Stappenplan Kosten Besparen: Pak het besparen op kosten slim aan

Kosten besparen hoeft niet op gespannen voet te staan met kwaliteit. De bedrijfskosten verminderen met behoud van kwaliteit kan prima, als u maar op de juiste manier te werk gaat en niet in het wilde weg gaat snijden en hakken. Kosten besparen met beleid dus… Het Stappenplan Kosten Besparen helpt u op weg bij het besparen op uw kosten.

Stap 1
Zorg bij het besparen op kosten voor een goed kostenoverzicht. Voordat u kunt bepalen waar u wel en waar u juist niet op kan bezuinigen, moet wel helder zijn welke kostenposten er precies zijn en waar de kosten de pan uit dreigen te rijzen. Directeuren-eigenaar van groeiende bedrijven hebben veel aan hun hoofd en verliezen vaak het totaaloverzicht inclusief de kosten die gemaakt worden. Als het dan wat minder gaat en er is een besparen op kosten nodig, dan is het lastig om de vinger op de zere plek te leggen. Om weer grip op uw bedrijfskosten te krijgen, is het van belang maandelijks alle kostensoorten op een rij te zetten.

Stap 2
Weet wat uw kosten zijn als u wilt besparen op kosten. Bij het besparen op kosten kunt u onderscheid maken tussen productieve kosten met een meerwaarde voor de klant zoals verkoop en productie, logistieke of noodzakelijke kosten voor bijvoorbeeld de boekhouding en onnodige kosten of verspillingen
zoals luxueus ingerichte kantoren en te dure auto’s.

Alleen bij verspillingen kan de botte bijl wellicht dienst doen maar verder is het zaak weloverwogen te werk gaan. Leidraad daarbij zijn steeds de vragen waarom de kosten worden gemaakt, of het goedkoper kan en wat het uiteindelijk oplevert.

Stap 3
Maak een kostenbegroting
Maak een goede kostenbegroting zodat u direct kunt zien waar uw kosten uit de pas (dreigen) te lopen. Maar dat kan alleen als er ook gebudgetteerd wordt. Budgettering is in feite het vertrekpunt om kosten te reduceren. Want zonder budgetten weet u niet of ze overschreden worden en met hoeveel.

Een ondernemer over kosten besparing:’Wij zijn continue bezig met kostenbesparing en rendementsverbetering en dat kan alleen omdat maandelijks getoetst wordt of de gerealiseerde cijfers kloppen met het opgestelde budget. Dat is best lastig en niet haalbaar voor iedere ondernemer. Maar neem ten minste eenmaal per kwartaal de stand van zaken door met je accountant. Je moet weten
wat er gebeurt in je bedrijf. Bij ons bedrijf lopen we systematisch alle posten na en pluizen we echt alle kosten uit. Dan kom je opmerkelijke dingen tegen en blijk je opeens toch te kunnen besparen op posten waar je het in eerste instantie niet verwacht’.

Een
voorbeeld
Verzekeringen is zo’n kosten post waarop ondernemers vaak flink kunnen besparen. Is dat eenmaal goed geregeld, dan kijkt geen ondernemer er meer naar om. Heel jammer want verzekeraars komen zeker in deze tijd steeds met nieuwe aanbiedingen om hun producten te promoten. Bijvoorbeeld het onderbrengen van uw opstalverzekering bij een andere maatschappij. Dat kan een voordeel opleveren van soms wel 50% ofwel duizenden euro’s.

Drukwerk is ook zo’n voorbeeld. Blijf scherp en vraag na verloop van tijd nieuwe offertes aan bij verschillende leveranciers. Die aanpak kan uw bedrijf een behoorlijke reductie op uw drukwerk opleveren.

Stap 4
Blijf de marktontwikkelingen in uw branche volgen In het algemeen geldt dat
ondernemers alert moeten zijn en de marktontwikkelingen blijven volgen. Voeling houden met de markt en weten wat er speelt bij uw toeleveranciers. Pas dan bent u in staat om effectief te besparen op kosten. Toets dus steeds aan de markt of de producten en diensten die u krijgt toegeleverd qua prijs en kwaliteit nog in de pas lopen.

Stap 5
Kijk apart naar uw personeelslkosten. Personeelskosten blijven altijd een enorme kostenpost. Door de bank genomen zijn de mensen in een bedrijf goed voor 60% van de kosten. U kunt beter niet gaan besparen op personeel door te beknibbelen op salarissen. Kijk wel heel kritisch naar uw werknemers. Want gemotiveerd personeel is uiterst belangrijk. Dat betekent niet alleen een goed salaris, maar
ook aandacht voor respect, een goede sfeer en af en toe een leuke borrel. Sommige mensen lopen er de kantjes vanaf, functioneren niet meer of zitten op een verkeerde plek. Als u dat verbetert gaat het rendement omhoog.

Vaak zijn er te veel mensen of doen ze het verkeerde werk. In kleinere bedrijven weten ondernemers vaak intuïtief wel dat er niets niet goed zit, maar ze durven of kunnen geen objectieve analyse van hun personeel te maken. Blijkbaar is er een psychologische barrière om mensen te vertellen dat ze
hun werk niet optimaal doen.

Stap 6
Neem zelf werving en selectie ter hand bij nieuw personeel De werving en selectie van
personeel zelf ter hand nemen kan in uw bedrijf leiden tot een aanzienlijke besparing van kosten. Dat kan alleen als u er ook daadwerkelijk in slaagt om een pool met reserve arbeidskrachten achter de hand te hebben.

Niet alleen besparen
Behalve aangeven waar ondernemers op kunnen besparen, zijn er ook zaken waarop u als ondernemer beslist niet moet bezuinigen. U moet als ondernemer durven investeren. Besparen moet natuurlijk
nooit ten koste van innovatie gaan. Toch hoeft u bij innovatie niet altijd een grote zak geld mee te brengen. Het is vooral een kwestie van creatief nadenken over nieuwe oplossingen en werkwijze.

Tip voor kostenbesparing
Nog een tip om er snel achter te komen waar in uw bedrijf hoogstwaarschijnlijk behoorlijk wat aan kosten beparing gedaan kan worden. Stel uzelf de vraag: ‘waar heb ik het afgelopen jaar te weinig tijd aan besteed en aandacht voor gehad’- Bij de bedrijfsonderdelen die u noemt zal vast en zeker
ook wat te halen zijn.

Samenvattend alle adviezen bij het besparen op kosten op een rij:
• Ga niet in het wilde weg snijden en gebruik evenmin de kaasschaafmethode.
• Weet wat de kostenposten zijn en om wat voor soort kosten het gaat.
• Maak onderscheid in kosten die meerwaarde hebben, die noodzakelijk zijn en die overtollig zijn.
• Stel reële budgetten op en verifieer regelmatig of deze wel/ niet overschreden worden.
• Loop systematisch alle kostenposten langs; ook niet-voor-de-handliggende zoals verzekeringen. Hier valt veel te besparen.
• Wees kritisch t.o.v. leveranciers van producten en diensten en toets hun prijs-kwaliteitverhouding aan de markt. Stel u zelf de vraag waarom u al 20 jaar met een bepaalde leverancier werkt.
• Besteed aandacht aan uw leveranciers en zorg voor een goede relatie.
• Vraag regelmatig twee tot drie nieuwe offertes aan en maak afspraken op papier over leveringsvoorwaarden
• Zorg dat u niet afhankelijk bent van één leverancier.
• Bekijk het personeelsbestand kritisch; zijn er te veel mensen, zitten ze op de juiste plek, moeten ze bij- of omscholen.
• Zorg dat tenminste een werknemer belast is met het inkoopbeleid
• Investeer in goede werknemers. Dat levert u op termijn juist op.
• Ga na aan welk bedrijfsonderdeel u het afgelopen jaar te weinig aandacht heeft besteed. De kans is groot dat u daar besparingen en rendementsverbetering kunt behalen.

(Bron: Financieel Ondernemen 7 november 2011)

Updated: 7 november 2011 — 19:58