All posts in Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, diversen

Onder één dak en samen voor de toekomst kiezen. Romantiek ten top! En een goed moment om een aantal afspraken te maken en die vast te leggen op papier, zodat de belangrijkste zaken goed geregeld zijn.

Waarom een samenlevingscontract?

U woont samen en geniet nu volop. Maar het is ook goed om na te denken over de toekomst. Wellicht is het handig om een samenlevingscontract te laten opstellen? De keuze hiervoor ligt helemaal bij uzelf. U bepaalt samen welke afspraken erin komen te staan. Waarom het verstandig kan zijn? Een samenlevingscontract geeft meer zekerheid als u toch uit elkaar gaat of als één van u overlijdt. Dat zijn misschien dingen waar u liever niet over nadenkt, maar die wel belangrijk zijn.

Wat staat er in een samenlevingscontract?

U bepaalt zelf welke afspraken er in een samenlevingscontract staan. U kunt bijvoorbeeld afspraken maken over de volgende zaken:
  • wie krijgt welke bezittingen als u uit elkaar gaat?
  • de gezamenlijke bankrekening: wat gebeurt er met het geld bij uit elkaar gaan?
  • verblijvingsbeding: hierin kunt u bijvoorbeeld aangeven op welke (gezamenlijke) bezittingen u recht heeft als één van u overlijdt
  • wie betaalt wat en hoeveel? Bijvoorbeeld de boodschappen en de vaste lasten
  • wie betaalt wat voor de kosten van het verzorgen en opvoeden van de kinderen

Wat zijn de voordelen van een samenlevingscontract?

Met een samenlevingscontract creëert u samen duidelijkheid, door onderlinge afspraken op papier te zetten. U gaat er natuurlijk vanuit dat u nooit uit elkaar gaat, maar de zaken kunnen altijd anders lopen. U kunt dan terugvallen op de afspraken die in het samenlevingscontract staan. Daarnaast maakt het contract u fiscaal partners en dat kan belastingvoordeel opleveren. En een samenlevingscontract is vaak vereist om recht te hebben op elkaars partnerpensioen. Het enige dat u daarvoor hoeft te doen, is de naam van uw partner doorgeven aan uw werkgever of pensioenfonds.

Samenwonen zonder samenlevingscontract

Als u net gaat samenwonen, klinkt het tekenen van een contract bij de notaris misschien wat officieel of komt het wat snel. Natuurlijk is samenwonen zonder samenlevingscontract een prima optie. Maar samenwonen met een samenlevingscontract geeft wel rust en meer zekerheid. Als u uit elkaar gaat of als een van uw beiden overlijdt, dan is het fijn dat de belangrijkste zaken goed geregeld zijn.

Voorwaarden voor een samenlevingscontract

  • u moet allebei 18 jaar of ouder zijn
  • u mag niet onder curatele staan

Samenlevingscontract opstellen

Een samenlevingscontract laten opstellen, kan bij de notaris. De kosten liggen zo rond de € 300. Laat u goed adviseren over de mogelijkheden. Heel fijn: een eerste gesprek bij de notaris is meestal gratis. Het is niet verplicht om naar de notaris te gaan voor een samenlevingscontract. Ook een overeenkomst die u samen opstelt is rechtsgeldig. Het is echter wel aan te raden een notaris in te schakelen, omdat:

  • de notaris kundig is op dit gebied, hij kan u attenderen op zaken waar u misschien zelf nog niet aan hebt gedacht
  • de bewijslast rondom afspraken eenvoudiger is dan bij een onderlinge overeenkomst
  • een notariële akte meestal nodig is voor pensioenregelingen zoals het partnerpensioen
  • met een notarieel samenlevingscontract de Belastingdienst u en uw partner eerder als fiscale partners ziet. Hierdoor betaalt u minder belasting als u erft bij het overlijden van uw partner.

(Bron: ING)

Algemene en leveringsvoorwaarden worden nog wel eens door elkaar gehaald, maar er zijn wel degelijk verschillen. Leveringsvoorwaarden maken – net als de betalingsvoorwaarden – deel uit van de algemene voorwaarden en zijn specifiek van toepassing op de levering en verkoop van producten. Deze clausules maken de rechten en plichten van zowel de leverancier als de afnemer concreet. Je leest er alles over in de checklist leveringsvoorwaarden: wat kun je ermee?

1. De algemene voorwaarden

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan om goede algemene voorwaarden op te stellen. De regels in deze clausule maken duidelijk welke rechten en plichten klant en aanbieder hebben. De algemene voorwaarden sluiten niet alleen financieel risico uit – alle voorwaarden moeten juridisch goed zijn dichtgetimmerd – maar maken ook het doen van zaken duidelijker en minder ingewikkeld.

Je levert straks waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten; in dat geval hoef je de voorwaarden in principe maafr één keer goed op te (laten) stellen, zodat je deze clausule vervolgens  langdurig kunt blijven gebruiken. Verandert er later iets belangrijks in jouw bedrijfsvoering? Raadpleeg dan altijd een juridisch adviseur; hij kan vertellen of en zo ja, waar je de huidige voorwaarden moet aanpassen.

2. Inhoud leveringsvoorwaarden

De leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van de algemene voorwaarden. Hierin staan alle (juridische) zaken die op de levering van een product (of dienst) van toepassing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de levertijd van het product; hoe de annulering van een bestelling is geregeld en wat er gebeurt als er sprake is van een overmachtsituatie, bijvoorbeeld het niet kunnen leveren wegens noodweer of een pakket dat gestolen/verdwenen is.

Daarnaast leg je in de leveringsvoorwaarden vast wie er verantwoordelijk is voor het betalen van de transport- en/of bezorgkosten. Als je als ZZP’er een specifieke dienst levert – je bent bijvoorbeeld een schilder – is het raadzaam om vast te leggen dat, mocht je een keer zelf verhinderd zijn, je een ander bedrijf of kracht de dienst laat uitvoeren.

Het kan natuurlijk gebeuren dat je een klus inplant en je die dag ziek bent of een begrafenis hebt, maar dat de klus wel echt die dag moet worden uitgevoerd. Als je in de leveringsvoorwaarden vastlegt dat bij calamiteiten iemand anders de klus mag uitvoeren, kan er hier achteraf nooit een conflict over ontstaan.

Uiteraard is de inhoud van de leveringsvoorwaarden wel afhankelijk van het type producten en diensten die je levert. Een schilderklus uitvoeren of het leveren van een spijkerbroek is een wereld van verschil.

Het is overigens altijd verstandig om een aparte clausule in de voorwaarden op te nemen indien een besteld product onverhoopt (tijdelijk) niet leverbaar blijkt te zijn. Leg in de voorwaarden vast of je in dergelijke gevallen het geld terugstort, een soortgelijk vervangend product levert of dat de klant voor het aankoopbedrag een ander product mag uitkiezen.

3. De leveringsvoorwaarden zelf opstellen

Je kunt ervoor kiezen om de leveringsvoorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridisch expert of bureau. Als je zelf aan de slag gaat, kun je op internet een aantal voorbeelden vinden die je als leidraad kunt gebruiken. Deze documenten moet je natuurlijk nog wel toeschrijven naar jouw bedrijf, dus let goed op dat je een relevant document als basis gebruikt en de juiste zaken aanpast.

Algemene- en leveringsvoorwaarden verschillen nogal per branche; het kan erg vervelend zijn als je achteraf wordt geconfronteerd met eventuele kleine lettertjes uit de voorwaarden die in jouw situatie helemaal niet van toepassing blijken te zijn.

Omdat online standaardvoorwaarden vaak kosteloos worden aangeboden, doe je er als startende ondernemer verstandig aan om ook nog een jurist hiernaar te laten kijken. Deze deskundige kan juridisch toetsen of de documentatie rechtsgeldig en compleet is, want er zou maar net een belangrijke bepaling voor jouw sector ontbreken. Dat kan later in het geval van een conflict grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.

4. Acceptatie van leveringsvoorwaarden

Om de leveringsvoorwaarden rechtsgeldig te maken, moeten ze openlijk beschikbaar zijn voor klanten en/of opdrachtgevers. De leveringsvoorwaarden moeten vanwege deze informatieplicht (samen met de algemene voorwaarden) voor iedere transactie door de afnemer kunnen worden ingezien. Als je een eigen webwinkel hebt geopend, moet dit document bijvoorbeeld altijd zichtbaar zijn op de site.

Goed om te weten: de algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze tijdens het bestelproces kan inzien. Het is het overwegen waard om aan het online bestelformulier een vinkje toe te voegen dat de klant kan aanvinken, zodat hij op dat moment akkoord kan gaan met de algemene voorwaarden. Pas als de afnemende partij de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd, kan de bestelling verder worden afgerond.

Het gros van de klanten neemt de algemene voorwaarden zonder te lezen voor kennis aan, maar op deze manier kun jij als ondernemer achteraf nooit ergens op worden aangesproken. Bied je het product via een fysieke winkel aan? Dan moet je de algemene voorwaarden persoonlijk overleggen.

Ben jij een stukadoor die een klus bij iemand thuis gaat uitvoeren? Stuur dan jouw voorwaarden mee met de offerte, zodat de klant de voorwaarden evengoed vooraf kan doorlezen. Als je dit document na de geleverde dienst pas met de factuur zou meesturen, is het namelijk niet rechtsgeldig.

5. Deponeren van leveringsvoorwaarden

Wettelijk verplicht is het niet, maar als je jouw onderneming echt tegen ieder risico wilt indekken, bestaat de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij de rechtbank.

Wanneer je de voorwaarden officieel deponeert, worden de stukken voorzien van een datum en nummer. Dit is juridisch gezien het bewijs dat je tussentijds niets in de voorwaarden hebt gewijzigd, zodat je bij een eventueel conflict extra sterk staat.

Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn wel kosten verbonden: achttien euro per jaar, per gedeponeerde voorwaarde. Afgezien van het feit dat het deponeren als bewijs dient, is het ook een extra mogelijkheid voor jouw klanten om de leveringsvoorwaarden in te zien.

Je hebt als ondernemer nou eenmaal een informatieplicht; mocht je zelf een keer niet in staat zijn om de klant fysiek jouw voorwaarden te verstrekken – bijvoorbeeld in het geval van een telefonische transactie – kan de klant het document op deze manier toch tijdig inzien.

6. Internationale leveringsvoorwaarden

Als je zaken doet in of met het buitenland, moet je daarvoor ook algemene (levering)voorwaarden voor opstellen. Je wilt immers geen internationaal juridische conflict over wie tijdens de levering precies waarvoor verantwoordelijk is geweest.

Stel daarom jouw leveringsvoorwaarden ook op in de taal van het land waarnaar je exporteert, zodat je zeker weet dat de koper niet met het excuus kan aankomen dat hij het niet kon lezen.

Omdat omgekeerd natuurlijk hetzelfde geldt – het buitenland levert ook aan Nederland – bestaan er standaard internationale algemene voorwaarden voor het transport en de levering van goederen. Deze zogenoemde ‘Incoterms’ zijn opgesteld om het internationale zakendoen makkelijker te maken. Er zijn elf verschillende Incoterms, waarvan je de volledige lijst (inclusief voorbeelden) kunt vinden op de Ondernemersplein-website.

Met behulp van deze internationale leveringsvoorwaarden spreek je concreet af wie er straks verantwoordelijk is voor transportverzekeringen, vergunningen, machtigingen, documenten en andere formaliteiten. Daarnaast leg je vast wie het transport verzorgt, welke partij tot welk punt het transport regelt en wat de rechten en plichten zijn van zowel de koper als de verkoper.

(Bron: Ikgastarten)

Bij een aanbesteding maakt een overheidsorganisatie bekend dat zij een opdracht wil laten uitvoeren. De opdrachtgever vraagt bedrijven een offerte uit te brengen. Aanbestedingsprocedures vinden plaats in 3 fasen:

  • de aankondigingsfase;
  • de inschrijvingsfase;
  • de gunningsfase.

Dit stappenplan helpt u bij het doorlopen van een aanbestedingsprocedure. Als u wilt inschrijven op een aanbestede opdracht, gaat u een uitgebreid offertetraject in. U en de aanbestedende overheidsorganisatie moeten zich houden aan de aanbestedingsregels. De eGids van TenderNed biedt u een begrippenlijst.

Stappen

1. Zoek online naar (voor)aankondigingen van opdrachten

Op TenderNed.nl vindt u (voor)aankondigingen van overheidsopdrachten. TenderNed kan u attenderen op voor u relevante aanbestedingen. U moet zich registreren met eHerkenning.

2. Vraag aanbestedingsstukken op en beoordeel de criteria

In de aanbestedingsstukken geeft de overheidsorganisatie een exacte omschrijving van de aanbestede opdracht. Hierin vindt u de procedure en de selectie- en gunningscriteria.

3. Stel vragen over onduidelijkheden in aanbestedingsstukken

Als er onduidelijkheden staan in de aanbestedingsstukken, kunt u hier vragen over stellen aan de opdrachtgever. Deze beantwoordt alle vragen in een Nota van Inlichtingen.

4. Schrijf in op de opdracht of stel een offerte op

Als u in aanmerking wilt komen voor een aanbestede opdracht, moet u hierop inschrijven of een offerte opstellen. U volgt daarbij nauwkeurig de instructies uit de aanbestedingsstukken.

5. Sluit een aanbestedingscontract af met de opdrachtgever

Als de opdracht u gegund wordt, sluit u een contract af met de aanbestedende overheidsorganisatie. Dit kan ook een contractverlenging of raamovereenkomst zijn.

(Bron: Ondernemingsplein)

In algemene voorwaarden leggen ondernemers de regels vast die zij gebruiken bij de verkoop van producten of diensten. Deze ‘kleine lettertjes’ scheppen duidelijkheid over allerlei zaken die met de verkoop aan consumenten te maken hebben. Ondernemers kunnen niet zomaar alles in hun ‘kleine lettertjes’ opnemen. En zij moeten zorgen dat consumenten de algemene voorwaarden kunnen inzien voor de koop.

Wat zegt de wet over algemene voorwaarden?

Ondernemers zijn niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. In de wet staat precies aan welke regels ze zich moeten houden als zij dat wel doen.

Hoe moeten ondernemers algemene voorwaarden overhandigen?

Ondernemers moeten hun algemene voorwaarden vooraf overhandigen of opsturen. Is dat praktisch gezien echt niet mogelijk? Dan mag een ondernemer de consument verwijzen naar een plek waar ze in te zien zijn, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Vraagt de consument naar de algemene voorwaarden? Dan moet de ondernemer ze eenmalig kosteloos opsturen.

Wanneer zijn algemene voorwaarden ongeldig?

Heeft een consument geen gelegenheid gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden? Dan kan hij de voorwaarden niet van toepassing verklaren. In de wet heet dat ‘vernietigen’. Dit moet de consument dan wel bij de ondernemer melden.

Wat zijn onredelijke bepalingen in algemene voorwaarden?

In algemene voorwaarden mogen geen onredelijke bepalingen staan. Een ondernemer mag niet afwijken van andere ‘dwingende wettelijke bepalingen’. Veel regels die consumenten beschermen zijn van dwingend recht. Dit betekent dat daarvan niet mag worden afgeweken.

Wat zijn de regels als een ondernemer de algemene voorwaarden tussentijds wil wijzigen?

Overeenkomsten gelden soms voor langere tijd, zoals bij een abonnement. Wil een ondernemer de  algemene voorwaarden tijdens de looptijd van een overeenkomst veranderen? Dan kan dat alleen als hij dat in zijn voorwaarden bepaald heeft.

De ondernemer moet de gewijzigde voorwaarden opsturen naar de consument. Dat moet omdat hij een informatieplicht heeft. Een vermelding in de krant of de mededeling aan de consument dat de voorwaarden gewijzigd zijn, is niet voldoende. Zijn de nieuwe voorwaarden nadelig voor de consument? Dan kan hij deze afwijzen of de overeenkomst per direct ontbinden.

(Bron: ACM)

Min de tekstverwerker, draaien al onze software programma’s die wij gebruiken in de cloud. Ook onze data slaan wij voor een deel op in de cloud. In het bedrijfsleven maar ook in de zorg en bij de overheid zie je steeds vaker dat er gekozen wordt voor een cloud-oplossing. Deze “oplossing” kan bijvoorbeeld bestaan uit een back-up in de cloud, een e-mailservice, een applicatie waarbij de ingevoerde data wel in huis wordt opgeslagen of een systeem wat alle door een organisatie benodigde functionaliteiten bevat waarbij tevens de data buitenshuis wordt opgeslagen.

Maar wat als de cloud-dienstverlener failliet gaat, in surceance van betaling verkeert of gewoon besluit de door u afgenomen dienst te beëindigen? Dan moet u op de een of andere manier regelen dat u uw data en toegang tot de applicatie behoudt. Als uw data zo is opgeslagen dat u het kunt migreren, dan hoeft u natuurlijk niet eindeloos toegang te behouden tot de applicatie. Enkel voor de duur van de migratie.

De klassieke oplossing voor dit probleem was de escrow. Sinds het Nebula-arrest van 2006 geeft de escrow een stuk minder zekerheid. De Hoge Raad overwoog twee beginselen uit de Faillissementswet. Een faillissement doet geen afbreuk aan bestaande overeenkomsten en (daartegenover) de gelijke behandeling van de schuldeisers. Hij kwam tot het volgende oordeel: het feit dat een schuldeiser een duurovereenkomst heeft met de gefailleerde, geeft hem niet het recht de overeenkomst uit te oefenen als was er geen faillissement. Dit zou een tot ongelijke behandeling leiden van de schuldeisers ook al ging het in dit geschil alleen maar om het toestaan van het gebruik. Om deze reden mag de curator wanprestatie leveren indien dit in belang is van de boedel. In het geschil ging het om een duurovereenkomst met betrekking tot een zaak, een huis. Echter, in de literatuur wordt er vanuit gegaan dat het Nebula-arrest ook van toepassing is op licenties. Natuurlijk zou het fijn zijn als de Hoge Raad zich hier specifiek over uit liet, maar tot nog toe is dat niet gebeurd.

Een klassieke escrow was al niet erg geschikt om de continuïteit van uw cloud-oplossing te waarborgen. Deze escrow regelt immers enkel iets voor het software pakket en niet voor uw data en beide in de meeste gevallen ook niet realtime. Doch nu de curator een kruis mag zetten door uw licentie, is de waarde nog minder. Als u geen licentie heeft mag u ook geen gebruik maken van een softwarepakket. Ook niet als u zich wel toegang tot dat pakket kan verschaffen en zelfs met behulp van de broncode een ander het onderhoud laten doen.

Daar er wel een grote verschuiving plaatsvindt waarbij ondernemingen en overheidsinstanties steeds vaker niet zelf een server hebben maar kiezen voor de cloud, is het van belang om ook in tijden van onzekerheid de bedreigingen te kunnen pareren. De gevolgen kunnen vergaand zijn als bijvoorbeeld de failliet niet tijdig door een derde wordt overgenomen. Als het gaat om een application service provider kunt u de toegang tot de applicatie verliezen en belangrijker nog: uw data.

U en uw cloud-dienstverlener kunnen de bedreigingen pareren en de uitdaging aangaan met een aantal vooraf gemaakte contractuele afspraken op maat.

(Bron: Cloudrecht.nl)

Een elektronische handtekening maakt het mogelijk om vertrouwelijke documenten veilig via internet te versturen. Wat heeft u er voor nodig en hoe werkt het?

Wat is een elektronische handtekening?
Een handtekening onder een brief geeft zekerheid over de identiteit en de wilsuiting van de afzender. Ook bij digitaal verstuurde documenten kan dit gewenst zijn. De elektronische handtekening is het elektronische equivalent van een geschreven handtekening. Het is een geheel van elektronische gegevens, dat is vastgehecht aan andere elektronische gegevens en dat wordt gebruikt voor het identificeren van de ondertekenaar(s).

De elektronische handtekening regelt:

  • zekerheid over de wilsuiting (en de identiteit) van de afzender;
  • zekerheid dat het bericht niet is gewijzigd (integriteit).

Soms is een brief zo belangrijk dat de afzender er zeker van wil zijn dat de ontvanger, de medeondertekenaar, degene is die hij zegt te zijn. Uitsluitend de elektronische handtekening levert geen vertrouwelijkheid op. Een vertrouwelijke brief, die alleen door de geadresseerde mag worden gelezen, moet worden versleuteld. Dat kan met encryptie. Door het coderen (versleutelen) worden de gegevens onleesbaar gemaakt voor buitenstaanders. De geautoriseerde ontvanger kan de geëncrypteerde gegevens decoderen, waardoor de originele informatie weer verschijnt (decryptie).

Encryptie regelt dus:

  • versleutelde data (vertrouwelijkheid en privacy) op internet.

Een elektronische handtekening garandeert iemands identiteit. E-mails die bijvoorbeeld een koopakte, arbeidscontract of vervoersdocument bevatten en zijn voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening, hebben dezelfde rechtskracht als hun papieren evenknie.

Uitvoering
Van de elektronische handtekening bestaan drie uitvoeringen:

  • Een gewone (niet-gekwalificeerde) elektronische handtekening.
  • Een geavanceerde elektronische handtekening is persoonsgebonden. U kunt hier mee aantonen waar het document van afkomstig is, maar de bewijslast ligt bij u. In Nederland kunt u hiervoor bijvoorbeeld bij Xolphin terecht.
  • Een gekwalificeerde elektronische handtekening is persoonsgebonden en juridisch compleet waterdicht. De bewijslast ligt in dit geval niet bij u, maar bij de ander. Via de website van een zogenaamde ‘Trusted Third Party’ (TTP) of certificatiedienstverlener is er eenvoudig een aan te vragen. Een lijst met certificatiedienstverleners staat op de site van de Aurtoriteit Consument & Markt.

De prijs van een elektronische handtekening wordt mede bepaald door het aantal dat u afneemt.

Gewone (of niet-gekwalificeerde) elektronische handtekening
De niet-gekwalificeerde elektronische handtekening is eenvoudig. Een e-mailbericht waaronder u uw naam zet, valt onder deze categorie, maar ook een ingescande handtekening. Voor het dagelijks berichtenverkeer is deze vorm toereikend, zolang er geen juridische gevolgen aan zijn verbonden. Nadeel is wel dat er niet met 100% zekerheid kan worden gezegd dat de aanvrager ook daadwerkelijk degene is die wordt genoemd.

Geavanceerde elektronische handtekening
Een geavanceerde elektronische handtekening kent meer waarborgen dan een ‘gewone’ handtekening. De Wet elektronische handtekeningen stelt er de volgende eisen aan:

  • de handtekening is op een unieke manier aan de ondertekenaar verbonden;
  • de handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
  • de manier waarop de handtekening wordt gemaakt, staat onder exclusieve controle van de ondertekenaar;
  • de handtekening is op dusdanige wijze met het bestand – waarvoor het geldt – verbonden, dat elke naderhand aangebrachte wijziging kan worden opgespoord.

De geavanceerde elektronische handtekening is al verkrijgbaar voor een paar tientjes (onbeperkt gebruik).

Gekwalificeerde elektronische handtekening
Uiteraard is de geavanceerde elektronische handtekening ook persoonsgebonden. U koopt daartoe een persoonsgebonden certificaat (meestal op smartcard, of USB-stick).

Certificatiedienstverleners worden zogenoemde Trusted Third Parties (TTP) genoemd. Zij koppelen een unieke code aan een persoon en leggen die code vast in een digitaal certificaat. Het certificaat verbindt de gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een bepaalde persoon en bevestigt daarmee de identiteit van de eerstgenoemde persoon.

Tip v

Als tussentijds een nieuwe computer wordt aangeschaft, moet het bestand met daarop de elektronische handtekening ook mee verhuizen naar de nieuwe computer. Vaak wordt dit vergeten en moet de ondernemer halverwege de looptijd van de handtekening weer een nieuwe aanvragen. Een kostbare aangelegenheid en een hoop werk.
Zorg er dus voor dat u altijd een kopie van de betrokken bestanden hebt (uiteraard niet op dezelfde computer) en/of een back-up.

PKI-certificering
PKI (Public Key Infrastructure) is een basis voor veilige communicatie bij communicatie met een onbekende. Dat laatste komt in het ‘internet-tijdperk’ steeds vaker voor en PKI biedt dan de zekerheid dat u inderdaad van doen heeft met de persoon die een ander beweert te zijn.

Praktisch gesproken is het een verzameling van technische en organisatorische voorzieningen, waarmee versleuteling (encryptie) wordt ondersteunt. Een centrale rol hierbij wordt vervuld door een derde partij.
Die derde parij moet namelijk de identiteit bevestigen van de eigenaar van een bepaalde sleutel. Die validatie gebeurt door er een bewijs van vertrouwen – een certificaat – aan te koppelen. Dit digitale certificaat is voor iedereen het bewijs dat een publieke sleutel bij een bepaalde persoon hoort.

De derde partij wordt natuurlijk alleen maar vertrouwd, wanneer het een wettelijk erkende instelling is die algemeen vertrouwen geniet. Afhankelijk van de aard van hun dienstverlening wordt zo’n instelling Trusted Third Party (TTP) genoemd, Certification Authority (CA) of Certification Service Provider (gecertificeerde certificatiedienstverlener).

Een gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet aan alle wettelijke eisen, is net zo betrouwbaar als een geschreven handtekening en heeft dus dezelfde rechtsgevolgen. Kortom: u bent voor 100% zeker van juridische bewijskracht.

Een geavanceerde elektronische handtekening kan overigens ook als juridisch bewijs gelden. Dat gebeurt dan op basis van gemaakte afspraken met uw wederpartij, afhankelijk van de aard van de transactie, het doel waarvoor de gegevens zijn verzonden of andere omstandigheden.

(Bron: De Zaak bewerkt)

 

Inleiding

Het sluiten van een goed IT-contract blijkt in de praktijk een hele kunst te zijn. Vaak bieden IT-contracten onvoldoende duidelijkheid over wat er precies geleverd en gepresteerd moet worden en onder welke voorwaarden. Ook komt het geregeld voor dat het contract – of de bijbehorende algemene voorwaarden – veel te eenzijdig zijn, zodat vrijwel alle verantwoordelijkheden en risico’s bij één partij komen te liggen.

Het loont om goed naar het contract te kijken. Een evenwichtig en volledig contract vormt weliswaar geen garantie voor een geslaagd project, maar kan de kans op mislukkingen wel aanmerkelijk verkleinen. Het inzoomen op de contractuele voorwaarden heeft bovendien vaak ook een helende werking, in die zin dat potentiële onduidelijkheden of risico’s nog voor het sluiten van het contract boven komen drijven en nog geadresseerd kunnen worden.

De vraag is uiteraard wat een goed contract is. Die vraag is moeilijk eenduidig te beantwoorden en zal afhangen van concrete omstandigheden van het geval. Met de onderstaande checklist kunt u zelf toetsen of uw IT-contract de belangrijkste te regelen zaken bevat. Uiteraard is daarmee nog niet gezegd dat de zaken ook goed geregeld zijn en dat uw belangen in het contract goed gewaarborgd zijn. Het verdient aanbeveling om ook dat te (laten) toetsen.

Het contract moet in elk geval antwoord geven op de volgende vragen:

Algemeen

  1. Wat is het onderwerp van de overeenkomst? Waar gaat de overeenkomst over en wat moet er dus allemaal in worden geregeld? Staat dit in de overwegingen en de rest van het contract voldoende duidelijk omschreven?
  2. Indien er meerdere overeenkomsten zijn: is de samenhang tussen de verschillende overeenkomsten goed geregeld?
  3. Indien er een aanbestedingsprocedure is gevolgd, blijkt dit uit de overwegingen? Zijn er voorzieningen getroffen voor het geval er zich gebreken voordoen in die aanbesteding?
  4. Zijn de bijlagen van de overeenkomst compleet en in de meest recente versie bijgevoegd? Is duidelijk hoe de bijlagen zich onderling verhouden?
  5. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing verklaard en zijn deze bijgevoegd? Zijn deze voorwaarden acceptabel?

Leveringsomvang

  1. Is duidelijk omschreven welke producten er precies worden geleverd? Welke software, hardware en eventuele overige goederen?
  2. Is duidelijk omschreven welke diensten er precies worden geleverd? Denk bijvoorbeeld aan installatie en implementatie van software, het ontwikkelen van maatwerksoftware, consultancy, onderhoud, hosting, enz.
  3. Zijn er duidelijke specificaties voor de te leveren producten? Zo ja, zijn die opgenomen in of als bijlage bij de overeenkomst gevoegd?
  4. Zijn de te verrichten diensten duidelijk omschreven in de overeenkomst of de bijlagen?

Levertijden en implementatie

  1. Is bepaald wanneer de producten en diensten moeten worden geleverd? Gaat het hier om fatale termijnen of slechts om streefdata? (NB: let op eventuele bepalingen in de algemene voorwaarden)
  2. Indien er een implementatietraject nodig is: is er een goed plan van aanpak of ander document (zoals een PID of implementatieplan) en is dit onderdeel van de overeenkomst?
  3. Zijn de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden voldoende duidelijk uitgewerkt? (wie doet wat en wanneer?)
  4. Moet er data worden overgebracht (gemigreerd en/of geconverteerd) van het oude naar het nieuwe systeem? Wie is daarvoor verantwoordelijk en welke eisen gelden daarvoor?
  5. Is er een duidelijke acceptatieprocedure in het contract opgenomen en is duidelijk welke rechten de afnemer heeft indien de producten/diensten niet geaccepteerd worden?

Software

  1. Indien er software wordt geleverd: hoe wordt de software afgenomen en is dit duidelijk vastgelegd in de overeenkomst? Gaat de software draaien op apparatuur van de afnemer of is er sprake van Software as a Service (SaaS), waarbij de afnemer via een netwerk toegang krijgt tot de software? Gaat het om cloud computing waarbij niet duidelijk is waar de software en/of data opgeslagen zijn?
  2. Indien sprake is van SaaS en cloud computing: zijn er voorzieningen getroffen om de beschikbaarheid van dat netwerk te borgen? Wat gebeurt er bij uitval van het systeem? Kunt u bij uw data? Worden er backups gemaakt, wie is daarvoor verantwoordelijk en waar worden deze opgeslagen? Voldoet het gebruikte netwerk aan de wettelijke eisen omtrent beveiliging en privacy?
  3. Dient er nog software ontwikkeld te worden en zo ja, wanneer en hoe en door wie?
  4. Is er sprake van open source software en zo ja, is hiermee rekening gehouden in de overeenkomst?

Licenties en intellectuele eigendom

  1. Dekken de software licenties het voorgenomen gebruik?
  2. Zijn er beperkende licentievoorwaarden en zijn die acceptabel?
  3. Indien er sprake is van software van derden, worden de licenties hiervoor meegeleverd? Is duidelijk welke partij kan worden aangesproken bij eventuele problemen met die licenties?
  4. Wie heeft de intellectuele eigendomsrechten op eventueel maatwerk?

Prijzen en betalingen

  1. Is voor alle te leveren producten en diensten duidelijk wat er betaald moet worden?
  2. Zijn de betaalmomenten duidelijk bepaald? Lopen de betalingen in de pas met de (deel)leveringen?
  3. Wat is er bepaald over prijsaanpassingen, meerwerk, minderwerk en indexatie?

Onderhoud

  1. Wat houdt onderhoud precies in? Alleen bugfixing of meer? Is er een aparte SLA met concrete service levels waaraan bepaalde onderhoudsprestaties moeten voldoen? Wordt gesproken over oplostijden of alleen responstijden?
  2. Zijn er sancties opgenomen voor het niet voldoen aan de onderhoudsverplichtingen / het niet halen van de service levels?
  3. Wat valt er niet onder het onderhoud? Zijn de daarmee samenhangende risico’s voldoende gewaarborgd in uw eigen organisatie of bij derde leveranciers?

Samenhang met andere software en hardware

  1. Moet de geleverde software/hardware samenwerken met bestaande systemen? Zo ja, komt dat voldoende duidelijk naar voren in de overeenkomst?
  2. Zijn er duidelijke afspraken welke partij in de implementatiefase de koppeling van de verschillende systemen realiseert? Is de eventueel noodzakelijke medewerking van andere partijen geregeld?
  3. Is duidelijk welke partij na implementatie kan worden aangesproken op het functioneren van het gehele systeem (de som der delen)? Is één partij eindverantwoordelijk, of coördineert één partij de werkzaamheden van alle betrokken partijen?
  4. Sluiten de bestaande contracten rondom de te koppelen systemen aan op het voorliggende contract?

Looptijd en beëindiging

  1. Wat is de ingangsdatum en de looptijd van de overeenkomst(en)?
  2. Kan de overeenkomst tussentijds worden opgezegd? Is er een voldoende ruimte opzegtermijn? Zijn de eventueel nadere voorwaarden hiervoor acceptabel?
  3. Kan de overeenkomst worden ontbonden bij bijvoorbeeld faillissement of wanprestatie van de andere partij?
  4. Wat zijn de gevolgen van een eventuele beëindiging? Is het noodzakelijk om voorzieningen te treffen voor de overstap naar een ander systeem bij het einde van de overeenkomst (zoals conversie van gegevens, eventueel verlengd gebruik van de software, etc.)? Zo ja, zijn die voorzieningen op acceptabele voorwaarden getroffen?

Aansprakelijkheid

  1. Zijn er voldoende mogelijkheden om schadevergoeding te claimen in geval van tekortkomingen (bijvoorbeeld te late of ondeugdelijke levering of ernstige verstoringen in het gebruik)?
  2. Is de wederpartij voldoende solvabel om een schadevergoeding in voorkomend geval te betalen? Zijn er voorzieningen getroffen om het risico op een slechte solvabiliteit te ondervangen (verzekering, bankgarantie, etc.)

Overige bepalingen

  1. Is Nederlands recht van toepassing? Is de Nederlandse rechter bevoegd?
  2. Willen partijen de mogelijkheid hebben eventuele geschillen te beslechten via arbitrage of mediation?

(Bron: Dirkzwager)

 

Cloud computing krijgt steeds meer marktaandeel in de informatiemaatschappij. Cloud computing is een breed begrip, maar is eigenlijk een benaming voor de vele varianten van client-server technologie. Bij cloud computing kan het gaan om Software as a Service (SaaS), Desktop as a Service, Platform as a Service en de vele “XaaS”-businessmodellen die tegenwoordig gangbaar zijn en gebruik maken van de technieken achter cloud computing. Voor continuïteit is een multidisciplinaire aanpak nodig: niet alleen juridisch, maar ook niet alleen technisch.

Het uitbesteden van ICT is mogelijk, maar voor de verantwoordelijkheid geldt dat niet. De cloudafnemer is verantwoordelijk voor de continuïteit van “zijn” informatiesysteem en gegevensverwerking, niet zijn leverancier. Dat valt op te maken uit de wetgeving: zo eisen belastingwetten (fiscale bewaarplicht) en administratieplichten de beschikbaarheid van uw gegevens gedurende een jarenlange termijn. Administratie in de cloud moet ten minste 7 jaar inzichtelijk kunnen worden gemaakt. De beschikbaarheid van de cloud-oplossing en daarmee verwerkte gegevens is dus noodzakelijk voor het voldoen aan wettelijke plichten. Dit nog buiten de bedrijfskritische aard die een cloud-oplossing kan krijgen doordat de uitvoering van bedrijfsprocessen daarvan afhankelijk wordt. Met andere woorden: zonder de clouddienst kan het werk niet gedaan worden.

Het nemen van verantwoordelijkheid doen zowel cloudafnemers als hun leveranciers door het opzetten van een continuïteitsregeling. Het doel van die continuïteitsregeling is allereerst het onafgebroken gebruik veilig stellen: de calamiteit bij de cloud- of SaaS-leverancier moet zo min mogelijk gevolgen hebben voor de bedrijfsprocessen van de afnemer. Ten tweede moet de continuïteitsregeling oog hebben voor de lange termijn. Migreren naar een andere oplossing heeft niet de voorkeur, zeker als die behoefte er ook niet is en de oplossing – ondanks het wegvallen van de leverancier – tot tevredenheid is.

Voor het zekerstellen van de continuïteit van Cloud- en SaaS-diensten, is een broncode-escrowregeling niet voldoende. De broncode-escrowregeling stelt alleen het gebruik, onderhoud en doorontwikkeling van de software veilig. Voor het veiligstellen van een clouddienst, is veel meer nodig. De hardware en data staan immers niet meer op de systemen van de afnemer, maar bij zijn leverancier of een derde (hostingprovider). Voor hosted desktop omgevingen is het nodig dat licenties van softwaretoeleveranciers (bijvoorbeeld op besturingssystemen en virtualisatiesoftware) in stand blijven. Ook kan het beheer en de helpdesk essentieel zijn: arbeidskrachten van de leverancier dus.

Een continuïteitsregeling voor cloudoplossing is altijd maatwerk. Er dient allereerst door een gekwalificeerde IT-deskundige onderzocht te worden welke componenten van het informatiesysteem noodzakelijk zijn voor continuïteit. Vervolgens wordt bekeken welke technische maatregelen nodig zijn: controle en deponering van een broncode, het opstellen van een calamiteitenplan, het verzamelen van contactgegevens van essentiële personen, en periodieke hercontrole van de getroffen maatregelen.

Ook zijn juridische maatregelen essentieel: een goede contractenset is noodzaak. Zo maakt het bijvoorbeeld verschil of de leverancier eigenaar is van de hardware waarop de cloud-oplossing wordt uitgevoerd, of dat hij deze huurt. Wanneer software van toeleveranciers (bijvoorbeeld van besturingssystemen en virtualisatiesoftware) onderdeel uitmaakt van de clouddienst, moeten er onderhandelingen plaatsvinden en afspraken worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor de inzet van essentiële arbeidskrachten. Wanneer een hostingprovider of co-locatieprovider essentiële diensten levert, moet er worden bekeken hoe deze wordt doorbetaald. Daarbij zijn diverse oplossingen mogelijk, zoals het juridisch onderbrengen van de oplossing bij een Stichting Continuïteit, het oprichten van een garantiefonds en/of opzetten van een notariële doorbetalingsregeling.

(Bron: http://www.it-jurist.nl)

Als een softwaregebruiker vindt, dat zijn leverancier niet of niet volledig zijn verplichtingen uit de licentieovereenkomst of een andere overeenkomst nakomt, dan zal de softwaregebruiker actie moeten ondernemen om nakoming alsnog te realiseren, dan wel schadevergoeding te ontvangen. Hieronder worden de verschillende mogelijkheden voor de softwaregebruiker aangegeven.

Tekortkoming?

Belangrijk is dat eerst wordt onderzocht of er daadwerkelijk een tekortkoming is bij de leverancier. Er moet een vergelijking worden getrokken tussen wat er daadwerkelijk gepresteerd is door de leverancier en wat er zou moeten zijn gepresteerd. Dat laatste betekent dat de gebruiker moet gaan onderzoeken wat de inhoud is van de overeenkomst met zijn leverancier. Dat kan lastig zijn, als afspraken niet netjes verzameld zijn in een duidelijke schriftelijke overeenkomst of er zelfs überhaupt geen schriftelijke afspraken zijn. Ook kan er onduidelijkheid zijn over de interpretatie van een afspraak of kunnen afspraken gedurende de looptijd van een contract gewijzigd zijn.

Nakoming & ingebrekestelling

Zodra helder is dat er sprake is van een tekortkoming, kan de softwaregebruiker te allen tijde alsnog om nakoming verzoeken bij de leverancier. Hij zal moeten aangeven om welke tekortkoming van de leverancier het gaat en dat deze voortvloeit uit een contractuele verplichting. Dit komt er dus gewoon op neer dat informeel wordt verzocht om aan de gemaakte afspraken te voldoen.

Wanneer nakoming uitblijft, is de hoofdregel dat de leverancier in verzuim moet zijn voor het kunnen nemen van stappen als het ontbinden van de overeenkomst en/of het vorderen van schadevergoeding. Voor verzuim is weer de hoofdregel dat de leverancier in gebreke moet zijn gesteld. Een ingebrekestelling is een aanzegging om de gemaakte afspraken alsnog na te komen binnen een redelijke termijn. Een ingebrekestelling moet aan diverse vormvoorschriften voldoen, waaronder een schriftelijkheidsvereiste.

Een ingebrekestelling is niet noodzakelijk wanneer er een fatale termijn is overschreden. Het is ook mogelijk, dat partijen contractueel afwijken van het vereiste van de ingebrekestelling.

Het is overigens in alle gevallen zinvol om te kiezen voor een ingebrekestelling. Dit kan voorkomen dat ontbinding van de overeenkomst of de vordering op een schadevergoeding mislukt, bijvoorbeeld omdat een termijn toch niet fataal blijkt te zijn.

Ontbinding van de overeenkomst

Als er sprake is van een tekortkoming en de leverancier is in verzuim, kan de softwaregebruiker in beginsel de overeenkomst ontbinden. Ontbinding betekent dat de overeenkomst wordt beëindigd én reeds geleverde prestaties worden teruggedraaid zodat er een situatie ontstaat die gelijk is als de situatie voor het aangaan van de overeenkomst. Ontbinding verschilt dus met opzegging, aangezien opzegging de overeenkomst alleen doet beëindigen.

In de praktijk kan het moeilijk zijn om reeds geleverde prestaties terug te draaien. Denk bijvoorbeeld aan reeds ontwikkelde software. Als het terugdraaien van de prestaties niet mogelijk is, moet een reëele vergoeding worden betaald voor hetgeen dat al geleverd is.

Schadevergoeding

Inzake schadevergoeding bepaalt artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek het volgende:

Lid 1: Iedere tekortkoming in de nakoming van een verbintenis verplicht de schuldenaar de schade die de schuldeiser daardoor lijdt te vergoeden, tenzij de tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend.

Er moet dus sprake zijn van een tekortkoming, de rechter kijkt hierbij naar de inhoud en de uitleg van de overeenkomst, de aard van overeengekomen verplichtingen en de aanvullende werking van de wet, gewoonte en redelijkheid en billijkheid (artikel 6:248 lid 1 Burgerlijk Wetboek).

Tevens dient er sprake te zijn van toerekenbaarheid. Artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt:

Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.

Met wet kan bijvoorbeeld bedoeld worden, dat de leverancier verantwoordelijk is voor hulppersonen (artikel 6:76 BW) en hulpzaken (artikel 6:77 BW). Met rechtshandeling kan worden bedoeld contractuele bepalingen, zoals garantiebepalingen, die aansprakelijkheid uitbreiden of het tegenovergestelde, zoals exoneratieclausules. Met in het verkeer geldende opvattingen kan bijvoorbeeld worden bedoeld, dat een partij zodanig onbekwaam is of bijvoorbeeld over onvoldoende financiële middelen beschikt, dat prestaties uit het contract niet naar behoren kunnen worden uitgevoerd.

Indien er sprake is van tekortkoming en toerekenbaarheid, dient de softwaregebruiker tevens aan te tonen, dat er causaal verband is tussen de tekortkoming en de schade bij de softwaregebruiker (artikel 6:89 BW).

Om de hoogte van de schadevergoeding te bepalen, moet worden gekeken naar de mate waarin de schade eventueel mede het gevolg was van een omstandigheid die toe te rekenen is aan de softwaregebruiker (artikel 6:101 BW).

(Bron: De ITjurist/ http://www.it-jurist.nl/)

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Soms geldt zelfs een langere fiscale bewaartermijn, maar wist u dat u met de Belastingdienst ook afspraken kunt maken over een kortere bewaartermijn?

Fiscale bewaarplicht
Hoe lang u de administratie moet bewaren hangt af van het belang dat de Belastingdienst hecht aan de verschillende onderdelen van de administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Denk aan het grootboek en de voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadministratie.
Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Besluit u om digitale bestanden in een andere vorm te gaan bewaren, dan stelt de Belastingdienst hieraan bijzondere eisen.

Let op! In verband met de btw-herzieningstermijn moet u de gegevens van onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, tien jaar bewaren.

Afspraken met de Belastingdienst
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn dan zeven jaar. Dat kan alleen voor zover het overige gegevens betreft. Ook is het mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over welke gegevens u nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Met name in de volgende situaties is het maken van afspraken belangrijk:
bij een faillissement;
bij het staken van een onderneming;
na een belastingcontrole.

Tip: De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn, de vorm waarin u gegevens bewaart en/of het detailniveau schriftelijk vast. Zo weet u precies hoe lang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.
(Bron: Schuiteman)