Noodwet maakt elektronisch vergaderen mogelijk

Bij de meeste Nederlandse rechtspersonen is in de statuten geen voorziening opgenomen voor het elektronisch houden van vergaderingen. Nu als gevolg van de coronamaatregelen fysiek vergaderen met grotere aantallen deelnemers onwenselijk is, levert dat vooral bij rechtspersonen met veel vergadergerechtigden problemen op. Voorbeelden daarvan zijn verenigingen en coöperaties met veel leden. Soms zijn er wel juridische oplossingen te bedenken wanneer een vergadering nodig is. Dat is echter niet altijd het geval.

Noodwet

Daarom is het belangrijk dat het ministerie van Justitie en Veiligheid op 3 april via een nieuwsbericht  bekendmaakte dat er een noodwet wordt voorbereid met het oog op de vergaderplichten bij rechtspersonen. In het bericht staat dat de noodwet het mogelijk zal maken om tijdelijk via elektronische middelen te vergaderen.

Rechtsgeldig

Het bestuur van een vereniging kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Daaraan wordt wel de voorwaarde verbonden dat de leden tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk tijdens de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. In de noodwet zal worden opgenomen dat het bestuur de algemene vergadering en het opmaken van de jaarrekening kan uitstellen.

Alternatieven

Zo lang de noodwet nog niet van kracht is, zal er moeten worden gewerkt met de bestaande statuten. Soms zijn er alternatieven, zoals besluitvorming buiten vergadering en het werken met een stemvolmacht. Het hangt af van de statuten en van allerlei andere omstandigheden of er een geschikte oplossing is. Onze specialisten adviseren u daar graag nader over.

(Bron: Mazars)

Updated: 7 april 2020 — 14:29