All posts in Nieuws voor de eenmanszaak of vof, belastingnieuws, personeel

U kunt met uw werknemers een vaste onbelaste vergoeding afspreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Voor veel werknemers hebben de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon geleid. Het kabinet wil voorkomen dat die verandering meebrengt dat u de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.  

Het kabinet heeft daarom geregeld dat de werkgever die een vaste reiskostenvergoeding aanbiedt daar nu in deze thuiswerktijden geen fiscale gevolgen aan hoeft te verbinden. U mag dan voor deze periode blijven uitgaan van het reispatroon waar de vergoeding al op gebaseerd was. Inmiddels is de einddatum voor deze tegemoetkoming weer verschoven. Dit keer naar 1 juli 2021.  

LET OP 

Deze goedkeuring ziet alleen op vaste reiskostenvergoedingen waarop de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had. Het geldt dus bijvoorbeeld niet voor vaste reiskostenvergoedingen die betaald worden aan werknemers die pas na 12 maart 2020 in dienst zijn getreden. De Belastingdienst heeft een aantal voorbeelden op zijn site opgenomen. Ook als we weer geheel zouden terugvallen op de bestaande regelgeving, is een gerichte vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding in meer situaties mogelijk dan vaak wordt verondersteld. Dat hangt vooral af van de mate van thuiswerk en de gekozen fiscale optie.

Puur fiscaal 

Het besluit geeft de mogelijkheid om een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer onbelast te kunnen blijven geven. Maar het kan u juist de noodzakelijke financiële ruimte geven als u die reiskostenvergoeding niet meer betaalt. Daarbij moet zeker ook in aanmerking genomen worden dat u voor die onbelaste reiskostenvergoeding geen tegemoetkoming krijgt via de NOW. Wat arbeidsrechtelijk wel of niet mogelijk is in de verhouding tussen de u en uw werknemer hangt natuurlijk af van wat u met elkaar heeft afgesproken. Wilt u de reiskostenvergoeding stopzetten, dan zult u dus de arbeidsovereenkomst moeten raadplegen en eventueel het arbeidsvoorwaardenreglement en/of de van toepassing zijnde CAO. Bespreek de arbeidsrechtelijke (on)mogelijkheden met uw Flynth-adviseur. 

Overige steunmaatregelen in de sfeer van de loonheffingen 

Voor 2020 is ook een viertal andere tegemoetkomingen getroffen in de sfeer van de loonheffingen. Voor drie daarvan geldt dat deze ook nog (deels) worden verlengd in 2021. 

  • In 2020 gold een tijdelijke administratieve lastenverlichting in de sfeer van de loonheffingen. Deze is verlengd tot 1 juli 2021. 
  • Ook in 2021 geldt een goedkeuring voor de verlaging van het salaris van de dga onder de gebruikelijkloonregeling. Deze wijkt overigens wel af van die van 2020.
  • Net als in 2020 wordt ook in 2021 de vrije ruimte in de werkkostenregeling over de eerste € 400.000 verhoogd van 1,7% naar 3%. Voor zover de totale loonsom meer bedraagt dan € 400.000 geldt voor 2021 een vrije ruimte van 1,18%, in plaats van 1,2% in 2020. 
    Deze (verruiming van de) vrije ruimte kunt u ook benutten om thuiswerkkosten onbelast te vergoeden. Het kabinet onderzoekt de mogelijkheid van een structurele uitbreiding van onbelaste thuiswerkvergoedingen. Daarbij zal ook worden gekeken naar de huidige regelingen voor reiskostenvergoedingen. Naar verwachting zal de aanvullende regeling niet voor het einde van 2021 kunnen worden ingevoerd.
  • Buiten de vaste reiskosten mochten in 2020 (onder dezelfde voorwaarden) ook andere vaste vergoedingen ongewijzigd worden voortgezet. Die tegemoetkoming is (vooralsnog) niet verlengd in 2021.  

Naast deze in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis opgenomen tegemoetkomingen is in het Belastingplan 2021 de zogenaamde BIK (Baangerelateerde Investeringskorting)  opgenomen. Werkgevers kunnen (onder voorwaarden) een afdrachtvermindering op de loonbelasting en premie volksverzekeringen krijgen voor investeringsverplichtingen die zij aangaan op of na 1 oktober 2020 die volledig worden betaald in 2021 of 2022. Dat geldt dus heel expliciet niet voor investeringsverplichtingen die al volledig in 2020 zijn betaald. 

(Bron:Flynth)

Recent werd bekend dat rijksambtenaren een netto thuiswerkvergoeding van € 363 ontvangen ter dekking van extra kosten. Sindsdien vragen werkgevers regelmatig of zij hun werknemers een maandelijkse onbelaste thuiswerkvergoeding kunnen geven. Houd rekening met deze fiscale aspecten.

Kosten thuiswerken: de Nibud-berekening

De vergoeding van € 363 is gebaseerd op cijfers van het Nibud. Dit instituut heeft berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag aan extra kosten met zich meebrengt. Daarbij is rekening gehouden met de kosten voor elektriciteit-, water- en gasverbruik, koffie en thee, wc-papier en afschrijving van bureaus en bureaustoelen. Voor deze kosten kent de wet geen vrijstelling. Een vergoeding voor deze kosten vormt dus loon. De kosten kunnen daarom alleen onbelast worden vergoed uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Vast thuiswerkbudget

Als u een algemene thuiswerkvergoeding toekent voor bijvoorbeeld extra energiekosten of koffie en thee, dan vormt dit loon. Door slim gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen uit de werkkostenregeling, kunt u bepaalde kosten onbelast vergoeden. Deze kosten komen dan niet ten laste van de vrije ruimte, mits u de kosten op de juiste wijze benoemt. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om kosten voor internet of een ergonomische bureaustoel. Let wel, uw werknemer moet deze kosten feitelijk maken. Bij arbo-voorzieningen geldt nog als voorwaarde dat uw werknemer geen eigen bijdrage mag betalen. De inrichting van uw thuiswerkbudget bepaalt dus in hoeverre kosten onbelast kunnen worden vergoed buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Inventarisatie vrije ruimte werkkostenregeling

Voor kosten waarvoor geen vrijstelling geldt, kan de werkkostenregeling uitkomst bieden. Dit geldt bijvoorbeeld voor extra energiekosten of het kopje koffie thuis. Veel werkgevers hebben geen goed inzicht in hun WKR-positie of vergeten kosten toe te rekenen aan de vrije ruimte. Dit geeft een vertekend beeld en kan zorgen voor onaangename verrassingen. Daarom moet u eerst uw WKR-positie helder hebben, voordat u een algemene thuiswerkvergoeding opneemt in uw arbeidsvoorwaardenpakket.

(Bron: ABAB0

Als u personeel aanneemt, krijgt u te maken met diverse wettelijke administratieve verplichtingen op het gebied van loonheffingen. Door de coronamaatregelen kunt u daar wellicht niet aan voldoen. In 2020 neemt de Belastingdienst daarom een coulante houding aan. Deze maatregel wordt verlengd.

Administratieve verplichtingen

Doorgaans heeft een tekortkoming in de administratieve verplichtingen voor de loonheffingen grote gevolgen (bijvoorbeeld toepassing anoniementarief van 52%). Vanaf 12 maart 2020 neemt de Belastingdienst een soepel standpunt in als u uw administratieve verplichtingen voor de loonheffingen niet, niet op tijd of niet volledig kunt nakomen door de coronamaatregelen. Aanvankelijk zou de goedkeuring gelden tot 1 januari 2021. Nu de crisis voortduurt is besloten om de goedkeuring te verlengen tot 1 april 2021.

Let op: U moet wel kunnen motiveren dat u in alle redelijkheid niet kunt voldoen aan de verplichtingen. Werken uw werknemers, net als vóór de coronamaatregelen, op kantoor, dan kunt u geen beroep doen op een coulante houding van de Belastingdienst. Ook moet u de tekortkoming herstellen, zodra u dat kunt. 

Geen verlenging voor andere loonbelasting maatregelen

Vanaf 12 maart 2020 is ook een goedkeuring voor vaste (reis)kostenvergoedingen in 2020. Die maatregel wordt, zoals het er nu naar uitziet, niet verlengd.

(Bron: ABAB)

Als werkgever kunt u in elk geval tot 1 februari 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen aan uw werknemers onbelast blijven doorbetalen. Het kabinet heeft besloten deze maatregel tijdelijk te verlengen. Waar moet u op letten?

Voorwaarde onbelast doorbetalen

Eerder gaf het kabinet al goedkeuring voor het onbelast doorbetalen van de vaste reiskostenvergoeding. Ook als uw werknemers geen of minder reiskosten hebben. Deze goedkeuring gold aanvankelijk tot en met 31 december 2020. In verband met de aanhoudende coronacrisis heeft het kabinet besloten de goedkeuring te verlengen tot in elk geval 1 februari 2021. Voorwaarde is wel dat het vaste kostenvergoedingen betreft die al werden toegekend op 12 maart 2020. De goedkeuring geldt dus niet als er sprake is van gewijzigde omstandigheden na 12 maart 2020, bijvoorbeeld door een verhuizing of contractuitbreiding.

Het kabinet besluit in de loop van januari 2021 hoe ze met de vaste reiskostenvergoedingen willen omgaan ná 1 februari 2021. Uiteraard houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen.

Wilt u meer weten over de fiscale en juridische aspecten rondom thuiswerken en kostenvergoedingen?

(Bron: ABAB)

Door veel werkgevers werd in verband met de coronacrisis gevraagd om een gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoedingen, zodat werkgevers deze vergoedingen onbelast uit konden keren aan haar werknemers.

Vrijstelling

Deze gerichte vrijstelling kwam er niet. Wel kunnen werkgevers via de werkkostenregeling onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. De vrije ruimte die werkgevers hebben om deze onbelaste vergoedingen te geven is in het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Boven de € 400.000 blijft het percentage 1,7%.

Vrije ruimte

Als gevolg hebben veel werkgevers dit kalenderjaar meer fiscale ruimte om hun werknemers iets te doen toekomen. Temeer omdat in veel gevallen minder borrels en/of bedrijfsfeesten hebben plaatsgevonden. De werkgevers hebben dus vaak meer fiscale ruimte, maar minder ruimte benut.

Benutten fiscale ruimte

De werkgevers moeten natuurlijk naast fiscale ruimte ook het budget hebben om de kosten daadwerkelijk te kunnen maken. Mocht een werkgever echter zowel vrije ruimte in de werkkostenregeling als budget hebben, dan zijn dit mooie tijden om te bekijken wat er nog voor de werknemer kan worden gedaan.

Hieronder treft u zomaar een paar leuke ideeën aan:

  • Een digitale borrel via zoom of teams, waarbij u vooraf iets te snacken en te drinken toestuurt.
  • Kadootjes voor de kinderen van uw werknemers met kerst.
  • Een kleine netto bonus in de maand december (houd hierbij rekening met de gebruikelijkheid van een dergelijke beloning).
  • Een tegoedbon om eten thuis te laten bezorgen.
  • Een extra groot kerstpakket.

Daarnaast zijn er nog vele andere leuke ideeën mogelijk voor uw personeel. Misschien wel bij bedrijven bij u in de buurt of uit uw netwerk die u wilt steunen

Eindheffing

Let u wel op dat u in uw enthousiasme binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling blijft? Anders moet uw organisatie 80% eindheffing afdragen over de overschrijding. U heeft tot 31 december 2020 de tijd om de vrije ruimte voor de werkkostenregeling van het jaar 2020 te benutten.

(Bron: Van Oers)

De Belastingdienst heeft antwoorden op veelgestelde vragen over loonheffingen tijdens de coronacrisis online gepubliceerd. Er komen verschillende onderwerpen aan de orde.

Door de coronamaatregelen werken werknemers nu vaker thuis. Dit kan gevolgen hebben voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen. De Belastingdienst geeft antwoord op 15 vragen over vaste reiskostenvergoedingen, ov-abonnementen, voorzieningen voor thuiswerken, de arbovrijstelling en het privégebruik auto van de zaak.

Voorziening voor thuiswerken na terugkeer naar kantoor

Een aantal vragen gaan over een vergoeding voor voorzieningen waarmee werknemers tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken en die zij zelf kopen. Deze voorzieningen voldoen tijdens het thuiswerken aan het noodzakelijkheidscriterium van de werkkostenregeling. Als werknemers na de coronacrisis weer op hun vaste werkplek gaan werken, is het afhankelijk van de vraag of de voorziening nog steeds voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium of de werkgever de vergoeding dan (deels) bij het belastbaar loon moet tellen. De Belastingdienst geeft een voorbeeld. Stel dat een werknemer een beeldscherm van € 300 koopt zodat hij beter thuis kan werken, en de werkgever deze aankoop vergoedt. De werknemer gaat na de coronacrisis gedeeltelijk weer op kantoor werken, maar de werkgever stemt ermee in dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. Naar het redelijke oordeel van de werkgever blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk en telt de vergoeding hiervoor dan dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van de werknemer.

Leaseauto vrijwillig ingeleverd

Een andere vraag gaat over het vrijwillig inleveren van een auto van de zaak tijdens de coronacrisis. De ingeleverde auto’s staan in de afgesloten garage van de onderneming en de sleutels zijn ingeleverd. Dit heeft gevolgen voor de fiscale bijtelling, zo geeft de Belastingdienst aan. In deze situatie zijn de auto’s niet meer ter beschikking gesteld aan de werknemers. Voor de periode waarin dat het geval is, hoeft de werkgever in zijn aangifte loonheffingen geen bedrag op te tellen bij het belastbare loon van de werknemers voor het privégebruik van de auto’s.

(Bron: Rendement)

Zoals bekend is de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) per 1 januari 2020 een feit! De wet heeft valkuilen maar biedt ook kansen. Eén van de wijzigingen ziet op de WW-premie. Inmiddels heeft minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) vlak voor de jaarwisseling nog een paar versoepelingen aangereikt. Wilt u in 2020 de lage WW-premie van 2,94% betalen en niet de hoge WW-premie van 7,94%? Dan moet u een aantal zaken regelen, ik geef u graag antwoord op een vijftal vragen uit de praktijk.

Hoe komt u in aanmerking voor de lage WW-premie?

Voor de lage WW-premie moet een arbeidsovereenkomst aan drie voorwaarden voldoen:

  • het betreft een schriftelijke overeenkomst
  • voor onbepaalde tijd
  • met vaste uren (geen oproepovereenkomst).

Wat moet u doen? En voor wanneer?

Het is van belang dat u controleert of u van alle werknemers een schriftelijk getekende arbeidsovereenkomst in uw administratie heeft, die voldoet aan alle genoemde voorwaarden. Zo niet, of twijfelt u, laat dan alsnog de juiste arbeidsovereenkomst maken. Dit geldt ook voor de werknemers die al langere tijd bij u in dienst zijn, op basis van mondelinge afspraken of op basis van een stilzwijgende verlenging van een eerder contract.

Immers, bij het ontbreken van de juiste overeenkomst betaalt u de hoge WW-premie en bespaart u niets. Voor werknemers die op 31 december 2019 al bij u in vaste dienst waren moet u uw zaken regelen voor 1 april 2020. Voor nieuwe werknemers dient u het juiste contract meteen bij de indiensttreding te regelen.

Moet het schriftelijk of kan het ook digitaal?

Vastlegging kan schriftelijk, maar mag inmiddels ook digitaal gebeuren. In het recent vernieuwde Kennisdocument premiedifferentiatie WW heeft de minister namelijk geregeld dat niet alleen een, door beide partijen ondertekende, schriftelijke arbeidsovereenkomst of aanvulling mogelijk is. Een digitale handtekening of een instemming per e-mail in een HR-systeem, zoals bevestiging via een stemknop, voldoet ook. Het is wel belangrijk dat de e-mail de juiste inhoud heeft én dat u deze bevestigende e-mail goed bewaart in uw administratie.

Wat dient u op de loonstrook te vermelden?

Het is belangrijk dat op de loonstrook vermeld wordt welk type arbeidsovereenkomst de werknemer heeft: betreft het bepaalde of onbepaalde tijd? Tevens moet het aantal contracturen worden vermeld. De loonstrook moet overeenstemmen met de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Het is niet mogelijk om een lage WW-premie te betalen bij een stilzwijgend verlengd contract. U moet simpelweg een schriftelijke overeenkomst kunnen aantonen. Zorg er dus voor dat u dit voor elkaar heeft. Hoe gaat u om met een tijdelijke urenuitbreiding?

Voor een tijdelijke urenuitbreiding betaalt u in principe de hoge WW-premie. Voor de oorspronkelijke vaste uren mag u de lage WW-premie blijven betalen. Het is daarbij wel belangrijk dat u dit goed vastlegt en de urenuitbreiding op tijd (vooraf) afstemt met uw loonadministrateur. U wilt immers voorkomen dat u achteraf over alle uren de hoge WW-premie moet betalen. Let ook op als u werknemers heeft die weliswaar in vaste dienst zijn, maar niet standaard elke week dezelfde uren werken. Ga ook dan op tijd in overleg met uw (loon)adviseur.

(Bron: AcconAVM)

Minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid laat mede namens de Staatssecretaris van Financiën in een brief aan de Tweede Kamer weten dat het voldoen aan de administratieve vereisten voor het toepassen van de WW-premiedifferentiatie naar de aard van het contract wordt uitgesteld naar 1 april 2020.

Met ingang van 1 januari 2020 treedt de Wet Arbeidsmarkt in Balans in werking, waaronder WW-premiedifferentiatie naar de aard van het contract. Werkgevers betalen hierdoor voor werknemers die een onbepaalde tijd-contract hebben een lagere WW-premie dan voor werknemers die een flexibel contract hebben. De administratieve vereisten die hiervoor gelden zijn dat er een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd moet zijn.

De Belastingdienst heeft de mogelijkheid van het opstellen van een addendum in plaats van een volledige arbeidsovereenkomst reeds onder de aandacht gebracht bij de werkgevers. Niet alle werkgevers zijn in staat om voor 1 januari 2020 een nieuwe arbeidsovereenkomst of een addendum voor alle werknemers die zij voor onbepaalde tijd in dienst hebben in hun loonadministratie op te nemen. Daarom is de datum nu uitgesteld naar 1 april 2020. Vanaf 1 januari 2020 betalen werkgevers de lage WW-premie, mits er uiterlijk op 1 april 2020 een schriftelijke vastlegging in de loonadministratie is opgenomen. Voorwaarde is dat de werknemers reeds op 31 december 2019 voor onbepaalde tijd in dienst waren.

(Bron: Taxlive)

Als uw zoon of dochter op zoek is naar een leuke bijbaan, is het wellicht een idee dat ze bij u in het bedrijf gaan werken. Uw kind heeft dan een leuke bijverdienste en krijgt een kijkje in de keuken. Daarbij, u heeft de beschikking over een extra arbeidskracht en u kunt de kosten ten laste van de winst brengen.

Fiscus

Voor de fiscus is uw meewerkende kind gewoon een werknemer. De inkomsten zijn dus gewoon belast, maar door de algemene heffingskorting en de arbeidskorting hoeft uw kind in veel gevallen geen belasting te betalen. De verdiensten van uw kind zijn voor u echter wel aftrekbaar als loonkosten. Ook bijkomende kosten, zoals voor werkkleding, kunt u aftrekken van de winst.
Uw kind is meestal niet verzekerd voor werknemersverzekeringen, omdat de familierelatie overheerst. Dit betekent dat u voor uw kind dan ook geen premies hoeft af te dragen. Valt uw kind nog onder het oude stelsel van studiefinanciering? Dan mag maar een maximaal bedrag van €14.682,96 bruto per jaar worden bijverdiend zonder dat de studiefinanciering in gevaar komt.

(Bron: Koen en Co)

Op de derde dinsdag van september heeft de Minister van Financiën zoals elk jaar het Belastingplan aangeboden aan de tweede kamer. In dit artikel lichten wij drie wijzigingen voor de loonheffingen toe die vooral impact hebben op het MKB.

Premies WW: Flexibiliteit wordt duurder
De overheid wil flexibele werknemers meer zekerheid bieden, het ontslagrecht eenduidiger, eenvoudiger en goedkoper maken en de WW actiever maken. Eén van de wijzigingen die hiervoor wordt doorgevoerd, gaat over de WW-premie.

Vanaf 1 januari 2020 gaan alle werkgevers, ongeacht bedrijfssector, per werknemer een hoge of lage premie betalen. De hoge premie gaat gelden voor werknemers met een tijdelijk of flexibel contract en de lage premie voor werknemers met een arbeidscontract voor onbepaalde tijd.

De hoge en lage premie worden pas in oktober definitief vastgesteld, maar het lijkt erop dat de lage premie 2,94% en de hoge premie 7,94% wordt .

De lage premie geldt ook voor leerlingen in het beroepsonderwijs en jongeren tot 21 jaar die niet meer dan 12 uur per week werken.

Verhoging bijtelling elektrische auto’s
De overheid stimuleert elektrisch (emissievrij) rijden. Zij doet dit door fiscaal vriendelijkere regels te hanteren voor elektrische auto’s. De verkoopcijfers van elektrische auto’s waren de afgelopen jaren echter aanzienlijk hoger dan de overheid vooraf had ingeschat.

De overheid wil naar de toekomst toe overstimulatie van elektrische auto’s voorkomen en investering op een effectievere wijze aan het milieu besteden. De fiscale situatie van elektrische auto’s wordt daarom stapsgewijs gelijk getrokken met die van reguliere auto’s. Het fiscale voordeel voor nieuwe elektrische auto’s wordt de komende jaren steeds kleiner.

Werkkostenregeling: Verhoging ruimte, product eigen bedrijf en verklaring omtrent gedrag
De werkkostenregeling wordt per 1 januari 2020 op enkele punten aangepast. De aanpassingen komen voort uit feedback die de overheid heeft gekregen van werkgevers. De verwachting is daarom dat deze aanpassingen goed ontvangen zullen worden.

  • Over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom van organisaties zal een vrije ruimte gaan gelden van 1,7% in plaats van 1,2%.  Boven de € 400.000 blijft de vrije ruimte 1,2%. De extra vrije ruimte die hier door ontstaat bedraagt maximaal € 2.000. Neem dit mee in je overwegingen bij het toepassen van de concernregeling.
  • Het vergoeden/verstrekken van een verklaring omtrent gedrag aan (toekomstige) werknemers wordt gericht vrijgesteld voor de loonheffingen.
  • Verlenging uiterste moment aangifte en afdracht eindheffing werkkostenregeling. De werkgever heeft dus langer de tijd om haar werkkostenadministratie af te ronden. 

(Bron: HLB)