijk verplicht voor iedereen die een eigen bedrijf start met als primair doel: zelfstandig goederen of diensten leveren aan anderen en met de bedoeling om hiermee (op termijn) winst te maken. De reden voor het verplichte registreren ligt enigszins voor de hand, omdat niet alleen de overheid zo goed zicht kan houden op het aantal actieve ondernemers in Nederland, maar dit register ook jou veel waardevolle informatie kan verschaffen.

Als ondernemer wil je immers graag op tijd kunnen achterhalen of onderneming of relatie waarmee je zaken wilt gaan doen niet onlangs failliet is gegaan. Naast deze belangrijke informatie kun je bijvoorbeeld ook contactgegevens en de bevoegdheden van de betreffende ondernemer(s) in het Handelsregister terugvinden.

Houd er rekening mee dat er mogelijk  kosten verbonden zijn aan het opvragen van uitgebreide gegevens, variërend van 50 eurocent (overzicht van basisgegevens) tot enkele euro’s voor een volledig bedrijfsprofiel.

Wanneer moet ik mijn bedrijf inschrijven?r

Richt je een nieuwe onderneming op? Zorg dan dat je jouw bedrijf uiterlijk één week nadat je gestart bent inschrijft bij de KvK (inschrijven voor de startdatum is ook mogelijk). Bij de meeste rechtsvormen doe je dit persoonlijk op een KvK-kantoor in jouw regio, dus je doet er verstandig aan om op tijd een afspraak in te plannen.

Goed om te weten: wil jij een bestaande onderneming overnemen? Dan krijgt het bedrijf een nieuw KvK-nummer toegewezen. De huidige eigenaar (van wie je de onderneming gaat overnemen) moet in dit geval eerst een speciaal formulier invullen om de overdracht mogelijk te maken. Als overnemende partij moet jij overigens zelf ook opgave doen van het bedrijf (of de vestiging) in kwestie. Klik hier voor meer informatie.

Inschrijven in het Handelsregister: hoe doe ik dat?

Afhankelijk van de rechtsvorm kan het zijn dat een notaris de inschrijving moet regelen, maar veruit de meeste starters schrijven zich in als eenmanszaak. Hieronder zetten we stap voor stap uiteen hoe de registratie in het Handelsregister verloopt als je kiest voor deze handelsvorm:

  1. Onderzoek voordat je je gaat registreren eerst welke rechtsvorm het best aansluit op jouw situatie en check of de bedrijfsnaam die je op het oog hebt nog beschikbaar is.
  2. Ga naar de KvK-website en vul het online formulier Voorbereiden inschrijving. Handelsregister in. Hoe uitgebreider je dit formulier invult, des te minder tijd het straks kost om de inschrijving officieel te maken. Dus neem de tijd om jouw antwoorden zo volledig mogelijk te maken.
  3. Na het versturen van het digitale formulier krijg je een overzicht te zien van KvK-kantoren waar jij voor jouw inschrijving terechtkunt. Dit moet uiterlijk één week nadat je begonnen met ondernemen zijn gebeurd. Bovendien is de inschrijving pas concreet wanneer je persoonlijk bent langsgegaan bij de KvK. Zorg dus dat je hiervoor online ook meteen een afspraak maakt.
  4. In de bevestigingsmail die je vervolgens ontvangt, staat de reden van de afspraak (in jouw geval ‘bedrijf inschrijven’), de datum en het tijdstip van de afspraak én het adres van het KvK-kantoor waar je die dag wordt verwacht.
  5. Vergeet niet een geldig legitimatiebewijs mee te nemen naar de afspraak. Nadat een medewerker jouw legitimatie heeft gecontroleerd en vaststelt dat je aan de voorwaarden voldoet om het bedrijf te starten, wordt de onderneming officieel geregistreerd. Je ontvangt ook direct een KvK-nummer. Het bijbehorende btw-nummer volgt enkele dagen later per post, wanneer jouw gegevens zijn verwerkt door de Belastingdienst. Je hoeft de fiscus overigens niet zelf op de inschrijving te attenderen, dit regelt de KvK voor jou.

Kost de inschrijving geld?

Ja. De inschrijving in het Handelsregister van de KvK kost (eenmalig) vijftig euro en – mocht je daarin interesse hebben – een officieel uittreksel van het Handelsregister vijftien euro. Let op: de inschrijfkosten kun je alleen betalen door ter plaatse te pinnen.

(Bron: ikgastarten)

Updated: 8 juli 2015 — 08:35