All posts in Nieuws voor het MKB(BV), juridisch, aanmaningsproces

Volgens nieuwe cijfers van Graydon betalen Nederlandse bedrijven hun factuur gemiddeld pas na 44,5 dagen. Dat is ruim later dan de wettelijke norm van een maand. Hoe kun je dat voorkomen?

1. Pas etiketten toe

Niet elke ondernemer denkt eraan om een klant te bedanken in zijn factuur. Uit onderzoek zou echter blijken dat je opdrachtgever eerder geneigd is te betalen als jij vriendelijk je dankbaarheid toont voor het mogen opleveren van een project of product. Je kunt volstaan met een korte zin of uitroep zoals ‘bedankt voor deze opdracht’. Ook wanneer je de vergoeding ter sprake brengt, zou een simpel vriendelijk woord als ‘alstublieft’ de kansen op betaling verhogen.

2. Op maat maken

Vraag de klant van tevoren op welke wijze hij graag een factuur ontvangt. Als je opdrachtgever namelijk niet tevreden is, loop je het risico dat je hem nog een keer moet uitschrijven. Vraag of een factuurnummer voldoende is, of dat je bijvoorbeeld ook een productnummer vermelden moet. Moet je alle diensten die je opgeleverd hebt, afzonderlijk beschrijven, of voldoet één algemene beschrijving? En naar welke persoon moet je je factuur sturen?

3. Maak de boeteregeling duidelijk

Dit jaar is de uiterste betalingstermijn voor bedrijven teruggeschroefd tot dertig dagen. Als een opdrachtgever een factuur niet binnen die termijn voldoet, mogen bedrijven een percentage van het uitstaande bedrag als vergoeding vragen voor incassokosten. Daarvoor geldt een minimum van veertig euro, ook als het gefactureerde bedrag lager ligt. Daarnaast mogen bedrijven de wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag rekenen. Deze staat sinds 1 juli op 8,5 procent per jaar.

Dat zijn mooie regelingen, maar durf je ze ook in te zetten als de klant inderdaad te laat betaalt? Je riskeert het gevaar dat je een klant verliest. Wat wel effect kan hebben, is om in de factuur of in het contract te wijzen op deze nieuwe regeling. Puur ter informatie aan de klant.

. Beloon de klant voor tijdig betalen

Beloon een klant als ze op tijd betalen. Dat kan door middel van een geste, maar ook aan de hand van korting op je product/dienst. Laat in je factuur duidelijk naar voren komen wat de klant kan besparen als hij op tijd is.

5. Bied een digitale betaaloptie

Stuur jij nog altijd alleen papieren facturen? Zorg er dan eindelijk eens voor dat de klant een digitale factuur ontvangt. Niet alleen is het voor de klant dan gemakkelijker om een betaling te verwerken, ook bespaart het jou papier- en verzendkosten. En je reduceert het risico op fraude.

6. Kies je klanten zorgvuldig

Neem de tijd om een potentiële klant eerst te leren kennen. Bel hem op of maak een afspraak. Probeer in ieder geval langer dan een kwartier kennis met hem te maken. Komt hij betrouwbaar over? Je neemt simpelweg risico’s als je na een mailtje of kort telefoongesprek meteen met hem in zee gaat.

7. Doe geen zaken met vrienden en familie

Ok, je kent je familie en vrienden door en door. Je vertrouwt ze. Maar de kans dat vrienden en familie denken dat jij het niet zo nauw neemt met de betalingstermijn, is ook groter. Durf jij dan op te treden? Dat is nogal een opgave.

8. Communiceer je verwachtingen

Wanneer je een opdracht of oplevering bespreekt met je klant, kun je al aangeven wat jouw vaste werkwijze is bij het versturen van facturen. Niet alleen kom je er zo achter of deze werkwijze anders is dan die van de klant, ook geef je een signaal dat je bepaalde verwachtingen hebt. De opdrachtgever is ‘gewaarschuwd’, of beter gezegd, op zijn minst voorbereid op de gang van zaken.

9. Begin pas na een bevestiging

Je loopt grote risico’s als je oplevert zonder formele bevestiging. Laat je klant in de mail of op papier akkoord gaan met de betalingsvoorwaarden. Mondelinge akkoorden zeggen helemaal niets.

10. Bel voordat de betalingstermijn verstrijkt

Een klant kan nu eenmaal veel andere dingen aan zijn hoofd hebben, net als jij. Neem daarom 10 dagen voor het verstrijken van de betalingstermijn contact met hem op. Een simpele reminder kan wonderen doen. Doe het niet te vroeg, want dat kan ongeduldig en opdringerig overkomen.

11. Vier de oplevering met je klant

Regel een lunch of diner om de oplevering van een project te vieren. Jij licht de totstandkoming nog even toe en voor de klant is het een duidelijk sein dat hij jou moet belonen. Bovendien laat je een vriendelijke en persoonlijke indruk bij hem achter.

12. Laat de klant deels vooraf betalen

Zorg ervoor dat een klant zich meer committed voelt door een voortijdige betaling te vragen. Vraag hem om 10 à 20 procent vooraf te betalen. Dat zijn percentages waar hij wel akkoord mee zou moeten kunnen gaan.

13. Communiceer over vertragingen

Informeer je klant tijdig over eventuele vertraging in de oplevering van je product. Heldere communicatie beperkt het gevaar dat de klant niet tevreden is over jouw prestaties. En dus is hij eerder geneigd netjes te betalen.

14. Doe een klein klanttevredenheidsonderzoek

Op het moment dat je een project gerealiseerd hebt, kun je de klant evaluatievragen mailen. Was alles wel naar wens? Wat kan er beter? Dit zorgt voor sympathie en bied je ruimte om nog eens extra te attenderen op de betaling. Daarbij kun je punten 2 en 5 weer naar voren brengen.

15. Blijf coöperatief

Als echt al het bovengenoemde niet helpt, bijvoorbeeld omdat de klant tegen een faillissement aan zit, kun je een verlaagde prijs voorleggen. Vaak is het duurder om een juridische procedure te starten, en bij een naderend faillissement loop je zelfs het risico dat je niets uitbetaald krijgt.

(Bron: Sprout)

Binnen 60 dagen betalen, anders ben je – naast de hoofdsom – rente én boete verschuldigd!
Met name grote afnemers dwingen maar al te vaak een betalingstermijn van 90 dagen (of langer) af. Oftewel, als ondernemer moet u 90 dagen (of langer) een gratis ‘krediet’ verstrekken. Gemiste inkomsten, in deze toch al financieel zware tijden. Daarnaast is één van de belangrijkste oorzaken voor faillissementen een gebrek aan liquide middelen. Nog een reden om achter uw geld aan te zitten. Zelfs als dit misschien wel ten koste gaat van de relatie met de afnemer.
Sinds 16 maart van dit jaar geldt echter dat afnemers hun betalingstermijn niet meer onbeperkt mogen oprekken. Uw afnemer moet uiterlijk binnen 30 dagen uw factuur voldoen. U kunt een andere termijn overeenkomen, maar deze is – in beginsel – maximaal 60 dagen. Verder, mocht uw afnemer de rekening alsnog niet tijdig betalen, is deze – naast rente – een instant boete verschuldigd.
De hoogte van de rente is afhankelijk van het percentage dat u bent overeengekomen met uw afnemer. Wij adviseren in verband hiermee in uw algemene voorwaarden op te nemen dat de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) van toepassing is. Deze wettelijke handelsrente heeft twee belangrijke voordelen boven de wettelijke rente. Ten eerste is deze meteen verschuldigd, na afloop van de overeengekomen dan wel wettelijke betalingstermijn. Het is dus niet nodig uw afnemer een tweede keer in de gelegenheid te stellen om alsnog te betalen. Daarnaast is de wettelijke handelsrente veel hoger dan die van de wettelijke rente. Per 1 januari 2013 bedraagt de wettelijke rente 3% terwijl de wettelijke handelsrente 7,75% is.
De hoogte van de instant boete is minimaal € 40,- en maximaal € 6.775,-. De boete geldt als vergoeding voor de door u gemaakt invorderingskosten. De afnemer is deze, net als de wettelijke handelsrente, zonder aanmaning aan u verschuldigd.
Tot slot mag u, als uw afnemer ondanks diverse acties van uw zijde de rekening nog steeds niet betaalt, buitengerechtelijk incassokosten in rekening brengen. Houdt echter wel rekening met de ervaringsregel: ‘hoe langer debiteuren openstaan, hoe groter de kans dat ze helemaal niet meer betalen’. In welk geval u helemaal achter het net vist.
Tips:
1. Neem in uw algemene voorwaarden op dat in alle gevallen waarin rente kan worden berekend, de wettelijke handelsrente in rekening wordt gebracht.
2. Verklaar op al uw werkzaamheden uw algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing en stel deze altijd tijdig aan uw afnemer ter hand.
3. Breng – in geval uw afnemer niet tijdig betaalt – altijd de minimale boete van € 40,- én de overeengekomen rente in rekening bij uw afnemer.
(Bron: Dijkstra Voermans)

Betalingstermijnen tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden worden wettelijk vastgesteld. Op 16 maart 2013 gaat de nieuwe wet in.

Business-to-business (B2B)

Als je contractueel niets regelt, moet binnen 30 dagen na de factuurdatum worden betaald. In de overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken.
Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.

Bedrijven en overheden

Ook betalingen tussen bedrijven en overheden moeten binnen 30 dagen na de factuurdatum worden betaald. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk.

Geen of te late betaling

Betaalt je tegenpartij de factuur niet of te laat? Dan mag je een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Je hoeft hiervoor geen aanmaning te sturen. Heb je niets afgesproken over de hoogte van de vergoeding? Dan is de vergoeding een percentage van de rekening. Het minimumbedrag van de vergoeding is 40 euro. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen.

Minimumbetalingstermijn

Er is en er komt geen wettelijke minimumbetalingstermijn. Je maakt hierover zelf afspraken met de tegenpartij. Je kunt zelfs afspreken vooraf te betalen. Hierbij geldt dat de betalingstermijn niet onredelijk mag zijn.

Per 16 maart 2013

De wet geldt voor alle bedrijven en overheden in Nederland. De wijziging gaat in per 16 maart 2013. Dit is de datum waarop het wetsvoorstel ter uitvoering van de richtlijn uiterlijk in werking moet zijn getreden.
(Bron: Antwoordvoorbedrijven.nl)

Betalingstermijnen voor overeenkomsten tussen bedrijven, en tussen bedrijven en de overheid, worden vanaf 16 maart 2013 wettelijk vastgelegd. Heeft dat gevolgen voor de afspraken die u met klanten kunt maken over het moment waarop de rekening moet worden betaald?

Nieuwe regels betalingstermijnen Deze vraag werd aan De Zaak Advies voorgelegd:

“Ik hanteer een strak debiteurenbeleid en verlang van mijn klanten dat zij binnen 14 dagen de rekening betalen. Als een rekening niet op tijd betaald wordt, gaat er direct een herinnering de deur uit. Natuurlijk ben ik in een enkel geval wel eens wat soepeler, de klantrelatie is immers ook belangrijk, maar op deze manier kunnen er in ieder geval geen misverstanden ontstaan. “Ik heb begrepen dat er sprake van is dat vanaf volgend jaar betalingstermijnen wettelijk wordt vastgelegd. Hoe zit dat precies? Betekent dat, dat ik met mijn klanten niet meer kan afspreken dat zij de rekening binnen veertien dagen moeten betalen?”

Antwoord: “Als betalingstermijnen wettelijk zijn vastgelegd, dan kunt u nog steeds met klanten afspreken dat zij binnen veertien dagen de rekening betalen. De nieuwe regels gelden namelijk voor overeenkomsten, tussen bedrijven onderling, of tussen bedrijven en de overheid, waarbij niks is afgesproken over het moment van betalen. “De huidige wettelijke regel is dat de betalingstermijn niet onredelijk mag zijn, en dat is natuurlijk nogal vaag. Uit het Burgerlijk Wetboek (onder andere art. 6:119a) valt wel af te leiden dat een redelijke betalingstermijn dertig dagen is, maar dat is dus nog niet expliciet gemaakt.” “Als de nieuwe regels worden ingevoerd, dan geldt voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling dat, als er contractueel niks is geregeld over de betalingstermijn, de rekening binnen dertig dagen moet zijn betaald.”

“U mag in de overeenkomst een langere betalingstermijn van maximaal zestig dagen afspreken. Een termijn langer dan zestig dagen is alleen toegestaan als dat voor zowel leverancier als afnemer niet nadelig is.” “Is er sprake van een overeenkomst met de overheid, dan moet de rekening binnen dertig dagen zijn betaald.”

(Bron: De Zaak)

Op 1 juli 2012 treedt de wettelijke regeling buitengerechtelijke incassokosten in werking. Deze regels hebben substantiële gevolgen voor het incassobeleid van ondernemers. Er worden namelijk nieuwe eisen gesteld aan de aanmaningsbrief.

Als deze niet aan de nieuwe eisen voldoet, mogen geen incassokosten worden berekend. “Een zeer ingrijpende sanctie.” , aldus Antonie Kerstholt, jurist en econoom van de website Overeenkomst.nl. Voortaan moeten particuliere debiteuren in aanmaningsbrieven gewaarschuwd worden welke incassokosten exact in rekening zullen worden gebracht als de schuld onbetaald blijft. Daarnaast dient een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen na aanmaning in acht te worden genomen.

Ondernemers doen er verstandig aan de inhoud van hun standaard aanmaningsbrieven tijdig aan te passen, volgens Kerstholt. Volgens Overeenkomst.nl hebben ondernemers, particuliere debiteuren en de rechtspraktijk absoluut baat bij de nieuwe regelgeving. “Door de nieuwe wettelijke regels is de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten eindelijk gemaximeerd. De kosten zijn nu makkelijker te berekenen en te toetsen aan duidelijke criteria.”

(Bron: overeenkomst.nl)

Wat verandert er?

De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en bij overeenkomsten tussen bedrijven en overheden worden wettelijk vastgelegd. Nu bepaalt de wet alleen dat de betalingstermijn niet onredelijk mag zijn.

Business-to-business (B2B)

  • Als u contractueel niets regelt, moet binnen 30 dagen na de factuurdatum worden betaald.
  • In de overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken.
  • Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.

Bedrijven en overheden

Binnen 30 dagen na de factuurdatum moet worden betaald. Afwijking van deze termijn is vrijwel niet mogelijk.

Voor wie?

Alle ondernemingen

Wanneer?

De wijziging treedt naar verwachting op 1 juli 2012 in werking.

Waarom?

Vooral kleine en middelgrote bedrijven ondervinden veel hinder van te late betalingen

(Bron: overheid 1-11-2011)