Afspraken over arbeidsvoorwaarden maar ook algemene afspraken kunt u vastleggen in een personeelshandboek. Dit zijn afspraken die voor alle werknemers binnen het bedrijf gelden en daarom is het verstandig om deze in één keer vast leggen in een personeelshandboek. In de individuele arbeidsovereenkomsten kunt u vervolgens een verwijzing maken naar het personeelshandboek. Wanneer u als bedrijf verplicht onder een cao valt doordat het bedrijf onder de werkingssfeer van een bepaalde cao valt en deze Algemeen Verbindend Verklaard (AVV) is, kunt u verwijzen naar de cao in het personeelshandboek.
Actualiseren
Het is goed om het personeelshandboek af en toe langs te lopen en waar
nodig te actualiseren. Het kan zijn dat bepaalde regelingen verouderd
zijn doordat de wetgeving is veranderd of doordat afspraken niet langer
geldig zijn. U kunt, naast dat u het personeelshandboek op inhoud gaat
actualiseren, ook het personeelshandboek tekstueel updaten. Nadat u het
personeelshandboek heeft geactualiseerd stuurt u de nieuwe versie naar
uw werknemers. Het is belangrijk om een korte samenvatting te maken van
de wijzigingen die zijn doorgevoerd zodat het voor werknemers snel te
zien is wat er geactualiseerd is.
Privacywet
Per 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in
werking getreden. Door de komst van de AVG zijn de regels voor
organisaties nog strenger geworden als het gaat om het verwerken van
persoonsgegevens. Bovendien kunnen de gevolgen ook groter zijn wanneer
persoonsgegevens niet op een juiste manier worden verwerkt. Het is dus
belangrijk om uw personeel te informeren over de AVG zodat zij weten wat
de richtlijnen binnen het bedrijf zijn voor het verwerken van
persoonsgegevens. Daarnaast moeten de werknemers ook weten hoe zij
moeten handelen in het geval van een datalek. Bij wie moet een datalek
worden gemeld? En binnen hoeveel tijd moet een datalek worden gemeld?
Een protocol meldplicht datalekken is daarom zeker aan te raden. Wanneer
werknemers met persoonsgegevens werken, is ons advies om enkele
protocollen toe te voegen aan het personeelshandboek of, wanneer uw
personeelshandboek wellicht te lang wordt, om deze als losse bijlagen
toe te voegen.
In een personeelshandboek staan bovendien ook vaak artikelen opgenomen over bedrijfsregels voor de omgang met systemen maar ook protocollen over internet, social media en e-mail gebruik. Het is raadzaam om ook hier eens naar te kijken en deze te updaten.
Werknemers vinden het vaak ook zelf fijn om geïnformeerd te worden over hoe hun werkgever om gaat met zijn/haar personeelsgegevens. Het is mogelijk om het personeelshandboek te starten met een privacyverklaring voor werknemers.
Tijd-voor-tijd regeling
Wanneer u bezig bent met het actualiseren van uw personeelshandboek, denk dan ook aan de nieuwe regels omtrent het meer- en overwerk. Wanneer een werknemer in een betaalperiode meer uren werkt dan de overeengekomen arbeidsduur, dan moet het totaal van deze uren (de contracturen plus meeruren) in elk geval tegen het wettelijk minimumuurloon worden uitbetaald. Per 1 januari 2019 is het dan ook niet zomaar toegestaan om de tijd-voor-tijd regeling schriftelijk met de werknemer te maken. De tijd-voor-tijd regeling moet vanaf dan in de cao zijn opgenomen. Wanneer er in de cao niets is opgenomen over de compensatie van meer- en overuren in tijd, dan moeten de extra uren altijd aan de werknemers worden uitbetaald indien het niet of gedeeltelijk uitbetalen van die meeruren tot gevolg zou hebben dat het loon over contracturen plus meeruren onder het naar evenredigheid vermeerderede wettelijk minimumloon zou uitkomen.
(Bron: Flynth)