De zoektocht naar een werknemer kan veel tijd in beslag nemen. Tegenwoordig komt u via diverse kanalen in contact met potentiële kandidaten (denk aan uw netwerk, social media en het uitzetten van een vacature), maar het blijft afwachten of de sollicitanten goed bij uw bedrijf zullen passen. Welke punten moet u vermelden in uw oproep om de kans op een succesvolle ‘match’ te vergroten? Dat leest u in dit artikel: werf het juiste personeel in 4 stappen.

1. Stel een concreet functieprofiel op

Als u eenmaal de stap genomen heeft om voor het eerst een werknemer in dienst te nemen, is het zaak om voor uzelf eerst een document op te stellen waarin u precies omschrijft naar wie u op zoek bent. Heeft u assistentie nodig bij het verwerken van de bedrijfsadministratie? Iemand die gespecialiseerd is in sales of marketing en op dat vlak iets kan betekenen voor uw onderneming? Of zoekt u een ondersteunende verkoopmedewerker voor uw winkel?

Het belang van relevante werkervaring verschilt per functie en de specifieke aard van de werkzaamheden. Als u hoopt iemand te vinden die een groot deel van de bedrijfsadministratie voor zijn of haar rekening kan nemen, is het veelal raadzaam om iemand te zoeken die in een eerdere baan ervaring heeft opgedaan met deze werkzaamheden. Wanneer u iemand wilt aannemen voor een weekendbaantje in uw winkel, is verkoopervaring wellicht minder relevant dan een enthousiaste en leergierige houding.

Zorg in ieder geval altijd ervoor dat u in de vacaturetekst een zo concreet mogelijk profiel schetst van uw ideale kandidaat. Het gaat dan om specifieke werkervaring op bepaalde gebieden (denk aan werkzaamheden, maar ook het gebruik van bepaalde computersystemen of gereedschap), maar u kunt ook aangeven welke persoonlijke eigenschappen en competenties van belang kunnen zijn voor de functie. Veel gehoorde termen zijn bijvoorbeeld:

• Klantgericht
• Specifiek opleidingsniveau
• Communicatief vaardig
• Pro-actieve houding
• Resultaat- en oplossingsgerichtheid
• Geen van negen-tot-vijfmentaliteit
• Teamspeler
• Punctueel

Welke competenties u laat terugkomen in uw tekst, is wederom afhankelijk van de werkzaamheden, het niveau en in sommige gevallen de sector waarin u werkzaam bent. Overigens komt er veel meer bij kijken als u voor het eerst personeel wilt gaan aannemen. Zo moet u zich altijd officieel aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst en zijn er vaak nog meer branchespecifieke en overheidsregels waarmee u rekening dient te houden. Lees er alles over in het artikel 6 tips voor het aannemen van personeel.

2. Schets een goed beeld van uw business

Hoewel de meeste sollicitanten de website van uw onderneming goed zullen bestuderen voordat zij beginnen aan het schrijven van een motivatie- of sollicitatiebrief, is het desalniettemin gebruikelijk om ook in de vacaturetekst een omschrijving van uw bedrijf te geven. Potentiële sollicitanten kunnen aan de hand van deze informatie al een eerste inschatting maken of zij bij uw bedrijf passen.

Deze informatie moet volledig zijn, maar houd de woordlengte wel beknopt. Leg in ieder geval uit waar uw bedrijf voor staat, welke producten of diensten u aanbiedt en vertel daarnaast iets over de werkomgeving, organisatiestructuur en de algemene missie en doelen van uw organisatie. Bestaat uw onderneming nog niet heel lang? Vermeld dat dan ook. Het idee om bij een startup te gaan werken, zal namelijk lang niet iedere sollicitant afschrikken. Integendeel. En als een kandidaat niet alleen de gevraagde werkzaamheden goed kan uitvoeren maar zich ook daadwerkelijk verbonden voelt met uw business, is de kans op een langdurige succesvolle samenwerking des te groter.

3. Durf selectief te zijn

Sinds de economische crisis zijn er steeds meer mensen op hetzelfde moment op zoek naar een nieuwe baan. De kans dat u veel reacties op uw oproep krijgt, is de laatste jaren daarmee dan ook best toegenomen. U maakt het uzelf makkelijker om een aantal goede kandidaten voor een eerste oriënterend gesprek te selecteren door een specifieke opdracht mee te geven in de oproep. Vraag geïnteresseerden dus niet alleen om het opsturen van hun cv, maar verzoek hen bijvoorbeeld ook om de e-mail met hun motivatie- of sollicitatiebrief te richten aan een specifieke afdeling en deze te vermelden in de onderwerpregel.

Hierdoor ontdekt u snel genoeg of de kandidaat in kwestie uw vacaturetekst aandachtig heeft doorgelezen of niet. U kunt zo makkelijker een onderscheid maken tussen mensen die bewust op uw oproep reageren, omdat ze oprecht geïnteresseerd zijn in de betreffende functie en graag bij uw bedrijf willen werken, en mensen die sollicitatiebrieven sturen naar dertig bedrijven tegelijk zonder de oproepen van tevoren goed te hebben doorgelezen. Deze voorzorgsmaatregel is uiteraard niet echt van toepassing als u naar aanleiding van uw oproep een stuk of twintig brieven ontvangt, maar wanneer er binnen een week tweehonderd of meer reacties binnenkomen (niet ongebruikelijk in deze tijd), is dit een prima manier om het (eerste) kaf van het koren te scheiden.

4. Promoot de vacature op diverse manieren

Waar vacatures vroeger hoofdzakelijk in vakbladen en de zaterdagedities van landelijke en regionale kranten werden geplaatst, kunt u zo’n oproep tegenwoordig op veel meer manieren bij de doelgroep onder de aandacht brengen. Sinds de komst van het internet spelen vacaturewebsites hierbij een belangrijke rol. Denk aan Nationale Vacaturebank en JobTrack, maar een simpele zoekopdracht op Google levert ook diverse branchespecifiekere resultaten op.

Ook het inzetten van uw netwerk – de ‘via via’-manier – bij de zoektocht naar de perfecte nieuwe werknemer kan sinds jaar en dag interessante nieuwe contacten opleveren. Tot slot is ook social media tegenwoordig onmisbaar als het gaat om het onder de aandacht brengen van een interessante vacature. Via Twitter, Facebook en natuurlijk LinkedIn kunt u niet alleen uw vacaturetekst promoten, maar ook direct contact zoeken met geschikte kandidaten voor de functie.

(Bron: Ikgastarten)

Als een gerechtsdeurwaarder of overheidsinstantie beslag legt op het loon van een werknemer, moet u alles behalve de zogenoemde beslagvrije voet overmaken naar de beslaglegger. Er zijn echter een paar zaken die niet onder het beslag vallen. Die mag de werknemer zelf houden.

In principe vallen alle vorderingen die de werknemer op uw onderneming heeft of zal krijgen onder het loonbeslag. Daarbij kunt u denken aan zijn reguliere salaris, maar ook aan bonussen of een 13e maand. Voor vakantiebijslag geldt dat het hele bedrag dat u nog niet heeft uitbetaald onder het beslag valt, dus ook het deel dat de werknemer feitelijk al opbouwde vóór het loonbeslag. Ook een ontslagvergoeding is vatbaar voor beslag. Achterstallig loon valt niet onder loonbeslag Voor andere aanspraken op periodieke betalingen die er al waren vóór de beslaglegging geldt dat deze niet onder het beslag vallen. Dat betekent dat u achterstallig loon uit de periode vóór beslaglegging gewoon aan de werknemer mag uitkeren. Ook kostenvergoedingen mag u naar de werknemer zelf overmaken. Deze zijn immers bedoeld om kosten die hij voor zijn werk maakt te compenseren. Die kosten maakt hij ook tijdens het loonbeslag nog steeds. Ook toeslagen gaan gewoon naar werknemer Toeslagen die de werknemer van de overheid ontvangt, zoals kinderbijslag, huurtoeslag, kinderopvangtoeslag of bijzondere bijstand vallen eveneens niet onder het beslag.

(bron: Salaris Rendement)

Een ondernemingsraad (OR) is verplicht in ondernemingen vanaf 50 werknemers. Kleinere bedrijven kunnen ook kiezen voor een ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging (PVT) of personeelsvergadering (PV).

Ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering

In grote bedrijven komen werknemers vaak niet of nauwelijks in contact met de directie. In kleinere bedrijven is dat anders: de baas is daar meestal makkelijker aan te spreken op de werkvloer. Een OR is daarom niet voor ieder bedrijf wettelijk verplicht.

De regels zijn:

• 50 werknemers of meer: OR

  Elke onderneming met minstens 50 werknemers moet een ondernemingsraad hebben. Heeft een werkgever meer dan 1 onderneming? Dan moet elke onderneming met minstens 50 werknemers een OR hebben. Heeft de werkgever meer ondernemingen met elk minder dan 50 werknemers, dan kan hij hiervoor 1 gezamenlijke OR instellen.

• 10 tot 50 werknemers: OR of PVT

  Ondernemingen met 10 tot 50 werknemers kunnen vrijwillig een OR opzetten. Als ze dat niet willen, kunnen ze een personeelsvertegenwoordiging (PVT) instellen. Een PVT is verplicht als de meerderheid van de werknemers daarom vraagt.

• 10 tot 50 werknemers zonder OR of PVT: PV

  Heeft een onderneming 10 tot 50 werknemers en geen OR of PVT? Dan moet de directie het personeel regelmatig inspraak en informatie geven op personeelsvergaderingen (PV).

Leden van de ondernemingsraad

Hoeveel leden de OR krijgt, hangt volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) af van de grootte van het bedrijf.

Voor iedere 1.000 werknemers meer komen er 2 leden bij (tot maximaal 25 leden).

De OR kan van deze aantallen afwijken. Dit moet dan wel in de OR-regeling staan.

Overkoepelende ondernemingsraad

In een samenwerkingsverband van ondernemingen (bijvoorbeeld een concern) kan de werkgever een overkoepelende OR instellen. Daarvan zijn er 2 soorten:

• een overkoepelende OR voor alle ondernemingen: centrale ondernemingsraad (COR);
• een overkoepelende OR voor een deel van de ondernemingen: groepsondernemingsraad (GOR).

De COR en GOR mogen alleen meepraten over gemeenschappelijke aangelegenheden van de betrokken ondernemingen. De afzonderlijke ondernemingsraden hebben op die onderwerpen dan zelf geen stem.

(Bron: Overheid)

Veel startende ondernemers werken in eerste instantie in hun eentje aan hun bedrijf, maar het komt ook voor dat zij op bepaalde gebieden al meteen ondersteuning nodig hebben. Het aannemen van personeel is echter best een grote stap. Als u nog niet zeker weet of u direct een langere arbeidsrelatie wilt aangaan, kunt u ook kiezen voor een tijdelijke kracht. De checklist voor het inhuren van tijdelijk personeel.

1. Naar wat voor soort personeel bent u op zoek?

De eerste stap is om u goed af te vragen waarvoor u precies een of meerdere tijdelijke krachten zoekt. Zoekt u ondersteuning om uw winkelpand in te richten, een chauffeur om bepaalde materialen te vervoeren of een zelfstandige professional die u assisteert bij het op orde brengen van uw bedrijfsadministratie? Aan de hand van uw specifieke wensen kunt u op zoek gaan naar geschikte arbeidskrachten.

Dit kan op verschillende manieren. U kunt (tijdelijk) personeel werven door  zelf een advertentie te plaatsen op internet of het prikbord van de plaatselijke supermarkt. Dan zult u wel zelf alle aanmeldingen moeten screenen. Als u daar te weinig tijd voor heeft, kunt u er ook voor kiezen om een uitzend- of detacheringsbureau in te schakelen. Dit is niet kosteloos, maar heeft als voordeel dat u alleen de kandidaten die worden voorgesteld door het bureau hoeft te beoordelen. Hierdoor is dit proces aanzienlijk minder tijdrovend. Het is raadzaam om naar een bureau te gaan dat officieel gerectificeerd is door de Stichting Normering Arbeid (SNA), omdat u op die manier minder risico loopt op claims van de Belastingdienst wanneer de intermediair zijn verplichtingen niet kan of wil nakomen.

2. Maak goede afspraken met elkaar

Ook bij inhuurkrachten is het een taak van de ondernemer om te bepalen hoe hoog het salaris wordt en van welke arbeidsvoorwaarden de kracht gebruik mag maken. Uiteraard zijn de afspraken in het geval van tijdelijk personeel minder omvangrijk dan wanneer u iemand voor een langere periode aanneemt. Zo zijn de arbeidsvoorwaarden minder uitgebreid en is het ook niet verplicht om flexibel personeel in te schalen in een salarisschaal, maar is het gangbaar om de kracht ten minste het minimumloon te geven.

Daarentegen moet u – indien u gebruik maakt van een uitzend- of detacheringsbureau – wel rekening houden met een financiële bijdrage aan het bureau. Daardoor willen de kosten nog wel eens hoger uitvallen dan wanneer u op eigen houtje een tijdelijke kracht inhuurt. Aan de andere kant hoeft u zich dan geen zorgen te maken om het opstellen van een contract. Wanneer u een inhuurcontract afsluit met een bureau, regelen zij de arbeidsovereenkomst van de tijdelijke kracht. Deze werknemer is immers niet bij uw bedrijf in dienst. Gaat u een freelancer inhuren, dan is het gebruikelijk om in goed overleg een all-in uur- of dagtarief af te spreken.

3. Werkvergunning of VAR opvragen

Als u besluit een freelance copywriter in te huren voor het schrijven van teksten voor uw nieuwe zakelijke website, is het raadzaam hun te vragen een VAR wuo te overleggen. Hiermee voorkomt u als opdrachtgever dat er achteraf voor de Belastingdienst onduidelijkheid kan bestaan over uw arbeidsrelatie met de opdrachtnemer. Let op: indien u gedurende een langere periode samenwerkt met een ZZP’er en   de opdrachten in verschillende jaren plaatsvinden, moet u van elk jaar een aparte VAR-verklaring hebben ontvangen.

Bedrijven in bepaalde sectoren, waaronder de transportbranche en agrarische sector, zijn de laatste jaren steeds vaker gebruik gaan maken van buitenlands personeel en zetten deze mensen in als tijdelijke arbeidskrachten. Een flexibele buitenlandse kracht heeft zo zijn voordelen, maar hierop zijn wel bepaalde regels van kracht. Zo is het verplicht om voor iedere buitenlandse kracht van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) eerst een werkvergunning aan te vragen. Ook voor werknemers uit EER-landen Bulgarije en Roemenië is zo’n werkvergunning verplicht, maar het aanvragen hiervan is sinds 1 juli 2011 een stuk lastiger geworden. Het regelen van de vereiste tewerkstellingsvergunning is niet iets om te vergeten, want als u een vreemdeling laat werken zónder deze vergunning, riskeert u een bestuurlijke boete van achtduizend euro per arbeidskracht.

Ook wanneer u iemand inhuurt via een uitzendbureau, moet u erop letten dat voor arbeidskrachten van buiten de EER (of uit Roemenië of Bulgarije) een geldige tewerkstellingsvergunning is verstrekt. De intermediair moet deze tewerkstellingsvergunningen aanvragen bij UWV WERKbedrijf. Denk daarnaast ook aan de E101-verklaring en andere administratieve zaken bij het inhuren van een buitenlandse arbeidskracht. Kijk voor meer informatie over de regels van het inhuren van buitenlandse arbeidskrachten op Antwoordvoorbedrijven.nl of lees hier de checklist Vergunningen voor beroepsvervoer.

4. Bewaar kopieën identiteitsbewijs goed

Het is ook bij tijdelijke krachten van groot belang dat u een kopie van de identiteitsbewijzen goed bewaart in uw administratie. Net als bij vaste werknemers geldt ook voor flexibel personeel een bewaarplicht van zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht hoeft u dit in veel gevallen niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau voor u. Zij sturen u een kopie toe van het identiteitsbewijs van de tijdelijke werknemer; het is overigens wel aan te bevelen dat u zelf ook controleert of deze documenten in orde zijn. De kans is klein dat u een verlopen identiteitsbewijs in handen krijgt, maar in dit geval is het beter om het zekere voor het onzekere te nemen.

5. Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen

Ook al gaat het in dit geval om het inhuren van tijdelijk personeel, de Belastingdienst kan u alsnog aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die uw intermediair moet betalen. Hoewel het taak van het tussenbureau is om de vereiste loonheffing en premies af te dragen, kan het gebeuren dat dit bureau failliet gaat. In dat geval klopt de fiscus bij u aan om deze heffingen alsnog te innen. Het feit dat u die premies al eerder betaald heeft aan het tussenbureau, maakt daarvoor helaas niets uit. Gelukkig is er een manier om deze vervelende situatie te voorkomen door in overleg met uw intermediair een zogenaamde G-rekening af te sluiten, waarnaar u de loonheffingen rechtstreeks overmaakt. Lees hier alle details over de G-rekening.

6. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

Werknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Dit recht is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en geldt ook voor flexibele arbeidskrachten uit binnen- en buitenland. Zo moet u de tijdelijke werknemer een goede werkplek bieden en niet recht geven op voldoende pauzes. Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zo gelden voor medewerkers die vaak nachtdiensten draaien bijvoorbeeld aangepaste werktijden. Kijk voor meer informatie over het belang van goede arbeidsomstandigheden op de ARBO-website.

Is uw bedrijf klaar voor tijdelijk personeel?

Als u voor het eerst personeel gaat aannemen of tijdelijke krachten wilt inhuren, komen er veel nieuwe dingen op pad, zoals het feit dat u mogelijk rekening moet houden met extra investeringen voor bedrijfsmiddelen. Uw bank kan u hierbij helpen. Met deze handige module krijgt u binnen enkele minuten inzicht in uw situatie en ziet u welke diensten hierop het meest van toepassing zijn. Klik hier voor meer informatie.

Er wordt beslag gelegd op het loon van een van uw medewerkers. Bent u dan verplicht om mee te werken? Lees het antwoord hier.

“Vorige maand kreeg ik van een gerechtsdeurwaarder bericht dat er beslag gelegd gaat worden op het loon van één van de medewerkers in mijn onderneming. Moet ik me daar iets van aantrekken? En hoe gaat een en ander in zijn werk? Het is voor mij de eerste keer dat ik hiermee te maken krijg.”

Antwoord
Ja, u bent als werkgever wettelijk verplicht om mee te werken aan een loonbeslag.

Als uw werknemer openstaande schulden heeft, kan een schuldeiser beslag laten leggen op het loon van de schuldenaar. Dat loonbeslag wordt uitgevoerd door een gerechtsdeurwaarder op basis van een rechterlijk vonnis. De deurwaarder stelt u als werkgever op de hoogte van de aard en omvang van de schuld.

U moet diverse gegevens verstrekken aan de deurwaarder, die vervolgens aangeeft welk bedrag op het loon moet worden ingehouden en aan wie en hoe dit bedrag moet worden overgemaakt.

Beslagvrije voet
Bij loonbeslag geldt een beslagvrije voet – het deel van het salaris dat de werknemer mag behouden voor de kosten van levensonderhoud en vaste lasten.

De hoogte daarvan is wettelijk vastgelegd en hangt onder andere af van de gezinssamenstelling. De beslagvrije voet is – bij voldoende inkomen – ten minste 90% van de bijstandsnorm, inclusief vakantiegeld.

Als de werknemer extra hoge woonlasten heeft, moet de beslaglegger hier soms rekening mee houden. Dat geldt ook voor de premie ziektekostenverzekering.

Als werkgever moet u het vastgestelde beslag aan de gerechtsdeurwaarder overmaken, totdat de volledige schuld is voldaan.

Ontslag
Ontslag vanwege het loonbeslag kan niet: het is geen geldige ontslaggrond.

Bron: Belastingdienst

Iedereen moet zich kunnen identificeren, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor aanvang van het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie ervan in uw administratie.

Identificatieplicht werkgever

Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:

• Verificatieplicht betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid.
• Bewaarplicht houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze in uw administratie bewaart.
• Zorgplicht betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor inleenkrachten.

Verificatieplicht

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
• nationaliteit: de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Bewaarplicht

U maakt zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. U bewaart deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2005 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2010.

Andere identiteitsbewijzen

Op een rijbewijs en op een verklaring van de belastingdienst met sofi-nummer/burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Als u een of meer uitzendkrachten inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor het begin van de werkzaamheden. Huurt u een of meer uitzendkrachten in die niet de Nederlandse nationaliteit hebben, dan geeft het uitzendbureau u bovendien een kopie van het geldige identiteitsbewijs van de uitzendkracht. U bewaart de kopie in uw administratie.

Identificatieplicht voor vrijwilligers

De identificatieplicht geldt ook voor vrijwilligers die voor uw organisatie werken. Ook van de vrijwilligers moet u dus het identiteitsbewijs controleren en een kopie hiervan bewaren. Bovendien wijst u de vrijwilligers erop dat zij een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen.

(Bron: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 25-5-2011)