goed vastleggen wijze van besluitvorming

Leg schriftelijk vast hoe bestuurders onderling moeten besluiten, voordat zij de vennootschap naar buiten toe kunnen binden

Indien er meerdere bestuurders zijn, kan er onenigheid ontstaan over wie wat mag beslissen. Als al die bestuurders dan ook nog eens zelfstandig bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, dan kan het lastig of zelfs onmogelijk zijn om bepaalde handelingen terug te draaien. Het is dus zaak om de besluitvorming binnen het bestuur aan bepaalde regels te onderwerpen. Hoe belangrijk dat is, blijkt uit een recente uitspraak van het Hof Amsterdam.

De situatie

Wat was het geval? X en Y (de voormalig schoonzoon van X) zijn samen (indirect) bestuurder van een vennootschap (‘Z’) en in die hoedanigheid beiden bevoegd om Z zelfstandig te vertegenwoordigen. Zij houden (indirect) ook ieder 50% van de aandelen in Z.

In Z wordt een pand geëxploiteerd. De huurder, waarvan de huidige schoonzoon van X bestuurder is, kan de huur niet opbrengen en vraagt Z om een betalingsregeling. Aangezien X en Y beiden zelfstandig bevoegd bestuurder zijn, stemt X namens Z in met die betalingsregeling. Vervolgens wordt die betalingsregeling niet nagekomen. Y wil rechtsmaatregelen treffen richting de huurder, maar X werkt hier niet aan mee en wijst Y op de getroffen betalingsregeling.

Y ziet geen andere mogelijkheid dan om in rechte te vorderen dat X zijn medewerking verleent aan het namens Z treffen van rechtsmaatregelen. De rechtbank en in hoger beroep ook het Hof wijzen die vorderingen (grotendeels) toe, maar alleen omdat X de huurder niet (actief) aan de betalingsregeling wilde houden en geen redelijk denkend bestuurder dit zou nalaten.

Conclusie

Z wordt dus in principe gebonden door de handelingen van X en ook Y moet zich daaraan houden. Y kan dus niet zomaar de handelswijze van X naast zich neerleggen en zijn eigen weg kiezen. Uit de uitspraak van het Hof kan overigens worden afgeleid dat, indien de huurder de betalingsregeling gewoon was nagekomen, de vorderingen van Y (in hoger beroep) zouden zijn afgewezen. Het treffen van de betalingsregeling was namelijk niet zodanig dat een redelijk denkend bestuurder deze niet zou zijn aangegaan. Zoals zo vaak zijn de omstandigheden van het geval beslissend.

Afsluitend

Zijn er meerdere bestuurders, onderzoek dan goed hoe de vertegenwoordiging is geregeld en maak onderling afspraken over hoe de bestuurders onderling moeten overleggen voordat zij verplichtingen met derden aangaan. In dergelijke gevallen kan een directiereglement uitkomst bieden, maar minstens zo belangrijk is in welke mate de gemaakte afspraken worden nageleefd. Gebeurt dit niet of onvoldoende, dan is de gang naar de rechter vaak de enige mogelijkheid. Zelfs dan ligt het er nog maar aan of eerdere toezeggingen van andere bestuurders kunnen worden terug gedraaid of in strijd daarmee mag worden gehandeld.

(Bron: Pellicaan)

Updated: 4 november 2015 — 08:22