All posts in Nieuws voor de eenmanszaak of vof, personeelszaken, ziekte en verzuim

Iedere werkgever heeft wel eens een zieke werknemer. Wanneer de werkgever vraagt naar de reden van ziekmelding, dan vindt de werknemer het meestal geen probleem om deze vraag te beantwoorden. Wat veel werkgevers zich echter niet realiseren is dat deze vraag weleens in strijd zou kunnen zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (‘Wbp’).

Wanneer de werkgever besluit de informatie over de zieke werknemer vast te leggen, kan dit tot financiële consequenties leiden. Indien de Wbp niet wordt nageleefd, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid om een boete op te leggen. Die boetes zijn met ingang van 1 januari 2016 aanzienlijk verhoogd. Vóór deze wijziging kon een boete van maximaal 4.500 euro worden opgelegd, terwijl de boetes nu kunnen variëren van maximaal 20.250 euro voor relatief lichte overtredingen, tot maximaal 810.000 euro (of tien procent van de jaaromzet) voor opzettelijke en herhaaldelijke overtredingen. Bovendien heeft de Autoriteit Persoonsgegevens begin dit jaar aangekondigd prioriteit te zullen geven aan de controle op het verwerken van gevoelige medische gegevens in de arbeidsrelatie.

Voor werkgevers is het dus belangrijk om na te gaan wat zij nu wel en niet over de gezondheid van hun (potentiële) werknemers mogen vragen. De herziene en geactualiseerde beleidsregels die de Autoriteit Persoonsgegevens in april 2016 heeft uitgebracht, vormen hierbij een nuttig hulpmiddel. De beleidsregels geven een overzicht van de toepasselijke regelgeving over de privacy van de zieke werknemer in de verschillende fases van de arbeidsrelatie.

Sollicitatieprocedure

Een (toekomstig) werkgever mag een sollicitant niet vragen naar diens gezondheid of ziekteverzuim in het verleden. Het is de werkgever ook niet toegestaan om hier informatie over in te winnen, door bijvoorbeeld een oud-werkgever te benaderen. De werkgever mag bovendien niet naar de zwangerschap of kinderwens van een sollicitante vragen. Indien de werkgever dit toch doet, dan staat het de sollicitante vrij om op dit punt (zelfs) onjuiste informatie te verstrekken. De sollicitant is slechts verplicht om die gezondheidsklachten te melden waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem (waarschijnlijk) ongeschikt voor de functie maken.

Onder strikte voorwaarden mag een werkgever wel een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Deze keuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid worden gesteld, zoals bijvoorbeeld bij de functie van piloot of beroepschauffeur. Tijdens de keuring mogen slechts de (medische) aspecten die noodzakelijk zijn voor een veilige uitoefening van de functie worden onderzocht.

Ziekmelding

Uit de Wbp vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot het verwerken van de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Zo verplicht de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) de werkgever om de voortgang van zijn zieke werknemer bij te houden in een re-integratiedossier. Op grond van deze wettelijke verplichting mag de werkgever een beperkt aantal gegevens van de zieke werknemer vragen.

De werkgever mag slechts de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en verwerken:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waar eventueel een aansprakelijke derde bij is betrokken.

De werkgever mag geen andere gegevens dan bovengenoemde verwerken, ook niet in het geval de werknemer hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming geeft of uit zichzelf andere gegevens meldt. Over het algemeen wordt namelijk aangenomen dat de toestemming niet door de werknemer in vrijheid is gegeven. Gelet op de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer valt het, zo wordt geredeneerd, niet uit te sluiten dat een werknemer druk ervaart om toestemming te verlenen.

Re-integratie

De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt de gegevens over de gezondheid van de werknemer. De bedrijfsarts mag aan de werkgever alleen de gegevens verstrekken die de werkgever nodig heeft om aan zijn loondoorbetalingsverplichting en zijn re-integratieverplichting te voldoen. Dit betreft gegevens over:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts mag dus geen gegevens verstrekken omtrent de diagnose of specifieke klachten, de behandelwijze van de ziekte of privéproblemen.

Bewaartermijnen

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Op basis van de Wbp moeten deze gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Hierbij wordt een bewaartermijn van maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden als redelijk gezien.

Indien de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet gelden er langere bewaartermijnen, aangezien de werkgever er dan belang bij heeft de gegevens langer te bewaren. De werkgever moet de gegevens voor het UWV dan vijf jaar bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodrager-schap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

Risico’s

Vóór de verruimde boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens was het voor veel werkgevers nog maar de vraag of het maximum van de boete opwoog tegen de kosten van het vernieuwen van  het beleid of de software omtrent de registratie van het ziekteverzuim. Hierdoor namen werkgevers veelal risico’s op overtreding van de Wbp. Nu de bevoegdheid om boetes op te leggen per 1 januari 2016 aanzienlijk is uitgebreid, is het voor werkgevers raadzaam om binnen de organisatie na te gaan of de huidige wijze van het registreren van het ziekteverzuim in lijn is met de wettelijke kaders, om zo het risico op hoge boetes te voorkomen.

(Bron: Accountant.nl)

Inleiding

Op 1 januari 2013 is de Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BEZAVA) ingevoerd. De invoering van deze wetswijziging heeft grote financiële gevolgen voor werkgevers indien een werknemer ziek uit dienst gaat. Per 1 januari 2014 is de gedifferentieerde premie ingegaan, de hoogte van die premie is echter reeds bepaald op basis van de Ziektewetinstroom van werkgevers in 2012.

Wat beoogt de wetgever met deze wet?

De wetgever beoogt met deze wet, die ook wel bekend staat als “Modernisering Ziektewet” de werkhervatting van zieke werknemers zonder werkgever te stimuleren, maar ook het langdurig ziekteverzuim terug te dringen en de instroom van Ziektewet (ZW) – gerechtigden in de Wet WIA te voorkomen.

Wat zijn de voornaamste gevolgen voor werkgevers?

De voornaamste gevolgen zijn dat werkgevers vanaf 1 januari 2014 financieel verantwoordelijk worden voor werknemers die ziek uit dienst gaan. Werkgevers worden echter ook verantwoordelijk voor hun ex – werknemers die binnen vier weken na uitdiensttreding ziek worden en deze ex- werknemers op dat moment geen andere werkgever hebben en ook geen WW-uitkering ontvangen. De gevolgen zijn groot, want in theorie kunnen de kosten van een werknemer die één dag heeft gewerkt, 12 jaar lang aan u als werkgever worden doorbelast.

Wanneer is de wet van toepassing?

De nieuwe wet is van toepassing op flexwerkers (zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten, stagiaires, thuiswerkers) maar is ook van toepassing op ex werknemers die een tijdelijk of vast dienstverband hadden en ziek uit dienst gaan en die werknemers op het moment van ziek worden geen andere werkgever hebben en ook geen WW-uitkering ontvangen.

Voor deze laatste groep werknemers geldt, dat indien zij vallen onder de Ziektewet, zij onder de Wet Modernisering Ziektewet vallen en de kosten van de ZW- en WGA- uitkeringen kunnen worden toegerekend aan de ex werkgever. Toerekening vindt plaats op basis de eerste ziektedag. Indien deze eerste ziektedag binnen het dienstverband ligt of binnen 4 weken na uitdienstreding dan kan deze uitkeringslast dus worden toegerekend aan de ex – werkgever.

Wat kunt u doen?

Ik adviseer u goed na te gaan of uw verzuimbeleid nog adequaat is en is ingesteld op de nieuwste wetswijzigingen. Dit geldt eveneens voor de thans geldende arbeidsovereenkomsten en eventuele beëindigingsovereenkomsten die u sluit met uw ex – werknemers. Verder adviseer ik u het volgende:

–       Maak aanpassingen in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Neem hierin de verplichting voor de werknemer op om mee te werken aan re-integratie en de verplichting tot melding van ziekte na uitdiensttreding. Een ziekmelding binnen 4 weken na uitdiensttreding komt volgens de nieuwe regels ten laste van de oude werkgever;

–       Indien u een beëindigingsovereenkomst sluit met uw werknemer, neem dan een postcontractueel beding op, waarbij u met uw ex werknemer overeenkomt dat hij in geval van ziekte binnen 4 weken na uitdienstreding zich bij u moet ziekmelden. Indien contractueel mogelijk, adviseer ik u de zieke werknemer echter nog even in dienst te houden opdat u de re-integratie goed en spoedig kunt begeleiden;

–          Administreer iedereen met een tijdelijk contract die ziek uit dienst gaat. Op die manier is het in een later stadium makkelijker te controleren of de UWV nota klopt.

–          Maak ook goede afspraken met de arbodienst. Vaak stopt de arbodienst met eventuele re-integratie op het moment dat een werknemer ziek uit dienst gaat. Dit kan nu grote financiële gevolgen voor uw onderneming hebben. Het is daarom belangrijk om te controleren of de arbodienst de meldingen blijft administreren en eventuele re-integratie begint of blijft volgen;

–          Laat u ten slotte adviseren of het zinvol is eigen risicodrager te worden voor de ZW, waarbij u dan zelf het risico gaat dragen voor arbeidsongeschiktheid van uw ex werknemers.

(Bron: Didi Kuijf-Later)

Een zieke werknemer is in het kader van zijn re-integratie verplicht om mee te werken aan het verrichten van passende arbeid. Indien een werknemer zonder deugdelijke grond weigert om de passende arbeid te verrichten, dan mag de werkgever op grond van artikel 7:629 lid 3 sub c BW het loon van werknemer stopzetten. Betreft deze zogenaamde loonsanctie dan het gehele loon of alleen het loon over de uren die de werknemer niet werkt, maar daartoe wel in staat wordt geacht? De kantonrechter Groningen heeft zich over deze vraag onlangs uitgelaten.

Een coffeeshop medewerker heeft zich ziek gemeld wegens verminderde belastbaarheid van de voeten en schouders. De medewerker werkt normaal gesproken voor 40 uur per week bij de coffeeshop en zit in de coffeeshop achter een balie van waaruit softdrugs worden verkocht. Volgens de bedrijfsarts kan de betreffende werknemer voor 2 uur per dag passende arbeid verrichten. De werknemer weigert echter dit te doen. De werkgever heeft daarom de loondoorbetaling in zijn geheel gestopt. De werknemer in kwestie vordert betaling van het loon over de uren gedurende de periode waarin hij niet in staat was om passende arbeid te verrichten, te weten 30 uur per week.
De kantonrechter oordeelt dat de werkgever terecht de volledige loondoorbetaling heeft stopgezet engeeft daarbij aan dat wanneer de loonstop slechts betrekking zou hebben op het aantal uren waartoe een werknemer in staat wordt geacht passend werk te verrichten maar dit weigert, de sanctie voor een belangrijk deel zijn effect zou verliezen. De loonstop is immers in de wet opgenomen om werknemers aan te sporen mee te werken aan hun re-integratie.
Er is in dit geval niet gebleken dat er omstandigheden zijn die meebrengen dat het vervallen van het recht op doorbetaling van loon naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. De werkgever kon dus de gehele loondoorbetaling stopzetten gedurende de periode waarin de werknemer weigerde om passende arbeid te verrichten. De loonvordering van de werknemer wordt afgewezen door de kantonrechter.
Conclusie
De loonstop van de arbeidsongeschikte werknemer die weigert passende arbeid te verrichten ziet dus op het volledige loon van de werknemer en niet alleen op loon voor de re-integratie-uren.

(Bron: Dijkstra Voermans)

Een bevallingsuitkering op basis van de Zelfstandig en Zwangerregeling moet op tijd worden aangevraagd, anders wordt het uit te keren bedrag verlaagd.

Zelfstandig en Zwangerregeling (ZEZ)
Een ZEZ-bevallingsuitkering moet uiterlijk twee weken vóór de ingangsdatum van de uitkering aangevraagd worden, zo is bepaald in de Wet arbeid en zorg (Wazo). De uitkering kan ingaan 6 tot 4 weken voor de vermoedelijke bevallingsuitkering.

Sanctie
Tot voor kort kende het UWV ook een te laat aangevraagde uitkering toe zonder hierop een sanctie toe te passen, hoewel de mogelijkheid wettelijk wel bestond. Sinds medio maart 2012 legt het UWV dus wel een sanctie op. De hoogte van de sanctie is afhankelijk van de duur waarmee de aanvraagtermijn is overschreden en de verwijtbaarheid. Zo wordt bij een overschrijding tot 56 kalenderdagen een korting van 5% op de bruto-uitkering toegepast, bij een overschrijding tot 112 kalenderdagen, 10% en bij een overschrijding van meer dan 112 kalenderdagen een korting van 20%.

Matiging
De sanctie kan gematigd worden bij geen of verminderde verwijtbaarheid van de termijnoverschrijding. Het niet op de hoogte zijn van de mogelijkheid een uitkering aan te vragen levert geen grond op voor verminderde verwijtbaarheid.

(Bron: De Zaak)

Als een werkneemster ziek wordt door haar zwangerschap of bevalling, moet u haar in principe binnen zes weken ziek melden bij UWV. Sinds 1 januari 2012 moet u in sommige situaties een zwangere werkneemster die ziek is echter al binnen vier dagen ziek melden bij UWV.

Een zwangere werkneemster mag vier tot zes weken vóór haar vermoedelijke bevallingsdatum met zwangerschapsverlof gaan. De periode van zes weken vóór de uitgerekende datum tot de gekozen ingangsdatum van het zwangerschapsverlof, is de flexibiliseringsperiode. Als een zwangere werkneemster in deze flexibiliseringsperiode ziek wordt, heeft ze recht op een Ziektewetuitkering van UWV. Het doet er dan niet toe of haar ziekte het gevolg is van de zwangerschap. Normaal gesproken moet u een werkneemster die arbeidsongeschikt wordt als gevolg van haar zwangerschap binnen zes weken ziek melden bij UWV. Er zijn echter een aantal situaties waarin u de ziekte van de zwangere werkneemster al uiterlijk op de vierde dag bij UWV moet melden. Deze vindt u in onderstaande afbeelding.

Boete bij te laat ziek melden

Op welk moment u een zwangere werkneemster moet ziek melden bij UWV, hangt dus af van het tijdstip waarop zij ziek wordt. Voor de ziektedagen van een zwangere werkneemster die in de flexibiliseringsperiode vallen, krijgt de werkneemster een Ziektewetuitkering. UWV  trekt deze ziektedagen af van het zwangerschapsverlof. Dat betekent dat haar verlof waarschijnlijk eerder is afgelopen. Bent u te laat met de ziekmelding, dan kan UWV u een boete van maximaal € 455 opleggen.

(Bron: Salarisrendement)