De letter of intent (LOI), ook wel intentieverklaring genoemd, vormt een niet te missen schakel in het verkooptraject van een onderneming. Alhoewel partijen vaak de bedoeling hebben hun intenties vast te leggen en niet meer dan dat, kan de LOI verstrekkende gevolgen hebben. De vraag of sprake is van een intentie of een bindende afspraak tussen partijen is namelijk niet afhankelijk van het ‘kopje’ intentieverklaring of overeenkomst.

Schadeplichtig

De vraag of sprake is van een intentie of bindende afspraak wordt namelijk bepaald door de formulering van de bepalingen. Zo klinkt ‘partijen wensen de uitgangspunten voor verdere onderhandelingen vast te leggen‘ een stuk vrijblijvender dan ‘partijen zijn overeengekomen dat”. Hier moet je op bedacht zijn. De gevolgen kunnen groot zijn. Als je bindende afspraken hebt gemaakt en de onderhandelingen afbreekt, dan kan je schadeplichtig zijn. Wanneer je enkel intenties hebt vastgelegd zal dit niet snel het geval zijn. Ter voorkoming van discussies over de vraag of het om een intentie of bindende afspraak gaat, kan er ook voor worden gekozen om in de LOI op te nemen dat geen verplichting tot schadevergoeding ontstaat wanneer de onderhandelingen worden afgebroken.

Combinatie van afspraken

Het is overigens ook mogelijk om een combinatie van bindende en niet bindende afspraken vast te leggen in één LOI. Verder kunnen afspraken onder opschortende of ontbindende voorwaarde in de LOI worden opgenomen. In het eerste geval is de afspraak afhankelijk van een nog te vervullen voorwaarde, bijvoorbeeld toestemming van het bestuur of de aandeelhouders. In de tweede situatie vervallen de gemaakte afspraken door het intreden van de voorwaarde. Hierbij valt te denken aan een financieringsvoorbehoud. Door opschortende of ontbindende voorwaarden op te nemen in een LOI, kan dus ook een ‘escape’ worden gecreëerd.

Door slim uw facturering te plannen, kunt u de afdracht van btw drie maanden uitstellen. De btw op een factuur van 30 juni bestemd voor een ondernemer, moet u namelijk uiterlijk 31 juli al afdragen. Doet u één keer per kwartaal btw-aangifte en factureert u op 1 juli, dan hoeft u de btw pas uiterlijk 31 oktober af te dragen. Een dag later factureren, levert dus drie maanden uitstel van betaling op. Wilt u gebruik maken van deze mogelijkheid, houd dan wel rekening met een aantal zaken.

Een goed gestructureerd debiteurenbeleid versterkt de liquide en daarmee financiële positie van je onderneming, het levert dus geld op!

Goed debiteurenbeheer begint met ‘selectie aan de poort’. Wie accepteer je als klant en wie niet? Win informatie in over de potentiële debiteur bij de KvK, via het internet en/of je netwerk. Voorkomen is immers beter dan genezen!

Zorg dat kort na de levering van je product(en) of dienst wordt gefactureerd. Dit leidt tot een snellere betaling. Let er op dat de factuur juist is en alle juiste gegevens bevat, zoals de tenaamstelling, het factuurnummer, datum, BTW nummer en omschrijving. Verwijs op de factuur ook naar de algemene voorwaarden die je gebruikt. Hier zijn meestal de gevolgen voor de debiteur bij niet tijdige betaling in opgenomen.

Achterstallige betalingen

De volgende stap in effectief debiteurenbeheer is het tijdig signaleren van achterstallige betalingen en een adequate reactie. Stuur de debiteur (direct) een vriendelijk bericht wanneer de betalingstermijn overschreden is met het verzoek alsnog te betalen. De debiteur raakt er zo mee bekend dat je de termijnen strikt in de gaten houdt.

Mocht ook nu betaling achterwege blijven, stuur dan een aanmaning (sommatie). Bel vervolgens enkele dagen later na en attendeer de debiteur op de factuur. Blijft betaling uit, stuur dan een sommatie waarbij ook een boete of administratiekosten in rekening worden gebracht. Levert dit geen betaling op, geef de vordering dan uit handen en neem geen nieuwe opdrachten aan van de debiteur tot de openstaande facturen betaald zijn.

Vastlegging

Zorg voor dossieropbouw. Documenteer alle brieven, mails, telefoongesprekken (inclusief terugbelverzoeken) en toezeggingen. Deze komen van pas als het tot een gerechtelijke procedure komt.

Hanteer een strakke planning en hou je ook aan de termijnen. Al met al zou een goed georganiseerd debiteurenbeheer moeten leiden tot minder afschrijvingen op je debiteuren, toename van de liquiditeit van je onderneming, lagere rentelasten en toename van je winst. De (extra) tijd die je in een adequaat debiteurenbeheer steekt, verdient zich dus terug.

(Bron: Jan)

Bent u ondernemer in een bv-structuur? Leg dan de onderlinge verhoudingen tussen ondernemer(s) en de vennootschap en tussen de vennootschappen onderling schriftelijk vast. In bijzondere situaties moet u hier nog alerter op zijn. Overeenkomsten legt u dus vast, maar in welke overeenkomsten? En welke bijzondere situaties bedoelen wij dan? Een overzicht.

Drie belangrijke overeenkomsten

Het is belangrijk om afspraken over onderstaande overeenkomsten tijdig vast te leggen. Bent u zich ervan bewust dat het bij deze overeenkomsten gaat over onderwerpen die aan de algemene vergadering moeten worden voorgelegd. Besteed hierbij voldoende aandacht aan mogelijke tegenstrijdige belangen en de juiste juridische vastlegging van het aandeelhoudersbesluit.

Rekening-courantovereenkomst
Tussen verschillende vennootschappen binnen de onderneming vinden vaak over en weer betalingen plaats. Het is dan ook praktisch om de vorderingen met elkaar te verrekenen. Deze rekening-courantverhouding wordt beheerst door een zakelijke rekening-courantovereenkomst. Dit betekent dat u in ieder geval beschikt over een schriftelijke overeenkomst. Denk hierbij ook aan de zakelijke rente en jaarlijkse vereffening om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Managementovereenkomst
Bestaat de structuur van de onderneming uit meerdere vennootschappen met een holding-bv? Dan kiezen ondernemers vaak voor een periodieke vergoeding van de managementwerkzaamheden van de holding. Ook hier geldt dat u moet beschikken over een zakelijke overeenkomst waarin de afspraken schriftelijk zijn vastgelegd. Hanteer ook een realistische vergoeding. Door een juiste schriftelijke vastlegging van deze overeenkomst vermijdt u arbeidsrechtelijke en fiscale problemen.

Arbeidsovereenkomst voor directeur-grootaandeelhouder
In een arbeidsovereenkomst kunt u afspraken maken over de verhouding tussen ondernemer en vennootschap. Bijvoorbeeld over de hoogte van de beloning van de ondernemer, gebruik van een leaseauto en/of mobiele telefoon. Het is belangrijk om de arbeidsovereenkomst, en met name de beloning, op schrift vast te leggen. Zo kunt u op ieder moment aantonen wat de gemaakte afspraken zijn. Bijvoorbeeld als de Belastingdienst of, bij faillissement, de curator hierom vraagt.

Bijzondere situaties

In bepaalde situaties moet u er nog alerter op zijn om onderlinge overeenkomsten schriftelijk vast te leggen.

Enig aandeelhouder?
Bent u enig aandeelhouder die de vennootschap zelf vertegenwoordigt? Dan geldt het wettelijk schriftelijkheidsvereiste. Laat u bij het opstellen van de overeenkomsten conform de wet adviseren door een specialist. Deze regel geldt overigens ook als een echtgenoot medeaandeelhouder is en de aandeelhouders in gemeenschap van goederen zijn getrouwd.

Faillissement
Een correcte schriftelijke vastlegging van de interne verhoudingen is nóg belangrijker op het moment dat de onderneming in faillissement verkeert en een curator het roer heeft overgenomen. Een curator is niet gehouden aan mondelinge afspraken en kan zelfs betalingen terugvorderen. Leg uw overeenkomsten daarom tijdig op een juiste manier schriftelijk vast! Op het moment dat de vennootschap in faillissement verkeert, is het immers te laat.

Meerdere aandeelhouders
Gaat u een samenwerking aan met derden? Dan is het belangrijk om zowel de overeenkomsten als de afspraken op het niveau van de aandeelhouders schriftelijk vast te leggen. Denk hierbij aan afspraken over arbeidsongeschiktheid of over de vastlegging dat bepaalde besluiten ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd moeten worden.

(Bron: ABAB)

Ziet u op uw vakantiebestemming een leuke vakantiewoning te koop? Overweegt u serieus de stap te zetten of is de deal al gesloten?

Als u een bedrijf overneemt, moet u ook alle werknemers overnemen. U mag niets veranderen aan hun rechten en plichten. En u moet bij de Belastingdienst melden dat u personeel overneemt.

Een onjuiste gang van zaken rondom het wisselen van de statutair bestuurder kan vervelende consequenties hebben. Als het aftreden van een bestuurder te laat wordt ingeschreven in het handelsregister, dan staat de (ex-)bestuurder bij aansprakelijkheidsclaims met 0-1 achter.

Betalingsonmacht Hof Amsterdam oordeelde onlangs over de aansprakelijkstelling van een gewezen bestuurder van een B.V. De ontvanger stelde hem aansprakelijk voor aanslagen loonheffingen van de besloten vennootschap, waarvan hij indirect (via een stichting) bestuurder was. Aangezien niet tijdig melding was gedaan van betalingsonmacht, stelde de fiscus de bestuurder aansprakelijk.

De man beriep zich erop dat hij met ingang van 1 juli 2013 zijn functie had. Zijn aftreden was echter pas op 29 oktober 2013 in het handelsregister ingeschreven. Handelsregister Het hof constateert dat het op de weg van de Belastingdienst ligt om aannemelijk te maken wie de statutair bestuurder is aan wie het niet betalen van die belasting te wijten is. Ten tijde van de aansprakelijkstelling door de ontvanger (vóór 29 oktober 2013) stond de man nog als bestuurder ingeschreven, wat de Belastingdienst door middel van een uittreksel kon aantonen.

Net als de rechtbank is het hof van oordeel dat de Belastingdienst mocht afgaan op het handelsregister ten tijde van de aansprakelijkstelling. Onder deze omstandigheden diende de aansprakelijkgestelde (ex-)bestuurder te bewijzen dat hij eerder dan 29 oktober 2013 was afgetreden als bestuurder. In dat bewijs slaagde hij niet. Formaliteiten Mogelijk was de aansprakelijkgestelde ook geen brandschone man, want uit de uitspraak blijkt dat de opvolgend bestuurder een katvanger was.

Dat neemt niet weg dat de uitspraak een goede aanleiding is om de formaliteiten rondom bestuurderswisseling in herinnering te brengen. Terugwerkende kracht In het ondernemingsrecht is soms terugwerkende kracht mogelijk. Bij het benoemen en bij het aftreden van statutair bestuurders is dat echter niet mogelijk. Dat komt omdat er een formele handeling voor nodig is. Bij het benoemen van een bestuurder komt die formele handeling van het bevoegde orgaan van de rechtspersoon. Bij een besloten vennootschap (bv) is dat de algemene vergadering.

Voor het vertrek van de bestuurder is een handeling van de bestuurder (het nemen van ontslag) of een handeling van het bevoegde orgaan nodig en is pas op dat moment (of op een later tijdstip) sprake van aftreden. Als we dit toepassen op een bv werkt het als volgt: De algemene vergadering van de bv beslist over de benoeming, dat betekent dat de benoeming op zijn vroegst kan ingaan op de datum dat de vergadering het besluit neemt. Een latere ingangsdatum is ook mogelijk, maar dat moet dan wel tijdens de vergadering aan de orde zijn geweest. Het is aan te bevelen de ingangsdatum duidelijk in de notulen of het aandeelhoudersbesluit vast te leggen. Vertrek van een statutair bestuurder is in het algemeen gebaseerd op een besluit van de algemene vergadering dan wel de opzegging door de bestuurder. Zo’n vertrek kan nooit liggen op de een datum vóór het tijdstip van het nemen van het besluit (door algemene vergadering) of de opzegging (door de bestuurder). Aanbeveling Leg in de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders goed vast per wanneer en wie wordt aangesteld als bestuurder. Hetzelfde geldt voor het beëindigen van de aanstelling als bestuurder. Let op dat dit een document is gedateerd op de datum van ondertekening, welke datum bij voorkeur samenvalt met de datum waarop het besluit is genomen.

Tijdige inschrijving Verder dient er op te worden gelet dat benoeming of ontslag van bestuurders tijdig bij het handelsregister wordt ingeschreven. De Handelsregisterwet 2007 schrijft voor dat wordt ingeschreven uiterlijk een week na het feit. Dat houdt in: de datum dat een persoon bestuurder is geworden, respectievelijk de datum dat iemand niet langer bestuurder is. Een latere inschrijving wordt wel geaccepteerd door het handelsregister, maar kan vervelende aansprakelijkheidsconsequenties hebben. Dat komt omdat de algemene regel is dat iedereen mag afgaan op wat er op een bepaald tijdstip in het handelsregister is ingeschreven. Een late uitschrijving van een statutair bestuurder kan ongeloofwaardig zijn, zoals in de besproken uitspraak het geval was. Tip Schrijf tijdig een wijziging in het bestuur van een rechtspersoon bij in het handelsregister. Hiermee voorkomt u dat de verkeerde persoon aansprakelijk kan worden gesteld door de fiscus.

(Bron: Pellicaan)

Sommige leasemaatschappijen bieden als optie om te kiezen voor een vakantieauto. Hoe gaat dat in zijn werk en wat betekent dat voor de bijtelling? Voorkom dubbele bijtelling!

De afgelopen weken valt geregeld te lezen over de discussie rondom het zelf wel of niet beslissen over een medische behandeling, de wils(on)bekwaamheid. Stel u bent door ziekte of een ongeval niet meer in staat om zelf uw zaken te regelen. Wie regelt dan uw vermogen? Wat gebeurt er met uw onderneming? Of wie bespreekt met de arts uw behandelplan?

In een levenstestament kunt u iemand aanwijzen die uw belangen behartigt. U wordt hiermee in juridische zin wilsonbekwaam, maar u houdt op deze manier zelf de regie in handen. Dat is dan ook het verschil met een gewoon testament, daarin regelt u wat er met uw bezittingen moet gebeuren na uw overlijden.

Toegevoegde waarde notariële akte

Een levenstestament is vormvrij. Maar in de praktijk is het levenstestament vaak een notariële akte. De toegevoegde waarde van een notariële akte is de bewijskracht. Een ander voordeel is dat een notarieel levenstestament kan worden geregistreerd.

De belangrijkste onderdelen van het levenstestament

De belangrijkste onderdelen van het levenstestament zijn uw wensen, geboden en verboden. Dit kunnen wensen zijn ten aanzien van uw vermogen, bedrijf, lijf en leven. Denkt u daarbij aan bijvoorbeeld:

• het doen van betalingen;
• de verkoop van uw woning;
• het beheer van uw vermogen;
• het doen van schenkingen;
• het bestuur van uw onderneming;
• of het bespreken van een behandelplan met een arts.

In een levenstestament neemt men doorgaans ook volmachten op. Bijvoorbeeld een algemene volmacht voor alle rechtshandelingen, maar ook specifieke volmachten voor de bankzaken of een volmacht met wensen ten aanzien van uw bedrijf.

In een medische paragraaf wijst u één of meer medisch gevolmachtigde(n) aan of wordt uw wens van een behandelverbod of euthanasie opgenomen.

Toezichthouder van belang

Van groot belang is ook de benoeming van een toezichthouder en/of de opname van een rekening- en verantwoordingsplicht voor degene die tot levensexecuteur (gevolmachtigde) wordt benoemd. Hoewel degenen die benoemd worden vaak vertrouwenspersonen zijn van degene die het levenstestament opstelt, kan controle geen kwaad. Financieel (ouderen)misbruik is helaas aan de orde van de dag.

Is niets doen een optie?

Als u niets regelt en u wordt wilsonbekwaam dan kent de wet een aantal andere maatregelen: bewind, mentorschap en curatele. Bij bewind wordt het vermogen van de rechthebbende beschermd, het mentorschap ziet op de medische (zorg)beslissingen en curatele is een combinatie van beiden waarbij in het laatste geval de betrokkene ook handelingsonbekwaam wordt. Het is dan voor u niet meer mogelijk om een levenstestament op te stellen. U hebt de regie uit handen gegeven.

(Bron: GT)

Heeft u als dga een lening aan uw bv verstrekt en is het nog maar de vraag is of u uw euro’s ooit terugziet? Waardeer de lening dan tijdig af. Wanneer doet u dit en wat levert het op?