Checklist: het opzetten van een goede administratie of boekhouding

Boekhouden, oftewel het op orde brengen van de financiële administratie, is wettelijk verplicht voor iedereen die een bedrijf start. Of het beter is om de bedrijfsadministratie uit te besteden aan een professional of dit zelf te doen, hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar een gedegen basiskennis van boekhouden is natuurlijk altijd mooi meegenomen. Lees er meer over in de checklist: het opzetten van een overzichtelijke administratie.

1. Start op tijd

Daarmee bedoelen we eigenlijk: u kunt als startende ondernemer niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van uw administratie. Ook als u zich nog slechts in de voorbereidende fase bevindt en nog niet daadwerkelijk bent gestart, is het zinvol om uw inkomsten en uitgaven op een rijtje te hebben.

Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming al in de aanschaf van bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten fiscaal aftrekbaar zijn, moet u deze gegevens goed bewaren. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat u altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal belangrijke eisen aan een deugdelijke administratie. Zo moet u zich verplicht houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van uw administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie

(Ambitions Accountants en Adviseurs: Wij hebben een boekhoudprogramma ontwikkeld in Excel, welke rekening houdt met al deze bovenstaande eisen en wat ook nog gemakkelijk te hanteren is.)

3. Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Doorgaans wordt namelijk aangeraden om uw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat u privé ontvangt en uitgeeft. Zo kunt u in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met uw zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat u daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of uw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen.

Als u, nadat u uw bedrijf heeft ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, ontvangt u van de fiscus automatisch een btw-nummer. Een aantal bekende belastingvoordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat u voldoet aan het urencriterium:

  • U besteedt als ondernemer 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.
  • U besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die u werkte aan één of meer ondernemingen. Let op: was u in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer? Dan hoeft u niet te voldoen aan deze voorwaarde van vijftig procent.

Uit uw bedrijfsadministratie moet straks blijken dat u heeft voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van wat u precies heeft gedaan en hoeveel uren u die dag aan uw bedrijf heeft besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

4. Ga zorgvuldig te werk

U zult al snel merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom raadzaam om van begin af aan zorgvuldig te werk te gaan, zodat u het overzicht niet kwijtraakt. Daarnaast zal, indien u ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen uw administrateur dit waarderen, maar zal het ook een gunstig effect hebben op de kosten. Het bijwerken van een geordende administratie vergt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd.

Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten ‘bakkensysteem’, waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bakken (of ordners natuurlijk). Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorgt u ervoor dat u de betaling voor inkomende nota’s op tijd voldoet en anderzijds uw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of een ZZP’er die voor u bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan u werkt en die u heeft afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin u naast bonnen ook alle bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin bewaart u niet alleen de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting, maar ook – indien relevant – uw VAR-verklaringen.
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met uw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

(Bron: Ikgastarten)

Updated: 20 december 2013 — 08:35