All posts in Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, algemene voorwaarden

Dashboards maak je tegenwoordig steeds gemakkelijker. Met name door technologische ontwikkelingen op het gebied van datamanagement en -visualisatie. Daar hangt een keerzijde aan: we zien een wildgroei aan dashboardproductie. En hoe zorgt u ervoor dat al die dashboards ook echt gebruikt worden? Wij geven u zeven tips om uw dashboards gebruiksvriendelijk te maken!

1. Start met heldere strategie en doelstellingen
Vaak is data in voldoende mate in een organisatie beschikbaar of zijn er meer dan voldoende rapportages beschikbaar. Maar zonder heldere strategie en doelstelling is het lastig bepalen welke resultaten je daaraan moet koppelen en hoe je bijstuurt. Denk daarom eerst na over de juiste focus en vervolgens hoe u moet sturen op zaken die echt belangrijk zijn.

2. Houd grafische weergaven simpel 
Realiseer u dat de meeste mensen het lastig vinden om dashboards te lezen. In de praktijk zien we dat dashboards vaak zeer kleurrijk zijn en bol staan van de meest aantrekkelijke visuele weergaves. Deze dashboards zijn uiteindelijk vaak lastig leesbaar. Tijdens onze trainingen behandelen we verschillende richtlijnen (do’s en don’ts) voor het effectiever maken van dashboards. Hierin behandelen we bijvoorbeeld gebruik van kleuren, grafieken, accentueringen, vorm, legenda en toelichting.

3. Toon actiegerichte resultaten
Niet de dashboards, maar de acties leiden tot succes en resultaat. Wat in de eerste plaats vaak ontbreekt bij grafieken is een target (einddoelstelling) en een planlijn (doel per tijdseenheid). Een staafdiagram of lijngrafiek zegt vaak niets als er geen norm en context aan wordt gegeven.
In de tweede plaats worden doelstellingen vaak niet vertaald naar concrete acties. Het loont per KPI concreet te bepalen “wie doet wat en wanneer”. Prestatie-overleggen eindigen dan niet langer zonder concrete acties en verantwoordelijkheden.

4. Vul aan met toelichtingen en conclusies
Naast de juiste vormen en kleurstellingen van grafieken binnen dashboards, zijn correcte legenda’s, toelichtingen en eventueel conclusies essentieel. Te vaak zien we in de praktijk geen of onvoldoende toelichting, waardoor dashboards verzanden in de la of mailbox. Dashboards moeten juist de basis vormen voor een dialoog en leiden tot vervolgacties.

5. Benoem verantwoordelijken
Dashboards bestaan vaak uit verschillende meetindicatoren, zogenaamde KPI’s of kritische prestatie indicatoren. De vraag is echter wie verantwoordelijk is voor het resultaat van een specifieke KPI. Als iedereen verantwoordelijk is voor alles, dan zal uiteindelijk niemand zich echt verantwoordelijk voelen. Belangrijk is dus dat per KPI een verantwoordelijke wordt benoemd, die acties definieert, analyses laat uitvoeren en toelichting geeft over de voortgang in het realiseren van de doelstelling van de betreffende KPI.

6. Focus op relevantie 

Belangrijk is dat data betrouwbaar is en dat beslissingen worden genomen op basis van correcte data. Echter, in de praktijk zien we vaak dat het issue rondom betrouwbaarheid bewust of onbewust afleidt van het inzicht dat de prestatie-meting weergeeft. Vaak kunnen we aan de trendcijfers zien dat we achterlopen op target. Dan is het niet langer de vraag of de cijfers betrouwbaar zijn, maar: welke acties gaan we ondernemen om bij te sturen?

7. Behoud snelheid bij de opbouw
Vaak wordt er teveel tijd door een beperkt aantal mensen besteed aan het ontwerp van een dashboard, terwijl het belangrijker is om gewoon te starten met bijsturen en verbeteren. Wij pleiten ervoor om te starten met slechts een paar, eenvoudig te meten KPI’s. Start hierna zo snel mogelijk de cyclus van meten, analyse, acties uitvoeren en weer meten. De rapportage zelf is geen doel, het is slechts een middel om gedragsverandering en verbetering door te voeren.

Meer weten? Neem contact met ons op.

Algemene en leveringsvoorwaarden worden nog wel eens door elkaar gehaald, maar er zijn wel degelijk verschillen. Leveringsvoorwaarden maken – net als de betalingsvoorwaarden – deel uit van de algemene voorwaarden en zijn specifiek van toepassing op de levering en verkoop van producten. Deze clausules maken de rechten en plichten van zowel de leverancier als de afnemer concreet. Je leest er alles over in de checklist leveringsvoorwaarden: wat kun je ermee?

1. De algemene voorwaarden

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan om goede algemene voorwaarden op te stellen. De regels in deze clausule maken duidelijk welke rechten en plichten klant en aanbieder hebben. De algemene voorwaarden sluiten niet alleen financieel risico uit – alle voorwaarden moeten juridisch goed zijn dichtgetimmerd – maar maken ook het doen van zaken duidelijker en minder ingewikkeld.

Je levert straks waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten; in dat geval hoef je de voorwaarden in principe maafr één keer goed op te (laten) stellen, zodat je deze clausule vervolgens  langdurig kunt blijven gebruiken. Verandert er later iets belangrijks in jouw bedrijfsvoering? Raadpleeg dan altijd een juridisch adviseur; hij kan vertellen of en zo ja, waar je de huidige voorwaarden moet aanpassen.

2. Inhoud leveringsvoorwaarden

De leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van de algemene voorwaarden. Hierin staan alle (juridische) zaken die op de levering van een product (of dienst) van toepassing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de levertijd van het product; hoe de annulering van een bestelling is geregeld en wat er gebeurt als er sprake is van een overmachtsituatie, bijvoorbeeld het niet kunnen leveren wegens noodweer of een pakket dat gestolen/verdwenen is.

Daarnaast leg je in de leveringsvoorwaarden vast wie er verantwoordelijk is voor het betalen van de transport- en/of bezorgkosten. Als je als ZZP’er een specifieke dienst levert – je bent bijvoorbeeld een schilder – is het raadzaam om vast te leggen dat, mocht je een keer zelf verhinderd zijn, je een ander bedrijf of kracht de dienst laat uitvoeren.

Het kan natuurlijk gebeuren dat je een klus inplant en je die dag ziek bent of een begrafenis hebt, maar dat de klus wel echt die dag moet worden uitgevoerd. Als je in de leveringsvoorwaarden vastlegt dat bij calamiteiten iemand anders de klus mag uitvoeren, kan er hier achteraf nooit een conflict over ontstaan.

Uiteraard is de inhoud van de leveringsvoorwaarden wel afhankelijk van het type producten en diensten die je levert. Een schilderklus uitvoeren of het leveren van een spijkerbroek is een wereld van verschil.

Het is overigens altijd verstandig om een aparte clausule in de voorwaarden op te nemen indien een besteld product onverhoopt (tijdelijk) niet leverbaar blijkt te zijn. Leg in de voorwaarden vast of je in dergelijke gevallen het geld terugstort, een soortgelijk vervangend product levert of dat de klant voor het aankoopbedrag een ander product mag uitkiezen.

3. De leveringsvoorwaarden zelf opstellen

Je kunt ervoor kiezen om de leveringsvoorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridisch expert of bureau. Als je zelf aan de slag gaat, kun je op internet een aantal voorbeelden vinden die je als leidraad kunt gebruiken. Deze documenten moet je natuurlijk nog wel toeschrijven naar jouw bedrijf, dus let goed op dat je een relevant document als basis gebruikt en de juiste zaken aanpast.

Algemene- en leveringsvoorwaarden verschillen nogal per branche; het kan erg vervelend zijn als je achteraf wordt geconfronteerd met eventuele kleine lettertjes uit de voorwaarden die in jouw situatie helemaal niet van toepassing blijken te zijn.

Omdat online standaardvoorwaarden vaak kosteloos worden aangeboden, doe je er als startende ondernemer verstandig aan om ook nog een jurist hiernaar te laten kijken. Deze deskundige kan juridisch toetsen of de documentatie rechtsgeldig en compleet is, want er zou maar net een belangrijke bepaling voor jouw sector ontbreken. Dat kan later in het geval van een conflict grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.

4. Acceptatie van leveringsvoorwaarden

Om de leveringsvoorwaarden rechtsgeldig te maken, moeten ze openlijk beschikbaar zijn voor klanten en/of opdrachtgevers. De leveringsvoorwaarden moeten vanwege deze informatieplicht (samen met de algemene voorwaarden) voor iedere transactie door de afnemer kunnen worden ingezien. Als je een eigen webwinkel hebt geopend, moet dit document bijvoorbeeld altijd zichtbaar zijn op de site.

Goed om te weten: de algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze tijdens het bestelproces kan inzien. Het is het overwegen waard om aan het online bestelformulier een vinkje toe te voegen dat de klant kan aanvinken, zodat hij op dat moment akkoord kan gaan met de algemene voorwaarden. Pas als de afnemende partij de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd, kan de bestelling verder worden afgerond.

Het gros van de klanten neemt de algemene voorwaarden zonder te lezen voor kennis aan, maar op deze manier kun jij als ondernemer achteraf nooit ergens op worden aangesproken. Bied je het product via een fysieke winkel aan? Dan moet je de algemene voorwaarden persoonlijk overleggen.

Ben jij een stukadoor die een klus bij iemand thuis gaat uitvoeren? Stuur dan jouw voorwaarden mee met de offerte, zodat de klant de voorwaarden evengoed vooraf kan doorlezen. Als je dit document na de geleverde dienst pas met de factuur zou meesturen, is het namelijk niet rechtsgeldig.

5. Deponeren van leveringsvoorwaarden

Wettelijk verplicht is het niet, maar als je jouw onderneming echt tegen ieder risico wilt indekken, bestaat de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij de rechtbank.

Wanneer je de voorwaarden officieel deponeert, worden de stukken voorzien van een datum en nummer. Dit is juridisch gezien het bewijs dat je tussentijds niets in de voorwaarden hebt gewijzigd, zodat je bij een eventueel conflict extra sterk staat.

Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn wel kosten verbonden: achttien euro per jaar, per gedeponeerde voorwaarde. Afgezien van het feit dat het deponeren als bewijs dient, is het ook een extra mogelijkheid voor jouw klanten om de leveringsvoorwaarden in te zien.

Je hebt als ondernemer nou eenmaal een informatieplicht; mocht je zelf een keer niet in staat zijn om de klant fysiek jouw voorwaarden te verstrekken – bijvoorbeeld in het geval van een telefonische transactie – kan de klant het document op deze manier toch tijdig inzien.

6. Internationale leveringsvoorwaarden

Als je zaken doet in of met het buitenland, moet je daarvoor ook algemene (levering)voorwaarden voor opstellen. Je wilt immers geen internationaal juridische conflict over wie tijdens de levering precies waarvoor verantwoordelijk is geweest.

Stel daarom jouw leveringsvoorwaarden ook op in de taal van het land waarnaar je exporteert, zodat je zeker weet dat de koper niet met het excuus kan aankomen dat hij het niet kon lezen.

Omdat omgekeerd natuurlijk hetzelfde geldt – het buitenland levert ook aan Nederland – bestaan er standaard internationale algemene voorwaarden voor het transport en de levering van goederen. Deze zogenoemde ‘Incoterms’ zijn opgesteld om het internationale zakendoen makkelijker te maken. Er zijn elf verschillende Incoterms, waarvan je de volledige lijst (inclusief voorbeelden) kunt vinden op de Ondernemersplein-website.

Met behulp van deze internationale leveringsvoorwaarden spreek je concreet af wie er straks verantwoordelijk is voor transportverzekeringen, vergunningen, machtigingen, documenten en andere formaliteiten. Daarnaast leg je vast wie het transport verzorgt, welke partij tot welk punt het transport regelt en wat de rechten en plichten zijn van zowel de koper als de verkoper.

(Bron: Ikgastarten)

In algemene voorwaarden leggen ondernemers de regels vast die zij gebruiken bij de verkoop van producten of diensten. Deze ‘kleine lettertjes’ scheppen duidelijkheid over allerlei zaken die met de verkoop aan consumenten te maken hebben. Ondernemers kunnen niet zomaar alles in hun ‘kleine lettertjes’ opnemen. En zij moeten zorgen dat consumenten de algemene voorwaarden kunnen inzien voor de koop.

Wat zegt de wet over algemene voorwaarden?

Ondernemers zijn niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. In de wet staat precies aan welke regels ze zich moeten houden als zij dat wel doen.

Hoe moeten ondernemers algemene voorwaarden overhandigen?

Ondernemers moeten hun algemene voorwaarden vooraf overhandigen of opsturen. Is dat praktisch gezien echt niet mogelijk? Dan mag een ondernemer de consument verwijzen naar een plek waar ze in te zien zijn, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Vraagt de consument naar de algemene voorwaarden? Dan moet de ondernemer ze eenmalig kosteloos opsturen.

Wanneer zijn algemene voorwaarden ongeldig?

Heeft een consument geen gelegenheid gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden? Dan kan hij de voorwaarden niet van toepassing verklaren. In de wet heet dat ‘vernietigen’. Dit moet de consument dan wel bij de ondernemer melden.

Wat zijn onredelijke bepalingen in algemene voorwaarden?

In algemene voorwaarden mogen geen onredelijke bepalingen staan. Een ondernemer mag niet afwijken van andere ‘dwingende wettelijke bepalingen’. Veel regels die consumenten beschermen zijn van dwingend recht. Dit betekent dat daarvan niet mag worden afgeweken.

Wat zijn de regels als een ondernemer de algemene voorwaarden tussentijds wil wijzigen?

Overeenkomsten gelden soms voor langere tijd, zoals bij een abonnement. Wil een ondernemer de  algemene voorwaarden tijdens de looptijd van een overeenkomst veranderen? Dan kan dat alleen als hij dat in zijn voorwaarden bepaald heeft.

De ondernemer moet de gewijzigde voorwaarden opsturen naar de consument. Dat moet omdat hij een informatieplicht heeft. Een vermelding in de krant of de mededeling aan de consument dat de voorwaarden gewijzigd zijn, is niet voldoende. Zijn de nieuwe voorwaarden nadelig voor de consument? Dan kan hij deze afwijzen of de overeenkomst per direct ontbinden.

(Bron: ACM)

Moet ik als ondernemer algemene voorwaarden vastleggen?
Als je als ondernemer producten en/of diensten levert, dan is het handig om alles rond de (ver)koop en levering vast te leggen in je algemene voorwaarden. Vooral als je met meerdere klanten steeds dezelfde afspraken maakt. Maar hoe stel je deze voorwaarden op en waar moeten ze aan voldoen?

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn schriftelijk vastgelegde bepalingen, waarin van alles is geregeld over de mondelinge of schriftelijke overeenkomst die is gesloten tussen ondernemer en afnemer. Denk hierbij aan de betaalwijze, hoe een product of dienst wordt geleverd en binnen welke termijn, of er garantie op zit en hoe de klachtenafhandeling is geregeld. Zo hoef je niet steeds opnieuw met nieuwe klanten dezelfde voorwaarden af te spreken en is voor het sluiten van een overeenkomst al duidelijk welke afspraken gelden.

Verschillende soorten

Grofweg zijn er vier soorten algemene voorwaarden:
  • voor diensten
  • voor consumentenproducten
  • voor niet-consumentenproducten
  • voor verkoop op afstand.
Welke algemene voorwaarden je hanteert, hangt sterk af van het soort onderneming dat je hebt, welke klanten je bedient en in welke branche je werkt. Veel branche-organisaties stellen algemene voorwaarden op die geschikt zijn voor een specifieke branche. Consumenten zijn in de regel beter beschermd in de algemene voorwaarden, omdat van ondernemers wordt verwacht dat zij meer verstand hebben van overeenkomsten en zaken doen.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Ondernemers zijn niet verplicht algemene voorwaarden op te stellen. Maar veel branches hebben in overleg met de Consumentenbond algemene consumentenvoorwaarden opgesteld. Als je lid bent van een branche- of beroepsvereniging kun je verplicht zijn om deze te gebruiken.

Wat zet je in de algemene voorwaarden?

In de regel worden de volgende zaken in algemene voorwaarden geregeld:
  • De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
  • Betalingsvoorwaarden en incasso
  • Leveringsvoorwaarden
  • Garantie
  • Overmacht
  • Beëindiging van de overeenkomst
  • Klachten
  • Aansprakelijkheid
  • Verlenging en opzeggen

Wat mag niet?

In het Burgerlijk Wetboek staat niet wat er in de algemene voorwaarden moet worden vastgelegd, maar wel wat er niet in mag. De zaken die de kern van de prestaties aangeven, zoals de prestatie zelf (wat wordt er geleverd) de prijs en de duur van de overeenkomst. Daarnaast mogen ook geen ‘onredelijk bezwarende bepalingen’ worden opgenomen.

De wet hanteert een zwarte lijst en een grijze lijst (art. 6:236-237 BW) met onredelijk bezwarende bepalingen voor consumentenvoorwaarden. Bij overeenkomsten tussen bedrijven zijn de grijze en zwarte lijst niet ‘dwingend’. Als een van de partijen echter stelt dat een bepaalde voorwaarde in zijn situatie toch onredelijk bezwarend is, zal de rechter wel sneller geneigd zijn dit te geloven als die voorwaarde op de grijze of zwarte lijst staat.

(Bron: MKB Servidesk)