Checklist bewaren en bewijzen

by admin Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, opzet administratie, Kennisbank voor de Zelfstandige Zonder Personeel(ZZP), Kennisbank voor de Zelstandige zonder personeel(ZZP), administratie, opzet administratie, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie

Onderstaand is een checklist opgenomen hoe zaken gearchiveerd moeten worden om zaken op een later moment gemakkelijker te kunnen bewijzen:

1 Zijn alle gegevens in Uw organisatie beschreven ?
2 Is bij al Uw gegevens aangegeven of zij zijn geconverteerd
en/of uitgewisseld ?
3 Zijn alle gegevens onderdeel van een systematische ordening ?
4 Is deze systematische structuur vastgelegd in een
procedurebeschrijving ?
5 Is deze systematische structuur onderdeel van de
toegankelijkheidsmiddelen?
6 Bestaat er een onderhoudsorganisatie voor de systematische
structuur ?
7 Wordt van de verwerking van de gegevens een logboek
bijgehouden ?
8 Wordt in het logboek de identiteit van de verantwoordelijke
functionaris voor de verwerking van de gegevens vastgelegd ?
9 Wordt de identiteit van de uitvoerder van de bewerker of de
verantwoordelijke batch-file daarvoor vastgelegd ?
10 Worden in het logboek de aard en het onderwerp van de
verwerkte gegevens vastgelegd ?
11 Worden in het logboek de datum en de plaats van verwerking
van de gegevens vastgelegd ?
12 Worden storingen in de verwerking geregistreerd ?
13 Indien de audit trail als logboek fungeert: voldoet de audit trail
aan de voorwaarden zoals in 8-11 gedefinieerd ?
14 Indien de audit trail als logboek fungeert: is de audit trail ook
voor een derde toegankelijk, leesbaar en begrijpelijk ?
15 Wordt een index van de gegevens bijgehouden ?
16 Is deze index beschreven in een procedure ?
17 Worden wijzigingen in de index door verwerking of verzending
vastgelegd in het logboek ?
18 Is bij de (ontvangen) gegevens duidelijk beschreven wat de
authentieke bron is ?
19 Zijn de gegevens gedurende de hele bewaartermijn leesbaar
te presenteren ?
20 Kan de beheersgeschiedenis van de gegevens in het archief
aangetoond worden ?
21 Zijn de gegevens voorzien van identificatiegegevens ?
22 Is er bewijsvergrendeling toegepast ?
23 Wordt periodiek de compleetheid en kwaliteit van de
gegevens getoetst ?
24 Is de opzet en uitvoering van de steekproef beschreven in
een procedure ?