Alles over het opstellen van een balans

Wilt u weten wat de actuele financiële situatie van uw bedrijf is, bijvoorbeeld wanneer het tijd is om de jaarrekening op te stellen? Dan kan het maken van een balans u het benodigde inzicht geven. Een balans is een concreet overzicht van alle bezittingen, schulden en het eigen vermogen van uw onderneming. In dit artikel leest u er alles over: alles over het opstellen van een balans.

1. Wat is een balans?

Een balans is een concreet overzicht van uw bezittingen, schulden en eigen vermogen op een specifiek moment. Daarom moet u de balans zien als een momentopname; u krijgt een duidelijk beeld van hoe uw onderneming er op dat moment financieel voor staat en of er sprake is van een positief of negatief eigen vermogen. Daarnaast kunt u uit de balans opmaken welke investeringen u in de afgelopen periode heeft gedaan en – nog relevanter – hoe u deze heeft gefinancierd.

Een bedrijf starten kost naast energie vaak ook geld. Als startende ondernemer moet u doorgaans in veel zaken investeren. Denk aan investeringen in relevante bedrijfsmiddelen (computerapparatuur, bedrijfsauto etc.), het huren of kopen van een geschikte bedrijfslocatie en het (laten) ontwikkelen van een goede huisstijl. Dergelijke investeringen ziet u ook terug in de balans. Belangrijk: een balans moet altijd in evenwicht zijn. Dat wil zeggen: de bedragen aan beide kanten moeten bij elkaar opgeteld op hetzelfde bedrag uitkomen.

2. Hoe is een balans opgesteld?

Wij hebben hieronder een afbeelding opgenomen van een standaard balansindeling:

Zoals u ziet, is een balans altijd opgesteld uit een linker- en een rechterzijde. Aan de linkerzijde (de activa-kant, ook wel debetzijde genoemd) benoemt u uw bezittingen. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan geld, goederen of debiteuren. De rechterzijde van de kolom (de passiva-kant, ook wel creditzijde genaamd) is voorbehouden aan de gemaakte schulden, onderverdeeld in lang vreemd vermogen (leningen met een looptijd langer dan één jaar) en kort vreemd vermogen (leningen met een looptijd van maximaal één jaar), plus uw eigen vermogen.

3. Wat is het verschil tussen vaste en vlottende activa?

Vaste activa zijn balansposten van de kapitaalgoederen die meer dan één productieproces of jaar meegaan, zoals grond en terreinen, gebouwen, auto’s, computerapparatuur en uw inventaris. Vlottende activa zijn – de naam zegt het eigenlijk al een beetje – kapitaalgoederen die slechts één productieproces of nog minder lang meegaan. Hieronder valt bijvoorbeeld de voorraad, maar ook grondstoffen, eventuele vorderingen, debiteuren en kasgeld.

4. En hoe worden eigen, lang vreemd en kort vreemd vermogen onderscheiden?

Het eigen vermogen staat letterlijk voor het bedrag dat u de afgelopen periode als ondernemer zelf in uw bedrijf heeft geïnvesteerd. Van het zogenoemde lang vreemd vermogen moet u apart melding maken, omdat het hier gaat om een lening of hypotheek met een looptijd van één jaar of langer. Het kort vreemd vermogen is dan weer van toepassing op kortlopende schulden, zoals salarissen voor uw werknemers of het afdragen van belasting.

5. Hoe lang blijft een balans geldig?

Zoals gezegd is een balans een momentopname. Zodra u een nieuwe aanschaf doet of een product of dienst levert aan een nieuwe klant, zal dit gevolgen hebben voor de balans. Zo’n ontwikkeling wordt een balansmutatie genoemd. Het is echter niet bevorderlijk voor het overzicht als u iedere wijziging of ontwikkeling zou moeten verwerken in de balans. Het is daarom gebruikelijk om apart melding te maken van deze mutaties.

Houd er rekening mee dat ook balansmutaties met elkaar in evenwicht moeten zijn. Stel: u heeft afgelopen zomer voor uw medewerkers op kantoor nieuwe computerapparatuur aangeschaft. De kosten: vijftienduizend euro. Dit betekent voor de balansmutatie dat u bij uw huidige inventaris vijftienduizend euro moet optellen, terwijl er bij uw zakelijke bankrekening hetzelfde bedrag moet worden afgetrokken. Op deze manier blijft de balans in evenwicht.

Komt u er toch niet helemaal uit met het opstellen van de balans en eventuele mutaties of twijfelt u of alles klopt? Leg de door u opgestelde balans dan altijd eerst voor aan een boekhouder of accountant. U kunt er uiteraard ook voor kiezen om de gehele boekhouding uit te besteden aan een professional.

Dit kan – zeker als u zelf geen held bent op het gebied van administratieve zaken – een verstandige beslissing zijn. U moet in dat geval uiteraard wel rekening houden met extra kosten. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van welk gedeelte u van de bedrijfsadministratie uitbesteedt.

(Bron: Ikgastarten)

Updated: 18 december 2013 — 08:35