Recent werd bekend dat rijksambtenaren een netto thuiswerkvergoeding van € 363 ontvangen ter dekking van extra kosten. Sindsdien vragen werkgevers regelmatig of zij hun werknemers een maandelijkse onbelaste thuiswerkvergoeding kunnen geven. Houd rekening met deze fiscale aspecten.
Kosten thuiswerken: de Nibud-berekening
De vergoeding van € 363 is gebaseerd op cijfers van het Nibud. Dit instituut heeft berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag aan extra kosten met zich meebrengt. Daarbij is rekening gehouden met de kosten voor elektriciteit-, water- en gasverbruik, koffie en thee, wc-papier en afschrijving van bureaus en bureaustoelen. Voor deze kosten kent de wet geen vrijstelling. Een vergoeding voor deze kosten vormt dus loon. De kosten kunnen daarom alleen onbelast worden vergoed uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Vast thuiswerkbudget
Als u een algemene thuiswerkvergoeding toekent voor bijvoorbeeld extra energiekosten of koffie en thee, dan vormt dit loon. Door slim gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen uit de werkkostenregeling, kunt u bepaalde kosten onbelast vergoeden. Deze kosten komen dan niet ten laste van de vrije ruimte, mits u de kosten op de juiste wijze benoemt. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om kosten voor internet of een ergonomische bureaustoel. Let wel, uw werknemer moet deze kosten feitelijk maken. Bij arbo-voorzieningen geldt nog als voorwaarde dat uw werknemer geen eigen bijdrage mag betalen. De inrichting van uw thuiswerkbudget bepaalt dus in hoeverre kosten onbelast kunnen worden vergoed buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Inventarisatie vrije ruimte werkkostenregeling
Voor kosten waarvoor geen vrijstelling geldt, kan de werkkostenregeling uitkomst bieden. Dit geldt bijvoorbeeld voor extra energiekosten of het kopje koffie thuis. Veel werkgevers hebben geen goed inzicht in hun WKR-positie of vergeten kosten toe te rekenen aan de vrije ruimte. Dit geeft een vertekend beeld en kan zorgen voor onaangename verrassingen. Daarom moet u eerst uw WKR-positie helder hebben, voordat u een algemene thuiswerkvergoeding opneemt in uw arbeidsvoorwaardenpakket.
(Bron: ABAB0
