All posts in Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie

You are here: Home / All posts in Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
27
aug

Is uw (digitale) administratie in de ‘cloud’ wel voldoende te controleren?

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Is uw (digitale) administratie in de ‘cloud’ wel voldoende te controleren?

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. In beginsel bent u vrij te bepalen hoe u dit doet, maar uw administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn.

U bent er zelf verantwoordelijk voor dat uw administratie controleerbaar blijft. U moet de administratie ook bewaren, in beginsel zeven jaar en minstens tien jaar als het onroerende zaken betreft. Ook dit is niet vormvrij, want de eis blijft gelden dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn.

Een voorbeeld

Onlangs oordeelde de rechter in een schoolvoorbeeld van een administratie die niet op orde was. De administratie was digitaal, maar de detailgegevens waren niet digitaal en slechts deels bewaard. Bovendien waren ze voor een deel onleesbaar. Wel waren er dozen vol kassarollen van vele tientallen meters lang.

De inspecteur legde daarom een informatiebeschikking op. Bij een informatiebeschikking moet u de gevraagde administratieve bescheiden alsnog op de juiste wijze aanleveren. De ondernemer in kwestie vond dat hij hieraan voldaan had, maar de rechter was het daar niet mee eens. De administratie was onvolledig en de dozen met kassarollen waren onmogelijk binnen een redelijke termijn te controleren.

Neem voor het juist inrichten van uw administratie contact met ons op!

23
aug

Zeven tips voor effectieve dashboards

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, administratie, bank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, algemene voorwaarden, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Zeven tips voor effectieve dashboards

Dashboards maak je tegenwoordig steeds gemakkelijker. Met name door technologische ontwikkelingen op het gebied van datamanagement en -visualisatie. Daar hangt een keerzijde aan: we zien een wildgroei aan dashboardproductie. En hoe zorgt u ervoor dat al die dashboards ook echt gebruikt worden? Wij geven u zeven tips om uw dashboards gebruiksvriendelijk te maken!

1. Start met heldere strategie en doelstellingen
Vaak is data in voldoende mate in een organisatie beschikbaar of zijn er meer dan voldoende rapportages beschikbaar. Maar zonder heldere strategie en doelstelling is het lastig bepalen welke resultaten je daaraan moet koppelen en hoe je bijstuurt. Denk daarom eerst na over de juiste focus en vervolgens hoe u moet sturen op zaken die echt belangrijk zijn.

2. Houd grafische weergaven simpel 
Realiseer u dat de meeste mensen het lastig vinden om dashboards te lezen. In de praktijk zien we dat dashboards vaak zeer kleurrijk zijn en bol staan van de meest aantrekkelijke visuele weergaves. Deze dashboards zijn uiteindelijk vaak lastig leesbaar. Tijdens onze trainingen behandelen we verschillende richtlijnen (do’s en don’ts) voor het effectiever maken van dashboards. Hierin behandelen we bijvoorbeeld gebruik van kleuren, grafieken, accentueringen, vorm, legenda en toelichting.

3. Toon actiegerichte resultaten
Niet de dashboards, maar de acties leiden tot succes en resultaat. Wat in de eerste plaats vaak ontbreekt bij grafieken is een target (einddoelstelling) en een planlijn (doel per tijdseenheid). Een staafdiagram of lijngrafiek zegt vaak niets als er geen norm en context aan wordt gegeven.
In de tweede plaats worden doelstellingen vaak niet vertaald naar concrete acties. Het loont per KPI concreet te bepalen “wie doet wat en wanneer”. Prestatie-overleggen eindigen dan niet langer zonder concrete acties en verantwoordelijkheden.

4. Vul aan met toelichtingen en conclusies
Naast de juiste vormen en kleurstellingen van grafieken binnen dashboards, zijn correcte legenda’s, toelichtingen en eventueel conclusies essentieel. Te vaak zien we in de praktijk geen of onvoldoende toelichting, waardoor dashboards verzanden in de la of mailbox. Dashboards moeten juist de basis vormen voor een dialoog en leiden tot vervolgacties.

5. Benoem verantwoordelijken
Dashboards bestaan vaak uit verschillende meetindicatoren, zogenaamde KPI’s of kritische prestatie indicatoren. De vraag is echter wie verantwoordelijk is voor het resultaat van een specifieke KPI. Als iedereen verantwoordelijk is voor alles, dan zal uiteindelijk niemand zich echt verantwoordelijk voelen. Belangrijk is dus dat per KPI een verantwoordelijke wordt benoemd, die acties definieert, analyses laat uitvoeren en toelichting geeft over de voortgang in het realiseren van de doelstelling van de betreffende KPI.

6. Focus op relevantie 
Belangrijk is dat data betrouwbaar is en dat beslissingen worden genomen op basis van correcte data. Echter, in de praktijk zien we vaak dat het issue rondom betrouwbaarheid bewust of onbewust afleidt van het inzicht dat de prestatie-meting weergeeft. Vaak kunnen we aan de trendcijfers zien dat we achterlopen op target. Dan is het niet langer de vraag of de cijfers betrouwbaar zijn, maar: welke acties gaan we ondernemen om bij te sturen?

7. Behoud snelheid bij de opbouw
Vaak wordt er teveel tijd door een beperkt aantal mensen besteed aan het ontwerp van een dashboard, terwijl het belangrijker is om gewoon te starten met bijsturen en verbeteren. Wij pleiten ervoor om te starten met slechts een paar, eenvoudig te meten KPI’s. Start hierna zo snel mogelijk de cyclus van meten, analyse, acties uitvoeren en weer meten. De rapportage zelf is geen doel, het is slechts een middel om gedragsverandering en verbetering door te voeren.

Meer weten? Neem contact met ons op.

06
okt

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Categories: Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

Tip!

Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. U moet er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.

Bewaartermijn

U moet alle gegevens van uw administratie en over uw bedrijfsproces 7 jaar bewaren. Als u digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet u deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Keurmerk kassasystemen

Sommige kassasystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een kassasysteem goed adviseren. In de brochure Het kassasysteem in uw bedrijf vindt u meer informatie hierover.

Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk voor kassasystemen ontwikkeld: ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem. Deze techniek voorkomt misbruik en beschermt u tegen ongewenste wijzigingen in uw gegevens. Dit keurmerk bevordert het vertrouwen van uw bank, uw adviseur en de Belastingdienst dat uw kassasysteem betrouwbare informatie levert. In het toezicht van de Belastingdienst kan dit ook tijdwinst opleveren.

Keurmerk rittenregistratie

Met een sluitende rittenadministratie kunt u aantonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met een zakelijke auto.

Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.

(Bron: Belastingdienst)

18
aug

Familielening van BV: niet altijd zonder gevaar

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Familielening van BV: niet altijd zonder gevaar

Mensen maken steeds vaker gebruik van de familielening. Ouders hebben flink wat spaargeld op de bank tegen een zeer lage rentevergoeding én de kinderen kunnen geld gebruiken voor de aankoop van een woning. Naast de reguliere bank treedt de familie dan op als leningverstrekker. Dit soort constructies is niet altijd zonder gevaar.

 

Opeisbare of niet-opeisbare lening

Vaak wil de bank bij een aanvullende, tweede lening voor de financiering van de woning, dat deze niet-direct opeisbaar is. Voor zulke leningen geldt als normrente een in de markt vergelijkbare rente, met een marge van plus of min 25%.

 

Let op!
Maak de lening niet renteloos, want dan ziet de fiscus de niet-betaalde rente over de gehele looptijd als een schenking en moet u mogelijk schenkbelasting betalen.

 

Schriftelijke overeenkomst
Belangrijk voor de fiscale aftrek van de rente is dat de lening voldoet aan de voorwaarden van een eigenwoningschuld. Voor leningen aangegaan na 1 januari 2013 geldt dat er een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag moet liggen met een vooraf vastgesteld aflossingsschema op basis van minimaal een annuïtaire aflossing. Door zaken als het rentepercentage, de duur van de rentevastperiode, de looptijd, eventueel vervroegde aflossingsmogelijkheden en voorwaarden in geval van echtscheiding vast te leggen, voorkomt u discussie achteraf.

 

Hypothecaire inschrijving
U kunt de overeenkomst ook vastleggen bij de notaris, al dan niet gecombineerd met een vestiging van een tweede hypotheekrecht voor meer zekerheid bij de ouders. Wanneer kinderen niet betalen of failliet gaan, krijgt de familie voorrang boven andere schuldeisers. Voor de renteaftrek maakt het niet uit of de lening wel of niet is ingeschreven. Als de kans bestaat dat de lening in de toekomst wordt overgesloten naar een reguliere bank, dan is een hypotheekinschrijving verstandig, omdat banken dit vaak eisen.

 

Terugschenken van de rente

Bij onvoldoende leencapaciteit willen banken dat de ouders contractueel vastleggen dat de verschuldigde rente over de familielening niet hoger mag zijn dan het jaarlijks vrijgestelde schenkingsbedrag. Vervolgens moeten de ouders de rente over de familielening jaarlijks terugschenken. Dit is fiscaal gevaarlijk; de wet definieert een schenking als ‘vrijgevigheid’. Dit is natuurlijk niet meer het geval  als er een schriftelijke overeenkomst ligt, waarbij jaarlijks een x-bedrag geschonken gaat worden, exact ter grootte van de te betalen rente. De fiscus kan dit zien als een samenhangend geheel waardoor u de rente niet meer fiscaal kunt aftrekken en u schenkbelasting moet betalen.

 

Vermogen in box 3 ongewijzigd

Voor de ouders verandert er niets. Of geld op een spaarrekening staat of wordt uitgeleend aan de kinderen, het  blijft vermogen in box 3 en telt mee bij de vermogensrendementsheffing. Ouders moeten zich wel realiseren dat zij voor een lange tijd geen toegang hebben tot hun vermogen. Verder is het bij broers en / of zussen belangrijk vooraf met alle kinderen te overleggen over de plannen om één van hen te steunen. Dat vermindert de kans op familieruzies.

(Bron: ABAB)

15
jul

Prognoses maken: waarom?

Categories: Geen categorie, Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Prognoses maken: waarom?
De voordelen van goede begrotingen en prognoses
Je bent als ondernemer al druk genoeg met vandaag en morgen, waarom zou je je dan nu al druk maken over de verre toekomst? Omdat je nu de juiste beslissingen moet nemen als je straks ook nog succesvol wilt zijn. Daarom stel je prognoses en begrotingen op. De voordelen op een rij.

Regeren is vooruitzien

Om vooruit te kunnen kijken, heb je inzicht nodig in je bedrijf. Vaak moet je maanden of weken van tevoren al bestellingen plaatsen om straks de juiste spullen in je schappen te kunnen leggen. En om bijvoorbeeld succesvol marketing te kunnen voeren, moet je weten wanneer mensen behoefte hebben aan jouw product of dienst. Daarvoor stel je prognoses of begrotingen op.

Het verschil tussen prognose en begroting

Prognoses en begrotingen. Ze lijken op elkaar, maar er is wel verschil.
  • Een prognose is een voorspelling van het financiële resultaat van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In een prognose kijk je een bepaalde periode vooruit, bijvoorbeeld een kwartaal of hooguit een jaar.
  • Een begroting maak je voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld het jaar 2016. Waar een prognose steeds kan worden bijgesteld, stel je een begroting een keer op en verander je die daarna niet meer.
Om goede prognoses en begrotingen te kunnen maken, zul je moeten inschatten hoe de vraag zich ontwikkelt. Als je dit weet, kun je ook beter inkopen, personeel inplannen en investeringen doen. Je weet waar je aan toe bent en neemt op het goede moment beslissingen om daarmee om te gaan.
“Prognoses komen eigenlijk altijd van pas”, weet Ivo Meij, adviseur van Deloitte. “Je hebt ze nodig als je net begint, een krediet wilt aanvragen of je bedrijf wilt verkopen, maar ook gewoon voor jezelf, om te kunnen meten of je je eigen doelen haalt. En daarnaast willen aandeelhouders of de bank graag prognoses zien.”

Budget

Aan de hand van je begroting kun je ook budgetten vaststellen. Hierin leg je vast wat je in een bepaalde periode wilt uitgeven aan een bepaalde bedrijfsactiviteit, bijvoorbeeld marketing. Je houdt je hier ook aan. In tegenstelling tot prognoses zijn budgetten statisch: eenmaal vastgesteld blijven ze voor een vastgestelde periode (meestal een maand, kwartaal of jaar) hetzelfde. Budgetten geven je grip op je uitgaven.
Veel ondernemers maken geen begrotingen en prognoses omdat ze uit ervaring wel ongeveer weten wat ze nodig hebben en hoe de vraag zich ontwikkelt. Maar het blijft voor elke ondernemer handig om af en toe stil te staan bij hoe de markt en je bedrijf zich ontwikkelen. Dan weet je ook of je je eigen doelen hebt gehaald of niet. Alleen zo zorg je ervoor dat je op de lange termijn winst blijft maken, voldoende inkomsten houdt en de juiste investeringen doet.

Noodzaak voor starters

“Vooral voor starters en ondernemers die werken in een veranderende markt is het noodzakelijk om vooruit te kijken”, weet Meij. “Je wilt weten wanneer je kunt gaan investeren en daarom wil je inzicht hebben op de in- en uitgaande geldstromen. Zeker als je net bent begonnen of heel hard groeit, kun je met prognoses betere beslissingen nemen.”
(Bron: MKB Servicedesk)
10
mrt

E-facturatie en de wettelijke bewaarplicht: hoe zit dat eigenlijk?

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor E-facturatie en de wettelijke bewaarplicht: hoe zit dat eigenlijk?

Hoe moet je de bewaarplicht zien in combinatie met e-facturatie? Is het, zoals vroeger, noodzakelijk om alle facturen te bewaren en/of te printen, terwijl ze ook digitaal zijn opgeslagen? Het antwoord is nee. Het is niet meer noodzakelijk om dit te doen, zij het onder bepaalde voorwaarden. De Belastingdienst probeert op het terrein van de wettelijke bewaarplicht met haar tijd mee te gaan. Hieronder leggen we het uit.

We krijgen regelmatig vragen over de wettelijke (fiscale) bewaarplicht. Jij als ondernemer hebt hier natuurlijk ook mee te maken. De wettelijke bewaarplicht houdt in dat alle boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, door jou in principe gedurende 7 jaar bewaard moeten blijven. In deze blog zullen we het bewaren van facturen behandelen.

Hoe moet je elektronische facturen bewaren?

Als je nu al elektronisch factureert (bijvoorbeeld via eVerbinding), zijn je facturen via het platform toegankelijk. Maar voldoe je op deze manier aan je wettelijke bewaarplicht? Het antwoord is gedeeltelijk. Voor wat betreft je elektronische facturen wel. Vanuit de wet komt namelijk de eis dat facturen moeten worden bewaard in hun originele vorm en in het geval van elektronische facturen is dat dus ook elektronisch.

Mag je fysieke facturen weggooien?

In het geval van fysieke facturen ligt het iets anders. Waarschijnlijk zijn je fysieke facturen gescand en in het platform opgeslagen. Dit is conversie, je hebt de fysieke facturen geconverteerd. Het op deze manier overbrengen van gegevens is toegestaan, mits het gebeurt onder de volgende voorwaarden:

  • Alle gegevens worden overgezet
  • De inhoud wordt letterlijk overgenomen, juist overgezet
  • Gedurende de hele bewaartermijn is de nieuwe gegevensdrager beschikbaar
  • De gegevens moeten binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden

 

Hoe zit het met de authenticiteit en integriteit?

Ook de gegevens over de oorspronkelijkheid en de inhoud van de factuur zijn belangrijk. Het is natuurlijk van belang om te weten én aan te kunnen tonen dat een factuur bijvoorbeeld daadwerkelijk afkomstig is van een leverancier.

Wat moet je verder bewaren?

Alle gegevens met betrekking tot de facturen moeten in principe 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Je moet de Belastingdienst namelijk duidelijk kunnen maken wat er precies met de factuur is gebeurd. Dit betekent dat ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en/of het bewijs van betaling moeten worden bewaard.

(Bron: Efacturatie)

22
feb

6 voordelen van het werken met een begroting

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor 6 voordelen van het werken met een begroting

Ondernemers die bewust en actief met een begroting werken zijn doorgaans succesvoller in hun werk, omdat ze gerichter sturing kunnen geven aan hun bedrijf. In deze checklist vind je de 6 grootste voordelen van het werken met een begroting.

De meeste ondernemers maken bij de start van hun bedrijf een begroting, waarin ze de verwachte inkomsten en uitgaven opnemen. De begroting maakt in veel gevallen deel uit van het ondernemingsplan. Bij een financieringsaanvraag stellen ondernemers (verplicht) een aantal begrotingen op, maar zodra de financiering rond is, kijken sommigen hier eigenlijk niet meer naar om. Zonde, want werken met een begroting heeft de nodige voordelen. Hieronder noemen we er zes.

1. Inzicht in de financiële haalbaarheid van plannen

Een begroting is in principe niets anders dan het doorrekenen van toekomstplannen. Hiermee worden zwakke plekken en risico’s zichtbaar. Het is goed om van tevoren helder te krijgen wat wel en wat niet haalbaar is. Aan de hand hiervan kun je prioriteiten stellen. Blind blijven sturen op een onhaalbaar doel kan grote gevolgen hebben voor de continuïteit van jouw onderneming.

2. Meer kans op krediet

Op basis van een goed doordacht plan kan worden bepaald hoe veel externe financiering jij nodig hebt en of die financiering bij de bank geregeld kan worden en/of bij een alternatieve financier. Zowel de bank als andere financiers zullen vaak een (meerjaren)begroting eisen voordat ze tot financiering kunnen overgaan.

Met een begroting laat je de financier vooraf zien wat je met het geleende geld gaat doen. Nu het steeds lastiger wordt om startkapitaal te vergaren, is goed ondernemerschap belangrijk. Een ondernemer die kan aantonen dat hij met behulp van een begroting bewust sturing geeft aan zijn bedrijf, laat zien dat hij een goede ondernemer is waarin financiers vertrouwen kunnen hebben.

3. Op tijd kunnen bijsturen

Hoewel een begroting vrijwel nooit (exact) zal worden gerealiseerd, is het de bedoeling dat je wel probeert de begroting te halen. Door maandelijks de gerealiseerde cijfers te vergelijken met jouw begroting, kun je waar nodig ingrijpen. Soms zullen omstandigheden je dwingen de begroting aan te passen in positieve of negatieve zin. Als je bewust stuurt, zie je eventuele problemen vaak al in een vroeg stadium aankomen, kun je tijdig bijsturen en daarmee eventuele problemen voorkomen.

4. Liquiditeitsprognose en seizoensfinanciering

Bedrijven die een beperkte periode van het jaar een hogere financiering nodig hebben, regelen dat meestal met een rekening courant krediet bij de bank. Omdat dit vrij kostbaar kan zijn, is het belangrijk dat je probeert dit krediet zo laag mogelijk te houden.

Een planning van de inkomsten en uitgaven in deze periode (liquiditeitsbegroting) is belangrijk. Je kunt daarmee uitrekenen hoeveel seizoenskrediet nodig is (limiet) en kunt snel ingrijpen (debiteuren aanmanen, betaling van crediteuren uitstellen) als de werkelijkheid te veel gaat afwijken van de begroting. Ook het tijdig aanvragen van verruiming van het krediet is mogelijk wanneer je beschikt over een liquiditeitsprognose.

5. Kosten en budgettering

Een begroting geeft inzicht in de te maken kosten. Op basis van een begroting kun je als ondernemer beter bepalen welke uitgaven wel of niet gewenst of noodzakelijk zijn. Met een begroting kunnen financiële beslissingen ook transparanter worden gemaakt richting eventuele medewerkers. Bijvoorbeeld bij het vaststellen van de budgetten.

6. Juiste kostprijs bepalen

Verkoopprijzen voor producten of diensten worden bepaald door de markt. Een bedrijf maakt winst wanneer de kostprijs lager is dan de verkoopprijs. Het is daarom belangrijk om op de kostprijs te sturen en deze zo laag mogelijk te houden. De kostprijs bepaal je door directe kosten (inkoop en overige directe kosten) te vermeerderen met eventuele indirecte kosten en risico’s. De begroting, waarin je deze gegevens moet verwerken, is de basis voor de kostprijsberekening en van groot belang voor jouw uiteindelijke bedrijfsvoering.

[Bron: MKB Servicedesk]

14
sep

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Boekhouden, oftewel het op orde brengen van de financiële administratie, is verplichte kost voor iedereen die een bedrijf start. Of het slimmer is om de bedrijfsadministratie uit te besteden aan een professional of om dit zelf te doen, hangt af van jouw situatie. Maar een zekere basiskennis van boekhouden is natuurlijk altijd mooi meegenomen. Hieronder lees je hoe je een overzichtelijke administratie kunt opzetten.

1. Start op tijd

Niet overdreven, maar hiermee bedoelen we eigenlijk: je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van de financiën. Ook als je nog niet bent gestart en je slechts hierop aan het voorbereiden bent, is het in de meeste gevallen al zinvol om jouw inkomsten en uitgaven eens concreet op een rijtje te zetten.

Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming in bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn, moet je deze gegevens goed bewaren. Daarbij kun je denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt enkele eisen aan een ‘deugdelijke administratie’. Zo zul jij je moeten houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie
  • kasadministratie
  • urenadministratie

3. Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Doorgaans wordt namelijk aangeraden om jouw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft. Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat je daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of jouw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen.

Wanneer je (nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.
  • Je besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen. Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer? Dan hoef je niet te voldoen aan deze voorwaarde [Bron: Belastingdienst].

Uit de bedrijfsadministratie moet straks blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

Zakelijke rekening nodig?

Met een zakelijke rekening houd je jouw zakelijke en privégeldstromen gescheiden. Dat maakt jouw administratie overzichtelijk. Het is ook voldoende om een de zakelijke transacties te registreren op een gescheiden privérekening. Belangrijk is om zoveel mogelijk privé-mutaties niet door de boekhouding te laten lopen omdat dit extra werk oplevert voor je accountant of boekhouder.

4. Ga zorgvuldig te werk

Je zult spoedig merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Daarnaast zal, indien je ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen jouw administrateur dit waarderen, maar zal het in veel gevallen ook een gunstig effect hebben op de indeling van jouw uren. Het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag.

Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten ‘bakkensysteem’, waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bakken (of ordners natuurlijk). Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorg je ervoor dat je betalingen voor inkomende nota’s op tijd voldoet en anderzijds jouw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of ZZP’er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je niet alleen de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook – indien relevant – jouw VAR-verklaringen.
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
  • Bak 6 (voor ondernemers met veel contante geldverkeer): De kasadministratie

5. Bewaar de administratie geordend en eventueel digitaal

Steeds meer werkzaamheden kun je digitaal uitvoeren. Denk aan het verwerken van facturen en het bijwerken van de zakelijke agenda, maar dit is niet voor iedere ondernemer even relevant. Dat beseft de Belastingdienst ook. Ondernemers kunnen daarom in bepaalde gevallen afspraken maken met de fiscus over de vorm waarin jouw gegevens zullen worden bewaard, waarbij jij kunt aangeven dit op papier of geheel elektronisch te willen doen. Weet wel dat de fiscus dit alleen zal toestaan wanneer het gaat om een zeer kleinschalige administratie.

Over het algemeen moet je digitale gegevens echter ook digitaal bewaren. De documenten alleen uitprinten is dan dus niet voldoende. Bewaar jij de bedrijfsadministratie elektronisch? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een computercrash niet alles verliest.

6. Profiteer van handige tools en apps

Denk je bij het bijwerken van de administratie nog steeds aan een dikke stapel nota’s, een schoenendoos vol met vage bonnetje en een op tilt slaande rekenmachine om alles uit te rekenen? Die tijd ligt gelukkig ver achter ons. Anno 2014 kunt je gebruikmaken van diverse computerprogramma’s die deze klus aanzienlijk sneller en eenvoudiger hebben gemaakt. Online vind je trouwens ook de nodige applicaties en tools die jou hierbij kunnen helpen.

 

22
mei

Vijf tips om je winst te laten groeien

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Vijf tips om je winst te laten groeien

Je hebt een relatief jong bedrijf met enkele mooie producten en diensten. Je bedrijf heeft inmiddels ruim 100 klanten die regelmatig nieuwe opdrachten verstrekken. De laatste tijd valt de omzet echter tegen. Wat kun je hieraan doen?

Als adviseur van de Kamer van Koophandel komt Jos Borsboom dit probleem bij veel ondernemers tegen. In het begin gaat het lekker. De omzet neemt per jaar toe en the sky is the limit. Kortom; het kan niet stuk. En dan komt de terugval, al dan niet veroorzaakt door de crisis. Minder opdrachten, vaak met een lagere opdrachtwaarde. De kosten gaan ondertussen gewoon door. Lichte paniek breekt uit.

Bewaar de rust
Ik maak maar al te vaak mee dat een ondernemer dan alle kanten uitvliegt en de meeste rare dingen doet om toch aan omzet te komen. “Als we maar omzet draaien, al is het tegen of onder de kostprijs,” hoor ik nog wel eens. Helaas is een dergelijke houding een regelrechte doodsteek voor een ondernemer. In dit soort situaties is het belangrijk om de rust en het overzicht te bewaren en niet vanuit paniek te handelen. De volgende tips kunnen jou helpen om niet in de paniek-reflex te schieten, maar met vertrouwen de toekomst tegemoet te zien.

Tip 1: zet je klanten op een rij

Maak in een Excel-sheet een overzicht van je klanten over de laatste drie jaren. Werk hierbij in aflopende volgorde. Begin dus met de klant met de hoogste omzet en eindig met de klant met de laagste omzet. Maak hierbij gebruik van kleuren. Gebruik zwart bij omzetverhoging, rood bij omzetdaling, groen voor een nieuwe klant en blauw voor een bestaande klant, die een tijdje is weggeweest.

Deel je klanten vervolgens in vier groepen in: 1 % van de klanten behoort tot de groep toppers, 4% tot de sub-toppers, 15% tot de middenmoot en 80% ( waar ken ik dat toch van) betreft de kleine klanten. Kijk per groep waar de kansen liggen. Neem geen genoegen met ‘20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet’. Dat is weliswaar vaak zo, toch zal je bij een gedegen analyse tot een verrassende ontdekking komen. Daar waar je enerzijds afscheid moet nemen van een aantal kleine klanten zonder perspectief, moet je anderzijds juist tijd investeren om kleine klanten met potentie door te ontwikkelen. Ik kan je van harte aanbevelen eens het boekje “Leer je klanten kennen” te lezen van Jay Curry, de Customer Marketing Goeroe. Je zult versteld zijn wat het volgen van zijn methode jou gaat brengen.

Tip 2: creëer inzicht in de winstbijdrage

Haal uit je boekhouding wat de winstbijdrage van elke klant over het jaar is geweest. Zonder dit inzicht kun je je bedrijf niet goed besturen. Een paar jaar geleden zei een ondernemer tegen mij, dat hij bij zijn belangrijkste klant, goed voor een jaarlijkse omzet van meer dan € 700.000, bijna € 40.000 verlies leed. In zo’n geval moeten alle alarmbellen gaan rinkelen en moet je onmiddellijk tot actie overgaan. Of je zorgt er voor dat er winst wordt gemaakt of je neemt afscheid van zo’n klant. Het is dan beter om de tijd die je aan zo’n klant moet besteden, te gebruiken aan het verder ontwikkelen van één of meerdere klanten met bijvoorbeeld € 100.000 omzet en een goede winstbijdrage. Kijk dus niet alleen naar omzet, maar juist naar de winstbijdrage.

Tip 3: calculeer scherp

Wees scherp op de calculaties die je maakt. Bij handelsbedrijven is dit in de regel niet zo moeilijk. Bij productiebedrijven is dit vaak complexer. Wees er zeker van dat je alle kosten calculeert en wees voorzichtig met het doen van aannames. Probeer aannames zo goed mogelijk te onderbouwen. Bij productiebedrijven let je niet alleen scherp op het gebruikte materiaal, maar uiteraard ook op de uren. Laat ook een collega naar de calculaties kijken. Een kritische post is de post ‘onvoorzien’. Ik ken ondernemers die er voor kiezen om 20% van de totaalprijs als ‘post onvoorzien’ op te voeren. Hiermee diskwalificeer je jezelf en verschaf je de ander een goede reden om jou de opdracht niet te gunnen. Als je al een post ‘onvoorzien’ opvoert, probeer deze dan tot een minimum te beperken.

Tip 4: bouw aan een relatie

Klanten willen aandacht. Ze gunnen jou per slot van rekening de business. Zorg er dus voor dat die business jou echt wordt gegund. Als het kan bezoek je de beste klanten minimaal twee keer per jaar. Je weet wat er bij hun omgaat. Je probeert een strategische partner te zijn en luistert naar hun klantwensen. Geef de concurrent niet de kans om bij jouw klant binnen te komen. Jij bent immers al binnen en levert al producten. Heeft de klant een keer een klacht ? Zie dit als een kans, trek er lering uit en los het snel op.

Tip 5: lever een dienst

Lever je een product? Denk dan eens na of jij een dienst kunt ontwikkelen, waarvoor je klanten bereid zijn te betalen. Het product heb je immers al geleverd. En naar alle waarschijnlijkheid zijn je klanten er tevreden over. Een sprekend voorbeeld is de leverancier van een CV-ketel, die tevens een onderhoudscontract aanbiedt. Voor een vast bedrag wordt elk jaar de ketel schoongemaakt. Op deze manier creëer je een waardevol (extra) contactmoment. Je komt als leverancier immers minstens één keer per jaar weer bij de klant over de vloer.

Begin direct met aanpakken
Veel ondernemers worden geregeerd door de waan van de dag. Vaak komen ze ’s avonds tot de conclusie dat er niets terecht is gekomen van het prioriteitenlijstje, dat ze vroeg in de ochtend hadden gemaakt. Daarop staat bijvoorbeeld dat er nog offertes moeten worden gemaakt en gecontroleerd. Om maar te zwijgen over het onder handen zijnde werk, dat op tijd moet worden afgerond. Of het nabellen van een leverancier omdat het bestelde materiaal nog niet is geleverd.

Ondernemen is keuzes maken en prioriteiten stellen. Maak er daarom een gewoonte van om op vrijdagmiddag mijn vijf tips stuk voor stuk op te pakken en uit te voeren. Het maakt jouw ondernemersleven een stuk makkelijker.

(Bron: Livewire.nl)

27
jan

Software? Broncode? Eigendom? Waarom een escrowregeling?

Categories: Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, diversen, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie
Reacties uitgeschakeld voor Software? Broncode? Eigendom? Waarom een escrowregeling?

De voordelen van geautomatiseerde systemen en goede software hoeven we tegenwoordig niet meer uit te leggen. Gebruikers kunnen bij een juiste keuze en goed gebruik hun werk veel efficiënter en effectiever uitvoeren. Dat er aan software ook negatieve kanten zitten en soms zelfs risico’s kleven, kunt u vaak teruglezen in de pers. Om enkele haken en ogen te noemen: sommige software is (erg) onderhoudsgevoelig waardoor organisaties in meer of mindere mate afhankelijk zijn van hun leverancier. Daarnaast neemt het gebruik van cloudapplicaties (SaaS) een steeds hogere vlucht.

Dit artikel gaat in op de juridische aspecten van software en de vraag of deze afhankelijkheidsrisico’s kunnen worden vermeden. Ook gaan we in op welke maatregelen men kan nemen.

Inleiding

Het is wellicht een vreemde invalshoek om te beginnen met een pleidooi om anders naar software te kijken. Die andere manier van kijken betreft dan onder meer de aandacht voor de juridische aspecten van software, software als vermogensbestanddeel en de beeldvorming rond de inhoud van de relaties van bij software betrokkenen.

Een voorbeeld hiervan is de relatie licentiegever – licentienemer. Dit is geen gewone leverancier – klant relatie. Door de langdurige band tussen softwareproducent en zijn afnemers, de volledige afhankelijkheid van de softwareproducent, het langdurige proces van vervanging van software en de onmisbaarheid van de gegevens uit het informatiesysteem (die vaak alleen leesbaar zijn als de software waarmee ze zijn vastgelegd, werkt en beschikbaar is) valt de softwareproducent niet te vergelijken met de leverancier van levensmiddelen. De ontstane ‘lotsverbondenheid’ is een risico voor gebruikers en licentiegever.

Tegelijkertijd zijn de beschikbaarheid en continuïteit van het informatiesysteem erg belangrijk. Dit betekent dus dat de software en data steeds beschikbaar moeten zijn in operationele staat. En om dat zo te houden moet de broncode met toebehoren onder alle omstandigheden beschikbaar zijn. Om dat goed te regelen is er een combinatie nodig van juridische zekerheid en technische continuïteit. Vooral met de juridische maatregelen wordt de basis gelegd onder de informatiebeveiliging en het beheersen van risico’s die voortkomen uit de ontstane lotsverbondenheid.

Juridisch kader

Hoewel het nooit zo wordt geformuleerd, is de handel in software feitelijk een handel in rechten. Dat heeft natuurlijk alles te maken met het auteursrecht waaronder ook software valt. Softwareproducenten hebben namelijk het alleenrecht op openbaarmaking van hun producten. In de praktijk betekent dit, dat ze de zogenaamde objectcode (dat is de versie in digitale vorm) openbaar maken. Dat doen ze door een gebruiksrecht te verstrekken op de objectcode. Alle overige componenten van een compleet softwareproduct houden ze geheim. Dat is onder meer het materiaal dat ontwikkeld is voorafgaand aan het feitelijke programmeerwerk, en alle gebruikte hulpsoftware en de broncode zelf. Dit materiaal is wel nodig bij het onderhouden en doorontwikkelen van de programmatuur. Om deze reden zijn gebruikers aangewezen op een onderhoudscontract met de auteursrechthebbende van de software. Op zichzelf is dat aspect niet perse nadelig voor de gebruikers omdat op deze wijze kennis en kosten kunnen worden gedeeld, maar dit terzijde.

Het gaat te ver in het kader van dit artikel om alle op software en/of informatiesystemen zijnde wet- en regelgeving te bespreken. Denkt u bijvoorbeeld aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Databankenwet. Het dient wel een punt van aandacht te zijn bij het treffen van beheersingsmaatregelen. Het kan een extra argument ervoor zijn of tot aanpassing van maatregelen leiden.

De rechtspositie van de licentienemer

Zoals hierboven blijkt is het standaardpraktijk dat de licentienemer uitsluitend een gebruiksrecht op de software krijgt. Het betreft dan uitsluitend de objectcode.

Deze rechtspositie wordt er meestal niet sterker op als gekeken wordt naar de eigendom van het auteursrecht. In de praktijk werken de meeste softwareproducenten in de vorm van een rechtspersoon. Het auteursrecht houdt daar rekening mee. Het auteursrecht op het werk van een programmeur in loondienst gaat over op de werkgever. Maar hier houdt dit zeer beknopte verhaal over auteursrecht nog niet op. Steeds meer softwareproducenten werken in een holdingstructuur. Daardoor wordt het voor de buitenwacht lastig om te weten wie de eigenaar van de software is. Daarbij gevoegd de mogelijkheden van het auteursrecht, dat er gedeeld eigendom bestaat, en er ook nog de mogelijkheid is pandrecht op software te vestigen. Het zal duidelijk zijn, dat er in de vele factoren die van invloed zijn op de eigendomssituatie van software, wijzigingen kunnen optreden tijdens de gebruiksduur.

Rechtszekerheid voor softwaregebruikers

De vraag is nu hoe de rechtspositie van gebruikers structureel kan worden verbeterd. Daarvoor is kennis en ervaring nodig op het grensvlak van de vakgebieden IT en Recht. Op dit grensvlak doen zich vele ontwikkelingen voor, denkt u aan jurisprudentie en opkomst van XaaS-systemen. Er ontstaan nieuwe specialismen, producten en diensten. Langer bestaande diensten worden geprofessionaliseerd. Dat geldt bijvoorbeeld voor het ‘product’ software-escrow.

Broncodedeponering gebeurt vooral in het belang van de softwaregebruiker. Minder bekend is, dat ook de eigenaar van het auteursrecht (softwareontwikkelaar) op een broncode een belang heeft. Dat is gelegen in het feit dat het auteursrecht op broncodes niet wordt geregistreerd. Dat vindt zijn oorzaak in het auteursrecht. Het auteursrecht ontstaat namelijk spontaan. Het registreren van auteursrecht hoeft bij veel producten vaak niet, omdat door openbaarmaking (dit is één van de rechten van de maker) controle op namaak (plagiaat, vervalsing) vrij gemakkelijk plaatsvindt. Voor software ligt dit natuurlijk heel anders en zeker voor de broncode, die met opzet geheim wordt gehouden.

Er is een praktische oplossing voor dit gebrek aan rechtszekerheid. Dat is het deponeren van een broncode bij een IT-notaris m.b.v. een notariële akte, nadat een zogenaamd IE-onderzoek is verricht. Dit IE-onderzoek heeft tot doel een duidelijke eigenaar te identificeren. Uiteraard speelt kennis van auteursrecht en van softwareontwikkeling hierbij een belangrijke rol. De voordelen zijn evident: er is nu een duidelijke eigenaar en doordat de broncode is gedeponeerd bij de notaris zijn inbreuken op het auteursrecht veel beter te bestrijden.

Broncodedeponering, mits deskundig en zorgvuldig uitgevoerd, kan er voor zorgen, dat er duidelijkheid bestaat over de vraag of de licentienemer wel een overeenkomst heeft afgesloten met de juridische eigenaar van de software waar hij alleen een gebruiksrecht van heeft.

Recht op de broncode, aanvullende maatregelen cloudapplicaties

Als de software op een juridisch correcte wijze gedeponeerd is, dan is het nog een kleine stap, om de licentienemer het recht te verlenen op de broncode onder zgn. opschortende voorwaarde. Ook daarvoor moeten wel eisen gesteld worden aan de wijze waarop de broncode is gedeponeerd. De belangrijkste eis is, dat er een deskundige controle heeft plaatsgevonden van de broncode met alle toebehoren. Daarbij is het belangrijk, dat men zich realiseert, dat broncodedeponering ook bedoeld is om schade te beperken, die het gevolg kan zijn van (langdurige) uitval van informatiesystemen. Met het te deponeren materiaal moet onderhoud en doorontwikkeling kunnen plaatsvinden. Daaromtrent kan alleen zekerheid worden geboden na een reconstructie van de software door vanuit een broncode en alle gebruikte hulpsoftware een werkende objectcode te generen. Daarnaast moet er tevens nog een test worden uitgevoerd of wijzigingen in de objectcode kunnen worden doorgevoerd. Nadat vastgesteld is, dat het te deponeren materiaal volledig is, moet vervolgens nog aandacht worden besteed aan de overdraagbaarheid. Het belang van documentatie wordt door softwareontwikkelaars nogal eens onderschat. Het is daarom nodig dat de informatie die nodig is voor de overdraagbaarheid, wordt vastgelegd en toegevoegd aan de te deponeren broncode. Dit kan gebeuren tijdens de controle van de broncode.

Voor software die niet draait op systemen in het beheer van de gebruiker, moeten naast broncode-deponering aanvullende maatregelen worden genomen. Een inventarisatie van de ketenpartijen die achter de softwareleverancier zitten en ervoor zorgen dat de oplossing in de lucht blijft, is noodzakelijk. Met essentiële ketenpartijen, zoals een hostingprovider, zullen afspraken moeten worden gemaakt over de continuering van hun dienstverlening op het moment dat de softwareleverancier geraakt wordt door een calamiteit. Omdat de keten achter XaaS-systemen van geval tot geval verschilt, is een continuïteitsregeling voor cloudoplossingen maatwerk.

Afgifteregeling

Onder welke voorwaarden kan de licentienemer een beroep doen op afgifte van de broncode en wordt de genomen continuïteitsmaatregelen uitgevoerd? In de praktijk komen doorgaans de volgende voorwaarden voor:

  • Overeenstemming tussen de betrokken partijen, dat de regeling mag worden uitgevoerd;
  • Het vervallen van de inschrijving van de softwareleverancier bij de Kamer van Koophandel;
  • Het faillissement van de softwareleverancier of de verlening van surseance van betaling;
  • Overdracht van de programmatuur door de softwareleverancier aan een derde, zonder dat de rechten en plichten uit de escrowovereenkomst zijn overgedragen;
  • Een rechterlijke uitspraak waarbij vastgesteld is dat:
    • de softwareleverancier de escrowovereenkomst niet volledig nakomt;
    • de softwareleverancier zijn verplichtingen uit overeenkomsten met een gebruiker niet behoorlijk vervult;
    • de softwareleverancier het onderhoud van de betreffende programmatuur heeft gestaakt;
    • de softwareleverancier zijn verplichtingen tegenover een essentiële ketenpartij niet nakomt.

Een voorwaarde voor uitvoering van de regeling is natuurlijk ook, dat de licentienemer een geldig contract heeft met zijn softwareleverancier, en aan al zijn verplichtingen tegenover zijn softwareleverancier heeft voldaan.

Controlemogelijkheid door softwaregebruikers

Voor veel gebruikers zijn begrippen als automatisering en software al behoorlijk abstracte begrippen. Een escrowregeling wordt dan al gauw ervaren als een complex vraagstuk. Dat wordt nog eens in de hand gewerkt door de vele escrowregelingen die kwalitatief niet aan redelijkerwijs te stellen eisen voldoen. Dat wordt vaak verhuld met een gebrek aan voorlichting en controleerbaarheid. Het is belangrijk, dat aan gebruikers de mogelijkheid wordt geboden, te controleren of de regeling voldoet en een gedeponeerde broncode kan worden gebruikt voor continuïteit. Met andere woorden: verslaglegging is noodzakelijk.

Conclusie

Uit het oogpunt van informatiebeveiliging is aandacht voor de juridische aspecten van software noodzakelijk. Een licentieovereenkomst of SLA alleen geeft de softwaregebruiker een zwakke rechtspositie en stelt de continuïteit van zijn informatiesysteem onvoldoende zeker. Een solide software-escrowregeling is dan ook een logische aanvulling op de licentieovereenkomst. De IT-jurist kan u ondersteunen bij het opstellen en beoordelen van een escrowregeling.

(Bron: De ITjurist / http://www.it-jurist.nl/)

Older Entries