Mijn afnemer betaalt niet / tips voor een incassoprocedure

Niet alle klanten betalen op tijd en sommige klanten betalen zelfs helemaal niet. Dan wordt het tijd voor de aanmaningen en herinneringen.

Goede afspraken over debiteurenbeheer

Maak een duidelijke afspraak vooraf over wat je gaat doen, hoeveel dit gaat kosten en wanneer het klaar is. Dit kan natuurlijk perfect met een offerte die je door je klant laat ondertekenen op het laatste blad waar ook de verwijzing staat naar de algemene voorwaarden. Zorg dat je van alle klanten e-mail, adres en telefoon hebt. Zorg ook dat je administratie goed op orde is. Maak bijvoorbeeld gebruik van ons boekhoudpakket in Excel of een ander boekhoudpakket.

Duidelijke en snelle factuur

Meteen na de dienst of de levering van het goed dien je een duidelijke factuur sturen. Stuur een factuur waarop duidelijk staat wat de dienst of het geleverde goed was en hoeveel het kost. Een klant heeft dan nog een idee van het geleverde goed of de geleverde dienst in zijn achterhoofd. Een tevreden klant zal snel betalen. Vergeet niet op te schrijven hoe de klant moet betalen en binnen welke termijn het bedrag op jouw rekening moet staan.

Herinnering en aanmaning

Stuur altijd een 1e herinnering binnen 3 dagen na afloop van de betaaltermijn. Zet hierin een nieuwe betaaltermijn. Als nog steeds niet betaald wordt, pleeg dan een vriendelijk telefoontje. Stuur vervolgens een 2e aanmaning, wordt deze niet betaald dan stuur je een 3e herinnering (laatste sommatie) met daarin de mededeling dat je een incassobureau inschakelt en/of juridische maatregelen gaat nemen. Via een incassobureau kun je proberen meer geld sneller te innen. Let er wel op dat je bij de laatste herinneringsbrief de afnemer op de hoogte stelt van jouw voornemen om een incassobureau in te schakelen en dat kosten hiervan voor zijn rekening zijn. In Nederland kan je bij wanbetaling namelijk kosten van incasso en wettelijke rente verhalen op je afnemer.

De procedure nog even kort samengevat:

Stuur je factuur met daarop vermeld je betalingstermijn zo snel mogelijk na de prestatie, stuur enkele dagen na het verlopen van de betalingstermijn een 1e herinnering met dezelfde betalingstermijn, indien deze nog niet betaald is bel dan met de afnemer, als wederom niet betaald wordt stuur je een 2e herrinnering met nogmaals dezelfde betalingstermijn, wordt deze niet betaald dan stuur de 3e herinnering laatste sommatie.

 

Updated: 19 oktober 2011 — 21:08