All posts in Nieuws voor het MKB(BV), personeelszaken, ziekte

Uw medewerker is al lange tijd ziek. U heeft qua re-integratie alles gedaan wat mogelijk is. Helaas kan de medewerker door zijn beperkingen niet terugkeren in de eigen functie. Er is ook geen alternatief werk in het bedrijf. U heeft een bedrijf ingeschakeld om de mogelijkheden bij andere werkgevers te onderzoeken. Ook dat heeft niets opgeleverd. De WIA-aanvraag is inmiddels bij UWV ingediend.

Nu krijgt uw medewerker bericht dat UWV de beslissing niet tijdig kan nemen. Wat betekent dat voor de dienstbetrekking en de loondoorbetaling? Kunt u het dienstverband al beëindigen? En hoe zit het met de loondoorbetaling als u het salaris al 104 weken heeft betaald?

Wettelijk proces

In de wet is bepaald dat u uw medewerker bij ziekte gedurende 104 weken salaris moet doorbetalen. Dit verandert niet als UWV te laat een beslissing neemt. Als uw medewerker geen arbeidsmogelijkheden meer heeft, stopt u de salarisbetaling na 104 weken. Uiteraard bespreekt u dit van te voren met uw medewerker, zodat deze bij UWV tijdig om een voorschot van de uitkering kan vragen.

Beëindigen dienstverband

Zolang een medewerker ziek is, geldt in beginsel een opzegverbod. Dit verbod is voorbij na afloop van de wachttijd van 104 weken. Ook als er nog geen WIA-beslissing is vanuit UWV, kunt u het dienstverband dan dus beëindigen. Dit kan met wederzijds goedvinden door instemming van uw medewerker of met een ontslagvergunning van het UWV. Er zijn voor UWV wel een aantal aanvullende voorwaarden, zoals een verklaring van de bedrijfsarts dat er geen passende werkzaamheden in het bedrijf mogelijk zijn en dat dit de komende 26 weken ook niet te verwachten is.

Let wel: het opzegverbod van de zieke medewerker blijft van kracht als UWV u een loonsanctie oplegt omdat u onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht.

Wel arbeidsmogelijkheden?

Wat kunt u doen als uw medewerker slechts gedeeltelijk arbeidsongeschikt is en nog mogelijkheden heeft om passend werk te doen? In dat geval kunt u ervoor kiezen om na 104 weken een aanpassing van de arbeidsovereenkomst af te spreken met uw medewerker. De medewerker gaat bijvoorbeeld minder uren werken of krijgt een andere functie. Dit brengt wel (financiële) risico’s met zich mee voor het geval dat uw medewerker opnieuw arbeidsongeschikt wordt. Een alternatief is om uw medewerker alleen te betalen voor de uren in het passende werk dat deze gaat doen – in ieder geval totdat de WIA-beslissing is genomen. Leg afspraken die u met uw medewerker maakt altijd schriftelijk vast.

In gebreke stellen

Als UWV te laat is met het nemen van een beslissing, kan de medewerker de behandeling van de WIA-aanvraag proberen te bespoedigen door het UWV in gebreke te stellen. Als de aanvraag vervolgens nog niet binnen de gestelde termijn is afgehandeld, moet UWV de medewerker een vergoeding betalen.

(Bron: Flynth)

Werkgevers mogen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) slechts beperkt gegevens vragen en verwerken van een werknemer in het kader van een ziekmelding of re-integratieproces. Want zieke werknemers hebben recht op privacy.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor beleidsregels opgesteld. Als werkgever moet u weten wat u mag vragen aan een zieke werknemer en mag vastleggen. Bij overtreding van de regels kan de Autoriteit Persoonsgegevens namelijk forse boetes opleggen.

Zo mag u als werkgever niet zelf vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.  Dit is voorbehouden aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert vervolgens de werkgever bij de begeleiding van de zieke werknemer. 

Wat mag de werkgever vragen en registreren?

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval in verband met het eventueel verhalen van loonkosten op een aansprakelijke derde;
• gegevens gekregen van de bedrijfsarts;
• gegevens over frequentie en duur ziekteverzuim van de werknemer in verband met loondoorbetaling en verzuimoverzichten;
• in uitzonderlijke situaties gegevens over de gezondheid van de werknemer, om adequaat te kunnen reageren bij bijvoorbeeld een epileptische aanval of suikerziekte.

En de bedrijfsarts?

• Relevante medische en sociale gegevens om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-intergratie;
• medische gegevens van de behandelend arts (met schriftelijke toestemming van de werknemer).

Uitwisseling informatie bedrijfsarts – werkgever

De bedrijfsarts mag alleen informatie delen die een werkgever nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie:

• de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
• adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

En verder…

Het is niet toegestaan om aanvullende informatie die de zieke werknemer spontaan heeft verteld vast te leggen of te delen. Vanuit de zorgplicht van de werkgever is het van belang om een duidelijk verzuim- en re-integratiebeleid op te stellen met daarin de rechten en plichten van de (zieke) werknemer en de werkgever. De bedrijfsarts heeft een belangrijke rol in het traject van verzuimbegeleiding.

(Bron: HLB)

Over het algemeen geldt voor een bedrijf met een loonsom onder de 1 miljoen euro, dat het beter is om publiek verzekerd te zijn voor de Ziektewet (ZW). Waarom zou je immers eigenrisicodrager worden als de kans op schade beperkt is en de premies relatief laag zijn? Toch kunnen bepaalde ontwikkelingen in een onderneming dit advies wijzigen.

Als voorbeeld bespreken wij een bedrijf dat opereert in de uitzendbranche. Een flink aantal medewerkers heeft de afgelopen jaren via een payroll constructie gewerkt. Het bedrijf kiest ervoor het komende halfjaar deze medewerkers stapsgewijs in loondienst te nemen.

Stijging loonsom

Dit heeft gevolgen voor de loonsom. Naar verwachting zal de loonsom binnen één jaar van €700.000 naar circa €2.500.000 stijgen. Het bedrijf was een kleine tot middelgrote werkgever en wordt nu een grote tot middelgrote werkgever. De kans op uitstroom naar de Ziektewet is in dit bedrijf klein, omdat de meeste medewerkers een contract voor onbepaalde tijd hebben.

Ziektewetpremie uitgezet tegen loonsommen

De uitzendbranche heeft in zijn algemeenheid veel werknemers met tijdelijke contracten die mogelijk in de Ziektewet terechtkomen. De sectorpremies zijn daarom zeer fors. Voor het bedrijf in deze casus is de Ziektewetpremie voor 2019 vastgesteld op 4,8%. We zetten deze ziektewetpremie af tegen de verschillende loonsommen:

Advies: eigenrisicodrager worden

In deze casus adviseerden wij de werkgever om eigenrisicodrager te worden voor de Ziektewet en de administratieve afhandeling en re-integratieverplichtingen zelf uit te voeren. Als eigenrisicodrager voor de Ziektewet betaalt het bedrijf zelf de ziektewetuitkering aan gerechtigde (ex-)werknemers. De ziektewetuitkering bedraagt 70% van het dagloon. Het bedrijf dient de hoogte van de uitkering zelf te berekenen. De premie die het bedrijf voorheen aan UWV betaalde, vervalt. In deze casus ging het om een premie van maar liefst €120.000.

Verplichtingen en voorwaarden

Als eigenrisicodrager dient het bedrijf wel te voldoen aan een aantal verplichtingen en voorwaarden. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om binnen 3 jaar terug te gaan naar de publieke verzekering. Het bedrijf moet daarnaast:

• zelf voldoende kennis in huis hebben om de Ziektewet uit te voeren en, zo niet, advies inkopen;
• beslissingen over de ziektewet voorbereiden;
• zorgen voor verzuimbegeleiding en re-integratie naar passende arbeid;
• verzuimadministratie bijhouden, ziek- en herstelmeldingen bij UWV doen;
• voldoen aan de arbo-eisen, ziekteverzuimbeleid op orde hebben en deze stukken mee sturen bij de aanvraag.

In deze casus was er door het wegvallen van de Ziektewetpremie meer dan voldoende budget om de eventuele uitkeringen te betalen, advies in te kopen én een ruime marge over te houden.

(Bron: Flynth)

Eindelijk vakantie! Een tijd waar iedereen naar uitkijkt. Een tijd waarin je zowel lichamelijk als geestelijk tot rust komt. En dan komt het: je wordt ziek. Balen! Weet u wat u als werkgever moet doen als één van uw werknemers zich tijdens de vakantie ziekmeldt? Geen zorgen! Wij geven u alle ‘ins en outs’.

Opstellen van een verzuimreglement

Als eerste is het van belang om regels op te nemen over ziekte tijdens de vakantie in uw verzuimreglement. Zo voorkomt u vervelende situaties. Voorbeelden van regels die u hierin op kan nemen, vindt u hieronder:

• Als een werknemer tijdens vakantie ziek wordt, dan moet hij dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur melden bij u als werkgever (en eventueel ook bij de arbodienst).
• Uw werknemer moet een adres of telefoonnummer doorgeven waarop hij te bereiken is.
• In de vakantieplaats moet de werknemer zich onder behandeling van een arts stellen en hiervan bewijzen bewaren.
• Is de vakantietermijn om en kan uw werknemer op medische gronden nog niet terugkeren naar Nederland, dan zorgt hij ervoor dat hij bewijzen heeft van het feit dat hij niet kan reizen.
• Uw werknemer neemt bij terugkeer in Nederland zo snel mogelijk contact met u op, zodat u hem kunt laten oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts.

Essentieel is om deze regels vooraf bij al uw werknemers kenbaar te maken, anders kunt u zich er niet op beroepen. Betrek ook een OR of personeelsvertegenwoordiging bij het opstellen van de verzuimregels.

Kostenbesparing

Daarnaast is het mogelijk om ziektedagen van zieke werknemers aan te merken als vakantiedagen. Dit kunt u doen om kosten te besparen. De volgende voorwaarden stelt de wet hieraan:

• Deze afspraak moet zijn gemaakt in een schriftelijke overeenkomst (arbeidsovereenkomst of CAO) of moet de instemming van de werknemer hebben.
• Het mag uitsluitend gaan om de ‘bovenwettelijke vakantiedagen’. Wettelijke vakantiedagen per jaar kunnen berekend worden door vier keer de wekelijkse arbeidsduur te nemen (dus 20 dagen bij een volle werkweek).

Als van tevoren niets is afgesproken, dan mag u als werkgever op het moment van de ziekmelding tijdens vakantie, met de werknemer afspreken dat die, ondanks ziekte, toch vakantiedagen opneemt. Als de werknemer hiermee niet akkoord gaat en duurt de ziekte tijdens vakantie voort, dan zijn dit ziektedagen.

Regelmatig vakantiedagen opnemen

Als laatste een tip voor u als werkgever: moedig uw werknemers aan om met regelmaat vakantiedagen op te nemen. Zo worden problemen voor de gezondheid en veiligheid van uw werknemers voorkomen. Het regelmatig opnemen van vakantiedagen bevordert de ‘herstelfunctie’ van de vakantie. Kortom, door regelmatig vakantiedagen op te nemen, voorkomt u verzuim.

Tips voor uw werknemers

Naast het kenbaar maken van het verzuimreglement bij uw werknemers, kunt u ze ook tips meegeven over ziekte tijdens de vakantie. Hieronder sommen we er een aantal voor u op:

• Als u ziek bent op vakantie, meld dat dan altijd gelijk aan uw werkgever. Het is daarnaast aan te raden om naar een dokter te gaan en een officiële doktersverklaring te vragen. Op die verklaring moeten de diagnose, het advies van de arts en een verwachting van hoe lang u ziek bent staan. Mocht u discussies krijgen met uw werkgever, dan kunt u altijd de doktersverklaring overhandigen.
• Laat uw werkgever weten waar u bent (het vakantieadres of het adres waar u wordt verpleegd). Zorg ervoor dat u bereikbaar bent voor uw werkgever. Is uw toestand ernstig? Waarschijnlijk willen zowel uw werkgever als uw collega’s dan graag op de hoogte gehouden worden. Geef ze daarom af en toe een update of vraag een reisgenoot om dat te doen.
• Geef het door aan uw werkgever als u weer beter bent. Net zoals u dat zou doen als u thuis bent.

(Bron: Schipper)

Een werknemer die arbeidsongeschikt raakt door ziekte, heeft maximaal twee jaar lang het recht op loondoorbetaling. De vraag kan zijn of hij ook het recht behoudt op loonbestanddelen zoals een dertiende maand.

Wettelijk is bepaald dat een werknemer bij ziekte de eerste 104 weken recht heeft op minimaal 70% van het brutoloon, met het maximumdagloon als bovengrens en het wettelijk minimumloon tijdens de eerste 52 weken als ondergrens. Vaak is in de cao of arbeidsovereenkomst vastgelegd dat de werkgever een hoger loon moet betalen. Zo ontvangen veel werknemers in het eerste ziektejaar 100% van hun loon. Wie wil weten wat zijn rechten zijn tijdens ziekte, moet dan ook goed naar de cao en de arbeidsovereenkomst kijken.

Niet alleen recht op basisloon tijdens ziekte

Onder het loon tijdens ziekte valt niet alleen het begrensde basisloon. De werknemer heeft ook recht op 70% van de vakantiebijslag en mogelijk eventuele andere vaste loonbestanddelen (loon waar de werknemer met regelmaat recht op heeft), zoals een vaste dertiende maand. Ook variabele loonbestanddelen kunnen tot het loon bij ziekte behoren. Het gaat dan om het gemiddelde loon dat de werknemer zou hebben ontvangen als hij zou hebben gewerkt. Onkostenvergoedingen voor niet-gemaakte kosten tijdens ziekte vallen niet onder het loon. Maar de regels zijn niet altijd even duidelijk en dat zorgt regelmatig voor juridische conflicten, ook omdat werknemers een bepaald loon(bestanddeel) als arbeidsvoorwaarde zien waar zij tijdens arbeidsongeschiktheid recht op blijven houden.

Andere rechten bij bovenwettelijke regeling

Het kan voorkomen dat een werknemer goed verdient en er contractueel is afgesproken dat hij bij ziekte meer loon dan het wettelijk minimum van 70% ontvangt. Als dan in het contract duidelijk is bepaald dat de werknemer bij ziekte enkel het basisloon en de vakantiebijslag krijgt doorbetaald, heeft hij tijdens de arbeidsongeschiktheid geen recht op zijn dertiende maand. Althans, tot dat oordeel kwam het gerechtshof in Arnhem onlangs. Contractueel was voor ziekte onderscheid gemaakt tussen loonbestanddelen. De dertiende maand was ook geen ‘verworven recht’ geworden. De werknemer ontving pas sinds twee jaar de dertiende maand, waarbij hij alleen in het tweede jaar al voor een periode afwezig was vanwege de arbeidsongeschiktheid door ziekte.

(Bron: Rendement)

Privacy is hot. Maar privacy voor de zieke werknemer is misschien nog wel hotter. En met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei a.s. krijgen werkgevers meer verplichtingen en werknemers meer rechten.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) hanteert op dit moment een strikt criterium voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. De verwachting is dat dit onder de AVG hetzelfde blijft, omdat daarvoor dezelfde regels gelden met betrekking tot het verwerken van gezondheidsgegevens. Onder die noemer vallen sommige gegevens van zieke werknemers.

wat mag een werkgever wel verwerken?

1. Datum van ziekmelding
2. Aard van de ziekte indien het noodzakelijk is dat collega’s hiervan op de hoogte zijn, bijvoorbeeld bij epilepsie en hoe te handelen bij een aanval
3. Hoe vaak een werknemer ziek is
4. Verblijf- of verpleegadres
5. Of er iets moet gebeuren met lopende werkzaamheden/afspraken
6. Of een werknemer onder de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt, maar de werkgever mag niet vragen welke vangnetbepaling
7. Als een werknemer langer dan twee maanden in dienst is: of hij/zij onder een no-riskpolis (in dat geval betaalt het UWV het salaris van de werknemer door) valt
8. Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval of verkeersongeval

wat mag een werkgever niet verwerken?

1. De aard van de ziekte (lees: wat heeft een werknemer en wat is de oorzaak daarvan, met uitzondering van een arbeids- of verkeersongeval)
2. Het ziektepercentage, tenzij een werknemer door een bedrijfsarts is gezien. De bedrijfsarts stelt in dat geval namelijk de beperkingen vast, waaruit het ziektepercentage kan worden afgeleid. Het zelf invullen van het ziektepercentage op basis van informatie van de werknemer is dus niet toegestaan

In praktijk zien we toch vaak dat een werknemer aan de telefoon informatie over de aard van de ziekte aan zijn leidinggevende of een andere collega verstrekt. In dat geval mag u vanuit goed werkgeverschap hiernaar luisteren, maar u mag de details niet in uw systemen registreren. Wel mag u bijvoorbeeld vragen of u iets voor de werknemer kunt betekenen.

informatieverplichting

Naast de beperkingen op het gebied van welke persoonsgegevens u van zieke werknemers mag verwerken, stelt de AVG strenge eisen aan de informatieverplichting aan de natuurlijke personen (lees: werknemers in het algemeen).

U moet aan kunnen tonen dat u uw werknemers vóór de verwerking van hun persoonsgegevens (dus voor aanvang dienstverband) heeft geïnformeerd over welke persoonsgegevens u van uw werknemers verwerkt, met welk doel, aan wie u ze doorgeeft, wat de grondslag is, hoelang u de gegevens bewaart, welke beveiligingsmaatregelen bestaan, welke rechten de werknemers hebben onder de AVG en dat zij een klacht in kunnen dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit geldt ook voor zieke werknemers, waarbij u het voorgaande kunt regelen met een privacystatement in uw personeelshandboek of in een ziektereglement.

De informatie over de verwerking van persoonsgegevens moet eenvoudig toegankelijk zijn en in duidelijke en eenvoudige taal zijn opgeschreven. De persoonsgegevens moet u op een transparante wijze verwerken.

register van verwerkingsactiviteiten

Een belangrijk nieuw beginsel van de AVG is het ‘accountability principe’. Dit houdt in dat iedere onderneming op ieder moment moet kunnen aantonen dat zij de verplichtingen uit de AVG naleeft.

Zo is het straks verplicht voor iedere onderneming met 250 of meer personen in dienst, om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Kleine ondernemingen (met minder dan 250 personen in dienst) moeten zo’n register alleen bijhouden als de verwerking van persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van diegene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt, de verwerking niet incidenteel is, of als bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals ras, gezondheid of politieke opvattingen) worden verwerkt.

Een onderneming met personeel valt (bijna) altijd onder een niet-incidentele verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent dat u – ook als u een (zieke) werknemer in dienst heeft – een register van verwerkingsactiviteiten moet aanleggen. Zo’n register moet bepaalde informatie (ook over de zieke werknemer) bevatten, zoals categorieën van persoonsgegevens, categorieën van betrokkenen (waaronder werknemers), verwerkingsdoeleinden, naam en contactgegevens, categorieën van ontvangers, bewaartermijnen en een beschrijving van beveiligingsmaatregelen.

Met dit register maakt u overigens ook inzichtelijk wat u over een zieke werknemer verwerkt en of u wellicht niet teveel gegevens aan het verwerken bent.

begin zo snel mogelijk!

De AVG komt eraan en de praktijk leert dat het in kaart brengen van uw systemen meer tijd vergt dan vooraf ingeschat. Ons advies is dan ook om zo snel mogelijk te beginnen, waarbij extra aandacht uit moet gaan naar gegevens in uw systeem over zieke werknemers. Want ook daar leert de ervaring dat je meer verwerkt dan je vooraf bedenkt!

(Bron: DVAN)