All posts in Nieuws voor de eenmanszaak of vof, personeelszaken, ziekte en verzuim

Werkgevers mogen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) slechts beperkt gegevens vragen en verwerken van een werknemer in het kader van een ziekmelding of re-integratieproces. Want zieke werknemers hebben recht op privacy.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor beleidsregels opgesteld. Als werkgever moet u weten wat u mag vragen aan een zieke werknemer en mag vastleggen. Bij overtreding van de regels kan de Autoriteit Persoonsgegevens namelijk forse boetes opleggen.

Zo mag u als werkgever niet zelf vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.  Dit is voorbehouden aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert vervolgens de werkgever bij de begeleiding van de zieke werknemer. 

Wat mag de werkgever vragen en registreren?

  • Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval in verband met het eventueel verhalen van loonkosten op een aansprakelijke derde;
  • gegevens gekregen van de bedrijfsarts;
  • gegevens over frequentie en duur ziekteverzuim van de werknemer in verband met loondoorbetaling en verzuimoverzichten;
  • in uitzonderlijke situaties gegevens over de gezondheid van de werknemer, om adequaat te kunnen reageren bij bijvoorbeeld een epileptische aanval of suikerziekte.

En de bedrijfsarts?

  • Relevante medische en sociale gegevens om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-intergratie;
  • medische gegevens van de behandelend arts (met schriftelijke toestemming van de werknemer).

Uitwisseling informatie bedrijfsarts – werkgever

De bedrijfsarts mag alleen informatie delen die een werkgever nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
  • adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

En verder…

Het is niet toegestaan om aanvullende informatie die de zieke werknemer spontaan heeft verteld vast te leggen of te delen. Vanuit de zorgplicht van de werkgever is het van belang om een duidelijk verzuim- en re-integratiebeleid op te stellen met daarin de rechten en plichten van de (zieke) werknemer en de werkgever. De bedrijfsarts heeft een belangrijke rol in het traject van verzuimbegeleiding.

(Bron: HLB)

Over het algemeen geldt voor een bedrijf met een loonsom onder de 1 miljoen euro, dat het beter is om publiek verzekerd te zijn voor de Ziektewet (ZW). Waarom zou je immers eigenrisicodrager worden als de kans op schade beperkt is en de premies relatief laag zijn? Toch kunnen bepaalde ontwikkelingen in een onderneming dit advies wijzigen.

Als voorbeeld bespreken wij een bedrijf dat opereert in de uitzendbranche. Een flink aantal medewerkers heeft de afgelopen jaren via een payroll constructie gewerkt. Het bedrijf kiest ervoor het komende halfjaar deze medewerkers stapsgewijs in loondienst te nemen.

Stijging loonsom

Dit heeft gevolgen voor de loonsom. Naar verwachting zal de loonsom binnen één jaar van €700.000 naar circa €2.500.000 stijgen. Het bedrijf was een kleine tot middelgrote werkgever en wordt nu een grote tot middelgrote werkgever. De kans op uitstroom naar de Ziektewet is in dit bedrijf klein, omdat de meeste medewerkers een contract voor onbepaalde tijd hebben.

Ziektewetpremie uitgezet tegen loonsommen

De uitzendbranche heeft in zijn algemeenheid veel werknemers met tijdelijke contracten die mogelijk in de Ziektewet terechtkomen. De sectorpremies zijn daarom zeer fors. Voor het bedrijf in deze casus is de Ziektewetpremie voor 2019 vastgesteld op 4,8%. We zetten deze ziektewetpremie af tegen de verschillende loonsommen:

 Loonsom  Ziektewetpremie
 € 700.000   € 33.600
 €1.500.000    € 72.000
 €2.500.000  € 120.000

Advies: eigenrisicodrager worden

In deze casus adviseerden wij de werkgever om eigenrisicodrager te worden voor de Ziektewet en de administratieve afhandeling en re-integratieverplichtingen zelf uit te voeren. Als eigenrisicodrager voor de Ziektewet betaalt het bedrijf zelf de ziektewetuitkering aan gerechtigde (ex-)werknemers. De ziektewetuitkering bedraagt 70% van het dagloon. Het bedrijf dient de hoogte van de uitkering zelf te berekenen. De premie die het bedrijf voorheen aan UWV betaalde, vervalt. In deze casus ging het om een premie van maar liefst €120.000.

Verplichtingen en voorwaarden

Als eigenrisicodrager dient het bedrijf wel te voldoen aan een aantal verplichtingen en voorwaarden. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om binnen 3 jaar terug te gaan naar de publieke verzekering. Het bedrijf moet daarnaast:

  • zelf voldoende kennis in huis hebben om de Ziektewet uit te voeren en, zo niet, advies inkopen;
  • beslissingen over de ziektewet voorbereiden;
  • zorgen voor verzuimbegeleiding en re-integratie naar passende arbeid;
  • verzuimadministratie bijhouden, ziek- en herstelmeldingen bij UWV doen;
  • voldoen aan de arbo-eisen, ziekteverzuimbeleid op orde hebben en deze stukken mee sturen bij de aanvraag.

In deze casus was er door het wegvallen van de Ziektewetpremie meer dan voldoende budget om de eventuele uitkeringen te betalen, advies in te kopen én een ruime marge over te houden.

(Bron: Flynth)

Eindelijk vakantie! Een tijd waar iedereen naar uitkijkt. Een tijd waarin je zowel lichamelijk als geestelijk tot rust komt. En dan komt het: je wordt ziek. Balen! Weet u wat u als werkgever moet doen als één van uw werknemers zich tijdens de vakantie ziekmeldt? Geen zorgen! Wij geven u alle ‘ins en outs’.

Opstellen van een verzuimreglement

Als eerste is het van belang om regels op te nemen over ziekte tijdens de vakantie in uw verzuimreglement. Zo voorkomt u vervelende situaties. Voorbeelden van regels die u hierin op kan nemen, vindt u hieronder:

  • Als een werknemer tijdens vakantie ziek wordt, dan moet hij dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur melden bij u als werkgever (en eventueel ook bij de arbodienst).
  • Uw werknemer moet een adres of telefoonnummer doorgeven waarop hij te bereiken is.
  • In de vakantieplaats moet de werknemer zich onder behandeling van een arts stellen en hiervan bewijzen bewaren.
  • Is de vakantietermijn om en kan uw werknemer op medische gronden nog niet terugkeren naar Nederland, dan zorgt hij ervoor dat hij bewijzen heeft van het feit dat hij niet kan reizen.
  • Uw werknemer neemt bij terugkeer in Nederland zo snel mogelijk contact met u op, zodat u hem kunt laten oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts.

Essentieel is om deze regels vooraf bij al uw werknemers kenbaar te maken, anders kunt u zich er niet op beroepen. Betrek ook een OR of personeelsvertegenwoordiging bij het opstellen van de verzuimregels.

Kostenbesparing

Daarnaast is het mogelijk om ziektedagen van zieke werknemers aan te merken als vakantiedagen. Dit kunt u doen om kosten te besparen. De volgende voorwaarden stelt de wet hieraan:

  • Deze afspraak moet zijn gemaakt in een schriftelijke overeenkomst (arbeidsovereenkomst of CAO) of moet de instemming van de werknemer hebben.
  • Het mag uitsluitend gaan om de ‘bovenwettelijke vakantiedagen’. Wettelijke vakantiedagen per jaar kunnen berekend worden door vier keer de wekelijkse arbeidsduur te nemen (dus 20 dagen bij een volle werkweek).

Als van tevoren niets is afgesproken, dan mag u als werkgever op het moment van de ziekmelding tijdens vakantie, met de werknemer afspreken dat die, ondanks ziekte, toch vakantiedagen opneemt. Als de werknemer hiermee niet akkoord gaat en duurt de ziekte tijdens vakantie voort, dan zijn dit ziektedagen.

Regelmatig vakantiedagen opnemen

Als laatste een tip voor u als werkgever: moedig uw werknemers aan om met regelmaat vakantiedagen op te nemen. Zo worden problemen voor de gezondheid en veiligheid van uw werknemers voorkomen. Het regelmatig opnemen van vakantiedagen bevordert de ‘herstelfunctie’ van de vakantie. Kortom, door regelmatig vakantiedagen op te nemen, voorkomt u verzuim.

Tips voor uw werknemers

Naast het kenbaar maken van het verzuimreglement bij uw werknemers, kunt u ze ook tips meegeven over ziekte tijdens de vakantie. Hieronder sommen we er een aantal voor u op:

  • Als u ziek bent op vakantie, meld dat dan altijd gelijk aan uw werkgever. Het is daarnaast aan te raden om naar een dokter te gaan en een officiële doktersverklaring te vragen. Op die verklaring moeten de diagnose, het advies van de arts en een verwachting van hoe lang u ziek bent staan. Mocht u discussies krijgen met uw werkgever, dan kunt u altijd de doktersverklaring overhandigen.
  • Laat uw werkgever weten waar u bent (het vakantieadres of het adres waar u wordt verpleegd). Zorg ervoor dat u bereikbaar bent voor uw werkgever. Is uw toestand ernstig? Waarschijnlijk willen zowel uw werkgever als uw collega’s dan graag op de hoogte gehouden worden. Geef ze daarom af en toe een update of vraag een reisgenoot om dat te doen.
  • Geef het door aan uw werkgever als u weer beter bent. Net zoals u dat zou doen als u thuis bent.

(Bron: Schipper)

Een werknemer die arbeidsongeschikt raakt door ziekte, heeft maximaal twee jaar lang het recht op loondoorbetaling. De vraag kan zijn of hij ook het recht behoudt op loonbestanddelen zoals een dertiende maand.

Wettelijk is bepaald dat een werknemer bij ziekte de eerste 104 weken recht heeft op minimaal 70% van het brutoloon, met het maximumdagloon als bovengrens en het wettelijk minimumloon tijdens de eerste 52 weken als ondergrens. Vaak is in de cao of arbeidsovereenkomst vastgelegd dat de werkgever een hoger loon moet betalen. Zo ontvangen veel werknemers in het eerste ziektejaar 100% van hun loon. Wie wil weten wat zijn rechten zijn tijdens ziekte, moet dan ook goed naar de cao en de arbeidsovereenkomst kijken.

Niet alleen recht op basisloon tijdens ziekte

Onder het loon tijdens ziekte valt niet alleen het begrensde basisloon. De werknemer heeft ook recht op 70% van de vakantiebijslag en mogelijk eventuele andere vaste loonbestanddelen (loon waar de werknemer met regelmaat recht op heeft), zoals een vaste dertiende maand. Ook variabele loonbestanddelen kunnen tot het loon bij ziekte behoren. Het gaat dan om het gemiddelde loon dat de werknemer zou hebben ontvangen als hij zou hebben gewerkt. Onkostenvergoedingen voor niet-gemaakte kosten tijdens ziekte vallen niet onder het loon. Maar de regels zijn niet altijd even duidelijk en dat zorgt regelmatig voor juridische conflicten, ook omdat werknemers een bepaald loon(bestanddeel) als arbeidsvoorwaarde zien waar zij tijdens arbeidsongeschiktheid recht op blijven houden.

Andere rechten bij bovenwettelijke regeling

Het kan voorkomen dat een werknemer goed verdient en er contractueel is afgesproken dat hij bij ziekte meer loon dan het wettelijk minimum van 70% ontvangt. Als dan in het contract duidelijk is bepaald dat de werknemer bij ziekte enkel het basisloon en de vakantiebijslag krijgt doorbetaald, heeft hij tijdens de arbeidsongeschiktheid geen recht op zijn dertiende maand. Althans, tot dat oordeel kwam het gerechtshof in Arnhem onlangs. Contractueel was voor ziekte onderscheid gemaakt tussen loonbestanddelen. De dertiende maand was ook geen ‘verworven recht’ geworden. De werknemer ontving pas sinds twee jaar de dertiende maand, waarbij hij alleen in het tweede jaar al voor een periode afwezig was vanwege de arbeidsongeschiktheid door ziekte.

(Bron: Rendement)

De uitvoeringsregeling van de wet compensatie transitievergoeding bij langdurige arbeidsongeschiktheid is gepubliceerd. Hieruit blijkt dat u uw verzoek tot compensatie van de uitbetaalde transitievergoeding aan langdurige arbeidsongeschikte werknemers vanaf 1 april 2020 bij het UWV in kunt dienen. Let wel: als u voor 1 april 2020 een transitievergoeding hebt betaald dan moet u uiterlijk op 30 september 2020 uw aanvraag voor compensatie bij het UWV ingediend hebben. Na die datum wordt een verzoek tot compensatie afgewezen.

 Aan het eind van 2018 werd de wet compensatie transitievergoeding bij langdurige arbeidsongeschiktheid al aangenomen. Als u een transitievergoeding heeft uitbetaald aan een werknemer in verband met een ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid, dan komt deze transitievergoeding voor compensatie door het UWV in aanmerking. Dit geldt dus ook voor transitievergoedingen die zijn uitbetaald voor inwerkingtreding van de compensatieregeling.

 De compensatie door het UWV bedraagt maximaal de verschuldigde transitievergoeding bij 104 weken ziekte. Op het moment dat het dienstverband slapend voort blijft duren, bouwt de werknemer nog transitievergoeding op. Dit deel van de transitievergoeding komt niet voor compensatie in aanmerking. Het is daarom ook verstandig zo snel mogelijk de slapende dienstverbanden te beëindigen.

 Het beëindigen van het dienstverband met de werknemer kan ook door middel van een vaststellingsovereenkomst. Wel dient de formulering van de vaststellingsovereenkomst en de beëindigingsreden zorgvuldig te gebeuren. Dit om te voorkomen dat u achter het net vist bij de compensatieregeling.

(Bron: Damsté)

Privacy is hot. Maar privacy voor de zieke werknemer is misschien nog wel hotter. En met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei a.s. krijgen werkgevers meer verplichtingen en werknemers meer rechten.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) hanteert op dit moment een strikt criterium voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. De verwachting is dat dit onder de AVG hetzelfde blijft, omdat daarvoor dezelfde regels gelden met betrekking tot het verwerken van gezondheidsgegevens. Onder die noemer vallen sommige gegevens van zieke werknemers.

wat mag een werkgever wel verwerken?

  1. Datum van ziekmelding
  2. Aard van de ziekte indien het noodzakelijk is dat collega’s hiervan op de hoogte zijn, bijvoorbeeld bij epilepsie en hoe te handelen bij een aanval
  3. Hoe vaak een werknemer ziek is
  4. Verblijf- of verpleegadres
  5. Of er iets moet gebeuren met lopende werkzaamheden/afspraken
  6. Of een werknemer onder de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt, maar de werkgever mag niet vragen welke vangnetbepaling
  7. Als een werknemer langer dan twee maanden in dienst is: of hij/zij onder een no-riskpolis (in dat geval betaalt het UWV het salaris van de werknemer door) valt
  8. Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval of verkeersongeval

wat mag een werkgever niet verwerken?

  1. De aard van de ziekte (lees: wat heeft een werknemer en wat is de oorzaak daarvan, met uitzondering van een arbeids- of verkeersongeval)
  2. Het ziektepercentage, tenzij een werknemer door een bedrijfsarts is gezien. De bedrijfsarts stelt in dat geval namelijk de beperkingen vast, waaruit het ziektepercentage kan worden afgeleid. Het zelf invullen van het ziektepercentage op basis van informatie van de werknemer is dus niet toegestaan

In praktijk zien we toch vaak dat een werknemer aan de telefoon informatie over de aard van de ziekte aan zijn leidinggevende of een andere collega verstrekt. In dat geval mag u vanuit goed werkgeverschap hiernaar luisteren, maar u mag de details niet in uw systemen registreren. Wel mag u bijvoorbeeld vragen of u iets voor de werknemer kunt betekenen.

informatieverplichting

Naast de beperkingen op het gebied van welke persoonsgegevens u van zieke werknemers mag verwerken, stelt de AVG strenge eisen aan de informatieverplichting aan de natuurlijke personen (lees: werknemers in het algemeen).

U moet aan kunnen tonen dat u uw werknemers vóór de verwerking van hun persoonsgegevens (dus voor aanvang dienstverband) heeft geïnformeerd over welke persoonsgegevens u van uw werknemers verwerkt, met welk doel, aan wie u ze doorgeeft, wat de grondslag is, hoelang u de gegevens bewaart, welke beveiligingsmaatregelen bestaan, welke rechten de werknemers hebben onder de AVG en dat zij een klacht in kunnen dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit geldt ook voor zieke werknemers, waarbij u het voorgaande kunt regelen met een privacystatement in uw personeelshandboek of in een ziektereglement.

De informatie over de verwerking van persoonsgegevens moet eenvoudig toegankelijk zijn en in duidelijke en eenvoudige taal zijn opgeschreven. De persoonsgegevens moet u op een transparante wijze verwerken.

register van verwerkingsactiviteiten

Een belangrijk nieuw beginsel van de AVG is het ‘accountability principe’. Dit houdt in dat iedere onderneming op ieder moment moet kunnen aantonen dat zij de verplichtingen uit de AVG naleeft.

Zo is het straks verplicht voor iedere onderneming met 250 of meer personen in dienst, om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Kleine ondernemingen (met minder dan 250 personen in dienst) moeten zo’n register alleen bijhouden als de verwerking van persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van diegene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt, de verwerking niet incidenteel is, of als bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals ras, gezondheid of politieke opvattingen) worden verwerkt.

Een onderneming met personeel valt (bijna) altijd onder een niet-incidentele verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent dat u – ook als u een (zieke) werknemer in dienst heeft – een register van verwerkingsactiviteiten moet aanleggen. Zo’n register moet bepaalde informatie (ook over de zieke werknemer) bevatten, zoals categorieën van persoonsgegevens, categorieën van betrokkenen (waaronder werknemers), verwerkingsdoeleinden, naam en contactgegevens, categorieën van ontvangers, bewaartermijnen en een beschrijving van beveiligingsmaatregelen.

Met dit register maakt u overigens ook inzichtelijk wat u over een zieke werknemer verwerkt en of u wellicht niet teveel gegevens aan het verwerken bent.

begin zo snel mogelijk!

De AVG komt eraan en de praktijk leert dat het in kaart brengen van uw systemen meer tijd vergt dan vooraf ingeschat. Ons advies is dan ook om zo snel mogelijk te beginnen, waarbij extra aandacht uit moet gaan naar gegevens in uw systeem over zieke werknemers. Want ook daar leert de ervaring dat je meer verwerkt dan je vooraf bedenkt!

(Bron: DVAN)

Werkgevers die in 2014 een hoge gedifferentieerde premie voor de Werkhervattingskas (Whk-premie) moesten betalen vanwege de instroom van werknemers in de Ziektewet vanuit hun organisatie, kunnen mogelijk duizenden euro’s aan betaalde premie terugkrijgen. Dat volgt uit een uitspraak van Gerechtshof Amsterdam.

De gedifferentieerde Whk-premie geldt sinds 1 januari 2014. De premie over een bepaald jaar wordt altijd gebaseerd op de instroom in de Ziektewet (ZW) en de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) van twee kalenderjaren eerder. Een werkgever stapte naar de rechter toen hij een hoge Whk-premie over 2014 moest betalen, omdat hij in 2012 nog niet wist dat dat het gevolg zou zijn van het ziek uit dienst laten gaan van een werknemer met een tijdelijk contract. Volgens de werkgever was deze terugwerkende kracht in strijd met artikel 1 van het Europees verdrag voor de rechten van de mens (EVRM). De rechtbank ging hier niet in mee, waarna de werkgever in hoger beroep ging.

Lasten zijn buitensporig hoog

Het hof gaf de werkgever wel gelijk en nam in zijn overweging mee dat werkgevers er in 2012 op mochten vertrouwen dat het ziek uit dienst laten gaan van een werknemer met een tijdelijk contract geen grootse gevolgen zou hebben. Dat was in het geval van deze werkgever echter wel aan de orde. Zijn lasten stegen in totaal met ongeveer € 200.000 door deze ene werknemer: hij blijft immers nog tien jaar meetellen voor de Whk-premie. Volgens het hof is dat een buitensporig hoge last die de werkgever niet had kunnen voorzien. Juist die onvoorzienbaarheid is in strijd met het EVRM. Het premiepercentage dat de werkgever over 2014 moest betalen, werd daarom verlaagd naar enkel de sectorpremie.

Voor meer werkgevers claim-mogelijkheden

Deze succesvolle claim zet de deur open voor andere werkgevers om claims in te dienen over het jaar 2014. Zij wisten immers allemaal in 2012 nog niet dat er negatieve financiële gevolgen zouden zijn van het ziek uit dienst laten gaan van werknemers met een tijdelijk contract. Voor werkgevers die in 2014 een hoge ZW-premie hebben betaald door werknemers die jaren eerder ziek uit dienst gegaan waren, kan het voordelig zijn om hun Whk-beschikkingen over de laatste jaren nog eens heel kritisch te bekijken (tool).
De mogelijkheden om te claimen worden nog groter als deze uitspraak van het hof ook opgaat voor de WGA. Dat is echter nog niet zeker, omdat in deze zaak enkel de ZW-flex-premie ter discussie stond.

(Bron: Rendement)

Indien volgens het UWV een werkgever zijn re-integratie-inspanningen niet goed naleeft kan een loonsanctie worden opgelegd voor in beginsel een jaar. Soms is onduidelijk hoeveel loon er betaald moet worden in het derde ziektejaar. Hof Den Bosch deed daar recent een uitspraak over.

De zaak betrof een werknemer van een elektrotechnisch installatiebedrijf. Aan het einde van de wachttijd WIA legde het UWV aan de werkgever een loonsanctie op, welke op 1 mei 2017 eindigde. De werkgever staakte het loon per 1 mei 2016 waarop de werknemer een loonvorderingsprocedure startte. De kantonrechter heeft de loonvordering in eerste aanleg toegewezen. Daarbij is de werkgever onder meer veroordeeld tot doorbetaling van het loon in het loonsanctiejaar, ter hoogte van 90% van het contractueel bedongen loon per maand.

In hoger beroep stelt de werkgever dat doorbetaling van slechts 70% in het derde ziektejaar verschuldigd is. Volgens de werknemer moet dit 90% zijn: de verplichting om tijdens het derde ziektejaar 90% van het bruto loon te betalen geldt op basis van de regels die van toepassing waren in het tweede ziektejaar. In dat jaar bestond op grond van de cao Metaal en Techniek recht op 90%. Volgens Hof Den Bosch gaat het in de kern om de vraag of werknemer in het derde ziektejaar recht heeft op 90% of op 70% van het contractuele loon. Art. 7:629 BW vormt de basis zowel voor wat betreft de duur als voor de omvang (70%) voor de loondoorbetaling bij ziekte. Dat werknemer gedurende het tweede ziektejaar recht had op 90% maakt nog niet dat hij ook in het derde ziektejaar aanspraak op 90% kan maken. Dat blijkt niet uit de cao en ook niet uit andere, tussen partijen gemaakte afspraken.

Bron: Hof Den Bosch 6-06-2017, 200.197.702_01 (ECLI:NL:GHSHE:2017:2508)

Iedere werkgever heeft wel eens een zieke werknemer. Wanneer de werkgever vraagt naar de reden van ziekmelding, dan vindt de werknemer het meestal geen probleem om deze vraag te beantwoorden. Wat veel werkgevers zich echter niet realiseren is dat deze vraag weleens in strijd zou kunnen zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (‘Wbp’).

Wanneer de werkgever besluit de informatie over de zieke werknemer vast te leggen, kan dit tot financiële consequenties leiden. Indien de Wbp niet wordt nageleefd, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid om een boete op te leggen. Die boetes zijn met ingang van 1 januari 2016 aanzienlijk verhoogd. Vóór deze wijziging kon een boete van maximaal 4.500 euro worden opgelegd, terwijl de boetes nu kunnen variëren van maximaal 20.250 euro voor relatief lichte overtredingen, tot maximaal 810.000 euro (of tien procent van de jaaromzet) voor opzettelijke en herhaaldelijke overtredingen. Bovendien heeft de Autoriteit Persoonsgegevens begin dit jaar aangekondigd prioriteit te zullen geven aan de controle op het verwerken van gevoelige medische gegevens in de arbeidsrelatie.

Voor werkgevers is het dus belangrijk om na te gaan wat zij nu wel en niet over de gezondheid van hun (potentiële) werknemers mogen vragen. De herziene en geactualiseerde beleidsregels die de Autoriteit Persoonsgegevens in april 2016 heeft uitgebracht, vormen hierbij een nuttig hulpmiddel. De beleidsregels geven een overzicht van de toepasselijke regelgeving over de privacy van de zieke werknemer in de verschillende fases van de arbeidsrelatie.

Sollicitatieprocedure

Een (toekomstig) werkgever mag een sollicitant niet vragen naar diens gezondheid of ziekteverzuim in het verleden. Het is de werkgever ook niet toegestaan om hier informatie over in te winnen, door bijvoorbeeld een oud-werkgever te benaderen. De werkgever mag bovendien niet naar de zwangerschap of kinderwens van een sollicitante vragen. Indien de werkgever dit toch doet, dan staat het de sollicitante vrij om op dit punt (zelfs) onjuiste informatie te verstrekken. De sollicitant is slechts verplicht om die gezondheidsklachten te melden waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem (waarschijnlijk) ongeschikt voor de functie maken.

Onder strikte voorwaarden mag een werkgever wel een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Deze keuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid worden gesteld, zoals bijvoorbeeld bij de functie van piloot of beroepschauffeur. Tijdens de keuring mogen slechts de (medische) aspecten die noodzakelijk zijn voor een veilige uitoefening van de functie worden onderzocht.

Ziekmelding

Uit de Wbp vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot het verwerken van de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Zo verplicht de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) de werkgever om de voortgang van zijn zieke werknemer bij te houden in een re-integratiedossier. Op grond van deze wettelijke verplichting mag de werkgever een beperkt aantal gegevens van de zieke werknemer vragen.

De werkgever mag slechts de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en verwerken:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waar eventueel een aansprakelijke derde bij is betrokken.

De werkgever mag geen andere gegevens dan bovengenoemde verwerken, ook niet in het geval de werknemer hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming geeft of uit zichzelf andere gegevens meldt. Over het algemeen wordt namelijk aangenomen dat de toestemming niet door de werknemer in vrijheid is gegeven. Gelet op de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer valt het, zo wordt geredeneerd, niet uit te sluiten dat een werknemer druk ervaart om toestemming te verlenen.

Re-integratie

De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt de gegevens over de gezondheid van de werknemer. De bedrijfsarts mag aan de werkgever alleen de gegevens verstrekken die de werkgever nodig heeft om aan zijn loondoorbetalingsverplichting en zijn re-integratieverplichting te voldoen. Dit betreft gegevens over:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts mag dus geen gegevens verstrekken omtrent de diagnose of specifieke klachten, de behandelwijze van de ziekte of privéproblemen.

Bewaartermijnen

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Op basis van de Wbp moeten deze gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Hierbij wordt een bewaartermijn van maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden als redelijk gezien.

Indien de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet gelden er langere bewaartermijnen, aangezien de werkgever er dan belang bij heeft de gegevens langer te bewaren. De werkgever moet de gegevens voor het UWV dan vijf jaar bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodrager-schap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

Risico’s

Vóór de verruimde boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens was het voor veel werkgevers nog maar de vraag of het maximum van de boete opwoog tegen de kosten van het vernieuwen van  het beleid of de software omtrent de registratie van het ziekteverzuim. Hierdoor namen werkgevers veelal risico’s op overtreding van de Wbp. Nu de bevoegdheid om boetes op te leggen per 1 januari 2016 aanzienlijk is uitgebreid, is het voor werkgevers raadzaam om binnen de organisatie na te gaan of de huidige wijze van het registreren van het ziekteverzuim in lijn is met de wettelijke kaders, om zo het risico op hoge boetes te voorkomen.

(Bron: Accountant.nl)

Inleiding

Op 1 januari 2013 is de Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BEZAVA) ingevoerd. De invoering van deze wetswijziging heeft grote financiële gevolgen voor werkgevers indien een werknemer ziek uit dienst gaat. Per 1 januari 2014 is de gedifferentieerde premie ingegaan, de hoogte van die premie is echter reeds bepaald op basis van de Ziektewetinstroom van werkgevers in 2012.

Wat beoogt de wetgever met deze wet?

De wetgever beoogt met deze wet, die ook wel bekend staat als “Modernisering Ziektewet” de werkhervatting van zieke werknemers zonder werkgever te stimuleren, maar ook het langdurig ziekteverzuim terug te dringen en de instroom van Ziektewet (ZW) – gerechtigden in de Wet WIA te voorkomen.

Wat zijn de voornaamste gevolgen voor werkgevers?

De voornaamste gevolgen zijn dat werkgevers vanaf 1 januari 2014 financieel verantwoordelijk worden voor werknemers die ziek uit dienst gaan. Werkgevers worden echter ook verantwoordelijk voor hun ex – werknemers die binnen vier weken na uitdiensttreding ziek worden en deze ex- werknemers op dat moment geen andere werkgever hebben en ook geen WW-uitkering ontvangen. De gevolgen zijn groot, want in theorie kunnen de kosten van een werknemer die één dag heeft gewerkt, 12 jaar lang aan u als werkgever worden doorbelast.

Wanneer is de wet van toepassing?

De nieuwe wet is van toepassing op flexwerkers (zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten, stagiaires, thuiswerkers) maar is ook van toepassing op ex werknemers die een tijdelijk of vast dienstverband hadden en ziek uit dienst gaan en die werknemers op het moment van ziek worden geen andere werkgever hebben en ook geen WW-uitkering ontvangen.

Voor deze laatste groep werknemers geldt, dat indien zij vallen onder de Ziektewet, zij onder de Wet Modernisering Ziektewet vallen en de kosten van de ZW- en WGA- uitkeringen kunnen worden toegerekend aan de ex werkgever. Toerekening vindt plaats op basis de eerste ziektedag. Indien deze eerste ziektedag binnen het dienstverband ligt of binnen 4 weken na uitdienstreding dan kan deze uitkeringslast dus worden toegerekend aan de ex – werkgever.

Wat kunt u doen?

Ik adviseer u goed na te gaan of uw verzuimbeleid nog adequaat is en is ingesteld op de nieuwste wetswijzigingen. Dit geldt eveneens voor de thans geldende arbeidsovereenkomsten en eventuele beëindigingsovereenkomsten die u sluit met uw ex – werknemers. Verder adviseer ik u het volgende:

–       Maak aanpassingen in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Neem hierin de verplichting voor de werknemer op om mee te werken aan re-integratie en de verplichting tot melding van ziekte na uitdiensttreding. Een ziekmelding binnen 4 weken na uitdiensttreding komt volgens de nieuwe regels ten laste van de oude werkgever;

–       Indien u een beëindigingsovereenkomst sluit met uw werknemer, neem dan een postcontractueel beding op, waarbij u met uw ex werknemer overeenkomt dat hij in geval van ziekte binnen 4 weken na uitdienstreding zich bij u moet ziekmelden. Indien contractueel mogelijk, adviseer ik u de zieke werknemer echter nog even in dienst te houden opdat u de re-integratie goed en spoedig kunt begeleiden;

–          Administreer iedereen met een tijdelijk contract die ziek uit dienst gaat. Op die manier is het in een later stadium makkelijker te controleren of de UWV nota klopt.

–          Maak ook goede afspraken met de arbodienst. Vaak stopt de arbodienst met eventuele re-integratie op het moment dat een werknemer ziek uit dienst gaat. Dit kan nu grote financiële gevolgen voor uw onderneming hebben. Het is daarom belangrijk om te controleren of de arbodienst de meldingen blijft administreren en eventuele re-integratie begint of blijft volgen;

–          Laat u ten slotte adviseren of het zinvol is eigen risicodrager te worden voor de ZW, waarbij u dan zelf het risico gaat dragen voor arbeidsongeschiktheid van uw ex werknemers.

(Bron: Didi Kuijf-Later)