Het coronavirus zorgt ervoor dat veel medewerkers thuis moeten werken. Wat kunt u hierin als werkgever betekenen? Wat moet u regelen en wat zijn de fiscale gevolgen van het thuiswerken? Op deze pagina houden we u up to date.
Apparatuur thuis ter beschikking stellen
Als werkgever doet u er goed aan apparatuur voor het thuiswerken beschikbaar te stellen. Denk bijvoorbeeld aan een beeldscherm, toetsenbord en muis. Op die manier zorgt u voor een goede werkplek en voorkomt u dat thuiswerkers lichamelijke klachten krijgen door een verkeerde houding. Het is goed om te weten dat vergoedingen, verstrekken en ter beschikking stellen van deze apparatuur gericht zijn vrijgesteld voor de loonheffingen als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De voorwaarden zijn als volgt:
- De voorziening is naar het redelijke oordeel van u als werkgever noodzakelijk om het werk behoorlijk uit te kunnen voeren;
- U als werkgever betaalt de voorziening volledig en berekent de kosten niet door aan de medewerker;
- De medewerker moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
Als de medewerker de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen en opnemen in de vrije ruimte voor de werkkostenregeling.
Arbo-voorzieningen
Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van Arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld voor de loonheffingen als:
- die Arbo voorzieningen samenhangen met de verplichtingen van u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
- de medewerker die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
- de medewerker geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt (ook niet via uitruil met brutoloon);
- de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Het Arbeidsomstandighedenbesluit houdt het volgende in: de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de medewerker zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De medewerker heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
Stopzetten kostenvergoedingen
Variabele netto vergoedingen voor reiskosten, bijvoorbeeld op basis van daadwerkelijke werkdagen, moet u zodra de medewerker gaat thuiswerken, stopzetten of bruto uitbetalen.
Vaste netto kostenvergoedingen, waaronder reiskosten, moeten normaal gesproken op den duur stopgezet worden als deze kosten hier niet meer tegenover staan. Indien deze vergoedingen doorlopen en de situatie blijft ongewijzigd, dan wordt deze vergoeding op een bepaald moment loon.
In dit geval heeft de overheid echter voor de reiskosten toestemming gegeven dat een werkgever voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.
(Bron: HLB)
