Reiskostenvergoedingen per 1 april op de schop

Door het thuiswerkadvies van het kabinet is het woon- werkverkeer van menig werknemer veranderd. Waar dit tot op heden nog geen invloed had op de reiskostenvergoedingen voor werknemers, gaan deze nu per 1 april op de schop. In dit artikel leest u hoe u hier het beste mee om kunt gaan.

Tot en met maart 2021 is het toegestaan om de onbelaste reiskostenvergoeding die gebaseerd is op het reisgedrag voor corona, door te betalen. Ook al werkte de werknemer (deels) thuis door de Coronamaatregelen. Vanaf 1 april komt daar vooralsnog een einde aan en mogen reiskosten over een thuiswerkdag niet meer worden vergoed. 

Wat moet u voor 1 april doen 
Per werknemer moet u opnieuw vaststellen wat het reisgedrag van uw werknemer is en dient u daarop de reiskostenvergoeding aan te passen. 

Declaratie of nacalculatie? 
De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf 1 april 2021 alleen nog maar onbelast worden verstrekt wanneer een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Is dit niet het geval, dan dient u de reiskosten te vergoeden op basis van declaratie of nacalculatie. 

Bij een nacalculatie geeft u een vaste reiskostenvergoeding per maand en rekent u op basis van een nacalculatie tegen het einde van het jaar af op basis van de werkelijk gereden kilometers. 

Bij declaratie ontvangt de werknemer een vaste reiskostenvergoeding per reisdag. Het aantal reisdagen dient door de werknemer per maand aan de werkgever te worden doorgegeven. 

Het is belangrijk om met uw werknemers hierover in gesprek te gaan en de situatie uit te leggen. Het reisgedrag van uw gehele personeelsbestand moet u in kaart gaan brengen en daarbij dient u rekening te houden met het aantal werknemers die tegelijkertijd verantwoord in het pand aanwezig kunnen zijn.  

(Bron: HLB)