De landelijke discussie over de manier waarop de voorziening voor groot onderhoud gevormd dient te worden, loopt al vijf jaar. Deze discussie startte toen in 2017 duidelijk werd dat de verslaggevingsregels vanaf 2019 zouden worden aangepast. Sinds 2019 mogen kosten van groot onderhoud niet meer direct in de staat van baten en lasten worden verantwoord. De kosten van groot onderhoud kunnen nu nog op twee manieren verwerkt worden in de jaarrekening:
● via een voorziening voor groot onderhoud;
● via een investering als materieel vast actief.
Onderwijsinstellingen waren gewend de voorziening voor groot onderhoud te vormen voor alle componenten (zowel vervangingen als onderhoud) van de onderhoudsplannen. Bovendien vormden zij de onderhoudsvoorziening zodanig dat deze aan het eind van de planningsperiode nihil is. Met het wegvallen van de methode die toestond dat onderhoud via de kosten verantwoord mocht worden, bleek dat de verslaggevingsregels niet toestonden om:
● vervangingen van activa via de onderhoudsvoorziening te laten lopen (hier mocht dus geen dotatie voor worden gedaan aan de voorziening, maar deze moesten worden geactiveerd);
● voor iedere component in de voorziening moest afzonderlijk worden voorzien, waardoor de voorziening niet meer aan het einde van de looptijd nihil zou zijn.
Onderwijsinstellingen hebben tot en met 2023 vrijstelling gekregen en mogen op de oude methode een voorziening voor groot onderhoud blijven vormen (als zij dat tot dat moment ook al via een voorziening deden).
Nieuwe verslaggevingsregels
Begin 2022 zijn nieuwe verslaggevingsregels verschenen die gelden voor iedere onderneming met uitzondering van onderwijsinstellingen (verslaggevingsrichtlijn RJ 2022-8, die in 2022 van toepassing is verklaard). In deze richtlijn wordt nog eens verduidelijkt dat de werkwijze voor het vormen van een onderhoudsvoorziening inderdaad niet was toegestaan (dus vervangingen mochten niet via de onderhoudsvoorziening worden gebracht).
In februari 2023 heeft de RJ een conceptrichtlijn (2023.2) gepubliceerd, waarin is beschreven hoe onderwijsinstellingen kosten voor groot onderhoud ingaande 2024 moeten verantwoorden. Deze richtlijn stelt dat onderwijsinstellingen voor de kosten van groot onderhoud (conform de huidige situatie) mogen activeren, maar er mag ook een onderhoudsvoorziening worden gevormd. In tegenstelling tot andere organisaties, mogen onderwijsinstellingen vervangingen beschouwen als kosten van groot onderhoud. Het is de verwachting dat deze conceptrichtlijn zonder aanpassingen wordt vastgesteld. De richtlijn vermeldt één consequentie niet: als een onderwijsinstelling nu al een voorziening vormt, kan dat niet worden doorgezet in de huidige vorm. Bij het vormen van de onderhoudsvoorziening dient namelijk de componentenmethode te worden gehanteerd, waarbij er per component een voorziening wordt gevormd. Dit heeft waarschijnlijk een verhogend effect op de dotatie, omdat de praktijk nu was dat onderwijsinstellingen de kosten inschatten over een bepaalde periode en deze kosten verdelen over deze periode (en de voorziening aan het einde van de periode op nul loopt). In de nieuwe situatie zullen de componenten aan het einde van de planperiode niet op nihil staan, maar een bepaalde waarde hebben.
Rekening houden met de levensduur
We zien bij de huidige onderhoudsplannen ook dat deze geen rekening houden met de levensduur van een schoolgebouw van circa 40-45 jaar, waarna er doorgaans een volledige renovatie plaatsvindt (die de gemeente dient te betalen). Wellicht blijft de dotatie op hetzelfde niveau als onderhoudsplannen hiermee rekening houden (omdat er aan het einde van de levensduur niet meer grote uitgaven aan onderhoud worden gedaan).
Wij hadden de instellingen die al een voorziening voor groot onderhoud aanhielden, geadviseerd om te wachten met het maken van een keuze. Met de kennis van toen hebben een aantal instellingen in voorgaande jaren (mede in overleg met ons) gekozen voor duidelijkheid en zijn overgegaan naar activeren en afschrijven. Nu de ontwerprichtlijn er is, zullen alle instellingen de komende maanden een keuze moeten gaan maken.
Houd de onderhoudsvoorziening aan
Ons advies op basis van deze conceptrichtlijn is om de onderhoudsvoorziening aan te houden (en niet over te stappen naar activeren/afschrijven). Hiermee worden kosten voor groot onderhoud geëgaliseerd en wordt een deel van het eigen vermogen dat bestemd is voor groot onderhoud bestemd via een onderhoudsvoorziening. Een hogere dotatie dan de huidige dotatie aan de voorziening kan worden voorkomen door in de onderhouds-
plannen rekening te houden met de levensduur van het gebouw. De overstap naar de nieuwe methode is overigens een stelselwijziging, maar mag prospectief worden verwerkt. Dat betekent dat eventuele extra lasten voorkomend uit deze methode, in de toekomst als last worden verantwoord. Indien een onderwijsinstelling reeds heeft gekozen voor activeren en afschrijven van het groot onderhoud is er geen keuze nodig. Met name wanneer dit retrospectief is uitgevoerd (waarbij de onderhoudskosten uit het verleden alsnog zijn geactiveerd) verschilt deze methode voor wat betreft de last in de staat van baten en lasten niet veel van de methode waarbij er wordt gedoteerd. De afschrijvingslast is veelal vergelijkbaar aan de dotatie aan de onderhoudsvoorziening, met name bij grotere onderwijsinstellingen. Ook voor de bepaling van het bovenmatig vermogen heeft dit vrijwel geen effect, omdat hierbij rekening wordt gehouden met zowel activering van onderhoudskosten als met het nemen van een onderhoudsvoorziening. Alleen indien de onderhoudskosten niet retrospectief zijn geactiveerd, is er bovenmatige vermogen ontstaan als gevolg van het niet langer voorzien van onderhoudskosten.
(Bron: Schoolfinanciën)
