5 vragen en antwoorden over de telefoon van de zaak

Net als met zakelijk gebruik van uw auto kunt u als ondernemer (of uw werknemer) ook voor zakelijk gebruik van uw mobiele telefoon in aanmerking komen voor belastingvoordeel. Aan deze regeling kleven wel enkele belangrijke voorwaarden waaraan u zich moet houden. In onderstaand artikel leest u er alles over: 5 vragen en antwoorden over de telefoon van de zaak.

1. Wat is een telefoon van de zaak?

Als zelfstandig ondernemer kunt u uzelf of uw werknemer(s) onbelast een mobiele telefoon of smartphone ter beschikking bestellen. Daarnaast is het mogelijk om hiervoor een vrije vergoeding te geven. De kosten van uw mobiele telefoon zijn in principe aftrekbaar van de winst; dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten.

Dit is bijvoorbeeld handig als u (of uw medewerkers) regelmatig thuiswerkt en voor het werk regelmatig contact heeft met klanten, collega’s en andere zakelijke relaties. Als u de telefoon door een werknemer wilt laten gebruiken, blijft u de eigenaar van het toestel. Het gaat bij deze regeling overigens niet alleen om mobiele telefoons, maar om communicatiemiddelen in het algemeen. Ook het gebruik van internet, sms en e-mail kan hierop van toepassing zijn.

2. Welke voorwaarden zijn hierop van toepassing?

Het zal niet als een verrassing komen dat u niet onbeperkt van deze regeling gebruik kunt maken. De Belastingdienst hanteert hiervoor twee belangrijke voorwaarden:

  • De gebruiker maakt van deze communicatiemiddelen voor in ieder geval meer dan tien procent zakelijk gebruik.
  • De gebruiker gebruikt deze communicatiemiddelen (gedeeltelijk) op de werkplek.

Let op: wanneer het gaat om het gebruik van computers en bijbehorende apparatuur, stelt de Belastingdienst als regel dat u minimaal voor negentig procent zakelijk gebruik moet maken van het apparaat om in aanmerking voor fiscaal voordeel. Mocht u zich afvragen hoe de fiscus dit eigenlijk kan controleren: de Belastingdienst kan u bij een controle vragen om het zakelijke gebruik van al uw communicatiemiddelen aannemelijk te maken.

3. Wat als de gebruiker niet aan deze criteria voldoet?

Stel: u heeft een smartphone aan een van uw werknemers verstrekt, die hiervan doorgaans minder dan tien procent zakelijk gebruikmaakt. In dat geval is de factuurwaarde (inclusief btw) van het communicatiemiddel in principe loon van de werknemer. Maar het is in het kader van de werkkostenregeling ook mogelijk om dit loon ook als eindheffingsloon onder te brengen in uw vrije ruimte.

Een derde mogelijkheid is dat de werknemer ervoor kiest om zijn eigen mobiele telefoon zakelijk te gebruiken. Dan is het handig om te weten dat u als werkgever bijvoorbeeld het telefoonabonnement belastingvrij ter beschikking stellen, mits het zakelijk gebruik uitkomt boven de tien procent.

4. Hoe zit het dan met een tablet?

Sinds de komst van de smartphones en tablets is de grens tussen dergelijke communicatiemiddelen en de klassieke computers langzaam maar zeker steeds verder aan het vervagen. Een gemiddelde smartphone heeft tegenwoordig immers ook GPS en een fotografiefunctie; dan kan het toestel in de regel nog wel als een communicatiemiddel worden beschouwd – u kunt ermee contact leggen met anderen – maar neemt de kans op niet-zakelijk gebruik snel toe.

De overheid heeft dat ook door en is voornemens om de huidige criteria te moderniseren (zie ook punt 5), maar momenteel spreekt de Belastingdienst nog van een duidelijk verschil tussen communicatiemiddelen en computers. Daarbij gaat de fiscus hoofdzakelijk uit van het formaat van beeldschermen:

  • Apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal zeven inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen.
  • Apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan zeven inch (17,78 cm), waaronder tablets, zijn computers.

Het gaat hierbij dus niet zozeer om wat een apparaat allemaal kan, maar om het formaat van het scherm. Volgens de overheid zijn beeldschermen en de bijbehorende invoermogelijkheden van dergelijke apparaten namelijk te beperkt om langdurig te kunnen worden gebruikt als een vervangende computer.

Indien u of uw personeel tijdens het werk veelvuldig gebruikmaakt van een tablet, bijvoorbeeld tijdens afspraken met nieuwe klanten, en u dit apparaat wilt opgeven als een communicatiemiddel (waardoor u in aanmerking komt voor fiscaal voordeel), zult u bij de Belastingdienst concreet moeten kunnen aantonen dat u het apparaat hoofdzakelijk zakelijk gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld bij het overleggen van gegevens over apparaten waarvan de gebruiksmogelijkheden software- of hardwarematig zijn beperkt tot (zakelijke) communicatie.

5. Wat gaat er in de toekomst veranderen?

Het Ministerie van Financiën beseft zelf ook dat alleen maar kijken naar het formaat van het scherm in het tijdperk van smartphones en tablets een beetje achterhaald is. Als het aan staatssecretaris Weekers van Financiën ligt, kijkt de overheid straks niet meer zozeer naar de grootte van een beeldscherm. Daarnaast zou in de toekomst ook de mate van privégebruik geen grote rol van betekenis meer moeten spelen.

Weekers wil in plaats daarvan via het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium specifiek gaan kijken naar de mate van relevantie van een tablet bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Op deze manier zouden organisaties die bijvoorbeeld willen overstappen naar een paperless bedrijfsmodel geen loonheffing over de verstrekte tablets moeten betalen. Het staat echter nog niet vast wanneer (en in welke mate) deze wijzigingen worden doorgevoerd.

Tot die tijd kunt u als ondernemer echter wel slim omspringen met de huidige regels. De schermen van een iPad of iPad mini zijn te groot om door de fiscus beschouwd te kunnen worden als communicatiemiddel, maar het is goed om te weten dat er concurrenten van Apple zijn die vergelijkbare apparaten aanbieden waarvan de schermgrootte wél aan de gestelde criteria voldoet, zoals tablets van Samsung of Dell.

(Bron: Ikgastarten)

Updated: 25 november 2013 — 08:35