All posts in Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, belastingen, personeel

Als een werknemer een vervangende auto of een vakantieauto heeft, is het van belang om te voorkomen dat dubbel bijtelling betaald moet worden. Formeel is het zo dat als iemand twee auto’s ‘ter beschikking’ heeft, hij ook twee keer bijtelling moet betalen.

Verklaring

Ook als de werknemer één auto helemaal niet gebruikt. Om te voorkomen dat de werknemer hiermee in de problemen komt bij een controle is het van belang om een ‘verklaring tijdelijk vervangend voertuig’ in te vullen.

Brancheafspraak

Dit meldt Vereniging Auto van de Zaak (VAVDZ). ‘Dit formulier is tot stand gekomen uit een brancheafspraak die de Belastingdienst gemaakt heeft met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen. Het is feitelijk geen nieuwe wet of regeling en daarmee ook geen verplichting. Het is wel een werkafspraak. Dit houdt in dat als u gebruik maart van de verklaring en hier ook naar handelt, u zeker weet dat u hier geen problemen mee krijgt bij een eventuele controle,’ aldus VAVDZ.

Het formulier is op de website van VAVDZ te downloaden.

(Bron: Accountancynieuws)

Als een arbeidsverhouding niet kwalificeert als een (fictieve) dienstbetrekking, kunnen de betrokken partijen de Belastingdienst verzoeken om deze arbeidsverhouding toch te beschouwen als een dienstbetrekking. Hieraan zijn wel enkele voorwaarden verbonden.

Pseudo-werknemers

Sommige arbeidskrachten verrichten werkzaamheden binnen een arbeidsverhouding die geen (echte of fictieve) dienstbetrekking is. Voor de begrippen echte dienstbetrekking en fictieve dienstbetrekking zie ook: ‘Distributie van dagbladen werd gelijkgesteld met dienstbetrekking’. De eerdergenoemde arbeidskrachten kunnen samen met hun opdrachtgever ervoor kiezen om de arbeidsverhouding aan te merken als fictieve dienstbetrekking. Deze regeling wordt ook wel ‘opting-in’ genoemd. De arbeidskracht wordt dan aangeduid met de term ‘pseudo-werknemer’.

Voorwaarden

Voor opting-in gelden de volgende voorwaarden:

  • de arbeidskracht/opdrachtnemer verricht zijn werkzaamheden voor de opdrachtgever in een arbeidsverhouding die niet kwalificeert als een echte of fictieve dienstbetrekking;
  • de arbeidskracht/opdrachtnemer ontvangt van de opdrachtgever een beloning voor zijn werkzaamheden;
  • de arbeidskracht/opdrachtnemer verricht zijn werkzaamheden niet als ondernemer; en
  • de arbeidskracht/opdrachtnemer en de opdrachtgever melden hun keuze voor opting-in bij de Belastingdienst en wel vóór de eerste beoogde inhouding van loonheffing. Dit gebeurt door een gezamenlijke verklaring, bijvoorbeeld het formulier ‘Verklaring Loonheffingen Opting-in’. Dit formulier is te downloaden vanaf de website van de Belastingdienst of aan te vragen via de Belastingtelefoon (telefoon 0800-0543).

Zodra de pseudo-werknemer zijn werkzaamheden gaat verrichten in de hoedanigheid van ondernemer, moet hij dit melden aan de inspecteur. Hij voldoet dan immers niet meer aan de voorwaarden voor opting-in. Men kan een keuze voor opting-in ook weer terugdraaien, maar niet met terugwerkende kracht.

Voorbereiding

Voordat de pseudowerknemer aan de slag gaat, moet het volgende zijn geregeld:

  • de opdrachtgever moet de identiteit van de arbeidskracht/opdrachtnemer vaststellen; en
  • de arbeidskracht/opdrachtnemer moet zijn gegevens overhandigen aan de opdrachtgever.

Effect opting-in

Bij opting-in wordt de arbeidsovereenkomst op vrijwillige basis onder de loonheffing gebracht. Na de melding is de opdrachtgever inhoudingsplichtig en moet hij volgens de gewone regels loonheffing inhouden op de arbeidsbeloning van de pseudo-werknemer. Dit betekent bijvoorbeeld ook dat de pseudowerknemer de mogelijkheid heeft om deel te nemen aan een pensioenregeling. Ook kan voor hem gebruik worden gemaakt van de werkkostenregeling of juist van de vrije vergoedingen en verstrekkingen van het overgangsrecht. Op de beloning van de pseudowerknemer moet de opdrachtgever verder 5,40% bijdrage Zvw (2014) inhouden.

Beperking opting-in

Opting-in heeft een beperkte reikwijdte. Zo kennen de werknemersverzekeringen het begrip opting-in niet. Ook de afdrachtverminderingen zijn niet van toepassing op pseudowerknemers. Opting-in heeft evenmin arbeidsrechtelijke gevolgen. Er ontstaat bijvoorbeeld geen ontslagbescherming.

(Bron: Taxence)

De loonbelasting wordt geheven van de inhoudingsplichtige als voorheffing van de inkomstenbelasting. Normaal gesproken is de werkgever de inhoudingsplichtige. In bepaalde gevallen merkt de wet echter anderen aan als inhoudingsplichtigen.

Nederlandse inhoudingsplichtige

In Nederland is de inhoudingsplichtige degene die:

  • een of meer personen in dienstbetrekking heeft (de werkgever);
  • aan een of meer personen loon uit een vroegere dienstbetrekking verstrekt. Deze dienstbetrekking kan zijn geweest bij de verstrekker zelf of bij een ander;
  • aan een of meer personen uitkeringen of verstrekkingen uit een dienstbetrekking tot een ander doet als gevolg van een aanspraak die niet tot het loon behoort.

 

VAR

Als een bedrijf gebruikt maakt van de prestaties van een arbeidskracht, die een verklaring arbeidsrelatie (VAR) winst uit onderneming of directeur-grootaandeelhouder overlegt, is het bedrijf niet inhoudingsplichtig. De aard van de verrichte werkzaamheden en de periode waarin deze werkzaamheden worden verricht, moeten wel vallen onder het bereik van de VAR. Het bedrijf zal bovendien de identiteit van de arbeidskracht moeten vaststellen.

 

Fictieve dienstbetrekking

Als sprake is van een fictieve dienstbetrekking, wijst de wet de volgende personen aan als inhoudingsplichtige:

  • de aanbesteder die een ander persoonlijk een werk tot stand laat brengen. Deze inhoudingsplicht ziet ook op de loonheffing op het loon van de degenen die de aannemer bijstaan;
  • degene die een bemiddelaar inschakelt;
  • de organisatie waar een stagiair in het kader van een leerwerkovereenkomst activiteiten verricht;
  • ouders die eigen kinderen van vijftien jaar of ouder laten meewerken in de onderneming;
  • het lichaam dat een raad van commissarissen heeft;
  • de coöperatie of de vennootschap met betrekking tot de werkzaamheden van de bestuurders;
  • de opdrachtgever van een thuiswerker. Thuiswerkers die zelf anderen inschakelen om hen bij te staan, kunnen zelf ook inhoudingsplichtig zijn;
  • degene die een inkomensvoorziening of een kostenvergoeding toekent aan een topsporter; en
  • het lichaam waarvoor een natuurlijk persoon werkzaamheden verricht als deze persoon of zijn partner een aanmerkelijk belang heeft in dat lichaam.

Daarnaast heeft de fiscus nog andere mogelijkheden om iemand aan te wijzen als inhoudingsplichtige.

 

Buitenlandse werkgever

Soms stelt een buitenlandse onderneming een werknemer tijdelijk te werk in Nederland. Als een Nederlandse werkgever ontbreekt, bestaat voor de loonbelasting alleen in bepaalde situaties een inhoudingsplichtige. Wie niet in Nederland woont en daar evenmin is gevestigd, is namelijk alleen inhoudingsplichtig voor zover hij:

  • een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in Nederland heeft; of
  • zich bij de inspecteur heeft gemeld als inhoudingsplichtige met betrekking tot personen die bij hem in dienst zijn. Het loon van deze werknemers moet vallen onder de inkomstenbelasting. Bovendien moet de werkgever de loonadministratie houden in Nederland.

De Belastingdienst gaat ervan uit dat in ieder geval sprake is van een vaste inrichting:

  • bij het verrichten van werkzaamheden in het kader van een onderneming gedurende een aaneengesloten periode van minimaal dertig dagen als deze werkzaamheden plaatsvinden in, op of boven het Noordzeewinningsgebied; of
  • bij het verrichten van werkzaamheden door tussenkomst.

Een Nederlands onderdeel van een concern kan de inspecteur verzoeken om te worden aangemerkt als inhoudingsplichtige in plaats van een buitenlands concernonderdeel. De Belastingdienst kan voorwaarden stellen aan deze overname van inhoudingsplicht.

 

Buitenlands aannemersbedrijf

Overigens moeten Nederlandse werkgevers beseffen dat zij ook inhoudingsplichtig kunnen zijn ten aanzien van werknemers die voor een buitenlandse vaste inrichting werken. Zo dreef een Nederlandse ondernemer een aannemersbedrijf. In 1999 startte hij een eenmanszaak in Duitsland. Toen hij via de Duitse eenmanszaak Nederlandse werknemers werkzaamheden liet verrichten in Nederland, vond de man dat hij daarvoor niet inhoudingsplichtig was. De Belastingdienst en de belastingrechter waren het daarmee niet eens. De ondernemer was immers een in Nederland wonende natuurlijk persoon die verschillende werknemers in dienst had. Daar hij ook een vaste inrichting in Duitsland zou hebben, deed niets af aan zijn inhoudingsplicht.

(Bron: Taxence)

Nu de overgangsregeling voor vergoedingen en verstrekkingen nog een jaartje extra doorloopt, krijgt ook de (personeels)korting aan werknemers die producten of diensten van de eigen onderneming afnemen een langer leven.

nder de ‘oude’ regels voor vergoedingen en verstrekkingen (de overgangsregeling die geldt tot en met 2014) kan een personeelskorting op producten uit het eigen bedrijf onder voorwaarden onbelast blijven. De voorwaarden zijn:

1.      De producten – of diensten – zijn niet branchevreemd.

2.      De korting is maximaal 20% van de waarde in het economische verkeer (inclusief de btw!). Deze eis geldt pér product. Een gemiddelde korting van 20% is niet toegestaan.

3.      De totale korting per werknemer is maximaal € 500 per kalenderjaar. Deze maximale vrijstelling mag worden verhoogd met de niet-benutte vrijstelling van de twee voorgaande kalenderjaren. Is een werknemer slechts een deel van het jaar in dienst geweest, of werkt hij parttime, dan geldt toch het volledige vrijstellingsbedrag van € 500 per kalenderjaar.

 

Niet branchevreemd

Met de voorwaarde dat de betreffende producten of diensten niet branchevreemd mogen zijn, wordt bedoeld dat het moet gaan om producten/diensten die ook ‘gewoon’ aan klanten worden verkocht. In veel gevallen zal hierover geen discussie ontstaan: een werknemer van een supermarkt kan korting krijgen op producten die in de supermarkt worden verkocht.

In andere gevallen ligt het wat ingewikkelder. De staatssecretaris van Financiën noemt in een recent geactualiseerd besluit als voorbeeld het branche-eigen product van assurantietussenpersonen. Dat is niet de verzekering zelf, maar de dienst of bemiddeling die zij aanbieden. Voor werknemers van assurantietussenpersonen zijn verzekeringen dan ook géén producten uit eigen bedrijf, zodat zij géén onbelaste korting kunnen krijgen op de verzekeringspremie, maar wel op het provisiegedeelte. Dit is in de rechtspraak beslist door de Hoge Raad. Hetzelfde geldt voor reisbureaus die geen eigen reizen aanbieden, maar ‘bemiddelen’ tussen de klant en de reisorganisatie. Krijgt de werknemer van zo’n reisbureau korting op een reis, dan kan deze korting niet onbelast blijven. Er is immers geen sprake van een branche-eigen product.

 

€ 500-grens

In beginsel moet men per werknemer bijhouden of het jaarmaximum van € 500 wordt overschreden. Maar als de werkgever aannemelijk kan maken – bijvoorbeeld op basis van ervaringen uit eerdere jaren – dat het jaarmaximum door alle werknemers, of een te onderscheiden groep, niet wordt overschreden, mag de registratie per individuele werknemer achterwege blijven.

 

Belast loon

Als niet aan de eerste twee voorwaarden wordt voldaan, moet de korting volledig tot het loon van de individuele werknemers worden gerekend. Wordt alleen niet voldaan aan de derde voorwaarde, en is het totale kortingsbedrag dus hoger dan toegestaan, dan moet uitsluitend het bovenmatige deel van de korting tot het loon worden gerekend. Dit moet uiterlijk in het laatste loontijdvak van het kalenderjaar gebeuren.

(Bron: Taxence)

Er zijn verschillende subsidies en fiscale regelingen die de combinatie van leren en werken aantrekkelijker maken voor werkgevers en werknemers.

Belastingvoordeel voor werkgevers

Werkgevers kunnen een deel van de kosten en premies die zij voor de werknemer in opleiding betalen, aftrekken van de belasting. Zij kunnen gebruikmaken van de fiscale Regeling WVA-onderwijs.

Belastingvoordeel voor werknemers

Als werknemers studiekosten zelf betalen, kunnen zij een deel van de kosten aftrekken van de inkomstenbelasting. Het gaat dan om kosten als lesgeld en de aanschaf van studieboeken.

Financiële tegemoetkoming

Werkgevers kunnen werknemers die een opleiding willen volgen tegemoet komen. Bijvoorbeeld door de opleiding te betalen of door betaald verlof te geven voor studiedagen. Voor sommige opleidingen hebben werkgevers via de cao afspraken gemaakt met  Opleidings- en Ontwikkelingsfondsen (O&O-fondsen). In dat geval vergoeden deze fondsen een deel van de kosten.

Regeling voor moeilijk plaatsbare deelnemers aan stages

Via de Regeling stagebox beroepsonderwijs stelt de Rijksoverheid geld beschikbaar aan mbo-instellingen, kenniscentra en de stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Met dit geld kunnen deze organisaties zorgen voor extra stageplaatsen voor moeilijk plaatsbare leerlingen uit het beroepsonderwijs. Ook is intensieve stagebegeleiding mogelijk.

Vanaf 2013 gaat de stagebox deel uitmaken van de prestatiebox. De Rijksoverheid heeft deze prestatiebox ingevoerd om individuele resultaatafspraken met instellingen te kunnen maken.

(Bron: Overheid)

In deze checklist leest u alles over de werkkostenregeling en worden u handvatten aangereikt om de keuze te maken tussen de huidige regels of de werkkostenregeling.

Inhoud

1. Verdiep u in de werkkostenregeling

2. Benut de vrijstellingen

3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen

4. Waardeer loon in natura

5. Maak gebruik van de vrije ruimte

6. Pas op voor eindheffing

7. Houd rekening met de cafetariaregeling

8. Wat zijn de internationale gevolgen

9. Ken de overgangsregeling

10. Bepaal uw keuze

1. Verdiep u in de werkkostenregeling

Op 1 januari 2011 trad de werkkostenregeling in werking. Op grond van deze regeling mag de inhoudingsplichtige maximaal 1,4% van zijn totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. De staatssecretaris heeft aangekondigd dat de forfaitaire ruimte stijgt van 1,4% naar 1,6% van de loonsom. Deze stijging vindt naar verwachting plaats in 2013.

Let op uitbreiding loonbegrip Het loonbegrip wordt onder de werkkostenregeling fors uitgebreid. Al hetgeen dat wordt vergoed en verstrekt in het kader van de dienstbetrekking behoort tot het loon.

Wat zijn intermediaire kosten? De uitbreiding van het loonbegrip gaat echter niet zo ver dat alles wat een werknemer van zijn inhoudingsplichtige ontvangt tot het loon behoort. Intermediaire kosten behoren bijvoorbeeld niet tot het loon.

Maak keuze fiscale behandeling Indien de vergoeding, ter beschikkingstelling of verstrekking tot het loon behoort, kan de inhoudingsplichtige ervoor kiezen deze tot het normaal belaste loon van de werknemer te rekenen, dan wel als eindheffingsloon te bestempelen.

Alleen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking De werkkostenregeling mag in beginsel alleen worden toegepast op het loon van de werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten. Er gelden twee uitzonderingen. De inhoudingsplichtige kan aan de ex-werknemers vergoedingen en verstrekkingen doen toekomen die onder de vrije ruimte mogen worden gebracht. Het gaat dan om producten uit het eigen bedrijf van de inhoudingsplichtige of een verbonden vennootschap en verstrekkingen die de inhoudingsplichtige ook aan zijn werknemers geeft, zoals een kerstpakket.

Loonbestanddelen niet als eindheffingsloon Bepaalde loonbestanddelen mogen niet als eindheffingsloon worden aangemerkt.

2. Benut de vrijstellingen

Naast belast loon kunnen ook diverse vormen van vrijgesteld loon worden onderscheiden. Deze maken geen onderdeel uit van de werkkostenregeling.

Vrijgestelde aanspraken Bepaalde aanspraken blijven ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling onder de omkeerregeling vallen (aanspraak onbelast, uitkering belast).

Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen Na inwerkingtreding van de werkkostenregeling blijven ook bepaalde uitkeringen en verstrekkingen behoren ook tot het vrijgestelde loon. Denk aan uitkeringen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken.

3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent twee categorieën vergoedingen en verstrekkingen, namelijk een forfaitair gedeelte op loonsomniveau en een gedeelte met gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen (voor bijvoorbeeld reiskosten en tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking) gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Bovenmatig deel? Knippen mag Als sprake is van een bovenmatige gerichte vrijstelling, bijvoorbeeld een bovenmatige reiskostenvergoeding, mag deze worden geknipt in een deel dat onbelast kan worden vergoed en een deel dat niet onbelast kan worden vergoed.

Benut de salderingsmogelijkheid Voor bovenmatige kilometervergoedingen bestaat de mogelijkheid tot saldering. Deze salderingsmogelijkheid blijft ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling bestaan.

Voer steekproef uit Onder de werkkostenregeling is het verplicht om vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Indien de inhoudingsplichtige niet aan deze voorwaarde voldoet, valt de vergoeding in de vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom.

4. Waardeer loon in natura

De werkkostenregeling kent als hoofdregel dat zaken die de inhoudingsplichtige ter beschikking stelt (of verstrekt) moeten worden gewaardeerd en in eerste instantie in de vrije ruimte vallen.

Waardeer op factuurwaarde De hoofdregel voor waardering van loon in natura is waardering op factuurwaarde(inkoopfactuur inclusief omzetbelasting).

Bij uitzondering waarde in het economische verkeer Alleen als er geen inkoopfactuur kan worden overlegd, dan wel de factuur is verkregen van een verbonden vennootschap moet de inhoudingsplichtige uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Dit is de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief omzetbelasting.

Verstrek werkplekgerelateerde voorzieningen Werkplekgerelateerde voorzieningen vallen in de vrije ruimte maar mogen op nihil of een lager bedrag dan de factuurwaarde worden gewaardeerd. Hierdoor wordt de vrije ruimte zo min mogelijk aangesproken.

Stel eigen bijdrage samen

Eigen bijdragen voor loon in natura hoeven niet individueel te worden vastgelegd. De inhoudingsplichtige mag vanaf 2012 uitgaan van het totaal van de eigen bijdragen. Dit correspondeert aan het kernpunt van de werkkostenregeling dat geen individuele vastlegging per werknemer meer nodig is als een verstrekking in de vrije ruimte valt.

Nihilwaardering/forfaitaire waardering In de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is er opsomming van voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt en die op nihil of op een forfaitair bedrag mogen worden gewaardeerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.

Niet voor vergoedingen Houdt u er rekening mee dat de gunstige waardering van werkplek gerelateerde voorzieningen niet geldt voor loon in geld (vergoedingen), maar is voorbehouden aan loon in natura. De staatssecretaris geeft aan dat het begrip werkplek in de werkkostenregeling moet worden beoordeeld vanuit de werknemer. Een werkplek van een werknemer is een plaats die hij gebruikt voor het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet geldt. Ook een auto kan een werkplek zijn, als de werknemer daarin arbeid verricht en de werkgever arboverantwoordelijk is. Denk hierbij aan beroepschauffeurs.

5. Maak gebruik van de vrije ruimte

Voor zover er na het gebruik van de (gerichte) vrijstellingen en waardering van de werkplekvoorzieningen nog loon valt te onderkennen, moet worden bepaald of en in hoeverre er nog gebruik kan worden gemaakt van de vrije ruimte.

Stel de vrije ruimte vast Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kan de inhoudingsplichtige kiezen uit drie methoden. De inhoudingsplichtige bepaald daarbij de vrije ruimte op basis van de fiscale loonsom of per aangiftetijdvak.

Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets Vergoedingen of verstrekkingen die niet ‘gebruikelijk’ zijn, vallen niet in de vrije ruimte en zijn dus belast. De bewijslast ligt bij de inspecteur. Een vergoeding of verstrekking zal alleen in uitzonderlijk gevallen als ongebruikelijk worden aangemerkt.

6. Pas op voor eindheffing

Als en voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is er sprake van belast loon waarover de inhoudingsplichtige een eindheffing van 80% is verschuldigd. Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, vormen geen loon voor de volksverzekeringen, de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Over dit eindheffingsloon zijn dus geen premies volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd, hetgeen voor de inhoudingsplichtige een voordeel kan opleveren.

Vervallen eindheffingen

Als voor de werkkostenregeling wordt gekozen, kan vanaf dat moment geen gebruik meer worden gemaakt van bepaalde eindheffingen. Deze gaan namelijk op in de werkkostenregeling.

7. Houd rekening met de cafetariaregeling

Onder de werkkostenregeling kan nog steeds gebruik worden gemaakt van het zogenoemde cafetariasysteem. Het blijft dus mogelijk om belast loon om te zetten in een onbelaste vergoeding of een onbelaste verstrekking. Let erop dat veel cao’s nog niet op de werkkostenregeling zijn ingesteld.

8. Wat zijn de internationale gevolgen

Als er in Nederland geen inhoudingsplichtige is, kan er geen gebruik worden gemaakt van de werkkostenregeling. In de Wet Inkomstenbelasting 2001 is echter een bepaling opgenomen op grond waarvan de werknemer in zijn aangifte inkomstenbelasting naast alle gerichte vrijstellingen ook nog de vrije ruimte van 1,4% van zijn fiscale loonsom kan benutten.

9. Ken de overgangsregeling

De inhoudingsplichtige mag er voor kiezen om uiterlijk tot en met 2013 de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen te blijven toepassen. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Herzie keuze jaarlijks De keuze voor het al dan niet toepassen van de werkkostenregeling kan aan het begin van het kalenderjaar worden herzien.

Maak keuze kenbaar De keuze die de inhoudingsplichtige maakt, blijkt uit de aangifte loonheffingen. De inhoudingsplichtige maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen.

Let op beperking personeelsreizen Indien de inhoudingsplichtige voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen kiest, geldt er wel een beperking voor personeelsreizen en personeelsfestiviteiten (maximumbedrag van € 454 per werknemer).

10. Bepaal uw keuze

Huidige regels of werkkostenregeling? Of de werkkostenregeling gunstig uitpakt, hangt af van de omstandigheden. Is de inhoudingsplichtige bijvoorbeeld gewend naast de gerichte vrijstellingen veel andere kosten te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling weinig speelruimte. Met behulp van een stappenplan kan de inhoudingsplichtige een weloverwogen keuze maken.

Let op de arbeidsvoorwaarden Als de inhoudingsplichtige de arbeidsvoorwaarden wil aanpassen aan de werkkostenregeling, kan hij dit in onderling overleg met de werknemer doen of eenzijdig besluiten. De wijziging van de arbeidsvoorwaarden in de cao ligt buiten de invloedsfeer van de inhoudingsplichtige.

(Bron: Taxence)

 

Sinds 1 januari 2011 kunt u gebruik maken van een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling wordt vanaf 2014 verplicht; tot 2014 kunt u jaarlijks kiezen of u de werkostenregeling (WKR) of de oude systematiek toepast. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing.

Kiest u voor de werkkostenregeling? Dan mag u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon.

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen. De werkkostenregeling geldt voor al uw werknemers.

De werkkostenregeling in het kort:

  • Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is.
    De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
  • Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de
    werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of
    nihilwaarderingen valt.
  • Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte
    vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon
    behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer
    behandelt.
  • Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte
    80% eindheffing.

Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Zoek voor meer informatie op de site van belasting dienst naar de termen: Geen loon of geen belast loon.

U mag alleen van de werkkostenregeling gebruikmaken voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De werkkostenregeling geldt niet voor werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen.

In 2 gevallen moet u voor postactieve werknemers de vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte onderbrengen. Dat geldt voor:

  • producten uit uw eigen bedrijf
  • verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een
    kerstpakket

Stap 2: Ga na of de vergoeding of verstrekking onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

  • gerichte vrijstellingen (meer informatie op de site van de belastingdienst)
  • nihilwaarderingen (meer informatie op de site van de belastingdienst)

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. Want in bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor verstrekken of vergoeden,
dan is dit belast.

De belastingdienst gaat uit van een terbeschikkingstelling als de werknemer de ter beschikking gestelde zaak moet teruggeven als hij die zaak niet meer gebruikt of bij het beëindigen van de dienstbetrekking.

Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken.

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen)
  • een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligings-maatregelen voor de woning)
  • boetes
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als
eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij de belastingdienst te melden.

Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Wel mag u achteraf fouten herstellen als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie en in uw aangifte loonheffingen verwerken.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met  hulpmotor.

Let op! Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een cao vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, geeft u uw werknemer bijvoorbeeld een belastingvrije vergoeding voor reiskosten. Bij de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

Als u vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt. Voor het onderbrengen van deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft uw werknemer niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

Let op! Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, dan kan de belastingdienst dit corrigeren. Zie voor meer informatie over de gebruikelijkheidstoets op de site van de belastingdienst.

Ook loon in natura kunt u in de vrije ruimte onderbrengen. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen. Overleg met ons hoe u loon in natura moet waarderen.

U moet bijhouden hoeveel vrije ruimte u nog tot uw beschikking hebt en wanneer u eindheffing moet gaan betalen. Hoe u dat doet, leest u bij: Hoe werkt de vrije ruimte? op de site van de belastingdienst.

Stap 4: Bereken 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

(Bron: site belastingdienst.nl bewerkt Ambitions.nu 28-10-2011)