Controleer de factuur van uw leverancier

Wanneer u als ondernemer btw in rekening brengt voor uw producten en of diensten, kunt u de btw op zakelijke facturen aftrekken als voorbelasting. Deze factuur moet volgens de wet echter wel aan verschillende eisen voldoen. Voldoet een inkoopfactuur niet aan deze eisen? Dan loopt u het risico dat de Belastingdienst uw aftrek weigert. Controleer daarom altijd of de facturen van uw leveranciers aan de eisen voldoen.

Factuureisen

Op een factuur zijn onder meer de volgende vermeldingen verplicht:

  • naw-gegevens van de leverancier/dienstverlener én afnemer (een postbusadres alleen is niet voldoende, het volledige vestigingsadres moet vermeld worden)
  • btw-identificatienummer van de leverancier
  • kvk-nummer van de leverancier
  • factuurdatum en prestatiedatum (als deze afwijkt van de factuurdatum)
  • opeenvolgende nummering
  • hoeveelheid en aard geleverde goederen of diensten
  • prijs exclusief btw per btw-tarief, het btw-tarief en het bedrag aan btw

Let op!
Voor een aantal bijzondere regelingen gelden aanvullende bepalingen. Bijvoorbeeld als er sprake is van een vrijstelling, intracommunautaire levering, export, een verleggingsregeling, een nieuw vervoermiddel, de reisbureauregeling, de margeregeling of selfbilling (de afnemer reikt dan de factuur uit). Neem voor meer informatie over deze regelingen contact met ons op.

Vereenvoudigde factuur

Bij kleine factuurbedragen van maximaal € 100 inclusief btw is het mogelijk een vereenvoudigde factuur uit te reiken of te ontvangen. Deze factuur hoeft aan minder eisen te voldoen om toch in de btw-administratie te worden opgenomen. Op deze factuur moeten in ieder geval de naw-gegevens van de leverancier/dienstverlener, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het bedrag worden vermeld. Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij leveringen of diensten vanuit of naar het buitenland.

Factuur met bijlagen

Wellicht krijgt u weleens facturen met aanvullende bijlagen. Deze bijlagen horen bij de factuur en moeten worden meegenomen in de beoordeling of u recht hebt op de aftrek van btw. Op die bijlagen kan namelijk informatie staan die op de eigenlijke factuur ontbreekt, zoals een adres, periode, specificatie, etc. Zorg dus dat u ook de bijlagen (zoals pakbonnen, bestelbonnen, offertes) bij een factuur bewaart.

Geen aftrek btw

Bij een factuur met lichte gebreken kan de Belastingdienst niet zonder meer de aftrek btw weigeren. Bevat de factuur echter meerdere gebreken dan is de kans groter dat de Belastingdienst uw aftrek btw kan weigeren. Loop daarom geen risico en vraag uw leverancier om een factuur die voldoet aan de eisen, zodat uw btw-aftrek geen gevaar loopt.

Let op!
Ook voor de leverancier is het van belang dat aan de factuureisen wordt voldaan, omdat de leverancier een boete kan krijgen als een onjuiste factuur is uitgereikt.

Heeft u al vragen over de factuurvereisten?

(Bron: DRV)

Updated: 30 januari 2019 — 11:24