All posts in Kennisbank

Algemene voorwaarden worden vaak uitgedrukt in verschillende benamingen, zoals: standaardvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, branchevoorwaarden en servicevoorwaarden. Algemene voorwaarden leveren een essentiële bijdrage, maar dan moet wel voldaan zijn aan alle daarvoor geldende wet- en regelgeving. Als dat namelijk niet het geval is, dan loopt u het risico dat ze onverwachts niet van toepassing zijn. Verder wilt u voorkomen dat de algemene voorwaarden van de wederpartij van toepassing zijn.

Van toepassing verklaren algemene voorwaarden

Voor een rechtsgeldig beroep op uw algemene voorwaarden, is vereist dat deze op de juiste wijze van toepassing worden verklaard. Dit kan redelijk eenvoudig door naar de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden te verwijzen in uw offertes en contracten. Let wel, het enkel afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterzijde van een offerte is niet voldoende. Belangrijk is dat de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing worden verklaard op de offerte of het contract. Dit kan bijvoorbeeld door het opnemen van een zinsnede waarin de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de offerte en/of opdracht. Dit dient te gebeuren voordat de overeenkomst tot stand komt. In de praktijk zien we helaas dat vaak in de facturen voor het eerst naar de algemene voorwaarden wordt verwezen; dit is in de regel te laat.

Mocht uw onderneming meerdere soorten algemene voorwaarden hanteren, dan is het belangrijk dat u aangeeft welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Indien uw onderneming meerdere prestaties levert, zult u per prestatie moeten specificeren welke algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is niet vereist dat de andere partij bekend was met de inhoud daarvan. Het is voldoende dat deze weet of behoort te weten dat de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Zo kan een wederpartij gebonden raken aan algemene voorwaarden zonder dat deze daaraan gebonden is.

Algemene voorwaarden van de andere contractspartij

Wordt u met de algemene voorwaarden van de andere contractspartij geconfronteerd? Naar Nederlands recht geldt dat de algemene voorwaarden van de partij die er als eerst naar verwijst van toepassing zijn (“First shot theorie”). Belangrijk is dan dat u de algemene voorwaarden van de wederpartij meteen van de hand wijst. Dit doet u door duidelijk kenbaar te maken dat slechts uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het slechts daaropvolgend verwijzen naar uw eigen algemene voorwaarden is niet voldoende. In dat geval blijven namelijk de algemene voorwaarden van de andere partij van toepassing.

Informatieplicht

Algemene voorwaarden zijn snel van toepassing. Echter, hier tegenover staat wel een strikte informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat de gebruiker van algemene voorwaarden aan de andere partij een redelijke mogelijkheid moet bieden om vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst kennis te nemen van de inhoud daarvan.

In beginsel dienen de algemene woorden ter hand te worden gesteld. Dit kan door deze feitelijk te overhandigen of deze als bijlage bij de betreffende offerte of het contract te voegen. De algemene voorwaarden mogen ook als pdf-bestand via de elektronische weg (lees: per e-mail) worden gezonden, mits de wederpartij daarmee expliciet heeft ingestemd. Instemming van de wederpartij is overigens niet vereist als eveneens de offerte c.q. het contract via de elektronische weg worden toegezonden. Hierbij is wel belangrijk dat de algemene voorwaarden door de wederpartij moeten kunnen worden opgeslagen, zodat deze op een later moment kunnen worden geraadpleegd.

Uitzondering: de informatieplicht voor dienstverrichters

Voor dienstverrichters geldt een uitzondering. Meer specifiek geldt hiervoor een lichter regime. De dienstverrichter kan namelijk uit vier mogelijkheden kiezen waarop deze de algemene voorwaarden wenst te verstrekken. Zo kan de dienstverrichter bijvoorbeeld volstaan met het verwijzen naar de website waarop de algemene voorwaarden te vinden zijn.

Sanctie

Als uw onderneming niet aan de informatieverplichting heeft voldaan, dan zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar. Kort gezegd, houdt dit in dat de wederpartij de algemene voorwaarden van tafel kan vegen en u daarop niet langer een beroep kunt doen.

(Bron: Koenen en co)

Als we kijken naar de aanwezigheid van een set algemene voorwaarden zit dat vaak wel goed. Als we vervolgens kijken naar het toepassen van deze algemene voorwaarden moeten we concluderen dat dit in de praktijk helaas nog wel eens misgaat. Dat resulteert voor de ondernemer dikwijls in het achterblijven met lege handen.

In dit artikel daarom in een notendop hoe je op de juiste wijze je algemene voorwaarden gebruikt en welke aandachtspunten daarbij van belang zijn.

Al is de inhoud van je algemene voorwaarden nog zo mooi, je hebt er niets aan als blijkt dat ze niet van toepassing zijn. Om ervoor te zorgen dat dit wel zo is zijn er grofweg drie zaken waarmee rekening gehouden dient te worden, namelijk
1) dat de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard
2) dat de voorwaarden ter hand worden gesteld en
3) dat je moet weten wie je wederpartij is.

Deze zaken zullen in dit artikel worden toegelicht. Tot slot wordt aandacht besteed aan het voordeel dat je hebt als vorenstaande stappen succesvol zijn uitgevoerd.

Je algemene voorwaarden van toepassing verklaren

De toepassingsverklaring is een relatief eenvoudige hindernis. Op de overeenkomst of offerte dien je als gebruiker van de algemene voorwaarden duidelijk te maken dat deze van toepassing zijn. Het is daarbij wel belangrijk dat deze verklaring plaatsvindt uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst. Doe dit, indien mogelijk, schriftelijk zodat achteraf aantoonbaar is dat de wederpartij de toepasselijkheidsverklaring heeft gelezen of had kunnen lezen. Denk bijvoorbeeld aan een handtekening onder een contract waarin de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is benoemd.

De terhandstelling van de voorwaarden

De wet vereist naast de toepassingsverklaring dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid is geboden om kennis te nemen van de voorwaarden. Of de klant deze voorwaarden ook daadwerkelijk heeft gelezen is irrelevant. Wederom geldt het moment van de totstandkoming van de overeenkomst als laatste mogelijkheid om de algemene voorwaarden te presenteren oftewel ‘ter hand te stellen’.

Hoe invulling wordt gegeven aan dit criterium verschilt per onderneming, maar in het merendeel van de gevallen worden de algemene voorwaarden digitaal meegestuurd of wordt verwezen naar de digitale vindplaats.

Een vraag die vaak gesteld wordt: en hoe pak je het dan aan bij een mondeling gesloten overeenkomst? Ook daar heeft de wetgever rekening mee gehouden. Indien een dergelijke situatie zich voordoet dien je de klant voor of bij het sluiten van de overeenkomst te informeren over de mogelijkheid tot latere toezending van de voorwaarden en/of de mogelijkheid tot inzage van de voorwaarden bij de gebruiker (jijzelf), de Kamer van Koophandel en/of bij de rechtbank. Uiteraard moeten de voorwaarden (alvorens de overeenkomst wordt gesloten) ook daadwerkelijk aldaar ter inzage liggen.

Wie is je wederpartij?

Het zal geen verrassing zijn als ik zeg dat een consument meer bescherming geniet dan een zakelijke wederpartij. Dit is niet anders als het gaat om algemene voorwaarden. Dat betekent niet dat het gebruiken van algemene voorwaarden voor consumenten geen zin heeft. Belangrijke zaken zoals afspraken met betrekking tot levering, betalingen maar ook de aansprakelijkheid kunnen voor een groot deel worden ondervangen met goed geformuleerde bepalingen. Indien je als ondernemer overeenkomsten sluit met zowel consumenten als bedrijven is het daarom aan te raden verschillende versies van de algemene voorwaarden op te stellen.

Het onderscheid tussen een klant die handelt in privé of namens een bedrijf is duidelijk. Echter blijft het voor de ondernemer goed opletten. Kleine ondernemingen, zoals eenmanszaken en Vof’s, kunnen soms een beroep doen op het consumentenrecht op basis van de zogenaamde reflexwerking.

Of sprake is van toepassing van deze reflexwerking hangt af van de aard van de overeenkomst en van de hoedanigheid van de onderneming in het economische verkeer. Gaat de eigenaar van de kleine onderneming een overeenkomst aan die niet binnen zijn specialiteit ligt, dan kan eerder een beroep worden gedaan op de reflexwerking. De bakker die meelsoorten inkoopt kan geen beroep op de reflexwerking doen, maar als hij een bedrijfsauto koopt mogelijk wel. Per situatie zal dus bekeken moeten worden of aan de wederpartij de bescherming van het consumentenrecht toekomt.

Bescherming van de onderneming

In een gerechtelijke procedure staat niet zelden de vraag centraal: zijn de algemene voorwaarden van toepassing? Aangezien het juridische kader omtrent de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden niet berust op zwart-wit regelgeving, bestaat een zekere beoordelingsruimte voor de rechter. De rechtspraak geeft ons daarin een wijze les: indien je kunt aantonen dat de voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard en op de juiste manier ter hand zijn gesteld, valt (financieel bezien) een hoop te winnen.

(Bron: Alfa)