All posts in Kennisbank voor het MKB(BV), belastingen, personeel

Er zijn verschillende subsidies en fiscale regelingen die de combinatie van leren en werken aantrekkelijker maken voor werkgevers en werknemers.

Belastingvoordeel voor werkgevers

Werkgevers kunnen een deel van de kosten en premies die zij voor de werknemer in opleiding betalen, aftrekken van de belasting. Zij kunnen gebruikmaken van de fiscale Regeling WVA-onderwijs.

Belastingvoordeel voor werknemers

Als werknemers studiekosten zelf betalen, kunnen zij een deel van de kosten aftrekken van de inkomstenbelasting. Het gaat dan om kosten als lesgeld en de aanschaf van studieboeken.

Financiële tegemoetkoming

Werkgevers kunnen werknemers die een opleiding willen volgen tegemoet komen. Bijvoorbeeld door de opleiding te betalen of door betaald verlof te geven voor studiedagen. Voor sommige opleidingen hebben werkgevers via de cao afspraken gemaakt met  Opleidings- en Ontwikkelingsfondsen (O&O-fondsen). In dat geval vergoeden deze fondsen een deel van de kosten.

Regeling voor moeilijk plaatsbare deelnemers aan stages

Via de Regeling stagebox beroepsonderwijs stelt de Rijksoverheid geld beschikbaar aan mbo-instellingen, kenniscentra en de stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Met dit geld kunnen deze organisaties zorgen voor extra stageplaatsen voor moeilijk plaatsbare leerlingen uit het beroepsonderwijs. Ook is intensieve stagebegeleiding mogelijk.

Vanaf 2013 gaat de stagebox deel uitmaken van de prestatiebox. De Rijksoverheid heeft deze prestatiebox ingevoerd om individuele resultaatafspraken met instellingen te kunnen maken.

(Bron: Overheid)

In deze checklist leest u alles over de werkkostenregeling en worden u handvatten aangereikt om de keuze te maken tussen de huidige regels of de werkkostenregeling.

Inhoud

1. Verdiep u in de werkkostenregeling

2. Benut de vrijstellingen

3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen

4. Waardeer loon in natura

5. Maak gebruik van de vrije ruimte

6. Pas op voor eindheffing

7. Houd rekening met de cafetariaregeling

8. Wat zijn de internationale gevolgen

9. Ken de overgangsregeling

10. Bepaal uw keuze

1. Verdiep u in de werkkostenregeling

Op 1 januari 2011 trad de werkkostenregeling in werking. Op grond van deze regeling mag de inhoudingsplichtige maximaal 1,4% van zijn totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. De staatssecretaris heeft aangekondigd dat de forfaitaire ruimte stijgt van 1,4% naar 1,6% van de loonsom. Deze stijging vindt naar verwachting plaats in 2013.

Let op uitbreiding loonbegrip Het loonbegrip wordt onder de werkkostenregeling fors uitgebreid. Al hetgeen dat wordt vergoed en verstrekt in het kader van de dienstbetrekking behoort tot het loon.

Wat zijn intermediaire kosten? De uitbreiding van het loonbegrip gaat echter niet zo ver dat alles wat een werknemer van zijn inhoudingsplichtige ontvangt tot het loon behoort. Intermediaire kosten behoren bijvoorbeeld niet tot het loon.

Maak keuze fiscale behandeling Indien de vergoeding, ter beschikkingstelling of verstrekking tot het loon behoort, kan de inhoudingsplichtige ervoor kiezen deze tot het normaal belaste loon van de werknemer te rekenen, dan wel als eindheffingsloon te bestempelen.

Alleen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking De werkkostenregeling mag in beginsel alleen worden toegepast op het loon van de werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten. Er gelden twee uitzonderingen. De inhoudingsplichtige kan aan de ex-werknemers vergoedingen en verstrekkingen doen toekomen die onder de vrije ruimte mogen worden gebracht. Het gaat dan om producten uit het eigen bedrijf van de inhoudingsplichtige of een verbonden vennootschap en verstrekkingen die de inhoudingsplichtige ook aan zijn werknemers geeft, zoals een kerstpakket.

Loonbestanddelen niet als eindheffingsloon Bepaalde loonbestanddelen mogen niet als eindheffingsloon worden aangemerkt.

2. Benut de vrijstellingen

Naast belast loon kunnen ook diverse vormen van vrijgesteld loon worden onderscheiden. Deze maken geen onderdeel uit van de werkkostenregeling.

Vrijgestelde aanspraken Bepaalde aanspraken blijven ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling onder de omkeerregeling vallen (aanspraak onbelast, uitkering belast).

Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen Na inwerkingtreding van de werkkostenregeling blijven ook bepaalde uitkeringen en verstrekkingen behoren ook tot het vrijgestelde loon. Denk aan uitkeringen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken.

3. Benut eerst de gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent twee categorieën vergoedingen en verstrekkingen, namelijk een forfaitair gedeelte op loonsomniveau en een gedeelte met gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen (voor bijvoorbeeld reiskosten en tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking) gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Bovenmatig deel? Knippen mag Als sprake is van een bovenmatige gerichte vrijstelling, bijvoorbeeld een bovenmatige reiskostenvergoeding, mag deze worden geknipt in een deel dat onbelast kan worden vergoed en een deel dat niet onbelast kan worden vergoed.

Benut de salderingsmogelijkheid Voor bovenmatige kilometervergoedingen bestaat de mogelijkheid tot saldering. Deze salderingsmogelijkheid blijft ook na inwerkingtreding van de werkkostenregeling bestaan.

Voer steekproef uit Onder de werkkostenregeling is het verplicht om vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Indien de inhoudingsplichtige niet aan deze voorwaarde voldoet, valt de vergoeding in de vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom.

4. Waardeer loon in natura

De werkkostenregeling kent als hoofdregel dat zaken die de inhoudingsplichtige ter beschikking stelt (of verstrekt) moeten worden gewaardeerd en in eerste instantie in de vrije ruimte vallen.

Waardeer op factuurwaarde De hoofdregel voor waardering van loon in natura is waardering op factuurwaarde(inkoopfactuur inclusief omzetbelasting).

Bij uitzondering waarde in het economische verkeer Alleen als er geen inkoopfactuur kan worden overlegd, dan wel de factuur is verkregen van een verbonden vennootschap moet de inhoudingsplichtige uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Dit is de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief omzetbelasting.

Verstrek werkplekgerelateerde voorzieningen Werkplekgerelateerde voorzieningen vallen in de vrije ruimte maar mogen op nihil of een lager bedrag dan de factuurwaarde worden gewaardeerd. Hierdoor wordt de vrije ruimte zo min mogelijk aangesproken.

Stel eigen bijdrage samen

Eigen bijdragen voor loon in natura hoeven niet individueel te worden vastgelegd. De inhoudingsplichtige mag vanaf 2012 uitgaan van het totaal van de eigen bijdragen. Dit correspondeert aan het kernpunt van de werkkostenregeling dat geen individuele vastlegging per werknemer meer nodig is als een verstrekking in de vrije ruimte valt.

Nihilwaardering/forfaitaire waardering In de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is er opsomming van voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt en die op nihil of op een forfaitair bedrag mogen worden gewaardeerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.

Niet voor vergoedingen Houdt u er rekening mee dat de gunstige waardering van werkplek gerelateerde voorzieningen niet geldt voor loon in geld (vergoedingen), maar is voorbehouden aan loon in natura. De staatssecretaris geeft aan dat het begrip werkplek in de werkkostenregeling moet worden beoordeeld vanuit de werknemer. Een werkplek van een werknemer is een plaats die hij gebruikt voor het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet geldt. Ook een auto kan een werkplek zijn, als de werknemer daarin arbeid verricht en de werkgever arboverantwoordelijk is. Denk hierbij aan beroepschauffeurs.

5. Maak gebruik van de vrije ruimte

Voor zover er na het gebruik van de (gerichte) vrijstellingen en waardering van de werkplekvoorzieningen nog loon valt te onderkennen, moet worden bepaald of en in hoeverre er nog gebruik kan worden gemaakt van de vrije ruimte.

Stel de vrije ruimte vast Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kan de inhoudingsplichtige kiezen uit drie methoden. De inhoudingsplichtige bepaald daarbij de vrije ruimte op basis van de fiscale loonsom of per aangiftetijdvak.

Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets Vergoedingen of verstrekkingen die niet ‘gebruikelijk’ zijn, vallen niet in de vrije ruimte en zijn dus belast. De bewijslast ligt bij de inspecteur. Een vergoeding of verstrekking zal alleen in uitzonderlijk gevallen als ongebruikelijk worden aangemerkt.

6. Pas op voor eindheffing

Als en voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is er sprake van belast loon waarover de inhoudingsplichtige een eindheffing van 80% is verschuldigd. Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, vormen geen loon voor de volksverzekeringen, de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Over dit eindheffingsloon zijn dus geen premies volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd, hetgeen voor de inhoudingsplichtige een voordeel kan opleveren.

Vervallen eindheffingen

Als voor de werkkostenregeling wordt gekozen, kan vanaf dat moment geen gebruik meer worden gemaakt van bepaalde eindheffingen. Deze gaan namelijk op in de werkkostenregeling.

7. Houd rekening met de cafetariaregeling

Onder de werkkostenregeling kan nog steeds gebruik worden gemaakt van het zogenoemde cafetariasysteem. Het blijft dus mogelijk om belast loon om te zetten in een onbelaste vergoeding of een onbelaste verstrekking. Let erop dat veel cao’s nog niet op de werkkostenregeling zijn ingesteld.

8. Wat zijn de internationale gevolgen

Als er in Nederland geen inhoudingsplichtige is, kan er geen gebruik worden gemaakt van de werkkostenregeling. In de Wet Inkomstenbelasting 2001 is echter een bepaling opgenomen op grond waarvan de werknemer in zijn aangifte inkomstenbelasting naast alle gerichte vrijstellingen ook nog de vrije ruimte van 1,4% van zijn fiscale loonsom kan benutten.

9. Ken de overgangsregeling

De inhoudingsplichtige mag er voor kiezen om uiterlijk tot en met 2013 de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen te blijven toepassen. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Herzie keuze jaarlijks De keuze voor het al dan niet toepassen van de werkkostenregeling kan aan het begin van het kalenderjaar worden herzien.

Maak keuze kenbaar De keuze die de inhoudingsplichtige maakt, blijkt uit de aangifte loonheffingen. De inhoudingsplichtige maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen.

Let op beperking personeelsreizen Indien de inhoudingsplichtige voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen kiest, geldt er wel een beperking voor personeelsreizen en personeelsfestiviteiten (maximumbedrag van € 454 per werknemer).

10. Bepaal uw keuze

Huidige regels of werkkostenregeling? Of de werkkostenregeling gunstig uitpakt, hangt af van de omstandigheden. Is de inhoudingsplichtige bijvoorbeeld gewend naast de gerichte vrijstellingen veel andere kosten te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling weinig speelruimte. Met behulp van een stappenplan kan de inhoudingsplichtige een weloverwogen keuze maken.

Let op de arbeidsvoorwaarden Als de inhoudingsplichtige de arbeidsvoorwaarden wil aanpassen aan de werkkostenregeling, kan hij dit in onderling overleg met de werknemer doen of eenzijdig besluiten. De wijziging van de arbeidsvoorwaarden in de cao ligt buiten de invloedsfeer van de inhoudingsplichtige.

(Bron: Taxence)

Sinds 1 januari 2011 kunt u gebruik maken van een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling wordt vanaf 2014 verplicht; tot 2014 kunt u jaarlijks kiezen of u de werkostenregeling (WKR) of de oude systematiek toepast. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing.

Kiest u voor de werkkostenregeling? Dan mag u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon.

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen. De werkkostenregeling geldt voor al uw werknemers.

De werkkostenregeling in het kort:

• Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is.
  De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
• Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de
  werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of
  nihilwaarderingen valt.
• Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte
  vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon
  behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer
  behandelt.
• Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte
  80% eindheffing.

Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Zoek voor meer informatie op de site van belasting dienst naar de termen: Geen loon of geen belast loon.

U mag alleen van de werkkostenregeling gebruikmaken voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De werkkostenregeling geldt niet voor werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen.

In 2 gevallen moet u voor postactieve werknemers de vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte onderbrengen. Dat geldt voor:

• producten uit uw eigen bedrijf
• verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een
  kerstpakket

Stap 2: Ga na of de vergoeding of verstrekking onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

• gerichte vrijstellingen (meer informatie op de site van de belastingdienst)
• nihilwaarderingen (meer informatie op de site van de belastingdienst)

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. Want in bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor verstrekken of vergoeden,
dan is dit belast.

De belastingdienst gaat uit van een terbeschikkingstelling als de werknemer de ter beschikking gestelde zaak moet teruggeven als hij die zaak niet meer gebruikt of bij het beëindigen van de dienstbetrekking.

Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken.

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

• een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen)
• een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligings-maatregelen voor de woning)
• boetes
• vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als
eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij de belastingdienst te melden.

Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Wel mag u achteraf fouten herstellen als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie en in uw aangifte loonheffingen verwerken.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met  hulpmotor.

Let op! Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een cao vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, geeft u uw werknemer bijvoorbeeld een belastingvrije vergoeding voor reiskosten. Bij de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

Als u vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt. Voor het onderbrengen van deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft uw werknemer niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

Let op! Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, dan kan de belastingdienst dit corrigeren. Zie voor meer informatie over de gebruikelijkheidstoets op de site van de belastingdienst.

Ook loon in natura kunt u in de vrije ruimte onderbrengen. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen. Overleg met ons hoe u loon in natura moet waarderen.

U moet bijhouden hoeveel vrije ruimte u nog tot uw beschikking hebt en wanneer u eindheffing moet gaan betalen. Hoe u dat doet, leest u bij: Hoe werkt de vrije ruimte? op de site van de belastingdienst.

Stap 4: Bereken 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

(Bron: site belastingdienst.nl bewerkt Ambitions.nu 28-10-2011)