Dit moet je weten over voorbelasting (btw)

Als startende ondernemer investeer je nogal eens in de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Deze investeringen zijn wat omzetbelasting betreft voor ondernemers (meestal) aftrekbaar via de zogeheten voorbelasting. In dit artikel geven we antwoord op veel gestelde vragen over het terugvragen van btw: dit moet je weten over voorbelasting.

#1 Voorbelasting, wat houdt dat in?

Voorbelasting moet je feitelijk zien als de aan jou berekende btw over producten of diensten die je hebt gekocht namens (of voor) jouw bedrijf. De btw is in dat geval doorgaans (deels) aftrekbaar over inkopen, gemaakte kosten in investeringen.

Denk daarbij aan de investering in een nieuwe laptop of inkt voor je printer, maar bijvoorbeeld ook aan de aanschaf van benodigde bouw- of installatieapparatuur of die ene relevante cursus die je hebt gevolgd. Globaal gezien mag je deze btw-kosten aftrekken van de btw die je over jouw omzet aan de fiscus moet betalen. De Belastingdienst noemt dit ook wel ‘aftrekken als voorbelasting’.

#2 Mag ik de btw altijd aftrekken als voorbelasting?

Nee, hiervoor gelden bepaalde voorwaarden. Want ook al ben je ondernemer, dat wil natuurlijk nog niet zeggen dat de voorbelasting op al jouw uitgaven van toepassing zal zijn. Zo moet je er bij het aftrekken van btw rekening mee houden dat:

  • Je de aangeschafte goederen en diensten gebruikt voor omzet die belast is met 21, 6 of 0 procent btw. Over uitgaven die je gebruikt voor vrijgestelde omzet mag je dus geen btw aftrekken. Klik hier voor een overzicht van vrijgestelde branches en activiteiten.
  • Je een factuur hebt ontvangen waarop de btw duidelijk vermeld staat. Deze factuur moet voldoen aan de eisen voor een btw-factuur.
  • De goederen of diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen ook daadwerkelijk aan jou zijn geleverd. [Bron: Belastingdienst]

Algemeen gezien kun je dus ervan uitgaan dat je geen btw mag aftrekken over:

  • Privéaankopen
  • Uitgaven die je maakt voor vrijgestelde omzet
  • Eten en drinken in de horeca
  • Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (van meer dan 227 euro per persoon per jaar)

Indien er in jouw administratie zowel sprake is van belaste als vrijgestelde omzet, kun je uiteraard btw aftrekken over de uitgaven die je gebruikt voor de belaste omzet. Houd er dan wel rekening mee dat sommige uitgaven dan slechts deels aftrekbaar zijn van de belasting. Meer informatie hierover vind je op deze webpagina van de Belastingdienst.

#3 Hoe vraag ik btw terug?

Btw terugvragen doe je in de aangifte omzetbelasting, waar je in eerste instantie de btw opgeeft over de omzet. Daarna kun je de omzetbelasting berekenen over de gemaakte kosten. Deze kosten trek je vervolgens weer af van het eerste bedrag. Het geldbedrag dat ‘onderaan de streep’ overblijft, moet je betalen aan de Belastingdienst.

Aangezien startende ondernemers relatief vaak fluctuerende inkomsten en uitgaven hebben, kan het voorkomen dat het uiteindelijke terug te vragen bedrag hoger uitvalt dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus. Mocht dat zo zijn, kun je over deze periode een terugstorting verwachten van de Belastingdienst.

#4 Hoe zit het met kosten uit de aanloopfase?

Alle kosten die je uit zakelijk oogpunt maakt, zijn in principe aftrekbaar van de belasting. Dat geldt dus ook voor uitgaven die je voorafgaand aan de daadwerkelijke start van het bedrijf hebt gemaakt, mits – en dat is heel belangrijk – je duidelijk kunt aantonen dat deze investeringen hebben bijgedragen aan het tot stand komen van de onderneming.

Ben je eenmaal ondernemer voor de belasting? Dan kun je in bepaalde gevallen de eerder betaalde btw aftrekken in jouw aangifte omzetbelasting.

Een andere optie is dat je voor de inkomstenbelasting met terugwerkende kracht alsnog gebruikmaakt van de speciale regelingen voor ondernemers.

Om voor bovenstaande regelingen in aanmerking te komen, mag je dan ook het aantal uren dat je hebt gewerkt voordat je je inschreef bij de Kamer van Koophandel laten meetellen bij het urencriterium.

#5 Hoe zit het met buitenlandse btw?

Wanneer je als ondernemer actief bent in het buitenland, kun je de aan jou berekende btw over zakelijke uitgaven, doorgaans aftrekken als voorbelasting of deze kosten terugvragen bij de Belastingdienst.

In het geval dat je goederen hebt gekocht van een ondernemer uit een ander EU-land of dat de btw naar jou is verlegd, moet je het btw-bedrag zelf berekenen en dit aangeven in de aangifte. Indien je de betreffende goederen of diensten gebruikt voor de belastbare omzet, trek je de berekende btw tegelijkertijd af als voorbelasting. Per saldo hoef je dan dus niets te betalen.

Een ander veel voorkomende situatie is dat je over bepaalde goederen, diensten of invoer btw hebt betaald in een ander EU-land. Weet dan dat je deze kosten niet kunt aftrekken in jouw Nederlandse btw-aangifte. Dit is gelukkig vaak wel mogelijk in jouw buitenlandse aangifte.

Een alternatief is dat je de betaalde btw terugvraagt uit het betreffende EU-land. Die doe je via de Nederlandse Belastingdienst. Mocht je zaken hebben gedaan in landen buiten de EU en aldaar btw hebben betaald? Vraag dan de buitenlandse Belastingdienst van het land in kwestie of en zo ja, hoe je deze kosten kunt terugvragen.

(Bron: Ikgastarten)

Updated: 25 mei 2016 — 08:41