5 vragen en antwoorden over de algemene voorwaarden

Verplicht is het niet, maar het opstellen van algemene voorwaarden kan – mits u dit goed doet of laat doen – u behoeden voor veel zakelijke problemen, zoals een te late levering of uitblijvende betaling. Maar wat houden algemene voorwaarden nou precies in en wat moet er absoluut in staan? Dat leest u hier: 5 vragen en antwoorden over de algemene voorwaarden.

1. Wat zijn algemene voorwaarden?

In het kort zijn algemene voorwaarden de specifieke regels die u als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die u afsluit. Het is een document voor de klant waarin u de ‘kleine lettertjes’ vermeldt; uw voorwaarden over onder andere de levering, betaling, aansprakelijkheid en eventuele reparaties of het garantietermijn. Deze overlegt u bij voorkeur aan de potentiële klant bij het versturen van de offerte. Daarnaast is het verstandig om de voorwaarden op uw website te vermelden. Het is in ieder geval wettelijk verplicht dat u vóórdat u een overeenkomst aangaat met een klant, deze in staat moet stellen om de voorwaarden te lezen.

Het voordeel is dat u zich door het opstellen van algemene voorwaarden als ondernemer kunt indekken voor vaak voorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen en voorkomt daarmee mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met de klant. Daarnaast neemt de onderhandeling aanzienlijk minder tijd in beslag. In plaats van dat u met iedere nieuwe klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel moet om de leveringsvoorwaarden te bespreken, kunt u voortaan gewoon naar uw algemene voorwaarden verwijzen.

2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?

De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin u opereert en de diensten die u levert. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of hovenier. Overigens hebben veel brancheverenigingen voorbeelddocumenten opgesteld die u als uitgangspunt kunt gebruiken voor uw eigen voorwaarden. Ook de Kamer van Koophandel (KvK) biedt een aantal voorbeelden aan, evenals de informatieve website Businesscompleet.nl.

U kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelf op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau. Daar zijn uiteraard kosten aan verbonden, maar zo kunt u er wel zeker van zijn dat alles klopt en er niets ontbreekt wat u bij een later eventueel conflict in problemen kan brengen. Gaat u toch liever zelf aan de slag, kopieer dan zeker niet klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf in uw branche. De kans bestaat namelijk dat in andermans voorwaarden bepalingen instaan die totaal niet op uw bedrijf van toepassing zijn, en andere noodzakelijke bepalingen juist ontbreken.

Check in plaats daarvan liever de modelvoorwaarden van de KvK en gebruik die als uitgangspunt voor uw eigen voorwaarden. Nogmaals, ook al stelt u uw voorwaarden zelf op, het is zeker aan te raden om hiermee later alsnog langs een advocaat of juridisch adviseur te gaan. Een expert kan namelijk het beste beoordelen of de gestelde algemene voorwaarden voor u geschikt zijn en echt als redelijk beoordeeld mogen worden. Online alternatieven zijn er ook, waaronder deAlgemeneVoorwaardenCheck.

3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?

Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven, omdat er vanuit wordt gegaan dat ondernemingen over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden te begrijpen. Om die reden is er een zogenaamde grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen, waarop bedingen staan die niet (een week garantie geven op een pas geleverde fiets) of alleen in uitzonderlijke gevallen rechtsgeldig zijn. Klik hier voor een overzicht vanalle bepalingen uit de zwarte en grijze lijst. Bent u van plan om zowel te handelen met bedrijven als consumenten? Dan doet u er goed aan om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen, of in ieder geval in de kleine lettertjes een duidelijk verschil te maken tussen de twee soorten klanten.

4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

De algemene voorwaarden opschrijven is niet genoeg. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten de voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen. Het eerste is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat wil zeggen dat u een potentiële koper de mogelijkheden moet bieden om de algemene voorwaarden door te lezen alvorens deze tot de daadwerkelijke koop over kan gaan. Dat betekent dus dat het overleggen van de algemene voorwaarden op de uiteindelijkefactuur te laat is, omdat er dan al een koopovereenkomst is gesloten.

De andere eis hangt samen met het eerder genoemde punt: de door u gestelde voorwaarden moeten namelijk zijn aanvaard door de klant. In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit het product of de dienst daadwerkelijk aan te schaffen. Bij grotere transacties is het raadzaam om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat u – in het geval van een later conflict – altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd.

5. Hoe zit het met het deponeren van de algemene voorwaarden?

Voor wie wat extra zekerheid wil, bestaat de mogelijkheid om zijn of haar algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK. Dit is vooral van toepassing wanneer u vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten sluit; op deze manier kan de klant uw algemene voorwaarden dan alsnog inzien. Dit kost u achttien euro per voorwaarde per kalenderjaar. Het is overigens ook een optie om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden uw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer: het bewijs dat u tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden heeft gewijzigd. Hierdoor staat u later sterker bij eventuele conflicten.

(Bron: Ikgastarten)

Updated: 21 maart 2013 — 11:04