Het UBO-register en terugmeldplicht Wwft-instellingen

Op 23 juni 2020 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel om het UBO-register in te voeren aangenomen. Voor in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten geldt straks de verplichting tot het hebben, bijhouden en centraal registreren van informatie over de uiteindelijk belanghebbenden (“ultimate beneficial owners”, afgekort UBO’s). Door het besluit over de invoering worden de Handelsregisterwet 2007, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en enkele andere wetten gewijzigd. Zo wordt in de Wwft een terugmeldplicht opgenomen.

Wat is een UBO ? 

Een UBO is een natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een juridische entiteit. Daaronder wordt bijvoorbeeld verstaan een persoon die:

1.    (in)direct meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft; en/of
2.    meer dan 25% van het economisch belang houdt; en/of
3.    feitelijke zeggenschap over die entiteit uitoefent.

Op grond van elke categorie moet worden vastgesteld wie als UBO kwalificeert. Een entiteit kan dus meerdere UBO’s hebben.

Waarom een UBO-register? 

In het UBO-register moeten vennootschappen en andere juridische entiteiten zelf informatie over hun UBO’s bijhouden. Hierdoor wordt transparanter wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn bij in Nederland opgerichte organisaties. Het register draagt hierdoor bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. De Kamer van Koophandel zal het UBO-register beheren.

Wanneer wordt het UBO-register ingevoerd? 

De precieze invoeringsdatum van het register is nog niet bekend. Op basis van de Vijfde antiwitwasrichtlijn moest het UBO-register eigenlijk uiterlijk 10 januari 2020 zijn ingevoerd. De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel om het UBO-register te implementeren echter pas op 23 juni 2020 aangenomen. 

Wat verandert er mogelijk voor uw organisatie?

Door de invoering van het UBO-register gaat ook voor uw organisatie mogelijk het nodige veranderen. Is uw organisatie een bestaande juridische entiteit? Dan hoeft u na inwerkingtreding van de nieuwe regeling nog niet meteen uw UBO’s te registreren. Er is een overgangsperiode van 18 maanden. Het is wel belangrijk vóór het verstrijken van deze overgangsperiode tot registratie over te gaan.

Voor wie geldt de registratieplicht?

De UBO-registratieplicht geldt voor de volgende organisaties:

  • (niet-beursgenoteerde) B.V.’s en N.V.’s;
  • overige rechtspersonen: stichtingen, verenigingen met volledige rechtspersoonlijkheid, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
  • verenigingen zonder volledige rechtspersoonlijkheid met een onderneming;
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • rederijen;
  • Europese naamloze vennootschappen (SEs);
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs);
  • Europees economisch samenwerkingsverbanden;
  • kerkgenootschappen.

Voor wie geldt de registratieplicht niet?

De volgende organisaties hebben géén registratieplicht:

  • beursgenoteerde vennootschappen (ook een 100% dochtervennootschap van een van binnen de EU/EER gereguleerde beursgenoteerde vennootschap hoeft geen UBO te registreren);
  • verenigingen zonder volledige rechtspersoonlijkheid die géén onderneming drijven;
  • eenmanszaken;
  • publiekrechtelijke rechtspersonen;
  • verenigingen van eigenaren;
  • enkele historische rechtspersonen (zoals hofjes, boermarken, fundaties en gilden).

Wat als er geen UBO’s zijn?

Zijn er geen UBO’s aan te wijzen op grond van voormelde criteria? Dan dient een zogenaamde “pseudo-UBO” in het UBO-register te worden ingeschreven. Een pseudo-UBO is de persoon die het dagelijks beleid van de entiteit bepaalt (hoger leidinggevend personeel). Dat kan bijvoorbeeld een statutair bestuurder of een vennoot van een personenvennootschap (niet zijnde een commanditaire vennoot) zijn. Er kunnen ook meerdere pseudo-UBO’s zijn. Bijvoorbeeld het voltallige bestuur.

Is de echtgenoot van een UBO zelf ook een UBO als zij in gemeenschap van goederen zijn getrouwd?

Valt het aandelenbezit in de huwelijksgoederengemeenschap? Dan is de echtgeno(o)t(e)/partner van een UBO medegerechtigd tot die aandelen. Ondanks deze medegerechtigdheid heeft hij/zij in de praktijk vaak geen zeggenschapsrechten. Deze Implementatiewet beoogt niet om de in gemeenschap van goederen gehuwde echtgeno(o)t(e)/partner enkel om die reden ook als UBO te kwalificeren, naast zijn of haar echtgeno(o)t(e)/partner die alle aandelen in het kapitaal van de vennootschap houdt. In het geval van een in gemeenschap van goederen gehuwde partner, volstaat de UBO-registratie van alleen de aandeelhouder met meer dan 25% van de aandelen in het kapitaal van de vennootschap, die als zodanig bekend is bij de vennootschap.
Vergoedingsrechten op grond van het huwelijksvermogensrecht leiden er niet toe dat de echtgeno(o)t(e)/partner enkel op die grond als UBO moet worden aangemerkt.

Welke gegevens van de UBO worden in het register opgenomen? 

a.    Het Burgerservicenummer (BSN) of fiscaal identiteitsnummer, naam, geboortedatum (dag, maand en jaar), geboorteplaats en geboorteland, woonstaat, nationaliteit en woonadres.
b.    De aard en omvang van het belang van de UBO, aangeduid in de volgende categorieën:
(i)    meer dan 25% tot 50%;
(ii)    meer dan 50% tot 75%; of
(iii)    meer dan 75%.

Een gedeelte  van deze persoonlijke informatie is openbaar toegankelijk; een gedeelte  is alleen toegankelijk voor bevoegde instanties en Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland).

Wat valt onder “openbare gegevens”? 

Openbare gegevens zijn: naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het belang. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk afscherming te vragen van bepaalde gegevens (naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat en nationaliteit). Dit gebeurt dan ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bij een dergelijk verzoek tot afscherming controleert de Kamer van Koophandel of een persoon op de centrale of decentrale lijst van beveiligde personen staat. Verwacht een UBO dat de openbaarheid van het register een onevenredig risico met zich meebrengt? Dan kan de UBO zich op voorhand bij de politie of het OM melden. Deze instanties oordelen dan of beveiliging vanuit de overheid noodzakelijk is omdat er sprake is van een dreiging of voorstelbare dreiging. De uitvoering van de beveiliging kan per geval verschillen. De instanties beoordelen bij een verzoek tot beveiliging alle relevante feiten. Bij de beoordeling wordt bovendien bijzondere aandacht geschonken aan het kunnen uitoefenen van de grondrechten, waaronder de vrijheid van godsdienst of levensbeschouwelijke overtuiging.

Wat valt onder “niet openbare gegevens”? 

Niet openbare gegevens zijn: adres, geboortedag en -plaats, geboorteland, BSN of fiscaal identiteitsnummer. Verder is de UBO-documentatie (afschriften van het identiteitsbewijs en de document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt) niet openbaar. Deze informatie is wel altijd toegankelijk voor bevoegde instanties en FIU-Nederland.

Welke registratieverplichting geldt voor nieuwe entiteiten? 

Nieuwe entiteiten moeten met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe regeling direct hun (pseudo-)UBO’s opgeven.

Welke registratieverplichting geldt voor bestaande entiteiten?

Bestaande entiteiten moeten binnen 18 maanden na inwerkingtreding van de nieuwe regeling hun UBO’s registreren. Gedurende deze overgangsperiode van 18 maanden gaat de Kamer van Koophandel entiteiten gefaseerd aanschrijven met een verzoek tot registratie in het UBO-register. Vindt een registratie niet na het eerste verzoek plaats? Dan volgt een herinnering.

Wat zijn de sancties bij het overtreden van de UBO-regels?

Heeft u een N.V., B.V. of andere juridische entiteit de UBO na 18 maanden nog niet ingeschreven? Dan verstrekt de KvK de gegevens aan het Bureau Economische Handhaving (BEH). BEH kan nog een herinnering sturen en (vervolgens) handhavend optreden. BEH kan een boete of dwangsom opleggen. De maximale bestuurlijke boete voor het overtreden van de UBO-regels is vastgesteld op € 21.750*.  Er is echter een duaal sanctiestelsel ingericht. Hierbij kan, als herstelsanctie, een last onder dwangsom in combinatie met een bestuurlijke of strafrechtelijke boete opgelegd worden. Doordat bovenop de bestuurlijke boete nog andere sancties kunnen worden opgelegd, kan het te betalen bedrag aanzienlijk hoger komen te liggen dan € 21.750. Met de inrichting van het duale sanctiestelsel is beoogd een zo goed mogelijke naleving van de verstrekking van UBO-informatie te bevorderen.

In extreme gevallen kan het niet voldoen aan de registratieplicht ook worden bestraft met een celstraf. De verwachting is dat de nakoming van de registratieplicht strikt wordt gehandhaafd.

Wat is de meewerkverplichting UBO?

Voor het volledig en juist kunnen inschrijven van de UBO, is de entiteit afhankelijk van haar UBO’s. Op de UBO’s komt daarom een meewerkverplichting te liggen. De UBO’s dienen aan de entiteit alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor een juiste registratie. 
Voor het niet voldoen aan de meewerkverplichting staan dezelfde sancties als voor het niet voldoen aan de registratieplicht door de entiteit.

In de Wwft wordt een terugmeldplicht opgenomen. Wat houdt deze plicht in?

De terugmeldplicht uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt voor alle financiële dienstverleners waarop de Wwft van toepassing is. Een Wwft-instelling  wordt verplicht te melden als er discrepanties bestaan tussen de gegevens van het UBO-register en de gegevens die blijken uit het Wwft-cliëntenonderzoek. 

Wat is het intern uitkeringenregister voor stichtingen?

Een onderbelicht punt van de Implementatiewet is dat voor stichtingen nog meer veranderingen worden doorgevoerd. Naast de invoering van het UBO-register geldt voor het bestuur van stichtingen ook dat zij verplicht worden een intern register bij te houden. In dit register staan:

  • de namen en adressen van alle personen aan wie een uitkering is gedaan die niet meer bedraagt dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in een boekjaar;
  • de datum en het bedrag van de uitkering. 

(Bron: Flynth)