Terugvragen buitenlandse btw

Nederlandse btw-ondernemers die in andere EU-landen activiteiten verrichten, krijgen vaak buitenlandse btw in rekening gebracht door ondernemers uit die andere landen. De Nederlandse ondernemer kan de buitenlandse btw dan in veel gevallen terugvragen. Hier een overzicht van de voorwaarden.

Als een Nederlandse ondernemer in een ander EU-land btw-aangifte doet, moet hij de btw via de reguliere aangifte in het betreffende land terugvragen. Als hij geen aangifte doet in het andere EU-land, moet hij een apart teruggaafverzoek indienen bij de Nederlandse Belastingdienst.

Voorwaarden teruggaaf buitenlandse btw
Voor het terugvragen van de btw uit een ander EU-land moet de ondernemer aan alle volgende voorwaarden voldoen:
– hij drijft een btw-onderneming die is gevestigd in Nederland (de ondernemer is niet gevestigd in het andere EU-land of heeft daar geen vaste inrichting);
– hij doet geen btw-aagifte in het EU-land waar hij de btw wil terugvragen (de ondernemer heeft geen leveringen en diensten verricht in het tijdvak van teruggaaf);
– hij gebruikt de goederen en diensten voor btw-belaste activiteiten;
– de btw is door middel van een juiste factuur aan hem in rekening gebracht;
– het btw-bedrag dat hij terugvraagt bedraagt meer dan 50 euro als hij de btw over een jaar terugvraagt, of 400 euro als hij de btw over een periode van ten minste drie maanden terugvraagt.

Tip
Voor veel diensten tussen ondernemers (zogenoemde B2B-diensten) in internationaal verband geldt een verplichte btw-verleggingsregeling. Hierdoor wordt in steeds minder gevallen buitenlandse btw in rekening gebracht. Wie toch buitenlandse btw in rekening krijgt gebracht, doet er daarom goed aan eerst te controleren of dit juist is. Is ten onrechte btw in rekening gebracht, dan kan hij de leverancier om een nieuwe factuur vragen.

Elektronisch teruggaafverzoek
Teruggaafverzoeken worden elektronisch ingediend. Een Nederlandse ondernemer dient het teruggaafverzoek voor de btw uit andere EU-landen bij de Nederlandse Belastingdienst in. Dat kan via een portal van de Belastingdienst worden gedaan. Hiervoor zijn inloggegevens nodig, die de ondernemer kan aanvragen met een formulier dat te downloaden is op www.belastingdienst.nl/eubtw. Na ondertekening en verzending van het formulier ontvangt de aanvrager zijn inloggegevens binnen vier weken. Hij kan hiermee via de speciale website van de Belastingdienst (https://eubtw.belastingdienst.nl) het teruggaafverzoek indienen, waarop hij direct een ontvangstbevestiging van het verzoek krijgt. De Belastingdienst stuurt het verzoek vervolgens langs elektronische weg door naar de belastingdienst van het EU-land waarop het verzoek betrekking heeft. Ook van deze belastingdienst ontvangt de ondernemer een ontvangstbevestiging.

Verstrekken (aanvullende) informatie
Het teruggaafverzoek moet onder meer de volgende informatie bevatten:
– naam en adres van de aanvrager;
– een elektronisch adres;
– een omschrijving van de bedrijfsactiviteit van de aanvrager;
– het teruggaaftijdvak waarop het verzoek betrekking heeft;
– een verklaring van de aanvrager dat hij gedurende het teruggaaftijdvak:
– geen goederenleveringen of diensten heeft verricht, waarvan de plaats geacht wordt in het EU-land van teruggaaf te zijn gelegen; of
o  uitsluitend leveringen of diensten heeft verricht, waarvoor de afnemer de btw verschuldigd is; of
o uitsluitend vrijgestelde vervoersdiensten en daarmee samenhangende diensten heeft verricht;
o het btw-identificatienummer van de aanvrager;
o de bankgegevens inclusief IBAN- en BIC-codes.

Informatie factuur of invoerdocument
Voor elke factuur of elk invoerdocument moet de ondernemer de volgende informatie verstrekken:
– naam en adres van de leverancier of dienstverrichter, inclusief zijn btw-identificatienummer of fiscaal registratienummer;
– een landencodenummer van de lidstaat van teruggaaf, behalve in het geval van invoer;
– de datum en het nummer van de factuur of het invoerdocument;
– de maatstaf van heffing en het (aftrekbare) btw-bedrag, uitgedrukt in de munteenheid van de lidstaat van teruggaaf. Indien van toepassing ook het aftrekpercentage;
– het berekende bedrag van de aftrekbare btw;
– indien van toepassing, het berekende pro rata;
– de aard van de afgenomen goederen of diensten, aangegeven door middel van codes.

Vermelden van codes
Een belangrijk aspect betreft de het laatste punt: een codering van de afgenomen goederen of diensten. De ondernemer moet namelijk in het teruggaafverzoek de volgende codes hanteren:
1.         brandstof;
2.         verhuur van vervoermiddelen;
3.         uitgaven in verband met vervoermiddelen, andere dan die voor de goederen en diensten waarnaar wordt verwezen met de codes 1 en 2;
4.         wegentol en andere heffingen met betrekking tot het gebruik van de weginfrastructuur;
5.         reiskosten waaronder kosten van het openbare vervoer en taxi;
6.         logies;
7.         spijzen, dranken en restaurantkosten;
8.         toegang tot beurzen en tentoonstellingen;
9.         weelde-uitgaven alsmede uitgaven voor ontspanning en recreatie;
10.       andere.

Soms ook subcodes
Voor sommige landen moeten ook subcodes worden ingevuld. Als de ondernemer goederencode 10 invult, en in de subcodelijst geen betreffende code staat, moet hij de goederen in eigen woorden omschrijven. In principe moeten de goederen in de officiële taal van de betreffende lidstaat omschreven worden. In bijna alle lidstaten mag de omschrijving in het Engels aangeleverd worden, behalve in Roemenië, Slowakije en Tsjechië.

Elektronische kopie van de factuur
In sommige landen hoeven de originele facturen met het verzoek niet meegezonden te worden. Toch verlangt een groot aantal EU-landen dat de aanvrager een elektronische kopie meestuurt. Dit geldt voor de volgende EU-landen: België, Cyprus, Duitsland, Estland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Italië, Litouwen, Letland, Malta, Polen, Roemenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië (bij Tsjechië moeten altijd kopieën worden meegezonden) en het Verenigd Koninkrijk.
De facturen worden dan ingescand. Alleen de bestandformaten van het formaat jpg, tiff en pdf worden geaccepteerd. Deze mogen wel samengevoegd zijn in een zip-bestand. De totale bestandsgrootte mag maximaal 5 MB groot zijn. Indien de bestandsgrootte meer dan 5 MB is, moet de ondernemer alleen de facturen en/of invoerdocumenten met de hoogste bedragen toevoegen.

Termijnen
Een verzoek om teruggaaf kan worden ingediend tot 30 september van het jaar volgend op het jaar waarop de teruggaaf ziet. Een verzoek geldt alleen als ingediend als het alle vermelde gegevens bevat. De periode waarop het verzoek betrekking heeft moet minimaal drie maanden zijn en mag maximaal één jaar bedragen.
Een te laat ingediend verzoek wordt door de Nederlandse inspecteur wel doorgestuurd naar het EU-land van teruggaaf. Dat land beslist zelf of het een te laat verzoek in behandeling wil nemen.

Naar land van teruggaaf
De Nederlandse inspecteur zendt de verzoeken binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst door naar het betrokken land van teruggaaf, mits de verzoeken compleet zijn. Deze verzoeken worden daarna verder behandeld door het EU-land van teruggaaf. Het betreffende EU-land stuurt de aanvrager een ontvangstbevestiging van het teruggaafverzoek. Daarin vermeldt het land de datum waarop het verzoek is ontvangen. Het EU-land moet binnen vier maanden op het teruggaafverzoek beslissen. Wanneer om aanvullende informatie wordt verzocht (bijvoorbeeld originele facturen), kan deze termijn met vier maanden worden verlengd tot ten hoogste acht maanden. Als het EU-land de teruggaaf heeft goedgekeurd, moet deze het te restitueren bedrag binnen tien werkdagen uitbetalen. Als het EU-land de termijnen overschrijdt, heeft de ondernemer recht op vergoeding van rente. De ondernemer moet dan wel aan de voor hem geldende termijnen hebben voldaan. De hoogte van de rentevergoeding wordt door het EU-land van teruggaaf zelf bepaald. Voorwaarde hierbij is dat het EU-land de rente gelijkstelt aan de rente die een voor binnenlandse ondernemer in dat land geldt.

(Bron: F&A Actueel)

Updated: 17 juli 2013 — 07:49