Uw personeelshandboek actualiseren? Denk ook aan de privacywet!

Afspraken over arbeidsvoorwaarden maar ook algemene afspraken kunt u vastleggen in een personeelshandboek. Dit zijn afspraken die voor alle werknemers binnen het bedrijf gelden en daarom is het verstandig om deze in één keer vast leggen in een personeelshandboek. In de individuele arbeidsovereenkomsten kunt u vervolgens een verwijzing maken naar het personeelshandboek. Wanneer u als bedrijf verplicht onder een cao valt doordat het bedrijf onder de werkingssfeer van een bepaalde cao valt en deze Algemeen Verbindend Verklaard (AVV) is, kunt u verwijzen naar de cao in het personeelshandboek.

Actualiseren


Het is goed om het personeelshandboek af en toe langs te lopen en waar nodig te actualiseren. Het kan zijn dat bepaalde regelingen verouderd zijn doordat de wetgeving is veranderd of doordat afspraken niet langer geldig zijn. U kunt, naast dat u het personeelshandboek op inhoud gaat actualiseren, ook het personeelshandboek tekstueel updaten. Nadat u het personeelshandboek heeft geactualiseerd stuurt u de nieuwe versie naar uw werknemers. Het is belangrijk om een korte samenvatting te maken van de wijzigingen die zijn doorgevoerd zodat het voor werknemers snel te zien is wat er geactualiseerd is.  

Privacywet


Per 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Door de komst van de AVG zijn de regels voor organisaties nog strenger geworden als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. Bovendien kunnen de gevolgen ook groter zijn wanneer persoonsgegevens niet op een juiste manier worden verwerkt. Het is dus belangrijk om uw personeel te informeren over de AVG zodat zij weten wat de richtlijnen binnen het bedrijf zijn voor het verwerken van persoonsgegevens. Daarnaast moeten de werknemers ook weten hoe zij moeten handelen in het geval van een datalek. Bij wie moet een datalek worden gemeld? En binnen hoeveel tijd moet een datalek worden gemeld? Een protocol meldplicht datalekken is daarom zeker aan te raden. Wanneer werknemers met persoonsgegevens werken, is ons advies om enkele protocollen toe te voegen aan het personeelshandboek of, wanneer uw personeelshandboek wellicht te lang wordt, om deze als losse bijlagen toe te voegen.

In een personeelshandboek staan bovendien ook vaak artikelen opgenomen over bedrijfsregels voor de omgang met systemen maar ook protocollen over internet, social media en e-mail gebruik. Het is raadzaam om ook hier eens naar te kijken en deze te updaten.

Werknemers vinden het vaak ook zelf fijn om geïnformeerd te worden over hoe hun werkgever om gaat met zijn/haar personeelsgegevens. Het is mogelijk om het personeelshandboek te starten met een privacyverklaring voor werknemers.

Tijd-voor-tijd regeling


Wanneer u bezig bent met het actualiseren van uw personeelshandboek, denk dan ook aan de nieuwe regels omtrent het meer- en overwerk. Wanneer een werknemer in een betaalperiode meer uren werkt dan de overeengekomen arbeidsduur, dan moet het totaal van deze uren (de contracturen plus meeruren) in elk geval tegen het wettelijk minimumuurloon worden uitbetaald. Per 1 januari 2019 is het dan ook niet zomaar toegestaan om de tijd-voor-tijd regeling schriftelijk met de werknemer te maken. De tijd-voor-tijd regeling moet vanaf dan in de cao zijn opgenomen. Wanneer er in de cao niets is opgenomen over de compensatie van meer- en overuren in tijd, dan moeten de extra uren altijd aan de werknemers worden uitbetaald indien het niet of gedeeltelijk uitbetalen van die meeruren tot gevolg zou hebben dat het loon over contracturen plus meeruren onder het naar evenredigheid vermeerderede wettelijk minimumloon zou uitkomen.

(Bron: Flynth)

Updated: 15 februari 2019 — 10:51